Để giải trình với cơ quan Thuế và được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN thì bạn phải đáp ứng các điều kiện và căn cứ để xác định là khoản nợ phải thu khó đòi theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ Tài chính:
"1. Điều kiện: là các khoản nợ phải thu khó đòi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.
Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết".
2. Phương pháp lập dự phòng:
Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:
- Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.
- Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.
…."
Dưới đây là cách hạch toán nợ phải thu khó đòi:
1. Khi lập BCTC, căn cứ các khoản nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này:
a) Lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:
+ Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
+ Có TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
b) Nếu nhỏ hơn, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:
+ Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2293).
+ Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
2. Với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ, ghi:
+ Nợ các TK 111, 112, 331, 334….(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)
+ Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(phần đã lập dự phòng)
+ Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)
+ Có các TK 131, 138, 128, 244…
3. Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ nhưng sau đó thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
+ Nợ các TK 111, 112,….
+ Có TK 711 Thu nhập khác.
4. Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:
* Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi, ghi:
– Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
– Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
+ Có các TK 131, 138,128, 244…
* Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã
lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch
toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:
– Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)
– Nợ TK 229 Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)
– Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp (số tổn thất từ việc bán nợ)
+ Có các TK 131, 138,128, 244…
