Xây dựng quy trình định kỳ cập nhật tiêu chuẩn chi phí phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ tại Việt Nam

[Son.Tran]

Dưới đây là nội dung xây dựng quy trình định kỳ cập nhật tiêu chuẩn chi phí phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất hoặc dịch vụ tại Việt Nam, giúp đảm bảo tính chính xác, linh hoạt và hiệu quả trong quản trị chi phí.

Quy Trình Định Kỳ Cập Nhật Tiêu Chuẩn Chi Phí Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất/Dịch Vụ

1. Mục tiêu của quy trình​

• Đảm bảo chi phí tiêu chuẩn luôn phản ánh đúng điều kiện sản xuất/dịch vụ hiện tại.
• Hỗ trợ công tác lập kế hoạch tài chính, phân tích hiệu quả và kiểm soát chi phí.
• Phát hiện và điều chỉnh kịp thời các yếu tố bất hợp lý trong định mức chi phí.

2. Tần suất cập nhật tiêu chuẩn chi phí

• Hàng quý (3 tháng/lần): Áp dụng cho doanh nghiệp có thị trường, nguyên vật liệu hoặc chi phí lao động biến động thường xuyên.
• 6 tháng/lần hoặc hàng năm: Đối với doanh nghiệp có sản phẩm/dịch vụ ổn định, ít thay đổi về quy trình.

Khuyến nghị: Doanh nghiệp Việt Nam nên cập nhật tối thiểu mỗi 6 tháng, trừ khi có biến động lớn như thay đổi giá nguyên vật liệu, tăng lương tối thiểu vùng, hoặc thay đổi quy trình công nghệ.

3. Các bước xây dựng và cập nhật tiêu chuẩn chi phí​

Bước 1: Thu thập dữ liệu thực tế gần nhất

• Dữ liệu cần thu thập:
  
  • Định mức nguyên vật liệu tiêu hao thực tế.
  • Năng suất lao động và thời gian hoàn thành từng công đoạn.
  • Chi phí sản xuất chung (điện, nước, khấu hao, sửa chữa…).
  • Biến động giá thị trường nguyên vật liệu, nhân công.
• Nguồn dữ liệu:
  
  • Báo cáo kế toán chi phí.
  • Phòng sản xuất/kỹ thuật.
  • Bộ phận mua hàng và nhân sự.

Bước 2: Phân tích và đánh giá chênh lệch

• So sánh giữa chi phí thực tế và tiêu chuẩn hiện tại.
• Xác định nguyên nhân chênh lệch: do thay đổi giá, năng suất, lỗi quy trình, hay sự cố bất thường.
• Phân loại chênh lệch: chênh lệch định kỳ (cần cập nhật) và chênh lệch tạm thời (cần giám sát thêm).

Bước 3: Rà soát và điều chỉnh định mức

• Làm việc cùng các bộ phận liên quan để rà soát:
  
  • Mức tiêu hao vật tư hợp lý.
  • Thời gian lao động cho từng công đoạn.
  • Cách phân bổ chi phí sản xuất chung.
• Áp dụng phương pháp xác định tiêu chuẩn thực tế:
  
  • Trung bình có điều chỉnh từ 2–3 kỳ gần nhất.
  • Có xét đến mức hiệu suất hợp lý, không dùng số liệu tối đa.

Bước 4: Cập nhật lại hệ thống kế toán và phần mềm

• Cập nhật số liệu tiêu chuẩn mới vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.
• Đảm bảo tất cả các bộ phận sử dụng cùng một bộ tiêu chuẩn mới để tính giá thành, đánh giá hiệu quả và lập kế hoạch.

Bước 5: Truyền thông nội bộ và đào tạo

• Thông báo đến các phòng ban liên quan (kế toán, sản xuất, bán hàng, tài chính…).
• Giải thích rõ các thay đổi và lý do điều chỉnh để tránh hiểu sai hoặc phản ứng tiêu cực.
• Đào tạo lại nếu cần thiết về cách sử dụng dữ liệu chi phí tiêu chuẩn mới trong báo cáo và phân tích.

Bước 6: Theo dõi và đánh giá sau cập nhật

• Sau 1–2 kỳ, tiến hành so sánh lại chi phí thực tế với chi phí tiêu chuẩn mới.
• Đánh giá mức độ phù hợp của tiêu chuẩn mới và tiếp tục điều chỉnh nếu cần.

4. Trách nhiệm và phân công công việc​

Bộ phận	Trách nhiệm chính
Kế toán quản trị	Tổng hợp, phân tích, đề xuất điều chỉnh chi phí tiêu chuẩn
Phòng sản xuất	Rà soát định mức nguyên vật liệu, thời gian công đoạn
Phòng mua hàng	Cập nhật biến động giá nguyên vật liệu
Phòng nhân sự	Cập nhật lương, năng suất lao động thực tế
Ban giám đốc	Phê duyệt tiêu chuẩn chi phí mới

5. Mẫu biểu hỗ trợ​

• Biểu mẫu cập nhật định mức chi phí nguyên vật liệu
• Bảng phân tích chênh lệch chi phí tiêu chuẩn và thực tế
• Biểu đồ xu hướng chi phí theo thời gian
• Mẫu thông báo điều chỉnh chi phí tiêu chuẩn nội bộ

Kết luận​

Quy trình cập nhật chi phí tiêu chuẩn định kỳ là một phần quan trọng trong hệ thống kế toán quản trị hiện đại. Doanh nghiệp Việt Nam nên chủ động xây dựng và thực hiện quy trình này để:

• Phản ánh đúng thực tế sản xuất.
• Tối ưu chi phí và tăng khả năng cạnh tranh.
• Hỗ trợ quản lý ra quyết định tài chính chính xác hơn.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online