Tình Huống: Lập Ngân Sách Hoạt Động Cho Công Ty Dịch Vụ Tư Vấn IT
Công ty: Công ty TNHH TechSolutions chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, phát triển phần mềm và hỗ trợ kỹ thuật cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.Vấn Đề: Công ty muốn lập ngân sách hoạt động chi tiết cho năm tài chính mới để đảm bảo quản lý hiệu quả các nguồn lực, tối ưu hóa chi phí, và nâng cao lợi nhuận. Công ty có nhiều dự án với độ phức tạp khác nhau và cần xác định rõ chi phí từng dự án để phân bổ ngân sách hợp lý.
Mục Tiêu: Lập ngân sách hoạt động bao gồm dự báo doanh thu từ các dự án, chi phí nhân sự, chi phí vận hành, chi phí bán hàng và quản lý.
Bước 1: Dự Báo Doanh Thu Từ Các Dự Án
Phân tích doanh thu dựa trên:- Số lượng dự án dự kiến ký kết trong năm.
- Giá trị hợp đồng từng dự án (bao gồm tư vấn, phát triển phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật).
- Phân loại các dự án theo độ phức tạp (nhỏ, vừa, lớn) để ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết.
- Dự án nhỏ (10 dự án): 500 triệu VNĐ/dự án.
- Dự án vừa (8 dự án): 1,5 tỷ VNĐ/dự án.
- Dự án lớn (5 dự án): 4 tỷ VNĐ/dự án.
- Doanh thu từ dự án nhỏ: 10 x 500 triệu = 5 tỷ VNĐ.
- Doanh thu từ dự án vừa: 8 x 1,5 tỷ = 12 tỷ VNĐ.
- Doanh thu từ dự án lớn: 5 x 4 tỷ = 20 tỷ VNĐ.
- Tổng doanh thu dự kiến: 5 + 12 + 20 = 37 tỷ VNĐ.
Bước 2: Dự Báo Chi Phí Nhân Sự
Phân tích chi phí nhân sự theo nhóm:- Nhóm phát triển phần mềm (15 người): Lương trung bình 30 triệu VNĐ/người/tháng.
- Nhóm tư vấn và quản lý dự án (10 người): Lương trung bình 40 triệu VNĐ/người/tháng.
- Nhóm hỗ trợ kỹ thuật (8 người): Lương trung bình 25 triệu VNĐ/người/tháng.
- Nhóm phát triển phần mềm: 15 x 30 triệu x 12 tháng = 5,4 tỷ VNĐ.
- Nhóm tư vấn và quản lý dự án: 10 x 40 triệu x 12 tháng = 4,8 tỷ VNĐ.
- Nhóm hỗ trợ kỹ thuật: 8 x 25 triệu x 12 tháng = 2,4 tỷ VNĐ.
- Tổng chi phí nhân sự: 5,4 + 4,8 + 2,4 = 12,6 tỷ VNĐ.
Bước 3: Dự Báo Chi Phí Vận Hành và Công Cụ
Phân tích chi phí vận hành:- Chi phí thuê văn phòng: 200 triệu VNĐ/tháng.
- Chi phí công cụ phần mềm (license, công cụ lập trình, bảo mật...): 1,5 tỷ VNĐ/năm.
- Chi phí điện, nước, internet, và thiết bị văn phòng: 100 triệu VNĐ/tháng.
- Chi phí thuê văn phòng: 200 triệu x 12 tháng = 2,4 tỷ VNĐ.
- Chi phí công cụ phần mềm: 1,5 tỷ VNĐ.
- Chi phí điện, nước, internet: 100 triệu x 12 tháng = 1,2 tỷ VNĐ.
- Tổng chi phí vận hành: 2,4 + 1,5 + 1,2 = 5,1 tỷ VNĐ.
Bước 4: Dự Báo Chi Phí Bán Hàng và Quản Lý
Chi phí bán hàng và tiếp thị:- Chi phí quảng cáo và marketing: 1 tỷ VNĐ/năm.
- Chi phí hoa hồng bán hàng (2% doanh thu): 2% x 37 tỷ = 740 triệu VNĐ.
- Lương ban giám đốc (3 người): 60 triệu VNĐ/người/tháng x 12 tháng = 2,16 tỷ VNĐ.
- Các chi phí quản lý khác (đào tạo, họp hành...): 500 triệu VNĐ/năm.
- Chi phí bán hàng: 1 tỷ + 740 triệu = 1,74 tỷ VNĐ.
- Chi phí quản lý: 2,16 tỷ + 500 triệu = 2,66 tỷ VNĐ.
- Tổng chi phí bán hàng và quản lý: 1,74 + 2,66 = 4,4 tỷ VNĐ.
Bước 5: Tính Toán Lợi Nhuận Dự Kiến
Tổng hợp doanh thu và chi phí để xác định lợi nhuận dự kiến:- Doanh thu dự kiến: 37 tỷ VNĐ.
- Tổng chi phí: 12,6 tỷ (nhân sự) + 5,1 tỷ (vận hành) + 4,4 tỷ (bán hàng và quản lý) = 22,1 tỷ VNĐ.
- Lợi nhuận dự kiến: 37 - 22,1 = 14,9 tỷ VNĐ.
Bước 6: Phân Tích Kết Quả và Đề Xuất Giải Pháp
Kế toán quản trị sẽ phân tích các kết quả để đề xuất các giải pháp như:- Điều chỉnh lương hoặc hiệu suất làm việc của các nhóm để tối ưu hóa chi phí nhân sự.
- Tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm và công cụ với chi phí thấp hơn.
- Tăng cường hoạt động marketing để ký thêm các hợp đồng dự án lớn hơn, giúp tăng doanh thu.
Kết Luận:
Việc sử dụng kế toán quản trị giúp Công ty TNHH TechSolutions lập ngân sách hoạt động chi tiết và có kế hoạch quản lý chi phí, nguồn lực hiệu quả, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và đạt được mục tiêu lợi nhuận mong muốn.Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online
