Có 2 cách dùng để phân bổ chi phí chung:
- Cách 1: cuối tháng bạn tổng hợp chi phí chung, sau đó tổng hợp các hợp đồng thực hiện trong tháng rồi chia theo tỷ lệ (có thể là tỷ lệ giá trị hợp đồng, tỷ lệ thời gian thực hiện hợp đồng...). Ví dụ trong tháng bạn xuất dùng giấy trị giá 300.000 đ. Các hợp đồng thực hiện trong tháng có giá trị lần lượt là 2tr, 3tr, 5tr. Như vậy chi phí giấy phân bổ cho các hợp đồng lần lượt là 60.000 đ, 90.000 đ, 150.000 đ.
Cách này có nhược điểm là không cung cấp được chi phí phân bổ cho mỗi hợp đồng ngay mà phải đợi đến cuối kỳ ---> không cung cấp thông tin nhanh chóng cho nhà quản trị.
- Cách 2: xây dựng định mức chi phí chung. Để có thể xây dựng được định mức này được chính xác thì cty phải theo dõi thống kê những thông tin chi phí trước đó 1 một cách tỉ mỉ. Hệ thống đinh mức này được sửa đổi bổ sung và hoàn thiện trong quá trình hoạt động của cty. Ví dụ: sau khi phân tích, bạn nhận thấy thấy rằng thông thường chi phí giấy cho 1 hợp đồng chiếm 2% giá trị hợp đồng, chi phí photo chiếm 5% giá trị hợp đồng...
Khi xuất kho giấy (giả sử trong tháng xuất tổng cộng 150.000 đ), bạn ghi:
Nợ 627 / Có 152 150.000 đ
Giả sử hợp đồng A trị giá 5tr, như vậy chi phí giấy là 100.000 đ. (Nợ 154 / Có 627: 100.000 đ)
Tương tự hợp đồng B có giá trị 2tr, chi phí giấy là 40.000 đ (Nợ 154 / Có 627: 40.000 đ)
Như vậy, trong tháng bạn đã ghi nhận tổng cộng:
Nợ 627 150.000 đ
Có 627 140.000 đ
---> vì cuối tháng TK627 phải bằng 0, do đó chênh lệch giữa định mức và thực tế là 10.000 đ sẽ được hạch toán như sau:
Nợ 911 10.000 đ
Có 627 10.000 đ
---> cách này giúp kế toán có thể cung cấp nhanh cho nhà quản trị thông tin về chi phí nhưng cuối tháng lại phát sinh chênh lệch so với thực tế. Phần chênh lệch này nhiều hay ít là do khả năng lập định mức của DN.
Mong là hiểu biết ít ỏi của mình có thể giúp ích cho công việc của bạn.