Excel là một công cụ tính toán và báo cáo rất mạnh và phổ biến. Có nhiều cấp độ kỹ năng khác nhau của người sử dụng Excel. Nếu bạn là một người mới chập chững bắt đầu, có thể bạn không biết nhiều về các tính năng tiên tiến của nó. Bạn có lẽ cũng không biết một số điều cơ bản chỉ vì bạn không thường xuyên sử dụng nó. Bài viết này sẽ liệt kê các mẹo vặt Excel với ước mong sẽ cải thiện kỹ năng sử dụng Excel cho người mới chập chững bắt đầu.
25. Thêm màu cho bảng tính
Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open.
26. Đóng băng” dòng tiêu đề
Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính..
27. Làm đẹp hình ảnh nền
Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn?
Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ.
Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.
28. Chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel.
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giới thiệu phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện như sau:
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
30. Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị – giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
31. Tìm kiếm trong Excel
Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.
Lưu ý: Bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.
32. Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel
Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím <Alt> trong khi vẽ.
Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật).
Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính.
33. Ignore other applications
Nều bạn chọn option này thì khi bạn sẽ không thể mở trực tiếp 1 workbook bằng cách doule-lick. Workbook bắt buộc phải được mở từ menu File/open.
Cách khắc phục lỗi này là: Vào Menu: Tools/ Options, chọn tabs General. Click bỏ dấu check ở mục: Ignore other applications. Chọn OK, chắc chắn bạn sẽ mở được file Excel một cách bình thường.
34. Sao chép dữ liệu từ trang web
Trang web thường chứa một số thông tin mà có thể thực hiện việc phân tích trong Excel. Với Web Query, bạn có thể lấy những thông tin từ trang web dưới dạng như là một table, hay nhiều table đưa vào văn bản trong Excel và bạn sẽ có được những thông tin được cập nhật mới nhất từ trang web một cách dễ dàng. Để có thể sử dụng chức năng này bạn vẫn chọn và copy nội dung từ trang web và paste vào Excel như bình thường. Khi paste nội dung vào trong Excel, một nút Paste Option sẽ xuất hiện. Bạn bấm vào nút này và chọn chức năng Create Refreshable Web Query để tạo một query đến trang web để lấy dữ liệu.
35. Import dữ liệu bằng Web Query
Khi bạn muốn Import nội dung từ trong trang web nào đó và bạn muốn những dữ liệu đó phải được cập nhật từ trang web đã lấy và phải được cập nhật khi nội dung thay đổi. Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data/ New Web Query. Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn lấy dữ liệu vào mục Address rồi bấm nút Go. Nếu bạn đang duyệt trang web đó trong trình duyệt Internet Explorer (IE) thì bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel trên toolbar của IE. Tiếp theo bạn bấm vào những nút mũi tên màu vàng bên trái phía trên của trang web để chọn vùng dữ liệu cần import trong trang, vùng nào được chọn thì vùng dữ liệu đó sẽ được đổi màu nền. Nếu những nút mũi tên màu vàng không xuất hiện thì bạn bấm vào nút Show Icons nằm trên toolbar của cửa sổ.
Nếu bạn muốn lưu lại Query này để có thể sử dụng cho những Wordsheet khác thì bạn bấm vào nút Save Query để lưu lại. Để thiết lập những thông số cho kiểu định dạng của dữ liệu khi Import thì bấm vào nút Option và chọn những kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong hộp thoại xuất hiện. Cuối cùng bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data xuất hiện bạn chọn mục Exist Worksheet nếu bạn muốn Import vào trong Worksheet hiện hành và nếu bạn muốn Import vào một Worksheet mới thì chọn mục New Worksheet rồi nhấn nút OK.
36. Chọn lại thông tin cho Web Query
Khi Import một nội dung từ trang web vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query (nội dung của dữ liệu được Import ) để Import lại, bạn bấm vào nút Edit Query từ toolbar External Data. Nếu toolbar này không xuất hiện thì bạn bấm chuột phải lên toolbar của Excel rồi chọn mục External Data.
37. Cập nhật lại dữ liệu đã Import từ web
Để cập nhật lại dữ liệu đã được Import bạn bấm chọn vào vùng dữ liệu đã được Import cần cập nhật lại sau đó bấm vào nút Refresh Data trên toolbar External Data.
38. Xuất dữ liệu ra trang web
Excel cho phép bạn xuất dữ liệu thành trang web với hai dạng :
Xuất dưới dạng không tương tác lẫn nhau: Dạng này sẽ cho ra trang web thông thường. Cách làm như sau : mở Workbook muốn xuất ra web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page trong danh sách Save as Type rồi nhấn nút Save.
Dạng có tương tác: Khi Excel lưu trang web dưới dạng này, trang web được lưu sẽ không thể mở ra được trong Excel để hiểu chỉnh lại trang web. Muốn hiệu chỉnh, bạn phải mở chính tập tin Workbook dùng để xuất ra trang web để chỉnh sửa rồi xuất ra lại nội dung mới cho trang web. Để xuất ra dạng này sau khi mở Workbook cần xuất ra web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page, bấm nút Publish trong hộp thoại xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn từng mục tương ứng cần xuất thành web là từng sheet, một số cell nào đó hay toàn bộ workbook bên trong danh sách Choose dưới mục Item to publish và nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name. Nếu bạn muốn xuất lại nội dung trang web sau khi chỉnh sửa để cập nhật lại trang web đã xuất ra trước kia thì chọn mục Previously published items rồi chọn worksheet hoặc từng mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web. Cuối cùng nhấn nút Finish để tiến hành xuất thành trang web và kết thúc công việc.
Để tự động cập nhật trang web mỗi khi lưu lại những thông tin được thay d?i t? Workbook đã xuất ra nó thì khi hộp thoại Publish xuất hiện bạn đánh dấu chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved.
39. Tạo hyperlink đến một tập tin mới
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ xuất hiện. Dưới mục Link to… phía bên trái của hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).
40. Tạo hyperlink đến một tập tin đã có sẵn hoặc đến một trang web khác
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo thành một hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ. Bấm nút Existing file or Web Page. Bắt đầu từ đây, nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin nằm trong một thư mục nào đó thì bấm vào nút Current Folder rồi chọn tập tin cần liên kết đến. Nếu bạn muốn liên kết đến một trang web nào đó thì bấm vào nút Browser Page rồi chọn một trong những địa chỉ web có trong danh sách hoặc nhập vào ô Address bên dưới. Hoặc nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin mà bạn đã sử dụng nó gần đây nhất thì bấm vào nút Recent Files.
41. Tạo hyperlink đến vị trí bookmark của một trang web
Khi muốn liên kết của bạn dẫn đến đến ngay một vị trí nào đó trong một trang web khác thì bạn bấm chuột phải vào cell hoặc hình mà bạn muốn tạo liên kết, chọn mục hyperlink từ menu xuất hiện. Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page rồi chọn trang web cần liên kết đến rồi bấm nút bookmark, khi hộp thoại xuất hiện bạn bấm đúp chuột vào bookmark muốn liên kết đến.
42. Tạo liên kết đến một địa chỉ e-mail
Muốn trong Workbook của bạn có một liên kết đến một địa chỉ e-mail, khi người dùng bấm vào liên kết thì chương trình e-mail sẽ tự động tạo cho bạn một message mới với địa chỉ đã được điền sẵn trong dòng To của message. Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo hyperlink rồi chọn mục hyperlink từ menu phụ xuất hiện. Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên dưới mục Link to. Bạn nhập địa chỉ e-mail mà bạn muốn gửi đi vào mục e-mail address, và nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject rồi nhấn OK.
43. Thay đổi địa chỉ liên kết cho hyperlink
Bấm chuột phải vào hyperlink cần thay đổi rồi từ đó thay đổi lại địa chỉ liên kết đến trong hộp thoại và nhấn OK để chấp nhận thay đổi.
44. Thay đổi kiểu format cho hyperlink
Khi muốn thay đổi kiểu hiển thị cho hyperlink thì bấm chọn menu Format/Style, chọn mục hyperlink hoặc Followed hyperlink trong danh sách Style Name rồi bấm nút Modify. Khi thay đổi thì tất cả các hyperlink trong Workbook sẽ thay đổi theo.
45. Chèn một đoạn workbook khác vào workbook hiện hành
Khi bạn muốn trong workbook của bạn có một đoạn là một nội dung của một workbook khác và đoạn nội dung này sẽ được thay đổi khi workbook nguồn của nó thay đổi. Để liên kết bạn làm như sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau đó chọn vùng dữ liệu rồi nhấn nút Copy. Mở workbook muốn chèn nội dung này vào, chọn vị trí cần chèn sau đó chọn menu Edit/ Paste Special rồi bấm chọn Paste Link. Nếu dữ liệu nguồn nằm trong workbook ở trên Internet hay trên một máy nào khác, bạn có thể gõ địa chỉ chính xác của vùng dữ liệu đó vào trong cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào. Bạn chèn địa chỉ vào bằng cách gõ dấu bằng đầu tiên và tiếp theo sau là địa chỉ trỏ đến vị trí vùng dữ liệu cần lấy ra như ví dụ sau :=’https://www.dantaichinh.com/[file.xls]Sheet1’!A1 hoặc=’https://www.dantaichinh.com/file.xls’!MyNamedCell.
46. Chọn một cell có chứa hyperlink
Trong một cell có chứa hyperlink, nếu bạn bấm chuột vào để chọn thì Excel sẽ hiểu là bạn đã bấm vào hyperlink. Vì vậy, để chọn một cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell đó rồi chờ cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng rồi mới nhả chuột ra.
47. Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.
48. Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell
Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.
49. Lọc dữ liệu bằng Filter
Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua các dữ liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 danh sách dữ liệu lớn, nhưng đừng lo lắng, bạn có thể lọc nó theo các tiêu chí nhất định và sắp xếp nó vào 1 danh sách quản lý mà bạn có thể nhìn thấy tốt hơn.
Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở Phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn
Nếu bạn không thích cách 1, bạn có thể làm theo cách 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.
50. Thiết lập chế độ Autosave
Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave – tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File >> Options.
Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được đánh dấu chọn chưa, bạn cũng có thể nhập vào số phút sau khi làm việc với dữ liệu, bạn muốn tự động lưu lại.
Trên đây là tổng hợp các mẹo vặt Excel cho kế toán. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: dantaichinh.com
25. Thêm màu cho bảng tính
Để thêm màu hoặc ảnh nền cho bảng tính, bạn chọn Format > Sheet > Background. Tiếp đến, tìm tới ảnh nền (hoặc font màu) bạn thích và nhấn Open.
26. Đóng băng” dòng tiêu đề
Trong mỗi bảng tính thường có dòng tiêu đề cố định vị trí cho từng cột (column). Nếu bạn nhập dữ liệu trong nhiều dòng và tràn quá màn hình, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất. Để “đóng băng” dòng tiêu đề, nhấn chuột chọn một ô ngay dưới dòng tiêu đề; chọn Window > Freeze Panes. Giờ bạn có thể thoải mái nhập dữ liệu với thanh tiêu đề luôn hiển thị ở phía trên bảng tính..
27. Làm đẹp hình ảnh nền
Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn?
Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ.
Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.
28. Chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel.
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giới thiệu phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện như sau:
- Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ này là A1) .
- Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn <Ctrl>-G).
- Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dưới cùng bên phải (trong ví dụ này là Z52) .
- Giữ phím <Shift>.
- Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK).
Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.
Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.
30. Định nghĩa hằng số trong bảng tính
Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert | Name | Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị – giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn.
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.
Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.
31. Tìm kiếm trong Excel
Chắc bạn đã biết cách dùng nhiều lần khung hội thoại Find trong Word nhưng chưa bao giờ nghĩ đến việc dùng khung hội thoại này trong Excel. Khung hội thoại Find trong Word và Excel có phần khác nhau. Giả sử bạn cần tìm tất cả các hàm SUM xuất hiện trong bảng tính. Chọn Edit.Find (hoặc nhấn <Ctrl>-F). Gõ SUM vào khung hội thoại Find rồi bỏ chọn mục “Find entire cells only”. Nhấn Find Next để tiếp tục.
Lưu ý: Bạn có thể tìm theo cột, theo dòng. Khi lệnh Find tìm thấy chuỗi ký tự cần tìm, nó chọn ô chứa chuỗi ký tự đó.Nếu cần tìm một chuỗi cụ thể ví dụ như =SUM(A1:A5), bạn có thể dùng khung hội thoại Find để tìm theo công thức hoặc giá trị bằng cách chọn Formulas hay Values trong khung Look in.
32. Vẽ hình trùng với đường kẻ ô trong Excel
Chức năng AutoShapes của Excel giúp bạn xếp những hình bạn vẽ trùng với những đường kẻ ô trong bảng tính. Cách dễ nhất để thực hiện điều này là giữ phím <Alt> trong khi vẽ.
Muốn thử chức năng này, chạy Excel rồi mở một bảng tính mới. Nếu chưa thấy công cụ Drawing trên màn hình, chọn View.Toolbars. Drawing. Khi đã có công cụ Drawing, nhấn vào hình tượng hình chữ nhật (giả sử bạn muốn vẽ một hình chữ nhật).
Bây giờ giữ phím <Alt> trong khi kéo chuột để vẽ một hình chữ nhật. Bạn sẽ thấy các cạnh của hình chữ nhật trùng với các đường kẻ ô trong bảng tính.
33. Ignore other applications
Nều bạn chọn option này thì khi bạn sẽ không thể mở trực tiếp 1 workbook bằng cách doule-lick. Workbook bắt buộc phải được mở từ menu File/open.
Cách khắc phục lỗi này là: Vào Menu: Tools/ Options, chọn tabs General. Click bỏ dấu check ở mục: Ignore other applications. Chọn OK, chắc chắn bạn sẽ mở được file Excel một cách bình thường.
34. Sao chép dữ liệu từ trang web
Trang web thường chứa một số thông tin mà có thể thực hiện việc phân tích trong Excel. Với Web Query, bạn có thể lấy những thông tin từ trang web dưới dạng như là một table, hay nhiều table đưa vào văn bản trong Excel và bạn sẽ có được những thông tin được cập nhật mới nhất từ trang web một cách dễ dàng. Để có thể sử dụng chức năng này bạn vẫn chọn và copy nội dung từ trang web và paste vào Excel như bình thường. Khi paste nội dung vào trong Excel, một nút Paste Option sẽ xuất hiện. Bạn bấm vào nút này và chọn chức năng Create Refreshable Web Query để tạo một query đến trang web để lấy dữ liệu.
35. Import dữ liệu bằng Web Query
Khi bạn muốn Import nội dung từ trong trang web nào đó và bạn muốn những dữ liệu đó phải được cập nhật từ trang web đã lấy và phải được cập nhật khi nội dung thay đổi. Trên menu Data, bạn chọn mục Import External Data/ New Web Query. Khi hộp thoại xuất hiện, bạn nhập địa chỉ trang web mà bạn muốn lấy dữ liệu vào mục Address rồi bấm nút Go. Nếu bạn đang duyệt trang web đó trong trình duyệt Internet Explorer (IE) thì bạn bấm vào nút Edit with Microsoft Excel trên toolbar của IE. Tiếp theo bạn bấm vào những nút mũi tên màu vàng bên trái phía trên của trang web để chọn vùng dữ liệu cần import trong trang, vùng nào được chọn thì vùng dữ liệu đó sẽ được đổi màu nền. Nếu những nút mũi tên màu vàng không xuất hiện thì bạn bấm vào nút Show Icons nằm trên toolbar của cửa sổ.
Nếu bạn muốn lưu lại Query này để có thể sử dụng cho những Wordsheet khác thì bạn bấm vào nút Save Query để lưu lại. Để thiết lập những thông số cho kiểu định dạng của dữ liệu khi Import thì bấm vào nút Option và chọn những kiểu định dạng mà bạn muốn áp dụng cho dữ liệu trong hộp thoại xuất hiện. Cuối cùng bạn bấm nút Import, hộp thoại Import Data xuất hiện bạn chọn mục Exist Worksheet nếu bạn muốn Import vào trong Worksheet hiện hành và nếu bạn muốn Import vào một Worksheet mới thì chọn mục New Worksheet rồi nhấn nút OK.
36. Chọn lại thông tin cho Web Query
Khi Import một nội dung từ trang web vào Excelvà bạn muốn chỉnh sửa lại nội dung Web Query (nội dung của dữ liệu được Import ) để Import lại, bạn bấm vào nút Edit Query từ toolbar External Data. Nếu toolbar này không xuất hiện thì bạn bấm chuột phải lên toolbar của Excel rồi chọn mục External Data.
37. Cập nhật lại dữ liệu đã Import từ web
Để cập nhật lại dữ liệu đã được Import bạn bấm chọn vào vùng dữ liệu đã được Import cần cập nhật lại sau đó bấm vào nút Refresh Data trên toolbar External Data.
38. Xuất dữ liệu ra trang web
Excel cho phép bạn xuất dữ liệu thành trang web với hai dạng :
Xuất dưới dạng không tương tác lẫn nhau: Dạng này sẽ cho ra trang web thông thường. Cách làm như sau : mở Workbook muốn xuất ra web, chọn menu File/ Save As chọn mục Web page trong danh sách Save as Type rồi nhấn nút Save.
Dạng có tương tác: Khi Excel lưu trang web dưới dạng này, trang web được lưu sẽ không thể mở ra được trong Excel để hiểu chỉnh lại trang web. Muốn hiệu chỉnh, bạn phải mở chính tập tin Workbook dùng để xuất ra trang web để chỉnh sửa rồi xuất ra lại nội dung mới cho trang web. Để xuất ra dạng này sau khi mở Workbook cần xuất ra web, bạn chọn menu File/ Save as Web Page, bấm nút Publish trong hộp thoại xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện, chọn từng mục tương ứng cần xuất thành web là từng sheet, một số cell nào đó hay toàn bộ workbook bên trong danh sách Choose dưới mục Item to publish và nhập tên đường dẫn với tên tập tin trang web cần lưu vào mục File name. Nếu bạn muốn xuất lại nội dung trang web sau khi chỉnh sửa để cập nhật lại trang web đã xuất ra trước kia thì chọn mục Previously published items rồi chọn worksheet hoặc từng mục mà bạn muốn xuất lại để cập nhật cho trang web. Cuối cùng nhấn nút Finish để tiến hành xuất thành trang web và kết thúc công việc.
Để tự động cập nhật trang web mỗi khi lưu lại những thông tin được thay d?i t? Workbook đã xuất ra nó thì khi hộp thoại Publish xuất hiện bạn đánh dấu chọn mục AutoRepublish every time this workbook is saved.
39. Tạo hyperlink đến một tập tin mới
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh mà bạn muốn nó là một hyperlink rồi chọn mục hyperlink trong menu phụ xuất hiện. Dưới mục Link to… phía bên trái của hộp thoại xuất hiện, bạn bấm nút Create New Document. Nhập tên của tập tin cần tạo mới vào mục Name of new document, có thể nhập luôn cả đường dẫn để lưu tập tin vào mục này, nếu không thì bấm nút Change để chọn đường dẫn thư mục. Bên dưới mục When to Edit bạn chọn mục Edit the new document later nếu muốn nhập nội dung cho tập tin này vào lúc khác và bạn chọn mục Edit the new document now nếu muốn nhập nội dung cho tập tin ngay sau khi bạn nhấn OK để đóng hộp thoại (tập tin mới chính là một tập tin được lưu dưới dạng html do Excel tạo ra).
40. Tạo hyperlink đến một tập tin đã có sẵn hoặc đến một trang web khác
Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo thành một hyperlink, chọn mục hyperlink từ menu phụ. Bấm nút Existing file or Web Page. Bắt đầu từ đây, nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin nằm trong một thư mục nào đó thì bấm vào nút Current Folder rồi chọn tập tin cần liên kết đến. Nếu bạn muốn liên kết đến một trang web nào đó thì bấm vào nút Browser Page rồi chọn một trong những địa chỉ web có trong danh sách hoặc nhập vào ô Address bên dưới. Hoặc nếu bạn muốn liên kết đến một tập tin mà bạn đã sử dụng nó gần đây nhất thì bấm vào nút Recent Files.
41. Tạo hyperlink đến vị trí bookmark của một trang web
Khi muốn liên kết của bạn dẫn đến đến ngay một vị trí nào đó trong một trang web khác thì bạn bấm chuột phải vào cell hoặc hình mà bạn muốn tạo liên kết, chọn mục hyperlink từ menu xuất hiện. Khi hộp thoại Insert hyperlink mở ra, bạn bấm vào nút Existing file or Web Page rồi chọn trang web cần liên kết đến rồi bấm nút bookmark, khi hộp thoại xuất hiện bạn bấm đúp chuột vào bookmark muốn liên kết đến.
42. Tạo liên kết đến một địa chỉ e-mail
Muốn trong Workbook của bạn có một liên kết đến một địa chỉ e-mail, khi người dùng bấm vào liên kết thì chương trình e-mail sẽ tự động tạo cho bạn một message mới với địa chỉ đã được điền sẵn trong dòng To của message. Bấm chuột phải vào cell hoặc hình ảnh cần tạo hyperlink rồi chọn mục hyperlink từ menu phụ xuất hiện. Trong hộp thoại Insert hyperlink, bạn bấm nút e-mail Address bên dưới mục Link to. Bạn nhập địa chỉ e-mail mà bạn muốn gửi đi vào mục e-mail address, và nhập tiêu đề cho e-mail vào mục Subject rồi nhấn OK.
43. Thay đổi địa chỉ liên kết cho hyperlink
Bấm chuột phải vào hyperlink cần thay đổi rồi từ đó thay đổi lại địa chỉ liên kết đến trong hộp thoại và nhấn OK để chấp nhận thay đổi.
44. Thay đổi kiểu format cho hyperlink
Khi muốn thay đổi kiểu hiển thị cho hyperlink thì bấm chọn menu Format/Style, chọn mục hyperlink hoặc Followed hyperlink trong danh sách Style Name rồi bấm nút Modify. Khi thay đổi thì tất cả các hyperlink trong Workbook sẽ thay đổi theo.
45. Chèn một đoạn workbook khác vào workbook hiện hành
Khi bạn muốn trong workbook của bạn có một đoạn là một nội dung của một workbook khác và đoạn nội dung này sẽ được thay đổi khi workbook nguồn của nó thay đổi. Để liên kết bạn làm như sau : Mở workbook nguồn chứa nội dung cần lấy, sau đó chọn vùng dữ liệu rồi nhấn nút Copy. Mở workbook muốn chèn nội dung này vào, chọn vị trí cần chèn sau đó chọn menu Edit/ Paste Special rồi bấm chọn Paste Link. Nếu dữ liệu nguồn nằm trong workbook ở trên Internet hay trên một máy nào khác, bạn có thể gõ địa chỉ chính xác của vùng dữ liệu đó vào trong cell, nơi mà bạn muốn chèn nội dung vào. Bạn chèn địa chỉ vào bằng cách gõ dấu bằng đầu tiên và tiếp theo sau là địa chỉ trỏ đến vị trí vùng dữ liệu cần lấy ra như ví dụ sau :=’https://www.dantaichinh.com/[file.xls]Sheet1’!A1 hoặc=’https://www.dantaichinh.com/file.xls’!MyNamedCell.
46. Chọn một cell có chứa hyperlink
Trong một cell có chứa hyperlink, nếu bạn bấm chuột vào để chọn thì Excel sẽ hiểu là bạn đã bấm vào hyperlink. Vì vậy, để chọn một cell có chứa hyperlink, bạn phải bấm chuột vào cell đó rồi chờ cho đến khi con trỏ chuột chuyển thành hình dấu cộng rồi mới nhả chuột ra.
47. Phím tắt thông dụng trong Excel
Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.
48. Vẽ hình vuông và bầu dục nằm trong cell
Khi sử dụng chức năng vẽ hình vuông và bầu dục trên thanh công cụ Draw, hình vẽ sẽ không nằm trên bất cứ một vùng cell nào trên bảng tính. Để hình vẽ nằm trong cell, khi vẽ bạn nhấn giữ phím Alt, hình vẽ sẽ đi theo từng cell khi bạn rê chuột.
49. Lọc dữ liệu bằng Filter
Thiết lập Filter trong Excel là cách tốt nhất để lướt qua các dữ liệu và tìm thấy những gì bạn cần. Có thể bạn có 1 danh sách dữ liệu lớn, nhưng đừng lo lắng, bạn có thể lọc nó theo các tiêu chí nhất định và sắp xếp nó vào 1 danh sách quản lý mà bạn có thể nhìn thấy tốt hơn.
Bạn có thể thiết lập Filter bằng 2 cách.
Cách thứ 1, định dạng dữ liệu của bạn như 1 Table như đã chia sẻ ở Phần 1. Điều đó sẽ đặt bộ lọc Filter trên tiêu đề cột của bạn
Nếu bạn không thích cách 1, bạn có thể làm theo cách 2 : Đặt con trỏ chuột và click vào tiêu đề cột. Sau đó chọn thẻ Data trên thanh ribbon >> click vào Filter
Bây giờ bạn có thể click vào mũi tên Filter và 1 danh sách được thả xuống. Bạn sẽ nhìn thấy tất cả các dữ liệu trong cột với những ô trống để đánh dấu chọn bên trái. Bạn có thể bỏ chọn những gì bạn không muốn nhìn thấy và chỉ nhìn thấy những gì được đánh dấu chọn.
50. Thiết lập chế độ Autosave
Bạn không muốn mất những gì bạn đã làm cho tập tin của mình? Vậy nên bạn cần phải chắc chắn Excel được thiết lập chế độ Autosave – tự động lưu lại tài liệu của bạn đều đặn.
Để cài đặt chế độ Autosave cho Excel của bạn, hãy vào File >> Options.
Hộp thoại Excel Options sẽ mở ra. Chọn mục Save. Tại tùy chọn Save AutoRecover information every 10 minutes, kiểm tra xem đã được đánh dấu chọn chưa, bạn cũng có thể nhập vào số phút sau khi làm việc với dữ liệu, bạn muốn tự động lưu lại.
Trên đây là tổng hợp các mẹo vặt Excel cho kế toán. Chúc các bạn thành công!
Nguồn: dantaichinh.com
