Các khoản chi phí đôi khi đã nằm trong danh mục các khoản chi phí được tính trừ khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), có hóa đơn tài chính đầy đủ, tuy nhiên xét về mặt hợp lý hợp lệ của cơ quan thuế thì không đáp ứng được. Do vậy Phần mềm kế toán Link Q xin chia sẻ một số trường hợp được ghi nhận giảm trừ khi tính thuế TNDN trong năm 2014 này.
1. Chi phí hàng hủy do bị hư hỏng, hết hạn sử dụng: Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường và nằm trong định mức do doanh nghiệp xây dựng thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên vượt quá định mức do doanh nghiệp xây dựng thì phần vượt định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Nguyên vật liệu vượt mức định mức đã đăng ký với cơ quan thuế: Cần phải xây dựng định mức lớn hơn mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế từ 10-15% để tránh bị vượt mức. Trường hợp đã qua thời kỳ kế toán cần phải căn chỉnh lại sao cho mức tiêu hao thực tế nằm dưới định mức đã đăng ký. Ngoài ra còn cần phải tìm hiểu thêm về định mức của ngành, của vùng… để xây dựng mức hợp lý. Ví dụ về mức tiêu thụ xăng cho đơn vị vận tải.
3. Nguyên vật liệu tiêu hao không đúng công năng kỹ thuật cũng sẽ bị loại. Ví dụ doanh nghiệp vận tải chỉ có xe chạy bằng dầu nhưng lại lấy hóa đơn xăng, thuế sẽ kiểm tra từ hồ sơ kỹ thuật của xe và sẽ loại trừ các hóa đơn xăng này.
4. Trường hợp ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu mà đơn vị không có kho bãi chứa và viết hóa đơn 1 lần vào cuối tháng với giá trị lớn, lúc thanh toán cần phải kèm theo các chứng từ chi tiết bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán mỗi lần đơn vị lấy hàng, bảng kê từng ngày nhận hàng có ký nhận của bên bán và xác nhận của bên mua… thì chi phí đó mới hợp lý.
5. Trường hợp hóa đơn xuất ra trước ngày có hóa đơn đầu vào thì cần thu thập các chứng từ bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng… Tuy nhiên việc này không được tiếp diễn thường xuyên và ngày cách nhau thường không quá 5 ngày mới có khả năng giải trình với cơ quan thuế
6. Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung ngành nghề vận tài, xuất một vài hóa đơn về vận tải để hợp lý hóa phần chi phí này.
7. Tài sản cố định (TSCĐ) khi mua sắm cần phải hợp lý hóa sử dụng cho các bộ phận sử dụng để sao cho tài sản đó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu không cũng bị loại trừ.
8. TSCĐ dừng theo mùa vụ dưới 9 tháng và để di chuyển, sửa chữa dưới 12 tháng vẫn được khấu hao trong thời gian tạm ngừng nếu doanh nghiệp có thông báo gửi cơ quan thuế nêu rõ lý do tạm dừng của TSCĐ chậm nhất khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNDN theo quy định của năm có tài sản tạm thời dừng
9. Chi phí khấu hao TSCĐ nếu đã áp dụng phương pháp nào là phải áp dụng thống nhất từ tất cả các kỳ kinh doanh, không được thay đổi giữa chừng khi mà không có hồ sơ tài liệu chứng minh cho việc thay đổi đó.
10. Chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê, chi phí để có được TSCĐ không thuộc TSCĐ (bằng sang chế, tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ…) cần được phân bổ trong 3 năm, nếu phân bổ vượt qua 3 năm thì phần vượt đó bị loại trừ vào các năm từ năm thứ tư trở đi.
11. Các khoản chi nhỏ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản thường đưa vào chi phí của các năm chưa hình thành tài sản, tuy nhiên sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý. Do vậy cách ghi chép sổ sách sao cho đó không phải là chi phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản.
12. Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tài sản hiện có, nếu không có loại tài sản theo hóa đơn sửa chữa thì cần yêu cầu người xuất hóa đơn ghi linh động theo tài sản mình hiện có. Nếu người xuất hóa đơn không đồng ý xuất thì không nên đưa vào.
13. Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí liên quan đến việc mua TSCĐ cần phải được tính vào tiền mua hàng, TSCĐ, không được đưa vào chi phí trong kỳ. Trường hợp không sửa được số liệu thì cần phải điều chỉnh lại câu chữ, cách ghi chép sao cho đó là chi phí trong kỳ chứ không phải chi phí thu mua.
14. Các khoản chi khoán bằng tiền mặt không có hóa đơn Gía trị gia tăng như công tác phí, ăn trưa, lương theo doanh số… không theo quy định của quy chế tài chính do doanh nghiệp ban hành, sẽ bị áp mức tối thiểu theo quy định của nhà nước. Mức này rất thấp so với chi phí thực tế doanh nghiệp chi. Do vậy cần phải kiểm tra để sửa đổi hoặc bổ sung quy chế trước khi quyết toán.
15. Các chi phí dưới 200.000đ quá nhiều và cho những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.
16. Chi phí điện nước của văn phòng đi mượn (không phải là văn phòng thuê) nhưng không mang tên công ty. Do vậy cần hợp lý hóa bằng cách thuê văn phòng với mức giá thấp và có đóng thuế nếu chi phí điện nước này lớn.
17. Do chi chiết khấu nằm trong loại chi phí bị khống chế 10% cho nên lúc xuất hóa đơn tính luôn giá đã có chiết khấu hàng bán để tránh hiện lên chi phí này.
18. Các loại chi phí bị khống chế 10% lúc thực hiện nên biến tướng thành những loại chi phí tương tự nhưng không bị khống chế như:khảo sát thăm dò, trưng bày sản phẩm, tổ chức hội chợ, hoa hồng môi giới….
19. Các chi phí biếu tặng, khuyến mại này chi cho 1 người thì chỉ nên để ờ mức dưới 10 triệu để tránh bị đánh thuế Thu nhập cá nhân.
20. Chi phí dùng thử, khuyến mại, chiết khấu hàng bán, quà tặng khách hàng… cần phải được xây dựng chương trình có quy mô, chặt chẽ, số lượng xuất ra cần phải phù hợp với chương trình đã xây dựng.
21. Các hóa đơn giảm trừ doanh thu từ các khách hàng phát hành vì giảm khối lượng công việc hoàn thành, hoặc các đại lý gửi hàng xuất cho phần chiết khấu … kế toán cần lưu ý để ghi giảm chi phí tương ứng với phần hóa đơn điều chỉnh đó.
22. Chi phí lương theo doanh thu phải có quy chế rõ ràng và mỗi lần tính lương cần phải có các bảng tính toán kèm theo tương ứng với doanh thu ghi nhận trong kỳ hoặc số tiền nộp về trong kỳ được ghi nhận vào sổ sách kế toán thuế. Tránh tình trạng lương tính theo doanh thu thực tế, doanh thu tính theo hóa đơn xuất ra, hoặc là tiền thu về chỉ có trên ngân hàng.
1. Chi phí hàng hủy do bị hư hỏng, hết hạn sử dụng: Hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên không được bồi thường và nằm trong định mức do doanh nghiệp xây dựng thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, bị hư hỏng do thay đổi quá trình sinh hóa tự nhiên vượt quá định mức do doanh nghiệp xây dựng thì phần vượt định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
2. Nguyên vật liệu vượt mức định mức đã đăng ký với cơ quan thuế: Cần phải xây dựng định mức lớn hơn mức tiêu hao nguyên vật liệu thực tế từ 10-15% để tránh bị vượt mức. Trường hợp đã qua thời kỳ kế toán cần phải căn chỉnh lại sao cho mức tiêu hao thực tế nằm dưới định mức đã đăng ký. Ngoài ra còn cần phải tìm hiểu thêm về định mức của ngành, của vùng… để xây dựng mức hợp lý. Ví dụ về mức tiêu thụ xăng cho đơn vị vận tải.
3. Nguyên vật liệu tiêu hao không đúng công năng kỹ thuật cũng sẽ bị loại. Ví dụ doanh nghiệp vận tải chỉ có xe chạy bằng dầu nhưng lại lấy hóa đơn xăng, thuế sẽ kiểm tra từ hồ sơ kỹ thuật của xe và sẽ loại trừ các hóa đơn xăng này.
4. Trường hợp ký hợp đồng mua nguyên nhiên vật liệu mà đơn vị không có kho bãi chứa và viết hóa đơn 1 lần vào cuối tháng với giá trị lớn, lúc thanh toán cần phải kèm theo các chứng từ chi tiết bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán mỗi lần đơn vị lấy hàng, bảng kê từng ngày nhận hàng có ký nhận của bên bán và xác nhận của bên mua… thì chi phí đó mới hợp lý.
5. Trường hợp hóa đơn xuất ra trước ngày có hóa đơn đầu vào thì cần thu thập các chứng từ bổ sung như: phiếu xuất kho của bên bán, biên bản giao nhận hàng… Tuy nhiên việc này không được tiếp diễn thường xuyên và ngày cách nhau thường không quá 5 ngày mới có khả năng giải trình với cơ quan thuế
6. Khoản chi phí khấu hao tài sản cố định xe ô tô từ 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên cần phải được bổ sung ngành nghề vận tài, xuất một vài hóa đơn về vận tải để hợp lý hóa phần chi phí này.
7. Tài sản cố định (TSCĐ) khi mua sắm cần phải hợp lý hóa sử dụng cho các bộ phận sử dụng để sao cho tài sản đó tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nếu không cũng bị loại trừ.
8. TSCĐ dừng theo mùa vụ dưới 9 tháng và để di chuyển, sửa chữa dưới 12 tháng vẫn được khấu hao trong thời gian tạm ngừng nếu doanh nghiệp có thông báo gửi cơ quan thuế nêu rõ lý do tạm dừng của TSCĐ chậm nhất khi nộp hồ sơ kê khai quyết toán thuế TNDN theo quy định của năm có tài sản tạm thời dừng
9. Chi phí khấu hao TSCĐ nếu đã áp dụng phương pháp nào là phải áp dụng thống nhất từ tất cả các kỳ kinh doanh, không được thay đổi giữa chừng khi mà không có hồ sơ tài liệu chứng minh cho việc thay đổi đó.
10. Chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê, chi phí để có được TSCĐ không thuộc TSCĐ (bằng sang chế, tài liệu kỹ thuật, chuyển giao công nghệ…) cần được phân bổ trong 3 năm, nếu phân bổ vượt qua 3 năm thì phần vượt đó bị loại trừ vào các năm từ năm thứ tư trở đi.
11. Các khoản chi nhỏ cho việc đầu tư xây dựng cơ bản thường đưa vào chi phí của các năm chưa hình thành tài sản, tuy nhiên sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý. Do vậy cách ghi chép sổ sách sao cho đó không phải là chi phí liên quan đến việc đầu tư xây dựng cơ bản.
12. Chi phí sửa chữa TSCĐ phải phù hợp với tài sản hiện có, nếu không có loại tài sản theo hóa đơn sửa chữa thì cần yêu cầu người xuất hóa đơn ghi linh động theo tài sản mình hiện có. Nếu người xuất hóa đơn không đồng ý xuất thì không nên đưa vào.
13. Chi phí thu mua hàng hóa, chi phí liên quan đến việc mua TSCĐ cần phải được tính vào tiền mua hàng, TSCĐ, không được đưa vào chi phí trong kỳ. Trường hợp không sửa được số liệu thì cần phải điều chỉnh lại câu chữ, cách ghi chép sao cho đó là chi phí trong kỳ chứ không phải chi phí thu mua.
14. Các khoản chi khoán bằng tiền mặt không có hóa đơn Gía trị gia tăng như công tác phí, ăn trưa, lương theo doanh số… không theo quy định của quy chế tài chính do doanh nghiệp ban hành, sẽ bị áp mức tối thiểu theo quy định của nhà nước. Mức này rất thấp so với chi phí thực tế doanh nghiệp chi. Do vậy cần phải kiểm tra để sửa đổi hoặc bổ sung quy chế trước khi quyết toán.
15. Các chi phí dưới 200.000đ quá nhiều và cho những mặt hàng không nằm trong quy định về lập bảng kê bán lẻ.
16. Chi phí điện nước của văn phòng đi mượn (không phải là văn phòng thuê) nhưng không mang tên công ty. Do vậy cần hợp lý hóa bằng cách thuê văn phòng với mức giá thấp và có đóng thuế nếu chi phí điện nước này lớn.
17. Do chi chiết khấu nằm trong loại chi phí bị khống chế 10% cho nên lúc xuất hóa đơn tính luôn giá đã có chiết khấu hàng bán để tránh hiện lên chi phí này.
18. Các loại chi phí bị khống chế 10% lúc thực hiện nên biến tướng thành những loại chi phí tương tự nhưng không bị khống chế như:khảo sát thăm dò, trưng bày sản phẩm, tổ chức hội chợ, hoa hồng môi giới….
19. Các chi phí biếu tặng, khuyến mại này chi cho 1 người thì chỉ nên để ờ mức dưới 10 triệu để tránh bị đánh thuế Thu nhập cá nhân.
20. Chi phí dùng thử, khuyến mại, chiết khấu hàng bán, quà tặng khách hàng… cần phải được xây dựng chương trình có quy mô, chặt chẽ, số lượng xuất ra cần phải phù hợp với chương trình đã xây dựng.
21. Các hóa đơn giảm trừ doanh thu từ các khách hàng phát hành vì giảm khối lượng công việc hoàn thành, hoặc các đại lý gửi hàng xuất cho phần chiết khấu … kế toán cần lưu ý để ghi giảm chi phí tương ứng với phần hóa đơn điều chỉnh đó.
22. Chi phí lương theo doanh thu phải có quy chế rõ ràng và mỗi lần tính lương cần phải có các bảng tính toán kèm theo tương ứng với doanh thu ghi nhận trong kỳ hoặc số tiền nộp về trong kỳ được ghi nhận vào sổ sách kế toán thuế. Tránh tình trạng lương tính theo doanh thu thực tế, doanh thu tính theo hóa đơn xuất ra, hoặc là tiền thu về chỉ có trên ngân hàng.
