1. Tổ chức hệ thống chứng từ
Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995.
Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm:
-Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
-Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
-Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số 05-VT
-Thẻ kho Mẫu số 05-VT
-Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 07-VT
-Biển bản kiểm kê vật tư Mẫu số 08-VT
-Hoá đơn GTGT (bên bán lập) Mẫu số 01GTKT-3LL
-Hoá đơn thông thường (bên bán lập) Mấu số 02GTTT-3LL
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03PXK-3LL
Trong đó có Biên bản kiểm nghiệm và Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ là các chứng từ hướng dẫn còn lại là các chứng từ bắt buộc.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1:
2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.
Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, từng bãi.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
-Phương pháp thẻ song song
-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
-Phương pháp sổ số dư
2.1. Hạch toán theo phương pháp thẻ song song
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Sơ đồ 2:
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
D.điểm VT Tên VT ĐVT Đơn
giá Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
Hệ thống chứng từ về nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995.
Hệ thống chứng từ về NVL theo chế độ kế toán đã ban hành bao gồm:
-Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT
-Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT
-Biên bản kiểm nghiệm Mẫu số 05-VT
-Thẻ kho Mẫu số 05-VT
-Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 07-VT
-Biển bản kiểm kê vật tư Mẫu số 08-VT
-Hoá đơn GTGT (bên bán lập) Mẫu số 01GTKT-3LL
-Hoá đơn thông thường (bên bán lập) Mấu số 02GTTT-3LL
-Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu số 03PXK-3LL
Trong đó có Biên bản kiểm nghiệm và Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ là các chứng từ hướng dẫn còn lại là các chứng từ bắt buộc.
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ về NVL được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1:
2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư.
Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, từng bãi.
Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau:
-Phương pháp thẻ song song
-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
-Phương pháp sổ số dư
2.1. Hạch toán theo phương pháp thẻ song song
Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó.
Cuối tháng, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư.
Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu.
Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu.
Sơ đồ 2:
Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian.
Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu
D.điểm VT Tên VT ĐVT Đơn
giá Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
SL TT SL TT SL TT SL TT
