Bài chia sẻ dưới đây sẽ nói về các khó khăn chung của doanh nghiệp xây dựng và các biện pháp giải quyết các khó khăn đó!
(Đây là bài chia sẻ dựa trên kinh nghiệm thực tế của tác giả nên nó có thể đúng với bạn hoặc không đúng với bạn. Từ những chia sẻ này bạn có thể tự chắt lọc ra những ý hay nhất dành riêng cho mình nhé!)
I - 6 Khó khăn của 1 doanh nghiệp xây dựng
Dưới đây là tình trạng thực tế chung trong công ty xây dựng vừa và nhỏ:
Thứ 1. Doanh nghiệp xây dựng nhỏ và vừa thường chỉ có 1 kế toán, 1 giám đốc và vài ông kỹ sư, thủ kho.
Nhưng trên bảng lương thuế có đến hàng trăm nhân công thời vụ...
Giám đốc những DN xây dựng nhỏ và vừa tôi hay gặp thường thì có thể làm Toàn thời gian hoặc một phần (họ có thể làm ở chỗ khác nhận việc về cho cty riêng). Cho nên hay gây ra tình trạng điều hành không sát xao.
Kế toán thì thường là người nhà như cháu, con hoặc vợ Giám đốc làm mà kiến thức về kế toán không được chuyên sâu cho nên khiến công việc lung tung chẳng đâu vào đâu, lúc đến lúc nghỉ thì bạn biết rồi đấy ...
Thứ 2. Nhiều DN xây lắp nhận thầu thi công lại một phần công việc (B', B''...) không có dự toán.
Khi Lập hồ sơ quyết toán hoàn công thì có vật tư không nằm trong dự toán.
Khi quyết toán thuế thì bị bóc vật tư thừa dự toán, loại thuế VAT, quà tặng mua vào không xuất hóa đơn khi tặng, dẫn đến vi phạm thuế...
Thứ 3. Đa số những Dn xây lắp nhỏ và vừa thường mua vật tư, vật liệu rẻ tiền không có hóa đơn, không có thuế đầu vào.
Nhân công không hợp lý, không có hồ sơ, các thủ tục khác.
Hóa đơn mua của cty bỏ trốn hoặc vật tư không đúng với dự toán.
Thứ 4. Không những thế Vật tư vật liệu mua về sử dụng cho nhiều công trình
Khi xuất ra cho đội thi công hoặc chở thẳng về đội không chuyển giấy giao nhận về cho kế toán để theo dõi.
Tài sản ô tô, máy xúc, đồ dùng cốp pha, dàn giáo, vật tư kéo đi khắp nơi không biết đâu mà lần... rồi nơm nớp lo mất cắp ở công trường. Cử người nhà xuống làm bảo vệ còn mất nhiều hơn..." Vì do chủ quan tin người nhà"
Thứ 5. Do những giám đốc thường là dân kỹ thuật cho nên các vấn đề điều hành không bài bản khiến cho không có đủ chi phí đã xuất hóa đơn.
Xuất hoá đơn khi tạm ứng hợp đồng.
Thời hạn hợp đồng đã hết mà công trình chưa xong trong khi đã tạm ứng vài lần... 1-3 năm sau thuế xuống nộp phạt hàng trăm triệu đồng...
Thứ 6. Do tiết kiệm chi phí không đáng có nên chỉ có thuê 1 kế toán.
Như thế khiến cho kế toán rối bời vì nhiều vấn đề khác như việc văn phòng, quỹ, ngân hàng, thuế, BHXH, chế độ nhân viên, việc vặt khác
Gây đến kế toán áp lực và bỏ việc dẫn đến giấy tờ sổ sách lung tung -> kế toán sau vào dọn rác.
II- Các biện pháp xử lý 6 vấn đề ở trên
Để giải quyết 6 vấn đề trên chúng ta cần làm những điều sau:
Thứ 1. Điều chỉnh khoa học lại hệ thống tổ chức quản lý điều hành. Mô tả lại các vị trí trong công ty, kèm theo hệ thống báo cáo định kỳ.
Thứ 2. Các A/C giám đốc nên có định hướng từ đầu về việc xử lý chi phí
Các công trình đều có dự toán hoặc ít nhất là khái toán chi phí thực hiện. Nếu không có dự toán hoặc khái toán do chủ đầu tư đưa cho thì kỹ thuật bên công ty cũng lập ra được khái toán cho việc thi công công trình
Dự toán là định mức chi phí theo yếu tố, chi phí vượt dự toán phải được chủ đầu tư phê duyệt hoặc chấp nhận mới được cơ quan thuế xác nhận là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
Từ dự toán/khái toán đó, kế toán lập bảng theo dõi chi phí theo yếu tố, các cột dự toán và thực tế luôn được cập nhật để theo dõi chi phí đủ chưa cho từng công trình, theo dõi tiến độ thi công và ước sản lượng thực hiện để chuẩn bị xuất hóa đơn (Doanh thu phù hợp với Chi phí)
Thứ 3. Quản lý chặt chẽ về vật tư
Việc nhập vật tư thì cứ nhập bình thường, mua gì nhập đấy (nên sử dụng phần mềm kế toán để tính giá nhập kho, xuất kho vật tư cho tiện- thường là bình quân gia quyền).
Nhập vào kho nào, chỗ nào thì mở đối tượng theo dõi kho đó, của khách hàng nào thì theo dõi công nợ khách hàng đó.
Loại vật tư nào thì mở mã vật tư đó để theo dõi. Chi phí vận chuyển lưu kho bãi cộng (+) giá vật tư xuất kho.
Xuất cho công trình nào đều có phiếu xuất và biên bản giao nhận để làm căn cứ tính giá thành công trình.
Theo Thái Sơn
(Đây là bài chia sẻ dựa trên kinh nghiệm thực tế của tác giả nên nó có thể đúng với bạn hoặc không đúng với bạn. Từ những chia sẻ này bạn có thể tự chắt lọc ra những ý hay nhất dành riêng cho mình nhé!)
I - 6 Khó khăn của 1 doanh nghiệp xây dựng
Dưới đây là tình trạng thực tế chung trong công ty xây dựng vừa và nhỏ:
Thứ 1. Doanh nghiệp xây dựng nhỏ và vừa thường chỉ có 1 kế toán, 1 giám đốc và vài ông kỹ sư, thủ kho.
Nhưng trên bảng lương thuế có đến hàng trăm nhân công thời vụ...
Giám đốc những DN xây dựng nhỏ và vừa tôi hay gặp thường thì có thể làm Toàn thời gian hoặc một phần (họ có thể làm ở chỗ khác nhận việc về cho cty riêng). Cho nên hay gây ra tình trạng điều hành không sát xao.
Kế toán thì thường là người nhà như cháu, con hoặc vợ Giám đốc làm mà kiến thức về kế toán không được chuyên sâu cho nên khiến công việc lung tung chẳng đâu vào đâu, lúc đến lúc nghỉ thì bạn biết rồi đấy ...
Thứ 2. Nhiều DN xây lắp nhận thầu thi công lại một phần công việc (B', B''...) không có dự toán.
Khi Lập hồ sơ quyết toán hoàn công thì có vật tư không nằm trong dự toán.
Khi quyết toán thuế thì bị bóc vật tư thừa dự toán, loại thuế VAT, quà tặng mua vào không xuất hóa đơn khi tặng, dẫn đến vi phạm thuế...
Thứ 3. Đa số những Dn xây lắp nhỏ và vừa thường mua vật tư, vật liệu rẻ tiền không có hóa đơn, không có thuế đầu vào.
Nhân công không hợp lý, không có hồ sơ, các thủ tục khác.
Hóa đơn mua của cty bỏ trốn hoặc vật tư không đúng với dự toán.
Thứ 4. Không những thế Vật tư vật liệu mua về sử dụng cho nhiều công trình
Khi xuất ra cho đội thi công hoặc chở thẳng về đội không chuyển giấy giao nhận về cho kế toán để theo dõi.
Tài sản ô tô, máy xúc, đồ dùng cốp pha, dàn giáo, vật tư kéo đi khắp nơi không biết đâu mà lần... rồi nơm nớp lo mất cắp ở công trường. Cử người nhà xuống làm bảo vệ còn mất nhiều hơn..." Vì do chủ quan tin người nhà"
Thứ 5. Do những giám đốc thường là dân kỹ thuật cho nên các vấn đề điều hành không bài bản khiến cho không có đủ chi phí đã xuất hóa đơn.
Xuất hoá đơn khi tạm ứng hợp đồng.
Thời hạn hợp đồng đã hết mà công trình chưa xong trong khi đã tạm ứng vài lần... 1-3 năm sau thuế xuống nộp phạt hàng trăm triệu đồng...
Thứ 6. Do tiết kiệm chi phí không đáng có nên chỉ có thuê 1 kế toán.
Như thế khiến cho kế toán rối bời vì nhiều vấn đề khác như việc văn phòng, quỹ, ngân hàng, thuế, BHXH, chế độ nhân viên, việc vặt khác
Gây đến kế toán áp lực và bỏ việc dẫn đến giấy tờ sổ sách lung tung -> kế toán sau vào dọn rác.
II- Các biện pháp xử lý 6 vấn đề ở trên
Để giải quyết 6 vấn đề trên chúng ta cần làm những điều sau:
Thứ 1. Điều chỉnh khoa học lại hệ thống tổ chức quản lý điều hành. Mô tả lại các vị trí trong công ty, kèm theo hệ thống báo cáo định kỳ.
Thứ 2. Các A/C giám đốc nên có định hướng từ đầu về việc xử lý chi phí
Các công trình đều có dự toán hoặc ít nhất là khái toán chi phí thực hiện. Nếu không có dự toán hoặc khái toán do chủ đầu tư đưa cho thì kỹ thuật bên công ty cũng lập ra được khái toán cho việc thi công công trình
Dự toán là định mức chi phí theo yếu tố, chi phí vượt dự toán phải được chủ đầu tư phê duyệt hoặc chấp nhận mới được cơ quan thuế xác nhận là chi phí được trừ khi tính thu nhập chịu thuế.
Từ dự toán/khái toán đó, kế toán lập bảng theo dõi chi phí theo yếu tố, các cột dự toán và thực tế luôn được cập nhật để theo dõi chi phí đủ chưa cho từng công trình, theo dõi tiến độ thi công và ước sản lượng thực hiện để chuẩn bị xuất hóa đơn (Doanh thu phù hợp với Chi phí)
Thứ 3. Quản lý chặt chẽ về vật tư
Việc nhập vật tư thì cứ nhập bình thường, mua gì nhập đấy (nên sử dụng phần mềm kế toán để tính giá nhập kho, xuất kho vật tư cho tiện- thường là bình quân gia quyền).
Nhập vào kho nào, chỗ nào thì mở đối tượng theo dõi kho đó, của khách hàng nào thì theo dõi công nợ khách hàng đó.
Loại vật tư nào thì mở mã vật tư đó để theo dõi. Chi phí vận chuyển lưu kho bãi cộng (+) giá vật tư xuất kho.
Xuất cho công trình nào đều có phiếu xuất và biên bản giao nhận để làm căn cứ tính giá thành công trình.
Theo Thái Sơn
