Quy trình PDCA (Plan-Do-Check-Act) trong điều hành doanh nghiệp.

[Son.Tran]

I. Tổng quan về Quy trình PDCA (Plan-Do-Check-Act).

PDCA là viết tắt của bốn giai đoạn trong một quy trình quản lý: Plan (Lập kế hoạch), Do (Thực hiện), Check (Kiểm tra), và Act (Hành động). Đây là một phương pháp quản lý phổ biến trong các doanh nghiệp nhằm cải tiến liên tục quy trình và sản phẩm. Dưới đây là nội dung chi tiết của từng giai đoạn trong quy trình này:

1. Plan (Lập kế hoạch)​

Mục tiêu:​

• Xác định mục tiêu, các vấn đề cần giải quyết và lên kế hoạch để đạt được mục tiêu.

Nội dung:​

• Xác định vấn đề: Phân tích tình hình hiện tại, nhận diện các điểm yếu và cơ hội cải tiến.
• Đặt mục tiêu: Thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan và có thời hạn (SMART).
• Phát triển kế hoạch hành động: Xác định các bước cần thực hiện, nguồn lực cần thiết, phân công trách nhiệm và lập thời gian biểu.
• Dự đoán kết quả: Dự kiến các kết quả sẽ đạt được và phương pháp đánh giá.

2. Do (Thực hiện)​

Mục tiêu:​

• Triển khai các kế hoạch đã lập.

Nội dung:​

• Thực hiện kế hoạch: Triển khai các hành động cụ thể theo kế hoạch đã xây dựng.
• Đào tạo và hướng dẫn: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ và hiểu rõ các nhiệm vụ của họ.
• Ghi chép dữ liệu: Ghi lại quá trình thực hiện, bao gồm những kết quả đạt được và những khó khăn gặp phải.

3. Check (Kiểm tra)​

Mục tiêu:​

• Đánh giá và phân tích kết quả đạt được so với kế hoạch.

Nội dung:​

• So sánh kết quả thực tế với mục tiêu: Đánh giá hiệu quả của các hành động thực hiện.
• Phân tích dữ liệu: Phân tích các dữ liệu thu thập được để xác định những điểm mạnh và điểm yếu.
• Đánh giá hiệu quả: Xem xét các vấn đề phát sinh và các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả.

4. Act (Hành động)​

Mục tiêu:​

• Thực hiện các điều chỉnh và cải tiến dựa trên kết quả đánh giá.

Nội dung:​

• Cải tiến quy trình: Dựa trên kết quả kiểm tra, đưa ra các cải tiến cần thiết cho quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Điều chỉnh mục tiêu: Nếu cần, điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với tình hình mới.
• Chia sẻ bài học: Đưa ra các bài học từ quá trình thực hiện để nhân viên có thể học hỏi và áp dụng trong tương lai.
• Lập kế hoạch mới: Nếu cần, khởi động lại quy trình PDCA với kế hoạch mới dựa trên những cải tiến đã thực hiện.

Tóm tắt quy trình PDCA​

• PDCA là một quy trình lặp đi lặp lại: Sau khi hoàn thành các bước trong PDCA, doanh nghiệp có thể quay lại bước Lập kế hoạch (Plan) để xác định các mục tiêu và vấn đề mới. Điều này giúp tạo ra một vòng cải tiến liên tục.

Lợi ích của quy trình PDCA​

• Cải tiến liên tục: Giúp doanh nghiệp không ngừng cải thiện quy trình và chất lượng.
• Tăng cường sự hợp tác: Khuyến khích sự tham gia của nhân viên trong việc xác định và giải quyết vấn đề.
• Quy trình rõ ràng: Cung cấp một cấu trúc rõ ràng để quản lý và kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp.

Quy trình PDCA là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng tốt hơn với các thay đổi trong môi trường kinh doanh.

II. Ví dụ về cách áp dụng Plan (Lập kế hoạch) trong doanh nghiệp sản xuất.

Doanh Nghiệp: Công ty TNHH Sản Xuất XYZ​

Tình Hình Hiện Tại:​

• Doanh thu năm trước: 10 tỷ VND
• Chi phí sản xuất: 9 tỷ VND
• Lợi nhuận trước thuế: 1 tỷ VND
• Nợ phải trả: 3 tỷ VND
• Tình hình thị trường: Cạnh tranh gay gắt, nhu cầu sản phẩm giảm 15% so với năm trước.

Mục Tiêu Kế Hoạch Năm:​

1. Tăng trưởng doanh thu: 5% (tương đương 10,5 tỷ VND)
2. Giảm chi phí sản xuất: 10% (từ 9 tỷ VND xuống 8,1 tỷ VND)
3. Lợi nhuận trước thuế: Tăng lên 2 tỷ VND

Các Chiến Lược Thực Hiện:​

1. Tối ưu hóa quy trình sản xuất:
   
   • Đầu tư vào công nghệ tự động hóa.
   • Đào tạo nhân viên để nâng cao hiệu suất làm việc.
2. Mở rộng thị trường:
   
   • Thăm dò thị trường mới.
   • Phát triển kênh phân phối trực tuyến.
3. Tiết kiệm chi phí:
   
   • Thương thảo lại hợp đồng với nhà cung cấp.
   • Cắt giảm các chi phí không cần thiết (quảng cáo, văn phòng phẩm).
4. Đổi mới sản phẩm:
   
   • Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu thị trường.
   • Cải tiến chất lượng sản phẩm hiện tại.

Dự báo Kết quả:​

• Doanh thu dự kiến: 10,5 tỷ VND
• Chi phí sản xuất dự kiến: 8,1 tỷ VND
• Lợi nhuận trước thuế dự kiến: 2,4 tỷ VND
• Tỷ lệ nợ trên vốn chủ sở hữu: Duy trì dưới 1 lần.

Kế Hoạch Tài Chính:​

• Nguồn vốn cần huy động: 1 tỷ VND (để đầu tư vào công nghệ).
• Kế hoạch chi trả nợ: Lên kế hoạch thanh toán nợ ngắn hạn trong vòng 12 tháng.

Đánh giá và Điều chỉnh:​

• Đánh giá hàng quý để theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu.
• Điều chỉnh kế hoạch dựa trên tình hình thực tế và phản hồi từ thị trường.

Kết luận:​

Lập kế hoạch trong tình hình khó khăn là rất quan trọng để duy trì và phát triển doanh nghiệp. Bằng cách tối ưu hóa quy trình, mở rộng thị trường và tiết kiệm chi phí, công ty có thể đạt được mục tiêu tài chính và kinh doanh trong năm tới.

III. Ví dụ về cách triển khai thực hiện (Do) trong doanh nghiệp sản xuất.

Doanh Nghiệp: Công ty TNHH Sản Xuất XYZ​

Mục Tiêu Kế Hoạch Năm:​

1. Tăng trưởng doanh thu lên 10,5 tỷ VND.
2. Giảm chi phí sản xuất xuống 8,1 tỷ VND.
3. Lợi nhuận trước thuế đạt 2 tỷ VND.

Triển Khai Thực Hiện Kế Hoạch (Do)​

1. Tối ưu hóa quy trình sản xuất​

• Đầu tư vào công nghệ tự động hóa:
  
  • Chi phí đầu tư: 500 triệu VND
  • Dự kiến tiết kiệm chi phí sản xuất: 300 triệu VND/năm
• Đào tạo nhân viên:
  
  • Chi phí đào tạo: 100 triệu VND
  • Số lượng nhân viên tham gia: 50
  • Mục tiêu tăng năng suất: 20%

2. Mở rộng thị trường​

• Nghiên cứu thị trường mới:
  
  • Chi phí nghiên cứu: 200 triệu VND
  • Thời gian hoàn thành: 3 tháng
• Phát triển kênh phân phối trực tuyến:
  
  • Chi phí xây dựng website: 150 triệu VND
  • Dự kiến tăng doanh thu: 10% từ kênh trực tuyến trong 6 tháng.

3. Tiết kiệm chi phí​

• Thương thảo lại hợp đồng với nhà cung cấp:
  
  • Dự kiến tiết kiệm: 200 triệu VND/năm
• Cắt giảm chi phí quảng cáo:
  
  • Giảm 30% ngân sách quảng cáo: 150 triệu VND
  • Chi phí còn lại: 350 triệu VND

4. Đổi mới sản phẩm​

• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới:
  
  • Chi phí R&D: 300 triệu VND
  • Mục tiêu ra mắt sản phẩm mới trong 6 tháng.

Kết Quả Thực Hiện (Đến giữa năm)​

• Doanh thu thực tế đạt: 5,2 tỷ VND (50% kế hoạch).
• Chi phí sản xuất thực tế: 4,2 tỷ VND (50% kế hoạch).
• Lợi nhuận trước thuế thực tế: 800 triệu VND (40% kế hoạch).
• Năng suất lao động tăng: 15% (so với cùng kỳ năm trước).

Đánh Giá và Điều Chỉnh​

• Đánh giá hàng tháng: Theo dõi tiến độ doanh thu và chi phí.
• Điều chỉnh kế hoạch: Tăng cường quảng bá sản phẩm mới nếu doanh thu chưa đạt mục tiêu.

Kết luận​

Việc triển khai thực hiện kế hoạch cần có sự theo dõi chặt chẽ và linh hoạt trong điều chỉnh để thích ứng với tình hình kinh doanh phức tạp. Công ty cần tiếp tục cải thiện quy trình và thúc đẩy doanh thu từ các kênh mới để đạt được mục tiêu đề ra.

IV. Ví dụ về cách Kiểm tra và Đánh giá (Check) trong doanh nghiệp sản xuất.

Doanh Nghiệp: Công ty TNHH Sản Xuất XYZ​

Mục Tiêu Kế Hoạch Năm:​

1. Tăng trưởng doanh thu lên 10,5 tỷ VND.
2. Giảm chi phí sản xuất xuống 8,1 tỷ VND.
3. Lợi nhuận trước thuế đạt 2 tỷ VND.

Giai Đoạn Kiểm Tra và Đánh Giá (Check)​

1. Đánh giá Doanh Thu​

• Doanh thu thực tế (giữa năm): 5,2 tỷ VND
• Doanh thu kế hoạch (giữa năm): 5,25 tỷ VND
• Chênh lệch: -0,05 tỷ VND (không đạt 1%)

Phân tích:

• Nguyên nhân: Doanh thu từ kênh phân phối trực tuyến chưa đạt như mong đợi, chỉ đạt 5% so với mục tiêu 10%.

2. Đánh giá Chi Phí Sản Xuất​

• Chi phí sản xuất thực tế (giữa năm): 4,2 tỷ VND
• Chi phí sản xuất kế hoạch (giữa năm): 4,05 tỷ VND
• Chênh lệch: +0,15 tỷ VND (vượt kế hoạch 3.7%)

Phân tích:

• Nguyên nhân: Chi phí đầu tư vào công nghệ tự động hóa chưa mang lại hiệu quả như dự kiến.

3. Đánh giá Lợi Nhuận Trước Thuế​

• Lợi nhuận thực tế (giữa năm): 800 triệu VND
• Lợi nhuận kế hoạch (giữa năm): 1 tỷ VND
• Chênh lệch: -200 triệu VND (không đạt 20%)

Phân tích:

• Nguyên nhân: Doanh thu thấp hơn dự kiến và chi phí sản xuất cao hơn kế hoạch.

Đánh Giá Tổng Thể​

• Tổng hợp số liệu:
  
  • Doanh thu: 50% kế hoạch.
  • Chi phí: 104% kế hoạch.
  • Lợi nhuận: 80% kế hoạch.

Hành Động Điều Chỉnh​

1. Tăng cường quảng bá kênh phân phối trực tuyến: Tăng ngân sách quảng cáo lên 50 triệu VND trong quý tiếp theo để thu hút khách hàng.
2. Đánh giá lại hiệu quả công nghệ tự động hóa: Xem xét các yếu tố kỹ thuật và điều chỉnh quy trình sản xuất nếu cần thiết.
3. Xem xét chính sách giá bán: Cân nhắc điều chỉnh giá sản phẩm để cải thiện doanh thu mà không làm giảm sức cạnh tranh.

Kết Luận​

Giai đoạn kiểm tra và đánh giá giúp công ty nhận diện các vấn đề trong quá trình triển khai kế hoạch. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các chiến lược và hoạt động để hướng tới mục tiêu tài chính và kinh doanh trong những tháng tiếp theo.

V. Ví dụ về Hành động và Cải tiến (Act) trong doanh nghiệp sản xuất.

Doanh Nghiệp: Công ty TNHH Sản Xuất XYZ​

Tình Hình Đánh Giá​

• Doanh thu thực tế (giữa năm): 5,2 tỷ VND (50% kế hoạch)
• Chi phí sản xuất thực tế: 4,2 tỷ VND (104% kế hoạch)
• Lợi nhuận trước thuế thực tế: 800 triệu VND (80% kế hoạch)

Hành Động và Cải Tiến (Act)​

1. Tăng cường quảng bá kênh phân phối trực tuyến​

• Ngân sách quảng cáo tăng thêm: 50 triệu VND
• Mục tiêu doanh thu từ kênh trực tuyến: Tăng lên 300 triệu VND trong quý tiếp theo (từ 250 triệu VND lên 550 triệu VND).
• Thời gian thực hiện: 3 tháng

2. Đánh giá lại hiệu quả công nghệ tự động hóa​

• Chi phí đánh giá và điều chỉnh: 100 triệu VND
• Dự kiến cải tiến: Giảm 10% thời gian sản xuất cho từng lô hàng.
• Mục tiêu tiết kiệm chi phí: 200 triệu VND trong nửa cuối năm.

3. Cải tiến chính sách giá bán​

• Điều chỉnh giá bán sản phẩm: Giảm 5% cho sản phẩm chủ lực để tăng sức cạnh tranh.
• Dự kiến tăng doanh thu: 500 triệu VND từ việc thu hút khách hàng mới.
• Thời gian thực hiện: Ngay lập tức.

4. Nâng cao chất lượng sản phẩm​

• Chi phí đào tạo chất lượng: 80 triệu VND cho nhân viên.
• Mục tiêu giảm tỷ lệ sản phẩm lỗi: Từ 5% xuống còn 2%.
• Dự kiến tiết kiệm chi phí bảo trì và khiếu nại: 100 triệu VND.

Dự Đoán Kết Quả​

• Doanh thu dự kiến sau các hành động:
  
  • Doanh thu từ kênh trực tuyến tăng 300 triệu VND.
  • Doanh thu tổng cộng đạt 5,5 tỷ VND trong nửa cuối năm.
• Chi phí sản xuất dự kiến giảm: 4 tỷ VND (sau khi điều chỉnh).
• Lợi nhuận trước thuế dự kiến đạt: 1,5 tỷ VND (tăng từ 800 triệu VND lên 1,5 tỷ VND).

Đánh Giá Hàng Tháng​

• Theo dõi doanh thu từ kênh trực tuyến và hiệu quả điều chỉnh giá bán.
• Đánh giá kết quả giảm thời gian sản xuất và tỷ lệ sản phẩm lỗi.

Kết Luận​

Triển khai hành động và cải tiến là cần thiết để điều chỉnh hướng đi của doanh nghiệp trong bối cảnh khó khăn. Bằng cách thực hiện các biện pháp cụ thể, công ty có thể tăng trưởng doanh thu, giảm chi phí và cải thiện lợi nhuận, đồng thời nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online