Quản lý chi phí là gì?

[Son.Tran]

Quản lý chi phí là gì?
Quản lý chi phí là việc kiểm soát các chi phí thực tế hoặc dự báo phát sinh của một doanh nghiệp. Điều cần thiết đối với một công ty là sử dụng quản lý chi phí phù hợp, nếu không công ty sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra lợi nhuận một cách nhất quán . Tốt nhất nên áp dụng khái niệm này như một quy trình được chính thức hóa, sử dụng một số hoặc tất cả các bước sau:

1. Thu thập thông tin về chi phí hiện tại và dự kiến. Thông tin này thường đến từ sổ kế toán cho chi phí thực tế , nhưng thông tin cũng có thể được tổng hợp thông qua hệ thống chi phí dựa trên hoạt động hoặc một số phương pháp thu thập ít chính thức hơn. Chi phí dự kiến đến từ việc so sánh với các dự án hoặc sản phẩm tương tự, hoặc ước tính dựa trên các hóa đơn vật liệu dự kiến .
2. Xem lại thông tin đã thu thập để xem liệu có thể giảm hoặc tránh hoàn toàn chi phí hay không. Điều này có thể bao gồm việc tách chi phí thành chi phí cố định , biến đổi và chi phí hỗn hợp , xem xét chi phí trên đường xu hướng , phân tích tác động đến hoạt động tắc nghẽn và so sánh chi phí với chi phí của các công ty chuẩn .
3. Báo cáo kết quả phân tích cho ban giám đốc, với các hành động được khuyến nghị.
4. Thiết lập các biện pháp kiểm soát để đảm bảo rằng các thay đổi do ban quản lý áp đặt được tuân thủ theo cách thức đã định.
5. Theo dõi bất kỳ thay đổi nào do ban quản lý áp dụng do kết quả của phân tích này, để xem các thay đổi đã sửa đổi hồ sơ chi phí của doanh nghiệp như thế nào.

Quản lý chi phí cho các hoạt động trong tương lai
Nếu một doanh nghiệp đang cố gắng quản lý chi phí liên quan đến các hoạt động trong tương lai (chẳng hạn như thiết kế một sản phẩm mới hoặc xây dựng một trụ sở mới) thì các hoạt động quản lý chi phí có phần khác biệt. Có thể tuân theo bất kỳ hoạt động nào sau đây:

• Sử dụng chi phí mục tiêu để liên tục ước tính chi phí khi các tính năng được thêm vào hoặc bị trừ khỏi dự án (thường là một sản phẩm mới).
• Sử dụng các đánh giá quan trọng để so sánh chi phí ước tính ban đầu sẽ phát sinh với chi phí thực tế phát sinh. Những đánh giá này đôi khi có thể dẫn đến việc hủy bỏ hoàn toàn các dự án trước khi hoàn thành.

Hoạt động Giám sát Quản lý Chi phí
Quản lý chi phí cũng có thể liên quan đến một chức năng giám sát đơn giản, nơi không cần phải thay đổi ngay lập tức. Trong trường hợp này, có thể tuân theo các cách tiếp cận sau để quản lý chi phí:

• Sử dụng phân tích phương sai để làm nổi bật bất kỳ sự khác biệt nào giữa chi phí phát sinh và chi phí đã lập ngân sách.
• Sử dụng phân tích ngoại lệ để chỉ làm nổi bật những khác biệt so với chi phí được lập ngân sách vượt quá một ngưỡng nhất định.
• Sử dụng phân tích xu hướng để ghi nhận những thay đổi dài hạn trong các chi phí nhất định.

Tóm lại, quản lý chi phí là một chủ đề rộng bao gồm nhiều hoạt động thu thập, phân tích, báo cáo và kiểm soát dữ liệu. Mọi công ty muốn duy trì lợi nhuận trong dài hạn sẽ cần phải dành một phần thời gian đáng kể cho các hoạt động quản lý chi phí.