Phân Tích Yếu Tố Cung Ứng trong doanh nghiệp thương mại

[Son.Tran]

Quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp thương mại duy trì hàng hóa ổn định, đáp ứng nhu cầu khách hàng, và tối ưu hóa chi phí tồn kho. Phân tích chuỗi cung ứng bao gồm việc đánh giá hiệu quả của các yếu tố cung ứng, thời gian giao hàng, và chi phí lưu kho để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro.

Phân Tích Yếu Tố Cung Ứng

Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thương mại, việc tối ưu hóa nguồn cung ứng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự sẵn có của hàng hóa, đồng thời giảm thiểu chi phí nhập hàng.

A. Các phương pháp thực hiện:

• Lựa chọn nhà cung cấp chiến lược: Đánh giá các nhà cung cấp theo các yếu tố như giá cả, chất lượng sản phẩm, độ tin cậy và thời gian giao hàng để xây dựng mối quan hệ lâu dài và ổn định nguồn cung ứng.
• Đánh giá và phân loại nhà cung cấp: Xem xét dữ liệu về các nhà cung cấp hiện có, bao gồm đánh giá mức độ đáp ứng và khả năng cung cấp liên tục.
• Xây dựng các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp: Đảm bảo nguồn cung ổn định, giảm thiểu rủi ro gián đoạn bằng các hợp đồng dài hạn hoặc các thỏa thuận mua hàng đặc biệt.

B. Ví dụ minh họa:

Dưới đây là ví dụ chi tiết có số liệu về việc phân tích yếu tố cung ứng tại công ty thương mại XYZ, chuyên kinh doanh thiết bị điện tử. Mục tiêu là tối ưu hóa chuỗi cung ứng nhằm đảm bảo sẵn có hàng hóa và giảm thiểu chi phí nhập hàng.

Bối cảnh: Công ty XYZ nhập hàng từ ba nhà cung cấp chính (Nhà cung cấp A, B, và C) cho các sản phẩm như Điện thoại, Máy tính bảng và Laptop. Công ty muốn đánh giá và tối ưu hóa các yếu tố cung ứng để chọn được nhà cung cấp chiến lược và xây dựng các thỏa thuận dài hạn.

Nhà cung cấp​	Giá trung bình (VNĐ)​	Tỉ lệ giao hàng đúng hẹn​	Đánh giá chất lượng (thang điểm 10)​	Khả năng cung cấp liên tục​
A	4,500,000​	90%​	8​	Cao​
B	4,300,000​	80%​	7​	Trung bình​
C	4,600,000​	95%​	9​	Cao​

Phương pháp thực hiện

1. Lựa chọn nhà cung cấp chiến lược

Công ty đã đánh giá nhà cung cấp dựa trên bốn yếu tố: giá cả, tỉ lệ giao hàng đúng hẹn, đánh giá chất lượng, và khả năng cung cấp liên tục.

• Nhà cung cấp A có mức giá cạnh tranh, tỉ lệ giao hàng đúng hẹn cao và khả năng cung cấp liên tục tốt. Tuy nhiên, chất lượng được đánh giá ở mức khá (8/10).
• Nhà cung cấp B có giá rẻ nhất nhưng có tỉ lệ giao hàng đúng hẹn thấp nhất (80%) và khả năng cung cấp chỉ đạt mức trung bình, có thể ảnh hưởng đến sự ổn định của chuỗi cung ứng.
• Nhà cung cấp C có giá cao nhất nhưng được đánh giá cao về chất lượng (9/10), có tỉ lệ giao hàng đúng hẹn cao (95%) và khả năng cung cấp liên tục tốt.

Kết luận: Công ty chọn Nhà cung cấp C làm nhà cung cấp chiến lược vì khả năng cung cấp liên tục và chất lượng hàng hóa cao hơn, mặc dù giá cao hơn các nhà cung cấp khác.

2. Đánh giá và phân loại nhà cung cấp

Dựa trên các yếu tố đánh giá, công ty phân loại các nhà cung cấp như sau:

• Nhà cung cấp chiến lược: Nhà cung cấp C.
• Nhà cung cấp phụ trợ: Nhà cung cấp A, dùng khi Nhà cung cấp C gặp trục trặc hoặc không thể đáp ứng yêu cầu tăng cường đột xuất.
• Nhà cung cấp dự phòng: Nhà cung cấp B, chỉ sử dụng khi có yêu cầu nhập hàng lớn cần giá thấp.

Nhà cung cấp​	Loại​
A	Nhà cung cấp phụ trợ
B	Nhà cung cấp dự phòng
C	Nhà cung cấp chiến lược

3. Xây dựng các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp

Để đảm bảo nguồn cung ổn định, công ty XYZ ký kết hợp đồng dài hạn với Nhà cung cấp C với các điều khoản:

• Giảm giá 3% cho đơn hàng từ 1,000 sản phẩm trở lên mỗi tháng.
• Ưu tiên giao hàng trong trường hợp có biến động nhu cầu.
• Thời gian hợp đồng: 2 năm, đảm bảo giá và chất lượng ổn định trong thời gian này.

Kết quả dự kiến

1. Giảm chi phí nhập hàng: Với mức giảm 3% từ Nhà cung cấp C, công ty dự kiến tiết kiệm được một khoản lớn khi đạt mức đặt hàng tối thiểu hàng tháng. Ví dụ:
   • Trước khi ký thỏa thuận: Giá nhập hàng mỗi tháng là 4,600,000 x 1,000 = 4,600,000,000 VNĐ.
   • Sau khi ký thỏa thuận: 4,600,000,000 - (4,600,000,000 x 3%) = 4,462,000,000 VNĐ.
   • Tiết kiệm hàng tháng: 138,000,000 VNĐ.
2. Đảm bảo ổn định nguồn cung: Việc hợp tác với Nhà cung cấp C giúp công ty giảm thiểu rủi ro gián đoạn nguồn hàng trong các dịp cao điểm, duy trì mức tồn kho phù hợp để phục vụ khách hàng.
3. Cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ khách hàng: Với chất lượng sản phẩm cao từ Nhà cung cấp C, công ty có thể giảm tỷ lệ bảo hành và đổi trả, đồng thời nâng cao uy tín với khách hàng.

Tổng kết

Qua phân tích yếu tố cung ứng và các biện pháp tối ưu hóa, Công ty XYZ đã:

• Giảm chi phí nhập hàng mỗi tháng khoảng 138 triệu VNĐ.
• Đảm bảo nguồn cung ổn định và tăng cường mối quan hệ với Nhà cung cấp C.
• Tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng, góp phần nâng cao hình ảnh và vị thế của công ty trên thị trường.

Việc tối ưu hóa yếu tố cung ứng đã giúp công ty đạt hiệu quả cao trong chuỗi cung ứng và giảm thiểu chi phí, đồng thời đảm bảo chất lượng và dịch vụ khách hàng tốt hơn.

C. Mẫu báo cáo chi tiết về phân tích yếu tố cung ứng

BÁO CÁO CHI TIẾT VỀ PHÂN TÍCH YẾU TỐ CUNG ỨNG

I. Giới thiệu

Trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thương mại, tối ưu hóa nguồn cung ứng là yếu tố thiết yếu để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có, đồng thời giảm thiểu chi phí nhập hàng. Báo cáo này phân tích các yếu tố liên quan đến cung ứng, nhằm xây dựng chiến lược cung ứng hiệu quả cho doanh nghiệp.

II. Mục tiêu

1. Lựa chọn nhà cung cấp chiến lược.
2. Đánh giá và phân loại các nhà cung cấp hiện có.
3. Xây dựng các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp.

III. Các phương pháp thực hiện

1. Lựa chọn nhà cung cấp chiến lược
   • Cách thực hiện:
     • Đánh giá các nhà cung cấp dựa trên các yếu tố:
       • Giá cả: So sánh giá từ nhiều nhà cung cấp để chọn lựa mức giá cạnh tranh nhất.
       • Chất lượng sản phẩm: Xem xét chất lượng sản phẩm từ các đánh giá và phản hồi của khách hàng.
       • Độ tin cậy: Xem xét lịch sử giao hàng đúng hạn và sự ổn định của nhà cung cấp.
       • Thời gian giao hàng: Phân tích thời gian giao hàng trung bình để đảm bảo tính kịp thời.
   • Kết quả mong đợi: Lựa chọn được 2-3 nhà cung cấp chiến lược có tiềm năng hợp tác lâu dài.
2. Đánh giá và phân loại nhà cung cấp
   • Cách thực hiện:
     • Thu thập dữ liệu về hiệu suất của các nhà cung cấp hiện có:
       • Mức độ đáp ứng nhu cầu: Tỉ lệ hoàn thành đơn hàng đúng hạn và đúng số lượng.
       • Khả năng cung cấp liên tục: Đánh giá khả năng duy trì nguồn hàng ổn định trong các giai đoạn cao điểm.
       • Tính linh hoạt: Khả năng điều chỉnh theo nhu cầu thay đổi.
     • Phân loại nhà cung cấp thành các nhóm:
       • Nhà cung cấp chính (chiến lược)
       • Nhà cung cấp phụ (dự phòng)
   • Kết quả mong đợi: Phân loại rõ ràng các nhà cung cấp theo mức độ quan trọng và hiệu quả.
3. Xây dựng các thỏa thuận dài hạn với nhà cung cấp
   • Cách thực hiện:
     • Đàm phán các điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp chiến lược:
       • Hợp đồng dài hạn: Xác định thời gian hợp tác, điều kiện thanh toán, và các điều khoản giao hàng.
       • Thỏa thuận mua hàng đặc biệt: Xem xét các chương trình ưu đãi, giảm giá cho đơn hàng lớn.
     • Đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và giảm thiểu rủi ro gián đoạn.
   • Kết quả mong đợi: Thiết lập mối quan hệ cung ứng ổn định và đáng tin cậy.

IV. Phân tích và kết quả

1. Lựa chọn nhà cung cấp chiến lược
   • Đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng:
     • Nhà cung cấp A: Giá cạnh tranh, chất lượng sản phẩm cao, độ tin cậy tốt (95% giao hàng đúng hạn).
     • Nhà cung cấp B: Giá cao hơn nhưng có chất lượng sản phẩm xuất sắc, thời gian giao hàng trung bình 5 ngày.
     • Nhà cung cấp C: Giá thấp nhưng chất lượng không ổn định, chỉ đạt 80% trong việc giao hàng đúng hạn.
   • Kết luận: Chọn nhà cung cấp A và B làm nhà cung cấp chiến lược.
2. Đánh giá và phân loại nhà cung cấp
   • Các nhà cung cấp đã được phân loại:
     • Nhà cung cấp chính: A, B
     • Nhà cung cấp phụ: C, D (đã xác định là có hiệu suất thấp và cần xem xét lại).
3. Xây dựng thỏa thuận dài hạn
   • Các hợp đồng dài hạn đã được đàm phán với nhà cung cấp A và B:
     • Nhà cung cấp A: Hợp đồng 3 năm, giá cố định cho 6 tháng đầu, điều chỉnh dựa trên biến động thị trường sau đó.
     • Nhà cung cấp B: Hợp đồng 2 năm với điều khoản ưu đãi cho đơn hàng lớn.

V. Kết luận và khuyến nghị

• Kết luận: Phân tích các yếu tố cung ứng đã giúp doanh nghiệp lựa chọn được các nhà cung cấp chiến lược, phân loại các nhà cung cấp hiệu quả, và xây dựng được các thỏa thuận dài hạn.
• Khuyến nghị:
  • Theo dõi thường xuyên hiệu suất của các nhà cung cấp để đảm bảo chất lượng và độ tin cậy.
  • Nên xem xét định kỳ các điều khoản hợp đồng để đảm bảo sự linh hoạt và phù hợp với nhu cầu thay đổi.
  • Khuyến khích sự hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp chiến lược để phát triển mối quan hệ lâu dài.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Các bạn có thể tham gia cùng chúng tôi tại các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online