Phân tích chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động ở các phòng ban khi lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.

[Son.Tran]

I. Phân tích chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động ở các phòng ban khi lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại theo các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường
Phân tích chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động ở các phòng ban khi lập kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại theo các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường sẽ giúp doanh nghiệp dự đoán và kiểm soát chi phí nhân sự, tối ưu hóa nguồn lực và điều chỉnh kịp thời theo tình hình thực tế. Dưới đây là một quy trình phân tích cụ thể:

1. Phân chia nhân sự và chi phí lao động theo phòng ban​

Trong doanh nghiệp thương mại, nhân sự và chi phí lao động có thể được phân chia theo các phòng ban chính như sau:

• Phòng kinh doanh: Phụ trách bán hàng, phát triển khách hàng, tiếp thị, quản lý tài khoản khách hàng.
• Phòng kế toán: Quản lý dòng tiền, công nợ, và lập báo cáo tài chính.
• Phòng kho vận: Quản lý kho hàng, vận chuyển, và giao nhận.
• Phòng nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên, và chế độ lương thưởng.
• Phòng IT: Đảm bảo hạ tầng công nghệ, bảo trì hệ thống, và hỗ trợ người dùng.

2. Thiết lập các kịch bản doanh số​

Việc thiết lập các kịch bản doanh số dựa trên ba tình huống: tốt nhất, bình thường và xấu nhất. Mỗi tình huống có thể ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu nhân sự và chi phí lao động ở từng phòng ban:

• Kịch bản tốt nhất: Doanh số cao, nhu cầu khách hàng tăng mạnh, cần tăng cường nhân sự, đặc biệt là phòng kinh doanh và kho vận.
• Kịch bản bình thường: Doanh số ổn định, không có biến động lớn, giữ nguyên nhân sự hoặc điều chỉnh nhẹ.
• Kịch bản xấu nhất: Doanh số sụt giảm, nhu cầu thấp, có thể phải cắt giảm lao động hoặc điều chỉnh chi phí lao động để duy trì hiệu quả hoạt động.

3. Dự toán số lượng lao động và chi phí lao động​

a. Kịch bản tốt nhất (tăng trưởng cao)​

• Phòng kinh doanh:
  
  • Dự kiến tăng 20% số lượng nhân viên bán hàng do nhu cầu tiếp cận khách hàng cao hơn.
  • Chi phí lao động tăng 20-25% vì có thể cần thuê thêm nhân viên hoặc tăng lương, thưởng.
• Phòng kho vận:
  
  • Tăng số lượng nhân viên kho bãi và giao nhận hàng hóa do hàng hóa xuất nhập nhiều hơn.
  • Chi phí lao động tăng 15-20%, bao gồm lương tăng thêm và các khoản phụ cấp vận chuyển.
• Phòng kế toán:
  
  • Có thể giữ nguyên hoặc tăng nhẹ số lượng nhân sự (tăng 5-10%), chủ yếu để xử lý khối lượng giao dịch tài chính nhiều hơn.
  • Chi phí lao động tăng 5-10%.
• Phòng nhân sự:
  
  • Tăng cường tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, chi phí lao động tăng khoảng 10%.
• Phòng IT:
  
  • Tăng nhân sự hoặc thuê dịch vụ để hỗ trợ các hoạt động trực tuyến và quản lý hệ thống bán hàng.
  • Chi phí tăng 10-15%.

b. Kịch bản bình thường (doanh số ổn định)​

• Phòng kinh doanh:
  
  • Giữ nguyên số lượng nhân viên hoặc chỉ tăng nhẹ (tăng 5-10%) để duy trì tiếp cận khách hàng.
  • Chi phí lao động giữ nguyên hoặc tăng nhẹ do lương và thưởng ổn định.
• Phòng kho vận:
  
  • Không có thay đổi đáng kể về nhân sự và chi phí lao động, giữ nguyên hoặc tăng nhẹ 5%.
• Phòng kế toán:
  
  • Giữ nguyên số lượng nhân viên.
  • Chi phí lao động ổn định.
• Phòng nhân sự:
  
  • Giữ nguyên, chỉ cần bổ sung một số vị trí nếu có nhân viên nghỉ việc, chi phí lao động ổn định.
• Phòng IT:
  
  • Giữ nguyên, đảm bảo hoạt động hệ thống không bị gián đoạn, chi phí lao động ổn định.

c. Kịch bản xấu nhất (doanh số giảm)​

• Phòng kinh doanh:
  
  • Giảm 10-15% số lượng nhân viên bán hàng do nhu cầu khách hàng giảm.
  • Chi phí lao động giảm 10-15%.
• Phòng kho vận:
  
  • Giảm số lượng nhân viên kho vận (giảm 10%) do hàng hóa xuất nhập ít.
  • Chi phí lao động giảm tương ứng.
• Phòng kế toán:
  
  • Giữ nguyên hoặc giảm nhẹ số lượng nhân viên.
  • Chi phí lao động giảm 5-10%.
• Phòng nhân sự:
  
  • Giảm cường độ tuyển dụng và đào tạo, chi phí lao động giảm 5-10%.
• Phòng IT:
  
  • Giữ nguyên, chi phí lao động có thể giảm nhẹ nếu cắt giảm các dự án không cần thiết.

4. Tính toán chi phí lao động​

Giả sử một doanh nghiệp có các mức chi phí lao động hàng tháng dựa trên phòng ban như sau:

Phòng ban	Số nhân viên hiện tại	Lương trung bình (triệu VND/người/tháng)	Chi phí lao động hiện tại (triệu VND/tháng)
Phòng kinh doanh	50	15	750
Phòng kho vận	30	12	360
Phòng kế toán	10	20	200
Phòng nhân sự	5	18	90
Phòng IT	7	25	175
Tổng cộng	102		1,575

a. Kịch bản tốt nhất:​

• Phòng kinh doanh: Tăng 20% số nhân viên (10 người) → Chi phí lao động tăng thêm 150 triệu VND.
• Phòng kho vận: Tăng 15% số nhân viên (5 người) → Chi phí lao động tăng thêm 60 triệu VND.
• Phòng kế toán: Tăng 5% số nhân viên (0.5 người) → Chi phí tăng thêm 10 triệu VND.
• Phòng nhân sự: Tăng 10% số nhân viên (0.5 người) → Chi phí tăng thêm 9 triệu VND.
• Phòng IT: Tăng 10% số nhân viên (0.7 người) → Chi phí tăng thêm 17.5 triệu VND.

Tổng chi phí lao động trong kịch bản tốt nhất = 1,575 + (150 + 60 + 10 + 9 + 17.5) = 1,821.5 triệu VND/tháng.

b. Kịch bản xấu nhất:​

• Phòng kinh doanh: Giảm 10% số nhân viên (5 người) → Chi phí lao động giảm 75 triệu VND.
• Phòng kho vận: Giảm 10% số nhân viên (3 người) → Chi phí lao động giảm 36 triệu VND.
• Phòng kế toán: Giảm 5% số nhân viên (0.5 người) → Chi phí giảm 10 triệu VND.
• Phòng nhân sự: Giảm 5% số nhân viên (0.25 người) → Chi phí giảm 4.5 triệu VND.
• Phòng IT: Giảm 5% số nhân viên (0.35 người) → Chi phí giảm 8.75 triệu VND.

Tổng chi phí lao động trong kịch bản xấu nhất = 1,575 - (75 + 36 + 10 + 4.5 + 8.75) = 1,440.75 triệu VND/tháng.

5. Kết luận​

Việc phân tích chi phí lao động theo các kịch bản giúp doanh nghiệp thương mại có cái nhìn rõ ràng về việc điều chỉnh nhân sự và chi phí lao động theo từng tình huống cụ thể. Trong kịch bản doanh số tốt nhất, doanh nghiệp sẽ cần tăng cường nhân sự và chi phí lao động, trong khi ở kịch bản xấu nhất, cần cắt giảm để duy trì hiệu quả chi phí.

II. Ví dụ về phân tích số lượng lao động và chi phí lao động ở các phòng ban trong một doanh nghiệp thương mại.

1. Thông tin chung về doanh nghiệp thương mại​

Giả định doanh nghiệp thương mại này hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng tiêu dùng, với các phòng ban chính:

• Phòng kinh doanh: 100 nhân viên.
• Phòng kho vận: 80 nhân viên.
• Phòng kế toán: 20 nhân viên.
• Phòng nhân sự: 10 nhân viên.
• Phòng IT: 15 nhân viên.
• Phòng marketing: 25 nhân viên.

2. Chi phí lao động hiện tại​

Phòng ban	Số nhân viên hiện tại	Lương trung bình (triệu VND/người/tháng)	Chi phí hiện tại (triệu VND/tháng)
Phòng kinh doanh	100	18	1,800
Phòng kho vận	80	16	1,280
Phòng kế toán	20	22	440
Phòng nhân sự	10	20	200
Phòng IT	15	25	375
Phòng marketing	25	24	600
Tổng cộng	250		4,695 triệu VND/tháng

3. Thiết lập các kịch bản doanh thu​

• Kịch bản tốt nhất: Doanh thu dự kiến tăng 30% nhờ sự gia tăng mạnh mẽ của nhu cầu thị trường và mở rộng thị phần.
• Kịch bản bình thường: Doanh thu tăng trưởng nhẹ, chỉ tăng khoảng 5% so với năm trước.
• Kịch bản xấu nhất: Doanh thu giảm 15% do ảnh hưởng của suy thoái kinh tế và sự sụt giảm trong nhu cầu khách hàng.

4. Phân tích chi phí lao động theo các kịch bản​

a. Kịch bản tốt nhất (tăng trưởng 30%)​

Khi doanh thu tăng trưởng mạnh, doanh nghiệp cần tăng cường nhân sự để đáp ứng nhu cầu khách hàng và quản lý sự mở rộng thị trường.

• Phòng kinh doanh: Tăng 30% số lượng nhân viên (thêm 30 người) để tăng cường khả năng bán hàng và chăm sóc khách hàng.
  
  • Chi phí lao động tăng: 30×18=540 triệu VND/tháng.
• Phòng kho vận: Tăng 20% số lượng nhân viên (thêm 16 người) để xử lý lượng hàng hóa tăng mạnh.
  
  • Chi phí lao động tăng: 16×16=256 triệu VND/tháng.
• Phòng kế toán: Tăng 10% nhân viên (thêm 2 người) để quản lý khối lượng giao dịch và thu chi nhiều hơn.
  
  • Chi phí lao động tăng: 2×22=44 triệu VND/tháng.
• Phòng nhân sự: Tăng 20% số lượng nhân viên (thêm 2 người) để hỗ trợ công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới.
  
  • Chi phí lao động tăng: 2×20=400 triệu VND/tháng.
• Phòng IT: Tăng 15% nhân viên (thêm 2 người) để hỗ trợ quản lý hệ thống công nghệ và bảo mật.
  
  • Chi phí lao động tăng: 2×25=50 triệu VND/tháng.
• Phòng marketing: Tăng 25% nhân viên (thêm 6 người) để thúc đẩy chiến dịch marketing lớn và quản lý nhiều kênh truyền thông hơn.
  
  • Chi phí lao động tăng: 6×24=144triệu VND/tháng.

Tổng chi phí lao động tăng trong kịch bản tốt nhất:

• Chi phí lao động tăng thêm = 540+256+44+40+50+144=1,074 triệu VND/tháng.
• Tổng chi phí lao động trong kịch bản tốt nhất = 4,695+1,074=5,769 triệu VND/tháng.

b. Kịch bản bình thường (tăng trưởng 5%)​

Trong kịch bản này, doanh thu chỉ tăng nhẹ, do đó doanh nghiệp không cần mở rộng nhân sự quá lớn. Một số phòng ban có thể điều chỉnh nhẹ về nhân sự:

• Phòng kinh doanh: Tăng 5% nhân viên (thêm 5 người) để đáp ứng sự tăng trưởng doanh thu.
  
  • Chi phí lao động tăng: 5×18=90 triệu VND/tháng.
• Phòng kho vận: Tăng 5% nhân viên (thêm 4 người).
  
  • Chi phí lao động tăng: 4×16=64 triệu VND/tháng.
• Phòng kế toán: Không thay đổi số lượng nhân sự.
• Phòng nhân sự: Giữ nguyên số lượng nhân sự.
• Phòng IT: Không thay đổi nhân sự.
• Phòng marketing: Tăng nhẹ 5% số lượng nhân viên (thêm 1 người).
  
  • Chi phí lao động tăng: 1×24=24triệu VND/tháng.

Tổng chi phí lao động tăng trong kịch bản bình thường:

• Chi phí lao động tăng thêm = 90+64+24=178 triệu VND/tháng.
• Tổng chi phí lao động trong kịch bản bình thường = 4,695+178=4,873 triệu VND/tháng.

c. Kịch bản xấu nhất (doanh thu giảm 15%)​

Khi doanh thu sụt giảm, doanh nghiệp sẽ cắt giảm nhân sự để tiết kiệm chi phí lao động:

• Phòng kinh doanh: Giảm 15% số nhân viên (giảm 15 người) do nhu cầu thị trường giảm.
  
  • Chi phí lao động giảm: 15×18=270 triệu VND/tháng.
• Phòng kho vận: Giảm 10% số nhân viên (giảm 8 người).
  
  • Chi phí lao động giảm: 8×16=128 triệu VND/tháng.
• Phòng kế toán: Giảm 10% số nhân viên (giảm 2 người).
  
  • Chi phí lao động giảm: 2×22=44 triệu VND/tháng.
• Phòng nhân sự: Giảm 10% số nhân viên (giảm 1 người).
  
  • Chi phí lao động giảm: 1×20=20 triệu VND/tháng.
• Phòng IT: Giảm 5% số nhân viên (giảm 1 người).
  
  • Chi phí lao động giảm: 1×25=25 triệu VND/tháng.
• Phòng marketing: Giảm 15% nhân viên (giảm 4 người).
  
  • Chi phí lao động giảm: 4×24=96 triệu VND/tháng.

Tổng chi phí lao động giảm trong kịch bản xấu nhất:

• Chi phí lao động giảm = 270+128+44+20+25+96=583 triệu VND/tháng.
• Tổng chi phí lao động trong kịch bản xấu nhất = 4,695−583=4,112 triệu VND/tháng.

5. Tổng kết​

Kịch bản	Tổng chi phí lao động (triệu VND/tháng)
Kịch bản tốt nhất	5,769
Kịch bản bình thường	4,873
Kịch bản xấu nhất	4,112

Qua phân tích này, có thể thấy chi phí lao động của doanh nghiệp thương mại sẽ dao động mạnh dựa trên tình hình doanh thu và nhu cầu thị trường. Trong kịch bản tốt nhất, chi phí lao động tăng cao do cần mở rộng nhân sự. Trong kịch bản xấu nhất, việc cắt giảm nhân sự là cần thiết để tối ưu hóa chi phí, giữ vững hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong