I. Phân tích chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động trong các phòng ban của doanh nghiệp dịch vụ khi lập kế hoạch kinh doanh theo các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường
Phân tích chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động trong các phòng ban của doanh nghiệp dịch vụ khi lập kế hoạch kinh doanh theo các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực và kiểm soát chi phí hiệu quả. Cách tiếp cận này đòi hỏi phải phân tích chi tiết từng kịch bản để đưa ra các giả định phù hợp với tình hình thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp.
1. Phân tích số lượng lao động và chi phí lao động theo từng kịch bản
a. Kịch bản tốt nhất
Kịch bản tốt nhất giả định rằng doanh nghiệp đạt được mức doanh số cao nhất có thể dựa trên khả năng tối đa của công ty. Dưới đây là các bước phân tích chi tiết:
- Nhu cầu lao động tăng: Do nhu cầu thị trường cao, doanh nghiệp cần bổ sung nhân lực cho các bộ phận để đáp ứng khối lượng công việc tăng lên. Các phòng ban như dịch vụ khách hàng, bán hàng, và kỹ thuật có thể cần thêm nhân viên.
- Chi phí lao động tăng: Vì số lượng lao động tăng, chi phí lao động bao gồm lương, thưởng, và các phụ cấp cũng tăng lên. Đồng thời, doanh nghiệp có thể phải trả thêm chi phí cho việc làm thêm giờ hoặc thuê ngoài trong trường hợp nhu cầu tăng đột biến.
Ví dụ minh họa (giả định):
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Số lao động cần thêm (kịch bản tốt nhất) | Tổng số lao động | Chi phí lao động hiện tại (VNĐ) | Chi phí lao động (kịch bản tốt nhất) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng | 20 | 10 | 30 | 200,000,000 | 300,000,000 |
| Bán hàng | 15 | 5 | 20 | 150,000,000 | 200,000,000 |
| Kỹ thuật | 10 | 5 | 15 | 100,000,000 | 150,000,000 |
| Tổng cộng | 45 | 20 | 65 | 450,000,000 | 650,000,000 |
b. Kịch bản xấu nhất
Kịch bản xấu nhất giả định rằng doanh số giảm mạnh và doanh nghiệp cần phải cắt giảm lao động để giảm chi phí. Dưới đây là các điểm quan trọng cần xem xét:
- Cắt giảm lao động: Do nhu cầu giảm, doanh nghiệp sẽ phải cắt giảm số lượng lao động ở các phòng ban không cần thiết hoặc cắt giảm thời gian làm việc.
- Chi phí lao động giảm: Lương thưởng và các chi phí liên quan đến lao động cũng sẽ giảm theo tỷ lệ lao động bị cắt giảm.
Ví dụ minh họa (giả định):
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Số lao động cần giảm (kịch bản xấu nhất) | Tổng số lao động | Chi phí lao động hiện tại (VNĐ) | Chi phí lao động (kịch bản xấu nhất) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng | 20 | 5 | 15 | 200,000,000 | 150,000,000 |
| Bán hàng | 15 | 5 | 10 | 150,000,000 | 100,000,000 |
| Kỹ thuật | 10 | 3 | 7 | 100,000,000 | 70,000,000 |
| Tổng cộng | 45 | 13 | 32 | 450,000,000 | 320,000,000 |
c. Kịch bản bình thường
Kịch bản bình thường giả định rằng doanh nghiệp đạt được mức doanh số trung bình, tương đương với kế hoạch đã đề ra ban đầu. Trong trường hợp này:
- Số lượng lao động ổn định: Do không có sự biến động lớn về doanh số, số lượng lao động sẽ giữ nguyên hoặc thay đổi rất ít.
- Chi phí lao động không thay đổi: Chi phí lao động sẽ tương ứng với kế hoạch chi phí đã đề ra ban đầu.
Ví dụ minh họa (giả định):
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Số lao động cần điều chỉnh (kịch bản bình thường) | Tổng số lao động | Chi phí lao động hiện tại (VNĐ) | Chi phí lao động (kịch bản bình thường) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng | 20 | 0 | 20 | 200,000,000 | 200,000,000 |
| Bán hàng | 15 | 0 | 15 | 150,000,000 | 150,000,000 |
| Kỹ thuật | 10 | 0 | 10 | 100,000,000 | 100,000,000 |
| Tổng cộng | 45 | 0 | 45 | 450,000,000 | 450,000,000 |
2. Phân tích và đánh giá
a. Sự linh hoạt trong quản lý lao động:
- Kịch bản tốt nhất: Doanh nghiệp cần chú trọng đến việc tuyển dụng và đào tạo nhanh chóng để đáp ứng nhu cầu tăng. Việc này đòi hỏi sự phối hợp giữa các phòng ban, đặc biệt là nhân sự và tài chính, để đảm bảo việc bổ sung lao động không gây quá tải về ngân sách.
- Kịch bản xấu nhất: Cần xem xét các biện pháp cắt giảm lao động một cách hợp lý, tránh ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc. Việc điều chỉnh lao động có thể bao gồm chuyển một số lao động sang các phòng ban khác hoặc giảm giờ làm thay vì cắt giảm nhân sự.
b. Kiểm soát chi phí lao động:
- Kịch bản tốt nhất: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng việc tăng số lượng lao động không làm tăng quá mức chi phí lao động. Điều này có thể kiểm soát qua việc đưa ra các cơ chế làm việc hiệu quả, áp dụng công nghệ hoặc sử dụng các nguồn lao động tạm thời.
- Kịch bản xấu nhất: Cần kiểm soát chặt chẽ các chi phí liên quan đến lao động như lương, thưởng, và các phụ cấp để đảm bảo chi phí tổng thể không vượt quá khả năng của doanh nghiệp.
3. Kết luận
Việc lập kế hoạch kinh doanh dựa trên các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường yêu cầu doanh nghiệp phải linh hoạt trong quản lý số lượng lao động và chi phí lao động. Sự thay đổi về nhu cầu lao động ở từng phòng ban có thể ảnh hưởng lớn đến chi phí tổng thể, do đó doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết và có các phương án dự phòng phù hợp.
II. Ví dụ chi tiết về số lượng lao động và chi phí lao động ở các phòng ban của một doanh nghiệp dịch vụ khi lập kế hoạch kinh doanh theo các kịch bản doanh số tốt nhất, xấu nhất và bình thường.
1. Thông tin chung về doanh nghiệp
- Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp dịch vụ cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý và IT.
- Số lượng phòng ban chính: Phòng dịch vụ khách hàng (CS), phòng kinh doanh (Sales), phòng kỹ thuật (Tech), phòng hành chính (Admin), và phòng tài chính (Finance).
- Tổng số lao động hiện tại: 85 người.
- Chi phí lao động hiện tại: 8 tỷ VNĐ/tháng.
2. Kịch bản doanh số và nhu cầu lao động
Doanh nghiệp xây dựng ba kịch bản doanh số dựa trên dự báo thị trường:
tốt nhất,
xấu nhất, và
bình thường. Mỗi kịch bản đều đi kèm với các điều chỉnh về số lượng lao động và chi phí lao động ở từng phòng ban.
a. Kịch bản tốt nhất (Doanh số tăng 25%)
- Nhu cầu dịch vụ tăng 25% so với kế hoạch ban đầu.
- Doanh nghiệp cần mở rộng số lượng lao động ở các phòng ban dịch vụ khách hàng, kinh doanh, và kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu mới.
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Lương trung bình/tháng (VNĐ) | Số lao động cần thêm | Tổng số lao động (Kịch bản tốt nhất) | Chi phí lao động (Kịch bản tốt nhất) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng (CS) | 20 | 20,000,000 | 10 | 30 | 600,000,000 |
| Kinh doanh (Sales) | 25 | 25,000,000 | 5 | 30 | 750,000,000 |
| Kỹ thuật (Tech) | 20 | 30,000,000 | 7 | 27 | 810,000,000 |
| Hành chính (Admin) | 10 | 18,000,000 | 2 | 12 | 216,000,000 |
| Tài chính (Finance) | 10 | 35,000,000 | 1 | 11 | 385,000,000 |
| Tổng cộng | 85 | | 25 | 110 | 2,761,000,000 |
b. Kịch bản xấu nhất (Doanh số giảm 20%)
- Nhu cầu dịch vụ giảm 20%.
- Doanh nghiệp cần giảm bớt lao động ở các bộ phận kỹ thuật và dịch vụ khách hàng. Các biện pháp khác như cắt giảm giờ làm, giảm nhân viên thời vụ hoặc chuyển sang chế độ làm việc bán thời gian có thể được áp dụng.
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Lương trung bình/tháng (VNĐ) | Số lao động cắt giảm | Tổng số lao động (Kịch bản xấu nhất) | Chi phí lao động (Kịch bản xấu nhất) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng (CS) | 20 | 20,000,000 | 5 | 15 | 300,000,000 |
| Kinh doanh (Sales) | 25 | 25,000,000 | 3 | 22 | 550,000,000 |
| Kỹ thuật (Tech) | 20 | 30,000,000 | 6 | 14 | 420,000,000 |
| Hành chính (Admin) | 10 | 18,000,000 | 1 | 9 | 162,000,000 |
| Tài chính (Finance) | 10 | 35,000,000 | 0 | 10 | 350,000,000 |
| Tổng cộng | 85 | | 15 | 70 | 1,782,000,000 |
c. Kịch bản bình thường (Doanh số không đổi)
- Doanh nghiệp giữ nguyên mức doanh số như dự báo ban đầu.
- Số lượng lao động và chi phí lao động ổn định không thay đổi.
| Phòng ban | Số lao động hiện tại | Lương trung bình/tháng (VNĐ) | Số lao động | Chi phí lao động (Kịch bản bình thường) (VNĐ) |
|---|
| Dịch vụ khách hàng (CS) | 20 | 20,000,000 | 20 | 400,000,000 |
| Kinh doanh (Sales) | 25 | 25,000,000 | 25 | 625,000,000 |
| Kỹ thuật (Tech) | 20 | 30,000,000 | 20 | 600,000,000 |
| Hành chính (Admin) | 10 | 18,000,000 | 10 | 180,000,000 |
| Tài chính (Finance) | 10 | 35,000,000 | 10 | 350,000,000 |
| Tổng cộng | 85 | | 85 | 2,155,000,000 |
3. Phân tích tổng quát
- Kịch bản tốt nhất: Doanh nghiệp cần bổ sung 25 nhân viên để đáp ứng nhu cầu tăng 25%, đặc biệt là các bộ phận CS và Tech. Chi phí lao động tăng lên đến 2,761,000,000 VNĐ, cao hơn 28% so với mức chi phí bình thường.
- Kịch bản xấu nhất: Số lượng lao động giảm xuống còn 70 người. Tổng chi phí lao động giảm xuống còn 1,782,000,000 VNĐ, giảm khoảng 17% so với chi phí bình thường.
- Kịch bản bình thường: Doanh nghiệp giữ nguyên mức lao động với tổng chi phí lao động là 2,155,000,000 VNĐ/tháng.
4. Kết luận và các biện pháp quản lý
- Kịch bản tốt nhất: Cần quản lý hiệu quả việc tuyển dụng và đào tạo nhanh để đáp ứng nhu cầu, đồng thời duy trì mức chi phí hợp lý.
- Kịch bản xấu nhất: Doanh nghiệp cần cân nhắc các biện pháp giảm lao động mà vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ. Một số nhân viên có thể chuyển sang làm việc bán thời gian hoặc tạm thời.
- Kịch bản bình thường: Giữ nguyên cơ cấu lao động và chi phí, nhưng doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án linh hoạt để đối phó với những biến động bất ngờ trong thị trường.
Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.
Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO:
https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng:
https://clevercfo.com/ke-toan-truong
