Không chỉ là khó khăn trong thời kỳ đại dịch, các Doanh nghiệp Dược thường phải đối mặt với những bài toán quản lý chưa được giải quyết hiệu quả trong việc:
Tại Bộ phận Kinh doanh
Sự phát triển vũ bão của công nghệ thông tin, các hoạt động của tất cả các bộ phận đều được “số hóa” giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Trong đó bộ phận bán hàng là một trong những “điểm sáng” khi áp dụng phần mềm ERP vào việc quản lý. Cụ thể như sau:
Đầu tháng, Ban giám đốc hoặc giám sát sẽ lập lịch giao hàng theo tuyến, tất cả thông tin được cập nhật trên phần mềm để trình dược viên dựa vào lịch giao hàng này mà tiến hành ghi nhận nhu cầu khách hàng trước đó một ngày để kịp thời gian giao hàng. Trình dược viên sẽ tập hợp các nhu cầu của các khách hàng sau đó Fax về kế toán để tiến hành lập đơn hàng. Khi trình dược viên Fax bảng dự trù hàng về, kế toán sẽ cập nhật trên đơn hàng, phần mềm sẽ để đơn hàng ở trạng thái “chờ hoàn thiện”.
Phần mềm ERP hỗ trợ để trình dược viên có thể cập nhật online đơn hàng trên hệ thống và kế toán sẽ kiểm tra lại sau đó in và ký phiếu soạn hàng gửi xuống kho. Bộ phận kho có thể kiểm tra tất cả những thông tin về các đơn hàng trên phần mềm để chuẩn bị tốt cho việc soạn hàng. Sau khi hoàn tất soạn hàng, bộ phận kho chuyển trạng thái đơn hàng về trạng thái “đã hoàn thiện” trên phần mềm ERP.
Với bộ phận Sản xuất
Phần mềm ERP giúp hoạt động của các doanh nghiệp lĩnh vực Dược phẩm từ lập kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu vật tư, điều độ sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm và thống kê sản lượng sản xuất. Quá trình sản xuất được quản lý tốt góp phần tối ưu được các nguồn lực cần thiết trong sản xuất, qua đó giảm giá thành, tăng năng suất.
Đồng thời, khi áp dụng phần mềm, các doanh nghiệp lĩnh vực Dược phẩm luôn chủ động và kiểm soát tốt hoạt động sản xuất của mình, nâng cao hiệu quả sản xuất, gia tăng lợi thế cạnh tranh và từ đó nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Ngoài ra, Phần mềm ERP cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo đáp ứng đặc thù của lĩnh vực dược phẩm. Trong đó, có các báo cáo quan trọng liên quan đến quá trình bán hàng như: báo cáo kinh doanh theo nhiều tiêu chí, báo cáo doanh thu bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo tiền về bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo công nợ khách hàng theo nhiều tiêu chí… Phần mềm cũng cho phép thiết kế mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp.
- Kiểm soát số lượng thuốc nhập vào, xuất ra trong kỳ;
- Theo dõi công nợ khách hàng của từng trình dược viên;
- Theo dõi được chi tiết các loại thuốc theo lô, theo hạn sử dụng, theo hãng sản xuất;
- Kiểm soát hàng tồn kho theo từng loại;
- Quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm
- Quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm theo nhiều đơn vị tính đa dạng;
- …
Tại Bộ phận Kinh doanh
Sự phát triển vũ bão của công nghệ thông tin, các hoạt động của tất cả các bộ phận đều được “số hóa” giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Trong đó bộ phận bán hàng là một trong những “điểm sáng” khi áp dụng phần mềm ERP vào việc quản lý. Cụ thể như sau:
Đầu tháng, Ban giám đốc hoặc giám sát sẽ lập lịch giao hàng theo tuyến, tất cả thông tin được cập nhật trên phần mềm để trình dược viên dựa vào lịch giao hàng này mà tiến hành ghi nhận nhu cầu khách hàng trước đó một ngày để kịp thời gian giao hàng. Trình dược viên sẽ tập hợp các nhu cầu của các khách hàng sau đó Fax về kế toán để tiến hành lập đơn hàng. Khi trình dược viên Fax bảng dự trù hàng về, kế toán sẽ cập nhật trên đơn hàng, phần mềm sẽ để đơn hàng ở trạng thái “chờ hoàn thiện”.
Phần mềm ERP hỗ trợ để trình dược viên có thể cập nhật online đơn hàng trên hệ thống và kế toán sẽ kiểm tra lại sau đó in và ký phiếu soạn hàng gửi xuống kho. Bộ phận kho có thể kiểm tra tất cả những thông tin về các đơn hàng trên phần mềm để chuẩn bị tốt cho việc soạn hàng. Sau khi hoàn tất soạn hàng, bộ phận kho chuyển trạng thái đơn hàng về trạng thái “đã hoàn thiện” trên phần mềm ERP.
Với bộ phận Sản xuất
Phần mềm ERP giúp hoạt động của các doanh nghiệp lĩnh vực Dược phẩm từ lập kế hoạch sản xuất, hoạch định nhu cầu vật tư, điều độ sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm và thống kê sản lượng sản xuất. Quá trình sản xuất được quản lý tốt góp phần tối ưu được các nguồn lực cần thiết trong sản xuất, qua đó giảm giá thành, tăng năng suất.
Đồng thời, khi áp dụng phần mềm, các doanh nghiệp lĩnh vực Dược phẩm luôn chủ động và kiểm soát tốt hoạt động sản xuất của mình, nâng cao hiệu quả sản xuất, gia tăng lợi thế cạnh tranh và từ đó nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Ngoài ra, Phần mềm ERP cung cấp đầy đủ hệ thống báo cáo đáp ứng đặc thù của lĩnh vực dược phẩm. Trong đó, có các báo cáo quan trọng liên quan đến quá trình bán hàng như: báo cáo kinh doanh theo nhiều tiêu chí, báo cáo doanh thu bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo tiền về bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo công nợ khách hàng theo nhiều tiêu chí… Phần mềm cũng cho phép thiết kế mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp.
