Phân cấp chi phí (Cost Hierarchy) trong doanh nghiệp.

[Son.Tran]

I. Phân cấp chi phí (Cost Hierarchy) trong doanh nghiệp.
Phân cấp chi phí (Cost Hierarchy) là một khái niệm quan trọng trong quản lý chi phí của doanh nghiệp. Phương pháp này giúp phân loại và tổ chức các chi phí dựa trên mức độ liên quan và nguyên nhân phát sinh của chúng. Hiểu rõ và áp dụng phân cấp chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát và quản lý chi phí hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận.

Dưới đây là nội dung chi tiết về phân cấp chi phí, bao gồm định nghĩa, các cấp độ chi phí, ví dụ minh họa và cách áp dụng trong doanh nghiệp.

---

1. Phân cấp chi phí là gì?​

Phân cấp chi phí (Cost Hierarchy) là một hệ thống phân loại chi phí thành các cấp độ khác nhau dựa trên mức độ ảnh hưởng và phạm vi sử dụng tài nguyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Mô hình này thường được áp dụng trong kế toán chi phí theo hoạt động (Activity-Based Costing - ABC) để xác định chi phí chính xác hơn.

2. Các cấp độ trong phân cấp chi phí​

Phân cấp chi phí thường được chia thành 4 cấp độ chính, bao gồm:

1. Chi phí cấp độ đơn vị (Unit-Level Costs):
   
   • Là các chi phí phát sinh tương ứng với từng đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc cung cấp.
   • Ví dụ: Nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp, và chi phí năng lượng sử dụng cho sản xuất từng sản phẩm.
2. Chi phí cấp độ lô (Batch-Level Costs):
   
   • Các chi phí này phát sinh mỗi khi thực hiện một lô sản xuất hoặc đơn hàng, bất kể số lượng sản phẩm trong lô.
   • Ví dụ: Chi phí thiết lập máy móc, vận chuyển hàng hóa cho một lô hàng, kiểm tra chất lượng lô sản phẩm.
3. Chi phí cấp độ sản phẩm (Product-Level Costs):
   
   • Là các chi phí liên quan trực tiếp đến từng loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
   • Ví dụ: Chi phí thiết kế sản phẩm mới, bảo dưỡng thiết bị đặc thù, chi phí nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D).
4. Chi phí cấp độ cơ sở (Facility-Level Costs):
   
   • Đây là các chi phí chung cho toàn bộ doanh nghiệp và không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất hay số lượng sản phẩm.
   • Ví dụ: Tiền thuê nhà xưởng, chi phí an ninh, bảo dưỡng tòa nhà, tiền điện, nước và các chi phí quản lý văn phòng.

---

3. Ví dụ minh họa về phân cấp chi phí​

Công ty XYZ sản xuất các loại điện thoại di động. Dưới đây là ví dụ minh họa về cách phân cấp chi phí cho công ty này:

• Chi phí cấp độ đơn vị:
  
  • Nguyên vật liệu (mạch điện tử, vỏ nhựa, pin, màn hình, v.v.) để sản xuất từng chiếc điện thoại.
  • Lao động trực tiếp cho từng chiếc điện thoại trong dây chuyền lắp ráp.
• Chi phí cấp độ lô:
  
  • Thiết lập máy móc cho một lô sản xuất gồm 1.000 chiếc điện thoại.
  • Chi phí vận chuyển cho việc giao hàng của từng lô điện thoại đến các nhà phân phối.
• Chi phí cấp độ sản phẩm:
  
  • Chi phí phát triển sản phẩm mới như điện thoại có tính năng tiên tiến (AI, camera cải tiến).
  • Chi phí tiếp thị cho từng dòng sản phẩm riêng biệt (như dòng cao cấp, tầm trung).
• Chi phí cấp độ cơ sở:
  
  • Chi phí thuê nhà xưởng và văn phòng cho nhà máy sản xuất điện thoại.
  • Chi phí an ninh và bảo trì chung cho nhà máy và văn phòng công ty.

---

4. Lợi ích của phân cấp chi phí trong doanh nghiệp​

Phân cấp chi phí mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Giúp xác định chính xác hơn chi phí liên quan đến từng hoạt động: Từ đó, doanh nghiệp có thể hiểu rõ chi phí nào đang ảnh hưởng đến lợi nhuận và đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ quyết định chiến lược: Doanh nghiệp có thể dựa vào phân cấp chi phí để xác định giá bán sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc loại bỏ các sản phẩm không còn mang lại lợi nhuận.
• Nâng cao hiệu quả quản lý: Việc phân loại chi phí rõ ràng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và đưa ra các quyết định đúng đắn về đầu tư và quản lý.

---

5. Nhược điểm của phân cấp chi phí​

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, phân cấp chi phí cũng có một số nhược điểm như:

• Phức tạp và tốn kém thời gian: Đòi hỏi sự phân tích chi tiết và hệ thống hóa dữ liệu, điều này có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực.
• Khó áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ: Các công ty có quy mô nhỏ hoặc quy trình sản xuất đơn giản có thể không thấy lợi ích rõ ràng từ việc áp dụng phương pháp này.
• Phụ thuộc vào độ chính xác của dữ liệu: Nếu dữ liệu đầu vào không chính xác, việc phân cấp chi phí có thể dẫn đến kết quả sai lệch.

---

6. Cách áp dụng phân cấp chi phí trong doanh nghiệp​

Để triển khai phân cấp chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

1. Phân tích và xác định các hoạt động chính trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
2. Thu thập dữ liệu chi phí liên quan và phân loại chúng theo các cấp độ chi phí.
3. Áp dụng mô hình kế toán theo chi phí dựa trên hoạt động (ABC) để tính toán chi phí cụ thể cho từng sản phẩm hoặc dịch vụ.
4. Đánh giá hiệu quả của việc phân cấp chi phí và thực hiện các điều chỉnh nếu cần để tối ưu hóa lợi nhuận.
5. Đào tạo nhân viên hiểu rõ về mô hình này để họ có thể áp dụng hiệu quả trong thực tiễn.

---

7. Kết luận​

Phân cấp chi phí là một công cụ quản lý chi phí mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động và đưa ra các quyết định chiến lược chính xác hơn. Bằng cách áp dụng phân cấp chi phí, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả hơn, đặc biệt là trong các môi trường sản xuất phức tạp và cạnh tranh khốc liệt.

II. Ví dụ minh họa chi tiết về phân cấp chi phí (Cost Hierarchy)
Ví dụ này sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện từng bước của quy trình triển khai phân cấp chi phí nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

---

Bối cảnh doanh nghiệp​

• Công ty ABC sản xuất 3 loại sản phẩm chính: bàn, ghế, và tủ.
• Mỗi sản phẩm có quy trình sản xuất khác nhau, yêu cầu thiết lập máy móc và nguồn nguyên vật liệu khác nhau.
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa chi phí sản xuất bằng cách áp dụng kế toán chi phí theo hoạt động (ABC) và phân cấp chi phí.

1. Phân tích và xác định các hoạt động chính​

Công ty ABC đã xác định các hoạt động chính liên quan đến quy trình sản xuất và kinh doanh như sau:

• Hoạt động cấp độ đơn vị (Unit-Level Activities):
  
  • Sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp (gỗ, ốc vít, keo dán).
  • Lao động trực tiếp cho việc lắp ráp từng sản phẩm.
• Hoạt động cấp độ lô (Batch-Level Activities):
  
  • Thiết lập máy móc cho từng lô sản xuất.
  • Kiểm tra chất lượng các sản phẩm trong mỗi lô.
• Hoạt động cấp độ sản phẩm (Product-Level Activities):
  
  • Thiết kế sản phẩm mới.
  • Quảng cáo và tiếp thị sản phẩm.
• Hoạt động cấp độ cơ sở (Facility-Level Activities):
  
  • Bảo trì nhà xưởng và trang thiết bị.
  • Chi phí quản lý văn phòng và bảo đảm an ninh.

2. Thu thập dữ liệu chi phí và phân loại theo cấp độ chi phí​

Dưới đây là các số liệu chi phí được công ty ABC thu thập trong tháng 10/2024:

Hoạt động	Chi phí (VND)	Phân loại
Nguyên vật liệu trực tiếp	800,000,000​	Cấp độ đơn vị
Lao động trực tiếp	500,000,000​	Cấp độ đơn vị
Thiết lập máy móc cho lô hàng	200,000,000​	Cấp độ lô
Kiểm tra chất lượng	100,000,000​	Cấp độ lô
Thiết kế sản phẩm mới	150,000,000​	Cấp độ sản phẩm
Quảng cáo và tiếp thị	300,000,000​	Cấp độ sản phẩm
Bảo trì nhà xưởng	250,000,000​	Cấp độ cơ sở
Chi phí quản lý văn phòng	200,000,000​	Cấp độ cơ sở

Tổng chi phí trong tháng: 2,500,000,000 VND

3. Áp dụng mô hình kế toán chi phí theo hoạt động (ABC)​

Bước 1: Phân bổ các chi phí cho từng sản phẩm dựa trên trình điều khiển chi phí (Cost Drivers) như số lượng đơn vị sản xuất, số lượng lô hàng, và số lượng giờ lao động.

Sản phẩm	Số lượng sản xuất	Số lô hàng	Giờ lao động
Bàn	1,000​	5​	1,500​
Ghế	2,000​	8​	2,500​
Tủ	500​	3​	800​

Bước 2: Phân bổ chi phí cho từng cấp độ dựa trên trình điều khiển chi phí:

• Chi phí cấp độ đơn vị:
  
  • Nguyên vật liệu và lao động trực tiếp được phân bổ dựa trên số lượng sản xuất.

  • Sản phẩm	Nguyên vật liệu (VND)	Lao động trực tiếp (VND)
    Bàn	320,000,000​	200,000,000​
    Ghế	320,000,000​	200,000,000​
    Tủ	160,000,000​	100,000,000​

• Chi phí cấp độ lô:
  • Thiết lập máy móc và kiểm tra chất lượng được phân bổ dựa trên số lượng lô hàng.

  • Sản phẩm	Thiết lập máy móc (VND)	Kiểm tra chất lượng (VND)
    Bàn	62,500,000​	31,250,000​
    Ghế	100,000,000​	50,000,000​
    Tủ	37,500,000​	18,750,000​

• Chi phí cấp độ sản phẩm:
  • Thiết kế và quảng cáo được phân bổ dựa trên số giờ lao động.

  • Sản phẩm	Thiết kế (VND)	Quảng cáo (VND)
    Bàn	60,000,000​	120,000,000​
    Ghế	100,000,000​	150,000,000​
    Tủ	30,000,000​	30,000,000​

• Chi phí cấp độ cơ sở:
  • Bảo trì và quản lý được phân bổ đều cho các sản phẩm.

  • Sản phẩm	Bảo trì (VND)	Quản lý (VND)
    Bàn	83,333,333​	66,666,667​
    Ghế	83,333,333​	66,666,667​
    Tủ	83,333,333​	66,666,667​

4. Tổng hợp chi phí cho từng sản phẩm​

Sản phẩm	Chi phí cấp độ đơn vị (VND)	Chi phí cấp độ lô (VND)	Chi phí cấp độ sản phẩm (VND)	Chi phí cấp độ cơ sở (VND)	Tổng chi phí (VND)
Bàn	520,000,000​	93,750,000​	180,000,000​	150,000,000​	943,750,000​
Ghế	520,000,000​	150,000,000​	250,000,000​	150,000,000​	1,070,000,000​
Tủ	260,000,000​	56,250,000​	60,000,000​	150,000,000​	526,250,000​

---

5. Đánh giá và tối ưu hóa​

Dựa trên phân tích chi phí, công ty ABC có thể:

• Xác định sản phẩm có chi phí cao nhất (ghế) và tìm cách giảm chi phí thiết lập lô hàng và lao động.
• Tái cơ cấu quy trình sản xuất để tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.
• Cải thiện chiến lược định giá dựa trên hiểu biết về chi phí thực tế.

6. Đào tạo nhân viên​

Công ty cần tổ chức các buổi đào tạo nhân viên về mô hình phân cấp chi phí và cách áp dụng hệ thống kế toán theo hoạt động để đảm bảo hiệu quả tối ưu trong dài hạn.

---

Ví dụ trên cung cấp cái nhìn tổng quan về cách áp dụng phân cấp chi phí để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.


Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online