Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và ký số thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:
+ Biên bản được lập thành 2 bản (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán hoặc cả hai bên ký điện tử vào biên bản), mỗi bên lưu trữ một bản để cơ quan thuế kiểm tra khi cần.
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin tiền hàng, mặt hàng thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho đúng (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên).
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm”.
+ Ký số và gửi lại hóa đơn cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn thay thế.
Thủ tục lập hóa đơn thay thế thực hiện như sau:
+ Lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên về việc lập hóa đơn thay thế (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…..Ký hiệu, ngày tháng năm”).
+ Ký số và gửi lại hóa đơn thay thế cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và chưa gửi cho người mua:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập hóa đơn mới cho khách hàng.
Thủ tục xóa bỏ hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập phiếu giải trình nêu rõ lý do sai phải xóa bỏ hóa đơn.
+ Thực hiện chức năng xóa bỏ HĐĐT đã lập.
+ Lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cho khách hàng.
- Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng:
- Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, sai lỗi chính tả … thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
- Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
+ Biên bản được lập thành 2 bản (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán hoặc cả hai bên ký điện tử vào biên bản), mỗi bên lưu trữ một bản để cơ quan thuế kiểm tra khi cần.
- Trường hợp sai các thông tin khác:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin tiền hàng, mặt hàng thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn.
Thủ tục điều chỉnh hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho đúng (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên).
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm”.
+ Ký số và gửi lại hóa đơn cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn thay thế.
Thủ tục lập hóa đơn thay thế thực hiện như sau:
+ Lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên về việc lập hóa đơn thay thế (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)
+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…..Ký hiệu, ngày tháng năm”).
+ Ký số và gửi lại hóa đơn thay thế cho khách hàng.
– Trường hợp hóa đơn đã lập và chưa gửi cho người mua:
+ Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện xóa bỏ hóa đơn lập hóa đơn mới cho khách hàng.
Thủ tục xóa bỏ hóa đơn thực hiện như sau:
+ Lập phiếu giải trình nêu rõ lý do sai phải xóa bỏ hóa đơn.
+ Thực hiện chức năng xóa bỏ HĐĐT đã lập.
+ Lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cho khách hàng.
