Một doanh nghiệp siêu siêu nhỏ, mới thành lập và chủ doanh nghiệp lại thuê đơn vị khác làm dịch vụ kế toán thì doanh nghiệp có cần dùng phần mềm kế toán không? Khả năng rất lớn là không vì tại sao chủ doanh nghiệp lại phải thuê đơn vị khác làm dịch vụ kế toán? Vì chủ doanh nghiệp thấy rằng việc trả lương cho một nhân viên kế toán không hiệu quả bằng việc thuê một đơn vị khác làm dịch vụ.
Một doanh nghiệp có quy mô lớn đến mức nhỏ nên sử dụng phần mềm kế toán không? Không nếu mức doanh thu thấp vì lúc này quay về bài toán của doanh nghiệp siêu siêu nhỏ ở trên. Có nếu mức doanh thu lớn. Vậy nên sử dụng phần mềm online hay offline và sử dụng như thế nào? Nên sử dụng offline một gói phần mềm nhỏ (ví dụ gói 1C:KẾ TOÁN 8 căn bản giá 3,5 triệu) vì chi phí mức chi phí nhỏ và được sử dụng phần mềm quanh năm ngày tháng. Nếu sử dụng online nên thuê theo kênh dịch vụ đường truyền chung từ nhà cung cấp (lợi ích được mô tả ở mục “Lợi thế khi sử dụng dịch vụ theo kênh đường truyền chung từ nhà cung cấp” và kết hợp với mục “ưu điểm” của dịch vụ đám mây) nhưng trong một năm chỉ nên trả chi phí tối đa 3 tháng đầu năm làm báo cáo tài chính của năm trước, sau đó kết hợp kế toán excel để cập nhật dữ liệu quản trị ở các tháng không thuê dịch vụ.
Nếu doanh nghiệp lớn ở mức quy mô Tập đoàn hoặc Tổng công ty, mỗi địa điểm bắt buộc phải có kế toán thì nên dùng kế toán online. Đối với những doanh nghiệp này thì danh mục mặt hàng và danh mục khách hàng có rất nhiều điểm chung cần phải thống nhất, nhu cầu cập nhật số liệu bắt buộc phải thường xuyên. Ví dụ, có khách hàng giao dịch với nhiều chi nhánh trong một Tập đoàn vậy làm thế nào để kiểm soát được công nợ của khách hàng này một cách chặt chẽ nhất? Có nên để khách hàng nợ lung tung các chi nhánh và chờ tới khi họ vỡ nợ mới biết? Như vậy, khi doanh nghiệp ở mức quy mô Tập đoàn, Tổng công ty có thể sử dụng dịch vụ phần mềm online theo kênh chung từ nhà cung cấp nhưng cũng có thể sử dụng phần mềm kế toán online theo đường truyền riêng vì nó khắc phục được các nhược điểm của dịch vụ đám mây.
Lợi thế của Tập đoàn, Tổng công ty sử dụng phần mềm kế toán theo đường truyền riêng:
- Toàn bộ các chi nhánh hạch toán cùng thao tác, cùng quy trình;
- Tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng vì toàn bộ các dữ liệu được thống nhất từ cách lập danh mục, lập chứng từ và các mẫu báo cáo đều thống nhất;
- Tổ chức cuộc họp ở bất kỳ đâu có Internet cũng có thể mở và xem được các báo cáo trong phần mềm;
- Chủ động bảo mật riêng, không phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ đám mây;
- Một số lợi ích nhỏ khác: chỉ cần cập nhật một lần phiên bản phần mềm cho toàn bộ các chi nhánh sử dụng; tiết kiệm chi phí đào tạo phần mềm khi có sự chuyển giao phần mềm giữa nhà cung cấp với Tập đoàn và giữa các chi nhánh với nhau;
- Và một số lợi ích khác được cập nhật ở mục ưu điểm của dịch vụ đám mây.
Nếu công ty nhỏ có nhiều văn phòng hoạt động tài nhiều địa điểm khác nhau hay một công ty nhỏ có nhu cầu sử dụng sử dụng phần mềm kế toán online thì nên sử dụng dịch vụ theo kênh đường truyền chung của các nhà cung cấp. Lúc đó doanh nghiệp sẽ trả phí theo định kỳ tháng hoặc năm.
Lợi thế khi sử dụng dịch vụ theo kênh đường truyền chung từ nhà cung cấp:
- Chi phí hạ tầng thiết bị, mạng, nhân công IT được giảm đến mức thấp nhất;
- Tiếp cận dược dịch vụ nhanh chóng, giá thành rẻ và phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp;
- Phần mềm được quản trị bởi chính nhà cung cấp nên giảm thiểu được những sai sót, chi phí nâng cấp phần mềm, hạ tầng;
- Và gồm các lợi ích khác được cập nhật ở mục ưu điểm của dịch vụ đám mây.
Ngoài ra, xin tổng hợp lại một số ưu điểm của dịch vụ đám mây khi doanh nghiệp sử dụng theo kênh riêng hay đường truyền chung từ một nhà cung cấp để bạn đọc có thêm thông tin tham chiếu đưa ra quyết định phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.
Ưu điểm
Do những ưu điểm nổi bật của mình hay có thể gọi là lợi thế mà mô hình dịch vụ đám mây mà sau này sẽ được người dùng chấp nhận ở mức phổ biến. Các ưu điểm được thể hiện như sau:
- Không còn phụ thuộc vào thiết bị và vị trí địa lý, cho phép nhà quản lý, người dùng truy cập và sử dụng hệ thống thông qua trình duyệt web ở bất kỳ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào mà họ sử dụng (chẳng hạn là PC hoặc là điện thoại di động…).
- Phần mềm được chỉnh sửa, cải thiện ngay lập tức trên hệ thống server dữ liệu mà không phải trải qua quá trình cập nhật cho nhiều địa điểm.
- Khi người dùng thực hiện quá trình nhập liệu thì dữ liệu cập nhật vào hệ thống được ghi nhận theo thời gian thực.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh sẽ giảm thiểu chi phí khi thực hiện mở rộng thêm các chi nhánh mới.
- Các nhà cung cấp có thương hiệu sẽ cung cấp cho khách hàng hệ thống phần mềm có chức năng luôn đảm bảo tính đầy đủ, ưu việt nhất và tính bảo mật được thực hiện như đã cam kết với khách hàng.
Nhược điểm
- Tính riêng tư: Các thông tin người dùng và dữ liệu được chứa trên dịch vụ đám mây có đảm bảo được riêng tư, và liệu các thông tin đó có bị sử dụng vì một mục đích nào khác?
- Tính sẵn dùng: Liệu các dịch vụ đám mây có bị “treo” bất ngờ, khiến cho người dùng không thể truy cập các dịch vụ và dữ liệu của mình để bán hàng, xem báo cáo trong những khoảng thời gian nào đó khiến ảnh hưởng đến công việc bán hàng. Khả năng bị “treo” cũng có thể do đường truyền Internet hay do chính dịch vụ của nhà cung cấp.
- Khả năng bảo mật: Vấn đề tập trung dữ liệu trên các “đám mây” là cách thức hiệu quả để tăng cường bảo mật, nhưng mặt khác cũng lại chính là mối lo của người sử dụng dịch vụ mô hình dịch vụ đám mây. Bởi lẽ một khi các đám mây bị tấn công hoặc đột nhập, toàn bộ dữ liệu sẽ bị chiếm dụng. Tuy nhiên, đây không thực sự là vấn đề của riêng “điện toán đám mây”, bởi lẽ tấn công đánh cắp dữ liệu là vấn đề gặp phải trên bất kỳ môi trường nào, ngay cả trên các máy tính cá nhân.
Để đưa ra quyết định, ngoài việc tham khảo các tài liệu, chủ doanh nghiệp và kế toán nên trao đổi trực tiếp với các nhà cung cấp phần mềm để nhận được những lời tư vấn xác thực nhất vì họ là người có chuyên môn và họ cung cấp dịch vụ nên họ là người hiểu tường tận nhất, đặc biệt phần mềm là chất keo đặc biệt gắn kết nhà cung cấp với doanh nghiệp sự dụng với nhau trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
Để trải nghiệm miễn phí sử dụng dịch vụ kế toán đám mây rất hữu ích, mời anh chị nhấp chuột vào đây đăng ký
