1. Hệ thống chứng từ thanh toán (Voucher)
Hệ thống chứng từ thanh toán là một thể thức kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản chi, nhằm mục tiêu chính là tất cả các khoản chi đều phải được cho phép và được kiểm tra trước khi phát hành Séc. Hệ thống này bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng, cho phép chỉ trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn.
Trong hệ thống, các tài liệu và các sổ sách sau đây được sử dụng, đó là: Chứng từ thanh toán — Nhật ký chứng từ thanh toán — Sổ đăng ký Séc – Hồ sơ về các chứng từ thanh toán chưa tra tiền - Hồ sơ về các chứng từ thanh toán đã trả tiền. Hệ thống chứng từ thanh toán và trình tự thực hiện được mô tả tóm tắt như sau:
1.1 Chứng từ thanh toán
Đây là một chứng từ được đánh số thứ tự để xét duyệt việc thanh toán, và là cơ sở để ghi Số Nhật ký chứng từ thanh toán. Mặt trước của chứng từ thanh toán trình bày tóm lược về các chi tiết của Hóa đơn; mặt sau sẽ điền các thông tin có liên quan đến việc thanh toán, và là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ.
Trước khi phát hành Séc, các nhân viên có thẩm quyền sẽ kiểm tra việc mua hàng, cụ thể là sẽ so sánh Đơn đặt hàng với Hóa đơn về chủng loại, số lượng, kỳ hạn thanh toán; so sánh Hóa đơn với Báo cáo nhận hàng; và kiểm tra việc tính toán trên Hóa đơn.
Sau khi đã kiểm tra, các chi tiết trên sẽ được ghi nhận vào chứng từ thanh toán. Các tài liệu có liên quan như Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Báo cáo nhận hàng sẽ được đính kèm vào chứng từ thanh toán. Khi đã xét duyệt chi trả, chứng từ thanh toán được dùng làm cơ sở để ghi vào Sổ Nhật ký chứng từ thanh toán.
1.2 Nhật ký chứng từ thanh toán
Đây là Số Nhật ký nhiều cột dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hay nhận dịch vụ mua ngoài và dùng để thay cho Nhật ký mua hàng. Mọi nghiệp vụ được ghi vào số bằng sách ghi Có vào tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Nợ các tài khoản có liên quan. Điều này nghĩa là khi dùng hệ thống chứng từ thanh toán, đơn vị sẽ sử dụng thêm tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả để thay thế cho tài khoản Phải trả cho người bán.
Khi đã chi trả cho một chứng từ thanh toán, ngày và số Séc được ghi vào cột thích hợp trong chưa trả tiền, cũng như tổng số tiền chưa trả. Sau đó, số liệu trên Nhật ký chứng từ thanh toán Nhật ký chứng từ thanh toán. Với thông tin này, ta dễ dàng phân biệt những chứng từ thanh toán được kết chuyển vào Sổ cái - tương tự như Nhật ký mua hàng
1.3 Sổ đăng ký Séc
Các chứng từ thanh toán đã chi trả sẽ được ghi vào sổ đăng ký Séc, đó là Sổ Nhật ký nhiều cột dùng để ghi nhận các Séc đã phát hành. Trong hệ thống chứng từ thanh toán, sổ đăng ký Séc được sử dụng thay thế cho Nhật ký chi tiền. Do mỗi Séc phát hành dùng để trả cho một chứng từ thanh toán mà chứng từ này đã được ghi nhận vào Chứng từ thanh toán phải trả vì vậy số này chỉ cần rất ít cột. Phần lớn nghiệp vụ được ghi trong số này là ghi Nợ cột Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Có tài khoản Tiền.
1.4 Hồ sơ các chứng tic thanh toán chưa trả và đã trả tiền
Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: Bao gồm những chủng tử thanh toán đã được duyệt chi và đã ghi vào Nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chỉ trả. Hồ sơ lưu trữ giúp doanh nghiệp kiểm soát để đảm bảo chị trả nợ dùng hạn và không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng.
Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả. Chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp.
Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng tử có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt. Sau khi đã kỷ. Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận, còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh bị tái sử dụng. Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã đánh dấu sẽ chuyển về phỏng kế toán và được ghi vào sổ đăng ký Séc.
Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, doanh nghiệp có thể không cần sử dụng Số chi tiết về tài khoản Phải trả cho người bán. Do đó, nếu doanh nghiệp còn nợ nhiều Hóa đơn đối với một nhà cung cấp, hệ thống chứng từ thanh toán sẽ không cung cấp thông tin liên quan đến tổng công nợ đối với nhà cung cấp có liên quan. Tuy vậy, do hồ sơ các chứng từ thanh toán đã trả thường được lưu trữ theo tên nhà cung cấp, nên vẫn cung cấp được thông tin liên quan đến số hàng hóa, hay dịch vụ đã mua từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Xem lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán ở cuối Phụ lục này.
2. Sử dụng quỹ phụ
Nguyên tắc cơ bản trong kiểm soát nội bộ đối với chi tiền là mọi khoản chỉ quan trọng đều thực hiện bằng Séc. Tuy nhiên để thuận tiện trong kinh doanh thì các khoản chỉ nhỏ như chỉ tiền đi lại, chi phí gửi xe... được chi bằng tiền mặt từ quỹ phụ
Quỹ phụ là loại quỹ có mức tồn quỹ luôn luôn bằng một mức cố định, và đặt dưới quyền kiểm soát của một cán bộ phụ trách xét duyệt các khoản chi tiêu nhỏ. Với hệ thống này, khi tồn quỹ đã giảm đến dưới mức ấn định, doanh nghiệp sẽ bồi hoàn cho bằng với định mức tồn quỹ ban đầu.
Khi lập quỹ phụ, đơn vị sẽ phát hành Séc để rút một khoản tiền từ ngân hàng về quỹ. Khi chi tiền, sẽ lập ra Phiếu chi quỹ phụ. Việc kiểm tra các nghiệp vụ chi quỹ phụ được thực hiện vào lúc bồi hoàn để quỹ bằng định mức. Vào thời điểm người phụ trách quỹ phụ để nghị bởi hoàn lại quỹ, các tài liệu liên quan đến chi quỹ sẽ được kiểm tra lại và sau đó sẽ được đánh dấu để ngăn ngừa việc tái sử dụng. Các chứng tử chỉ có liên quan như Biên nhận. Hóa đơn... đều sẽ được đính kèm theo Phiếu chỉ quỹ phụ. Cần lưu ý là chỉ được phép ghi vào nhật ký chi tiền khi bồi hoàn cho quỹ chủ không phải sau mỗi lần chi tiền.
Hệ thống chứng từ thanh toán là một thể thức kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với các khoản chi, nhằm mục tiêu chính là tất cả các khoản chi đều phải được cho phép và được kiểm tra trước khi phát hành Séc. Hệ thống này bao gồm các thủ tục được sử dụng để kiểm tra việc mua hàng, cho phép chỉ trả tiền và đảm bảo các nghiệp vụ được ghi chép đúng đắn.
Trong hệ thống, các tài liệu và các sổ sách sau đây được sử dụng, đó là: Chứng từ thanh toán — Nhật ký chứng từ thanh toán — Sổ đăng ký Séc – Hồ sơ về các chứng từ thanh toán chưa tra tiền - Hồ sơ về các chứng từ thanh toán đã trả tiền. Hệ thống chứng từ thanh toán và trình tự thực hiện được mô tả tóm tắt như sau:
1.1 Chứng từ thanh toán
Đây là một chứng từ được đánh số thứ tự để xét duyệt việc thanh toán, và là cơ sở để ghi Số Nhật ký chứng từ thanh toán. Mặt trước của chứng từ thanh toán trình bày tóm lược về các chi tiết của Hóa đơn; mặt sau sẽ điền các thông tin có liên quan đến việc thanh toán, và là cơ sở để ghi chép nghiệp vụ.
Trước khi phát hành Séc, các nhân viên có thẩm quyền sẽ kiểm tra việc mua hàng, cụ thể là sẽ so sánh Đơn đặt hàng với Hóa đơn về chủng loại, số lượng, kỳ hạn thanh toán; so sánh Hóa đơn với Báo cáo nhận hàng; và kiểm tra việc tính toán trên Hóa đơn.
Sau khi đã kiểm tra, các chi tiết trên sẽ được ghi nhận vào chứng từ thanh toán. Các tài liệu có liên quan như Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Báo cáo nhận hàng sẽ được đính kèm vào chứng từ thanh toán. Khi đã xét duyệt chi trả, chứng từ thanh toán được dùng làm cơ sở để ghi vào Sổ Nhật ký chứng từ thanh toán.
1.2 Nhật ký chứng từ thanh toán
Đây là Số Nhật ký nhiều cột dùng để ghi chép các nghiệp vụ mua hàng hay nhận dịch vụ mua ngoài và dùng để thay cho Nhật ký mua hàng. Mọi nghiệp vụ được ghi vào số bằng sách ghi Có vào tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Nợ các tài khoản có liên quan. Điều này nghĩa là khi dùng hệ thống chứng từ thanh toán, đơn vị sẽ sử dụng thêm tài khoản Chứng từ thanh toán phải trả để thay thế cho tài khoản Phải trả cho người bán.
Khi đã chi trả cho một chứng từ thanh toán, ngày và số Séc được ghi vào cột thích hợp trong chưa trả tiền, cũng như tổng số tiền chưa trả. Sau đó, số liệu trên Nhật ký chứng từ thanh toán Nhật ký chứng từ thanh toán. Với thông tin này, ta dễ dàng phân biệt những chứng từ thanh toán được kết chuyển vào Sổ cái - tương tự như Nhật ký mua hàng
1.3 Sổ đăng ký Séc
Các chứng từ thanh toán đã chi trả sẽ được ghi vào sổ đăng ký Séc, đó là Sổ Nhật ký nhiều cột dùng để ghi nhận các Séc đã phát hành. Trong hệ thống chứng từ thanh toán, sổ đăng ký Séc được sử dụng thay thế cho Nhật ký chi tiền. Do mỗi Séc phát hành dùng để trả cho một chứng từ thanh toán mà chứng từ này đã được ghi nhận vào Chứng từ thanh toán phải trả vì vậy số này chỉ cần rất ít cột. Phần lớn nghiệp vụ được ghi trong số này là ghi Nợ cột Chứng từ thanh toán phải trả và ghi Có tài khoản Tiền.
1.4 Hồ sơ các chứng tic thanh toán chưa trả và đã trả tiền
Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: Bao gồm những chủng tử thanh toán đã được duyệt chi và đã ghi vào Nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền. Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chỉ trả. Hồ sơ lưu trữ giúp doanh nghiệp kiểm soát để đảm bảo chị trả nợ dùng hạn và không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng.
Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả. Chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp.
Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng tử có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt. Sau khi đã kỷ. Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận, còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh bị tái sử dụng. Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã đánh dấu sẽ chuyển về phỏng kế toán và được ghi vào sổ đăng ký Séc.
Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, doanh nghiệp có thể không cần sử dụng Số chi tiết về tài khoản Phải trả cho người bán. Do đó, nếu doanh nghiệp còn nợ nhiều Hóa đơn đối với một nhà cung cấp, hệ thống chứng từ thanh toán sẽ không cung cấp thông tin liên quan đến tổng công nợ đối với nhà cung cấp có liên quan. Tuy vậy, do hồ sơ các chứng từ thanh toán đã trả thường được lưu trữ theo tên nhà cung cấp, nên vẫn cung cấp được thông tin liên quan đến số hàng hóa, hay dịch vụ đã mua từ một nhà cung cấp trong một khoảng thời gian nhất định. Xem lưu đồ hệ thống chứng từ thanh toán ở cuối Phụ lục này.
2. Sử dụng quỹ phụ
Nguyên tắc cơ bản trong kiểm soát nội bộ đối với chi tiền là mọi khoản chỉ quan trọng đều thực hiện bằng Séc. Tuy nhiên để thuận tiện trong kinh doanh thì các khoản chỉ nhỏ như chỉ tiền đi lại, chi phí gửi xe... được chi bằng tiền mặt từ quỹ phụ
Quỹ phụ là loại quỹ có mức tồn quỹ luôn luôn bằng một mức cố định, và đặt dưới quyền kiểm soát của một cán bộ phụ trách xét duyệt các khoản chi tiêu nhỏ. Với hệ thống này, khi tồn quỹ đã giảm đến dưới mức ấn định, doanh nghiệp sẽ bồi hoàn cho bằng với định mức tồn quỹ ban đầu.
Khi lập quỹ phụ, đơn vị sẽ phát hành Séc để rút một khoản tiền từ ngân hàng về quỹ. Khi chi tiền, sẽ lập ra Phiếu chi quỹ phụ. Việc kiểm tra các nghiệp vụ chi quỹ phụ được thực hiện vào lúc bồi hoàn để quỹ bằng định mức. Vào thời điểm người phụ trách quỹ phụ để nghị bởi hoàn lại quỹ, các tài liệu liên quan đến chi quỹ sẽ được kiểm tra lại và sau đó sẽ được đánh dấu để ngăn ngừa việc tái sử dụng. Các chứng tử chỉ có liên quan như Biên nhận. Hóa đơn... đều sẽ được đính kèm theo Phiếu chỉ quỹ phụ. Cần lưu ý là chỉ được phép ghi vào nhật ký chi tiền khi bồi hoàn cho quỹ chủ không phải sau mỗi lần chi tiền.
