Xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động một cách mạnh mẽ và làm thay đổi cơ bản phương thức hoạt động của tất cả các ngành nghề, lĩnh vực: nhiều ngành nghề mới xuất hiện, nhiều mô hình kinh doanh mới được áp dụng, nhiều công nghệ mới được triển khai, luồng vận hành của doanh nghiệp thay đổi từng ngày. Với sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, những vấn đề tồn tại trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp Việt Nam sẽ ngày càng được bộc lộ rõ, nếu không chủ động thay đổi và thích ứng nhanh thì vai trò của bộ phận kế toán sẽ ngày càng mờ nhạt. Ngược lại, nếu được tổ chức khoa học và tận dụng tốt thời cơ thì bộ phận kế toán hoàn toàn có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, qua đó khẳng định vai trò không thể thiếu của mình trong tổ chức.
Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, kế toán có 04 chức năng nhiệm vụ chính:
“1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.”
Có thể phân chia các chức năng này thành 02 nhóm cơ bản:
1. Chức năng Quản trị thông tin kế toán.
2. Chức năng Kiểm tra, giám sát tuân thủ.
Để thực hiện được 02 chức năng này, các doanh nghiệp tại Việt Nam thường thiết lập một hệ thống kế toán bao gồm các thành phần chủ yếu như: phần mềm kế toán (hoặc ở trình độ cao hơn là hệ thống ERP), hệ thống sổ sách chứng từ, các quy trình kế toán.
Một ưu điểm nhưng cũng là yếu điểm cố hữu của kế toán là tính thận trọng. Họ thường thiết lập hệ thống sổ sách chứng từ kèm theo các quy trình khá phức tạp, kém linh hoạt và đôi khi không phù hợp với thực tế. Hiệu quả quản trị thông tin và kiểm soát rủi ro của các quy trình này trong nhiều trường hợp không đủ để bù đắp chi phí vận hành và chi phí cơ hội của doanh nghiệp. Mặt khác, có nhiều trường hợp rủi ro lại phát sinh từ chính việc tuân thủ quy trình kế toán, đi ngược lại với mục đích ban đầu của quy trình là để kiểm soát rủi ro. Cụ thể như:
Phương pháp quản trị thông tin
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường thu thập thông tin kế toán chủ yếu qua các tài liệu, chứng từ kế toán. Một số trường hợp để thu thập đủ các thông tin cần thiết, kế toán thường yêu cầu các bộ phận khác cung cấp các mẫu biểu, tài liệu mang tính chất quản trị nội bộ. Nhược điểm của phương thức này là chi phí thu thập thông tin lớn hơn so với lợi ích có được, thông tin thu thập không theo thời gian thực, làm chậm luồng vận hành của doanh nghiệp và đôi khi độ tin cậy không cao.
Ví dụ với một nghiệp vụ mua sắm văn phòng phẩm, kế toán thường yêu cầu phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh: khoản chi này đã được lãnh đạo công ty phê duyệt chưa, mua của ai, gồm chi tiết mặt hàng gì, được cấp phát cho bộ phận nào, cấp phát có đúng đối tượng không...? Mặc dù trong thực tế, chi phí văn phòng phẩm thường là khoản chi tiêu nhỏ, rủi ro không cao và doanh nghiệp nếu có thu thập đủ thông tin thì mức độ hao phí nguồn lực lớn, khó có thể tiết kiệm được khoản chi này một cách đáng kể.
Phương pháp kiểm tra, giám sát
Để thực hiện chức năng kiểm tra giám sát, bộ phận kế toán thường đặt ra các quy trình chi tiêu, trong đó hầu hết các bước đều phải thông qua kế toán phê duyệt hoặc xác nhận. Với mỗi bước của quy trình, bộ phận sử dụng kinh phí phải tập hợp các hồ sơ chứng từ tương ứng theo đúng yêu cầu của kế toán. Tuy nhiên các bộ phận thường yêu cầu phải có tiền kịp thời để thực hiện công việc của mình, nhiều khi để tiện lợi và được việc thì họ phải chấp nhận chi tiêu không đúng thủ tục, quy trình. Vì vậy sau khi hoàn thành công việc họ thường có xu hướng hợp thức hóa hồ sơ chứng từ để thanh toán với kế toán, điều này không đúng với bản chất của chứng từ kế toán “là một tài liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế có thật”. Nếu kế toán chỉ dựa vào chứng từ được cung cấp thì khó có thể thực hiện tốt chức năng kiểm tra giám sát, doanh nghiệp có khả năng gặp rủi ro về mặt pháp lý.
Ví dụ với chi phí đi công tác, các bộ phận có rất nhiều sự lựa chọn di chuyển như tàu hỏa, xe khách, taxi, đi chung, xe tiện chuyến, xe ôm, phương tiện cá nhân..., trong đó một số phương tiện không cung cấp được vé xe hoặc chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên kế toán công ty chỉ cho phép họ thanh toán bằng hóa đơn/vé tàu hỏa, xe khách theo đúng quy định của Pháp luật nên họ sẽ phải hợp thức bằng cách xin/mua lại vé đã sử dụng từ các bến tàu, bến xe hoặc từ “chợ đen”. Hành vi này thường khó bị phát hiện bởi kế toán doanh nghiệp nhưng rất dễ bị phát hiện bởi các công cụ và nghiệp vụ của cơ quan quản lý Nhà nước.
Xây dựng hệ thống phần mềm
Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam thường chỉ sử dụng thông tin kế toán để đánh giá và đưa ra các quyết định kinh doanh, tuy nhiên có rất nhiều nhược điểm về độ tin cậy, sự phù hợp và kịp thời của thông tin kế toán. Từ những năm 2000, để giải quyết các nhược điểm đó, một số doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm và triển khai hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) và có nhiều quan điểm cho rằng mô hình ERP là chuẩn mực cho quản trị doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, theo đánh giá của cá nhân, hệ thống ERP cũng có rất nhiều nhược điểm chưa được nhắc tới như:
- Tính linh hoạt và sẵn sàng thay đổi không cao: ERP là mô hình mà toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp được tích hợp lên một phần mềm thống nhất. Điều kiện tiên quyết để áp dụng ERP là quy trình của các lĩnh vực phải được chuẩn hóa và liên kết với nhau một cách chặt chẽ, khoa học. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi đáng kể nào về công nghệ, mô hình kinh doanh, con người... thì việc thay đổi hệ thống ERP là rất khó khăn và tốn kém nguồn lực.
- ERP tập trung vào giải quyết vấn đề liên kết thông tin giữa các bộ phận, nhưng lại chưa giải quyết được bài toán thu thập thông tin từ bên ngoài vào doanh nghiệp. Ví dụ như: với một khoản chi phí cần thanh toán, ERP có thể luân chuyển thông tin từ các bộ phận sử dụng chi phí sang cho kế toán xử lý, tuy nhiên thông tin nguồn vào của các bộ phận hầu hết vẫn phải nhập liệu thủ công (như: Cost Center, Profit Center, khoản mục phí...).
- Hầu hết các giải pháp ERP (hoặc phần mềm kế toán) về bản chất đều chỉ là công cụ mô tả lại trên nền tảng số các hoạt động của Doanh nghiệp một cách tuần tự và có thể truy vết được. Đôi khi vì tính tuần tự và kém linh hoạt đó, các hệ thống này sẽ làm tăng khối lượng công việc và chi phí để thu thập thông tin quản trị của Doanh nghiệp.
- Mô hình ERP lấy phân hệ Tài chính – kế toán làm hạt nhân, các phân hệ khác được xây dựng xoay quanh và cung cấp thông tin cho nó. Để thực hiện được điều này thì các khái niệm, mục tiêu, nghiệp vụ… của các phân hệ khác phải được chuẩn hóa để đồng nhất với Tài chính – kế toán. Tuy nhiên không phải vấn đề nào của Tài chính – kế toán cũng cùng mục tiêu, dễ hiểu và dễ thống nhất với các bộ phận khác, đôi khi việc yêu cầu các bộ phận phải hiểu các khái niệm của kế toán là không khả thi. Ví dụ như: với một khoản chi tiêu sử dụng cho nhiều chu kỳ kinh doanh thì kế toán yêu cầu phải phân bổ cho từng kỳ, tuy nhiên các bộ phận thường chỉ quan tâm tới tổng số chi tiêu mà không biết (hoặc không có nhu cầu) phải phân bổ cho nhiều kỳ…
Xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động một cách mạnh mẽ và làm thay đổi cơ bản phương thức hoạt động của tất cả các ngành nghề, lĩnh vực: nhiều ngành nghề mới xuất hiện, nhiều mô hình kinh doanh mới được áp dụng, nhiều công nghệ mới được triển khai, luồng vận hành của doanh nghiệp thay đổi từng ngày. Bên cạnh đó, bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều tồn tại sự khác biệt về mục tiêu, quan điểm và trình độ quản trị giữa các bộ phận. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến nảy sinh mâu thuẫn, xung đột giữa kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Để khắc phục những vấn đề đã nêu ở trên, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ sự cấp thiết phải thay đổi về tư duy quản trị kế toán, cụ thể như sau
Một là, hạn chế tối đa các chứng từ kế toán mang tính chất quản trị nội bộ, chỉ giữ lại các chứng từ bắt buộc do pháp luật quy định. Việc hạn chế chứng từ mang tính chất quản trị nội bộ sẽ làm giảm thời gian và chi phí vận hành, còn nhu cầu thu thập thông tin và kiểm soát rủi ro trong nội tại doanh nghiệp sẽ được kiểm soát bởi các quy trình và hệ thống phần mềm phù hợp.
Hai là, doanh nghiệp không nên quá tập trung vào kiểm soát các rủi ro tiềm tàng, tức là các rủi ro không thể/rất khó tác động như: rủi ro do chính sách pháp luật về thuế-kế toán, do hành vi gian lận của nhà cung cấp… Thay vào đó doanh nghiệp nên tập trung vào kiểm soát rủi ro do hành vi của con người trong nội tại gây ra. Việc nhận diện, đánh giá mức độ rủi ro cũng là hoạt động rất quan trọng, từ đó doanh nghiệp đưa ra được quyết định sử dụng phương pháp kiểm soát rủi ro nào cho phù hợp và linh hoạt (tiền kiểm, hậu kiểm, kiểm soát chéo…).
Ba là, cố gắng đồng nhất hoặc giảm thiểu sự khác biệt về mục tiêu, quan điểm, trình độ quản trị giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán phải coi mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối thượng và chỉ được phép thiết lập các công cụ kiểm soát, thu thập thông tin dựa trên luồng vận hành bình thường của doanh nghiệp, tuyệt đối không nắn chỉnh luồng vận hành đó chỉ để phục vụ mục tiêu riêng của kế toán. Bộ phận kế toán phải coi mình là đơn vị cung cấp dịch vụ, còn các bộ phận khác là khách hàng, từ đó làm kim chỉ nam để điều chỉnh hành động nhằm đem lại lợi ích tối đa cho tất cả các bên (win-win).
Bốn là, thay đổi quy trình, hệ thống kế toán theo hướng đơn giản hóa, đề cao tính hiệu quả. Lợi ích rõ ràng nhất của một hệ thống đơn giản là: tiết kiệm chi phí vận hành, linh hoạt hơn, ít phụ thuộc vào sự thay đổi của con người và mô hình kinh doanh. Khái niệm “đơn giản” ở đây được hiểu là: không phức tạp hóa những việc đơn giản, loại bỏ triệt để các công việc trùng lặp hoặc không mang lại giá trị trong quy trình, tập trung vào kiểm soát kết quả-hạn chế kiểm soát quá trình…
Năm là, linh hoạt trong việc áp dụng mô hình phần mềm quản trị. Không có mô hình phần mềm nào là chuẩn mực cho tất cả, doanh nghiệp cần đánh giá đúng nhu cầu, nguồn lực và đặc điểm hoạt động của mình để xây dựng một mô hình phù hợp nhất. Với bất cứ lựa chọn nào, doanh nghiệp cũng cần phải đề cao tính đơn giản, hiệu quả, thay đổi linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác và tiết kiệm nguồn lực.
Sáu là, đẩy mạnh chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Với một doanh nghiệp có mức độ chuyển đổi số cao thì kế toán của doanh nghiệp đó càng ít phụ thuộc vào bộ máy kế toán, thông tin thu thập được theo thời gian thực và có độ tin cậy rất cao. Từ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng các công nghệ mới vào hạch toán kế toán, xử lý, phân tích thông tin, cung cấp báo cáo, kiểm soát rủi ro như: tự động hóa quá trình robotic - RPA, xử lý dữ liệu lớn - big data, trí thông minh nhân tạo - AI, điện toán đám mây - cloud…
Bài viết được đúc kết từ kinh nghiệm và quan điểm cá nhân. Rất mong mọi người cùng thảo luận và trao đổi xây dựng.
Trân trọng cảm ơn!
Trần Xuân Phong
Một số vấn đề thường gặp của bộ máy kế toán doanh nghiệp hiện nay
Mọi doanh nghiệp hoạt động đều cần có bộ phận kế toán. Bộ phận này đóng vai trò quan trọng hỗ trợ cho luồng vận hành doanh nghiệp nói chung và công tác quản trị tài chính nói riêng.Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, kế toán có 04 chức năng nhiệm vụ chính:
“1. Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
2. Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
3. Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
4. Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.”
Có thể phân chia các chức năng này thành 02 nhóm cơ bản:
1. Chức năng Quản trị thông tin kế toán.
2. Chức năng Kiểm tra, giám sát tuân thủ.
Để thực hiện được 02 chức năng này, các doanh nghiệp tại Việt Nam thường thiết lập một hệ thống kế toán bao gồm các thành phần chủ yếu như: phần mềm kế toán (hoặc ở trình độ cao hơn là hệ thống ERP), hệ thống sổ sách chứng từ, các quy trình kế toán.
Một ưu điểm nhưng cũng là yếu điểm cố hữu của kế toán là tính thận trọng. Họ thường thiết lập hệ thống sổ sách chứng từ kèm theo các quy trình khá phức tạp, kém linh hoạt và đôi khi không phù hợp với thực tế. Hiệu quả quản trị thông tin và kiểm soát rủi ro của các quy trình này trong nhiều trường hợp không đủ để bù đắp chi phí vận hành và chi phí cơ hội của doanh nghiệp. Mặt khác, có nhiều trường hợp rủi ro lại phát sinh từ chính việc tuân thủ quy trình kế toán, đi ngược lại với mục đích ban đầu của quy trình là để kiểm soát rủi ro. Cụ thể như:
Phương pháp quản trị thông tin
Các doanh nghiệp tại Việt Nam thường thu thập thông tin kế toán chủ yếu qua các tài liệu, chứng từ kế toán. Một số trường hợp để thu thập đủ các thông tin cần thiết, kế toán thường yêu cầu các bộ phận khác cung cấp các mẫu biểu, tài liệu mang tính chất quản trị nội bộ. Nhược điểm của phương thức này là chi phí thu thập thông tin lớn hơn so với lợi ích có được, thông tin thu thập không theo thời gian thực, làm chậm luồng vận hành của doanh nghiệp và đôi khi độ tin cậy không cao.
Ví dụ với một nghiệp vụ mua sắm văn phòng phẩm, kế toán thường yêu cầu phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh: khoản chi này đã được lãnh đạo công ty phê duyệt chưa, mua của ai, gồm chi tiết mặt hàng gì, được cấp phát cho bộ phận nào, cấp phát có đúng đối tượng không...? Mặc dù trong thực tế, chi phí văn phòng phẩm thường là khoản chi tiêu nhỏ, rủi ro không cao và doanh nghiệp nếu có thu thập đủ thông tin thì mức độ hao phí nguồn lực lớn, khó có thể tiết kiệm được khoản chi này một cách đáng kể.
Phương pháp kiểm tra, giám sát
Để thực hiện chức năng kiểm tra giám sát, bộ phận kế toán thường đặt ra các quy trình chi tiêu, trong đó hầu hết các bước đều phải thông qua kế toán phê duyệt hoặc xác nhận. Với mỗi bước của quy trình, bộ phận sử dụng kinh phí phải tập hợp các hồ sơ chứng từ tương ứng theo đúng yêu cầu của kế toán. Tuy nhiên các bộ phận thường yêu cầu phải có tiền kịp thời để thực hiện công việc của mình, nhiều khi để tiện lợi và được việc thì họ phải chấp nhận chi tiêu không đúng thủ tục, quy trình. Vì vậy sau khi hoàn thành công việc họ thường có xu hướng hợp thức hóa hồ sơ chứng từ để thanh toán với kế toán, điều này không đúng với bản chất của chứng từ kế toán “là một tài liệu chứng minh nghiệp vụ kinh tế có thật”. Nếu kế toán chỉ dựa vào chứng từ được cung cấp thì khó có thể thực hiện tốt chức năng kiểm tra giám sát, doanh nghiệp có khả năng gặp rủi ro về mặt pháp lý.
Ví dụ với chi phí đi công tác, các bộ phận có rất nhiều sự lựa chọn di chuyển như tàu hỏa, xe khách, taxi, đi chung, xe tiện chuyến, xe ôm, phương tiện cá nhân..., trong đó một số phương tiện không cung cấp được vé xe hoặc chứng từ hợp lệ. Tuy nhiên kế toán công ty chỉ cho phép họ thanh toán bằng hóa đơn/vé tàu hỏa, xe khách theo đúng quy định của Pháp luật nên họ sẽ phải hợp thức bằng cách xin/mua lại vé đã sử dụng từ các bến tàu, bến xe hoặc từ “chợ đen”. Hành vi này thường khó bị phát hiện bởi kế toán doanh nghiệp nhưng rất dễ bị phát hiện bởi các công cụ và nghiệp vụ của cơ quan quản lý Nhà nước.
Xây dựng hệ thống phần mềm
Trước đây, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam thường chỉ sử dụng thông tin kế toán để đánh giá và đưa ra các quyết định kinh doanh, tuy nhiên có rất nhiều nhược điểm về độ tin cậy, sự phù hợp và kịp thời của thông tin kế toán. Từ những năm 2000, để giải quyết các nhược điểm đó, một số doanh nghiệp đã bắt đầu quan tâm và triển khai hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) và có nhiều quan điểm cho rằng mô hình ERP là chuẩn mực cho quản trị doanh nghiệp hiện đại. Tuy nhiên, theo đánh giá của cá nhân, hệ thống ERP cũng có rất nhiều nhược điểm chưa được nhắc tới như:
- Tính linh hoạt và sẵn sàng thay đổi không cao: ERP là mô hình mà toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp được tích hợp lên một phần mềm thống nhất. Điều kiện tiên quyết để áp dụng ERP là quy trình của các lĩnh vực phải được chuẩn hóa và liên kết với nhau một cách chặt chẽ, khoa học. Vì vậy, nếu doanh nghiệp có bất kỳ sự thay đổi đáng kể nào về công nghệ, mô hình kinh doanh, con người... thì việc thay đổi hệ thống ERP là rất khó khăn và tốn kém nguồn lực.
- ERP tập trung vào giải quyết vấn đề liên kết thông tin giữa các bộ phận, nhưng lại chưa giải quyết được bài toán thu thập thông tin từ bên ngoài vào doanh nghiệp. Ví dụ như: với một khoản chi phí cần thanh toán, ERP có thể luân chuyển thông tin từ các bộ phận sử dụng chi phí sang cho kế toán xử lý, tuy nhiên thông tin nguồn vào của các bộ phận hầu hết vẫn phải nhập liệu thủ công (như: Cost Center, Profit Center, khoản mục phí...).
- Hầu hết các giải pháp ERP (hoặc phần mềm kế toán) về bản chất đều chỉ là công cụ mô tả lại trên nền tảng số các hoạt động của Doanh nghiệp một cách tuần tự và có thể truy vết được. Đôi khi vì tính tuần tự và kém linh hoạt đó, các hệ thống này sẽ làm tăng khối lượng công việc và chi phí để thu thập thông tin quản trị của Doanh nghiệp.
- Mô hình ERP lấy phân hệ Tài chính – kế toán làm hạt nhân, các phân hệ khác được xây dựng xoay quanh và cung cấp thông tin cho nó. Để thực hiện được điều này thì các khái niệm, mục tiêu, nghiệp vụ… của các phân hệ khác phải được chuẩn hóa để đồng nhất với Tài chính – kế toán. Tuy nhiên không phải vấn đề nào của Tài chính – kế toán cũng cùng mục tiêu, dễ hiểu và dễ thống nhất với các bộ phận khác, đôi khi việc yêu cầu các bộ phận phải hiểu các khái niệm của kế toán là không khả thi. Ví dụ như: với một khoản chi tiêu sử dụng cho nhiều chu kỳ kinh doanh thì kế toán yêu cầu phải phân bổ cho từng kỳ, tuy nhiên các bộ phận thường chỉ quan tâm tới tổng số chi tiêu mà không biết (hoặc không có nhu cầu) phải phân bổ cho nhiều kỳ…
Các giải pháp nâng cao giá trị của bộ máy kế toán doanh nghiệp
Như vậy có thể thấy rằng, một hệ thống kế toán được xây dựng dựa trên nguyên tắc thận trọng và chặt chẽ là chưa đủ để cung cấp các thông tin có giá trị và kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp.Xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang tác động một cách mạnh mẽ và làm thay đổi cơ bản phương thức hoạt động của tất cả các ngành nghề, lĩnh vực: nhiều ngành nghề mới xuất hiện, nhiều mô hình kinh doanh mới được áp dụng, nhiều công nghệ mới được triển khai, luồng vận hành của doanh nghiệp thay đổi từng ngày. Bên cạnh đó, bất cứ doanh nghiệp nào cũng đều tồn tại sự khác biệt về mục tiêu, quan điểm và trình độ quản trị giữa các bộ phận. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến nảy sinh mâu thuẫn, xung đột giữa kế toán và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Để khắc phục những vấn đề đã nêu ở trên, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ sự cấp thiết phải thay đổi về tư duy quản trị kế toán, cụ thể như sau
Một là, hạn chế tối đa các chứng từ kế toán mang tính chất quản trị nội bộ, chỉ giữ lại các chứng từ bắt buộc do pháp luật quy định. Việc hạn chế chứng từ mang tính chất quản trị nội bộ sẽ làm giảm thời gian và chi phí vận hành, còn nhu cầu thu thập thông tin và kiểm soát rủi ro trong nội tại doanh nghiệp sẽ được kiểm soát bởi các quy trình và hệ thống phần mềm phù hợp.
Hai là, doanh nghiệp không nên quá tập trung vào kiểm soát các rủi ro tiềm tàng, tức là các rủi ro không thể/rất khó tác động như: rủi ro do chính sách pháp luật về thuế-kế toán, do hành vi gian lận của nhà cung cấp… Thay vào đó doanh nghiệp nên tập trung vào kiểm soát rủi ro do hành vi của con người trong nội tại gây ra. Việc nhận diện, đánh giá mức độ rủi ro cũng là hoạt động rất quan trọng, từ đó doanh nghiệp đưa ra được quyết định sử dụng phương pháp kiểm soát rủi ro nào cho phù hợp và linh hoạt (tiền kiểm, hậu kiểm, kiểm soát chéo…).
Ba là, cố gắng đồng nhất hoặc giảm thiểu sự khác biệt về mục tiêu, quan điểm, trình độ quản trị giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Bộ phận kế toán phải coi mục tiêu chung của doanh nghiệp là tối thượng và chỉ được phép thiết lập các công cụ kiểm soát, thu thập thông tin dựa trên luồng vận hành bình thường của doanh nghiệp, tuyệt đối không nắn chỉnh luồng vận hành đó chỉ để phục vụ mục tiêu riêng của kế toán. Bộ phận kế toán phải coi mình là đơn vị cung cấp dịch vụ, còn các bộ phận khác là khách hàng, từ đó làm kim chỉ nam để điều chỉnh hành động nhằm đem lại lợi ích tối đa cho tất cả các bên (win-win).
Bốn là, thay đổi quy trình, hệ thống kế toán theo hướng đơn giản hóa, đề cao tính hiệu quả. Lợi ích rõ ràng nhất của một hệ thống đơn giản là: tiết kiệm chi phí vận hành, linh hoạt hơn, ít phụ thuộc vào sự thay đổi của con người và mô hình kinh doanh. Khái niệm “đơn giản” ở đây được hiểu là: không phức tạp hóa những việc đơn giản, loại bỏ triệt để các công việc trùng lặp hoặc không mang lại giá trị trong quy trình, tập trung vào kiểm soát kết quả-hạn chế kiểm soát quá trình…
Năm là, linh hoạt trong việc áp dụng mô hình phần mềm quản trị. Không có mô hình phần mềm nào là chuẩn mực cho tất cả, doanh nghiệp cần đánh giá đúng nhu cầu, nguồn lực và đặc điểm hoạt động của mình để xây dựng một mô hình phù hợp nhất. Với bất cứ lựa chọn nào, doanh nghiệp cũng cần phải đề cao tính đơn giản, hiệu quả, thay đổi linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác và tiết kiệm nguồn lực.
Sáu là, đẩy mạnh chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Với một doanh nghiệp có mức độ chuyển đổi số cao thì kế toán của doanh nghiệp đó càng ít phụ thuộc vào bộ máy kế toán, thông tin thu thập được theo thời gian thực và có độ tin cậy rất cao. Từ đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng các công nghệ mới vào hạch toán kế toán, xử lý, phân tích thông tin, cung cấp báo cáo, kiểm soát rủi ro như: tự động hóa quá trình robotic - RPA, xử lý dữ liệu lớn - big data, trí thông minh nhân tạo - AI, điện toán đám mây - cloud…
Tổng kết
Tóm lại, với sự tác động của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, những vấn đề tồn tại trong hệ thống kế toán của các doanh nghiệp Việt Nam sẽ ngày càng được bộc lộ rõ. Nếu không chủ động thay đổi và thích ứng nhanh thì vai trò của bộ phận kế toán sẽ ngày càng mờ nhạt, sự mâu thuẫn với bộ phận khác ngày càng sâu sắc và khó dung hòa. Ngược lại, nếu được tổ chức khoa học và tận dụng tốt thời cơ thì bộ phận kế toán hoàn toàn có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cho doanh nghiệp, qua đó khẳng định vai trò không thể thiếu của mình trong tổ chức.Bài viết được đúc kết từ kinh nghiệm và quan điểm cá nhân. Rất mong mọi người cùng thảo luận và trao đổi xây dựng.
Trân trọng cảm ơn!
Trần Xuân Phong
