Chi phí nhân công trong công ty xây dựng là một trong những điểm nhạy cảm khi quyết toán thuế. Trước đây hệ thống thuế chưa thể kiểm tra phát sinh thu nhập của cá nhân ở nhiều tỉnh thành trong cùng một thời điểm nên doanh nghiệp thương “nhặt” hồ sơ lao động và lập bảng lương, hợp đồng lao động để làm giả hồ sơ, gian lận chi phí tiền lương.
Từ năm 2017, hệ thống đã có thể truy xuất mọi nguồn thu nhập của một cá nhân một thời điểm. Các doanh nghiệp làm cách sử dụng hồ sơ lao động giả đều bị phát hiện, yêu cầu giải trình và xử phạt.
Điều quan trọng nhất trong việc ghi nhận chi phí, không chỉ chi phí nhân công đó chính là tính thực tế phát sinh. Tuy nhiên, với áp lực của việc đóng BHXH, các doanh nghiệp có 3 sự lựa chọn:
Doanh nghiệp tự tổ chức đội ngũ thi công
- Vì là tiền lương tiền công, nên cần tuân thủ quy định về ghi nhận chi phí tiền lương đó là phải quy định cụ thể điều kiên được hưởng, mức được hưởng tại các hồ sơ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, chứng từ thanh toán cũng phải thật chú ý.
- Kế toán có trách nhiệm theo dõi, chấm công, tính lương, tính thuế TNCN với thuế suất 10% cho từng NLĐ.
- Hồ sơ gồm:
Ký hợp đồng với một nhóm người lao động (ký với tất cả thành viên trong nhóm) trong đó có 1 người đại diện nhóm thực hiện các giao dịch với doanh nghiệp
- Người đại diện có trách nhiệm:
2. Tiền lương tiền công dưới hình thức giao khoán cho cá nhân kinh doanh
- Nếu thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người đại diện dưới 100tr/năm: Không cần hóa đơn nhưng phải lập bảng kê theo quy định tại TT 96 để đưa vào chi phí được trừ
- Nếu thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người đại diện trên 100tr/năm: người đại diện phải lên cơ quan Thuế đề nghị được cấp hóa đơn lẻ giao cho DN để làm căn cứ đưa vào chi phí được trừ.
- Chứng từ ghi nhận:
3. Đưa phần chi phí nhân công bằng cách thuê doanh nghiệp khác thực hiện
Khi doanh nghiệp thực hiện điều này, giống như trường hợp sử dụng thầu phụ, chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và bản giải trình là cần thiết. Trong trường hợp doanh nghiệp giao khoán cho một tổ trưởng, rồi tổ trưởng này mua hóa đơn của doanh nghiệp khác xuất cho doanh nghiệp để hợp thức hóa chi phí là hành vi trốn thuế, không chỉ bị xuất toán chi phí, có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần về thuế hoặc truy tố hình sự tùy theo mức độ - quy mô.
Từ năm 2017, hệ thống đã có thể truy xuất mọi nguồn thu nhập của một cá nhân một thời điểm. Các doanh nghiệp làm cách sử dụng hồ sơ lao động giả đều bị phát hiện, yêu cầu giải trình và xử phạt.
Điều quan trọng nhất trong việc ghi nhận chi phí, không chỉ chi phí nhân công đó chính là tính thực tế phát sinh. Tuy nhiên, với áp lực của việc đóng BHXH, các doanh nghiệp có 3 sự lựa chọn:
- Đưa phần chi phí nhân công dưới dạng tiền lương - tiền công
- Đưa phần chi phí nhân công dưới dạng hợp tác với cá nhân kinh doanh
- Đưa phần chi phí nhân công bằng cách thuê doanh nghiệp khác thực hiện
Doanh nghiệp tự tổ chức đội ngũ thi công
- Vì là tiền lương tiền công, nên cần tuân thủ quy định về ghi nhận chi phí tiền lương đó là phải quy định cụ thể điều kiên được hưởng, mức được hưởng tại các hồ sơ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, chứng từ thanh toán cũng phải thật chú ý.
- Kế toán có trách nhiệm theo dõi, chấm công, tính lương, tính thuế TNCN với thuế suất 10% cho từng NLĐ.
- Hồ sơ gồm:
- Hợp đồng giao khoán nhân công
- Hồ sơ lao động
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Thực hiện đăng ký MST cho NLĐ
Ký hợp đồng với một nhóm người lao động (ký với tất cả thành viên trong nhóm) trong đó có 1 người đại diện nhóm thực hiện các giao dịch với doanh nghiệp
- Người đại diện có trách nhiệm:
- Theo dõi lao động, chấm công
- Lập bảng thanh toán tiền lương, có ký nhận đầy đủ của các thành viên trong nhóm
- Nhận lương từ DN (đã được DN khấu trừ 10% thuế TNCN) và trả lương cho các thành viên
- Gửi lại toàn bộ hồ sơ trên cho DN để DN làm căn cứ đưa vào chi phí được trừ
- Hợp đồng giao khoán; trên hợp đồng giao khoản phải ghi rõ: Tôi là Nguyễn Văn A, đại diện cho các thành viên B, C, D... theo bảng phụ lục định kèm...
- Bảng lương ghi rõ các đối tượng B, C, D – chặn trừ thuế TNCN theo quy định nếu trên 2.000.000 đồng và không đủ điều kiện làm cam kết.
- Chứng từ thanh toán, có ký nhận của các đối tượng nhận
- Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành
- Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành
- Chứng từ khấu trừ và nộp thuế TNCN
2. Tiền lương tiền công dưới hình thức giao khoán cho cá nhân kinh doanh
- Nếu thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người đại diện dưới 100tr/năm: Không cần hóa đơn nhưng phải lập bảng kê theo quy định tại TT 96 để đưa vào chi phí được trừ
- Nếu thu nhập từ hoạt động kinh doanh của người đại diện trên 100tr/năm: người đại diện phải lên cơ quan Thuế đề nghị được cấp hóa đơn lẻ giao cho DN để làm căn cứ đưa vào chi phí được trừ.
- Chứng từ ghi nhận:
- Hợp đồng giao khoản
- Chứng từ thanh toán cho cá nhân giao khoán
- Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thànhXác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành
- Hóa đơn từ cá nhân kinh doanh
3. Đưa phần chi phí nhân công bằng cách thuê doanh nghiệp khác thực hiện
Khi doanh nghiệp thực hiện điều này, giống như trường hợp sử dụng thầu phụ, chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và bản giải trình là cần thiết. Trong trường hợp doanh nghiệp giao khoán cho một tổ trưởng, rồi tổ trưởng này mua hóa đơn của doanh nghiệp khác xuất cho doanh nghiệp để hợp thức hóa chi phí là hành vi trốn thuế, không chỉ bị xuất toán chi phí, có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần về thuế hoặc truy tố hình sự tùy theo mức độ - quy mô.
