Chữ ký trên chứng từ kế toán được xem là một nhân tố cực kỳ quan trọng trong việc xác định tính hợp lệ, hợp pháp của chúng.
Luật kế toán 88/2015/QH13 quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
"1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ".
Mặt khác, quy định về ký chứng từ kế toán tại Khoản 3 Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC- Chế độ kế toán doanh nghiệp, như sau:
"3. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó".
Như vậy, việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn, chứng từ kế toán là không hợp lệ và đương nhiên cũng không hợp pháp.
Riêng hóa đơn (không phải chứng từ chi tiền) không bắt buộc phải ký theo từng liên, có thể ký (đè) trên liên 1 và in sang liên 2, 3 bằng giấy cacbon (giấy than).
Các chứng từ kế toán chi tiền (như phiếu thu, phiếu chi ...) thì các chữ ký trên chứng từ bắt buộc phải được ký "sống" theo từng liên.
Dùng chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán bị phạt như thế nào?
Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực 01/05/2018 xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán như sau:
"1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;"
Bảng tổng hợp mức phạt vi phạm hành chính về "lỗi" chữ ký trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP:
STT Hành vi vi phạm Mức phạt
01 Bản báo cáo minh bạch khi công bố không có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc người được ủy quyền. Cảnh cáo
02 Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của số kế toán trên giấy. 1-2 triệu đồng
03 Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử).
04 Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định.
05 Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn. 3-5 triệu đồng
06 Tài liệu kế toán sao chụp không có đầy đủ chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các tổ chức, cá nhân có liên quan theo quy định.
07 Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký. 5-10 triệu đồng
08 Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
09 Báo cáo tài chính không có chữ ký của người lập, kế toán trưởng, phụ trách kế toán hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
10 Lập báo cáo kiểm toán không có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên hành nghề theo quy định.
11 Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán. 20-30 triệu đồng
Tóm lại: Hóa đơn, chứng từ kế toán (kể cả các văn bản doanh nghiệp gửi cơ quan thuế, trừ chữ ký điện tử có quy định riêng) sử dụng chữ ký khắc sẵn sẽ không có giá trị pháp lý, mà có thể bị phạt đến 05 triệu đồng kể từ ngày 01/05/2018.
Ketoan.biz
