Ðề: lưu trữ hồ sơ kt
1. Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc
Công việc của bạn rất nặng nề nếu không biết sắp xếp một cách hợp lý. Bàn làm việc của ngổn ngang tài liệu và dụng cụ văn phòng, điện thoại reo liên tục… chắc chắn bạn sẽ rất căng thẳng trước công việc quá nhiều. Hoàn toàn không phải do năng lực chuyên môn yếu kém mà do Bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý. Để làm tốt công việc, bạn cần lưu ý các điểm sau đây:
Tổ chức tốt công việc:
o SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC.
o RÈN LUYỆN TÁC PHONG CÔNG NGHIỆP.
o CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC XA.
SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC
Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với bạn. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng . Không phải bất kỳ người nào cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, Bạn nên tiến hành theo trình tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:
Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:
Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).
Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.
Sử dụng những mẫu giấy ghi chú:
Dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Phân loại hồ sơ:
Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:
Phân loại theo chủ đề:
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…
Phân loại theo cụm:
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.
Phân loại theo nhóm:
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
Sắp xếp hồ sơ:
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:
Sắp xếp theo thời gian:
Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
Sắp xếp theo mẫu tự:
Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.
Sắp xếp theo tính chất:
Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ. Ví dụ:
Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…
Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:
Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính
Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.
Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
o Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
o Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.
o Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.
o Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.
o Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.
1. Rèn Luyện Tác Phong Công Nghiệp
Tác phong công nghiệp của bạn thể hiện từ cách ăn mặc, cách trang điểm, tư thế đi đứng, cử chỉ trong giao tiếp… Chúng ta thấy rằng, khi tiếp xúc với một người nào đó, chúng ta thường chú ý đến diện mạo, cách ăn mặc, tác phong giao tiếp…cho đến từng chi tiết nhỏ nhất. Ông Bà ta có câu "Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần". Vì vậy, trước khi bước ra khỏi nhà, bạn cần kiểm tra hình thức của mình. Để rèn luyện tác phong công nghiệp chuẩn mực nhất, chúng ta cần chú ý các điểm sau:
Trang phục:
Chúng ta đừng cho rằng trang phục khi làm việc không cần thiết lắm vì phải mặc đồng phục, nên màu sắc và kiểu trang phục không do mình tự ý lựa chọn. Với bộ đồng phục, bạn thấy mình chững chạc trong công việc. Tuy nhiên, ví dụ trong bộ đồng phục màu tím than, bạn cài trên ve áo một vật trang sức màu vàng nhạt thì sẽ làm bạn nổi bật lên. Mặc dù chỉ tô điểm một chút nhưng sẽ làm chúng ta tự tin nhiều hơn trong công việc.
Nếu được quyền chọn trang phục tùy ý, chúng ta nên lựa chọn màu sắc của trang phục phù hợp với tuổi tác, hình thể, làn da. Ví dụ dáng người cao, thanh mảnh nên chọn loại vải trơn hoặc hoa văn carô; dáng người nở nang rắn chắc thì không nên chọn loại vải hoa văn caro hay hoa văn lớn.
Nên chọn loại vải tốt để tránh nhàu nát quần áo trong khi làm việc. Cuối ngày làm việc vẫn phải giữ quần áo cho tươm tất, phẳng phiu.
Vì chúng ta đại diện công ty trong giao tiếp nên không được mặc quần jean, quần kaki khi làm việc. Trang phục phải kín đáo nhưng duyên dáng, trang sức không nên rườm rà, khoe của. Cho dù chúng ta có đôi chân trần rất đẹp nhưng khi làm việc nên mang vớ và lựa chọn đôi giầy thích hợp để việc đi lại được thoải mái, tự nhiên. Khi mang vớ chúng ta cần phải chú ý, nếu đôi vớ bị móc tưa hoặc thủng thì phải thay ngay vớ mới. Gần đây, các bạn nữ trẻ tuổi có mốt quần lưng xệ và hở rốn, hở mông theo kiểu Hàn Quốc. Bạn đừng nên vội chạy theo thời trang mà đánh mất sự nghiêm túc và đứng đắn của mình trong lúc làm việc. Đừng bao giờ trang phục hở rốn, hở mông, hở ngực nơi làm việc của Bạn, Bạn sẽ đánh mất sự đánh giá cao của người đối diện.
Trang điểm:
Với nữ, việc trang điểm khi đi làm là cần thiết. Nếu trang điểm nhẹ nhàng sẽ rất phù hợp với phong cách nhân viên văn phòng hiện đại. Bởi vì việc trang điểm nhẹ nhàng sẽ tạo cho phái nữ một gương mặt tươi sáng và sẽ có hứng khởi trong công việc. Rất cần một bộ mỹ phẩm gọn nhẹ nơi túi xách như: gương soi, lược, khăn giấy, phấn son, dụng cụ làm móng tay, kim chỉ… Tất nhiên chỉ nên trang điểm khi vào phòng vệ sinh, tuyệt đối không trang điểm tại bàn làm việc.
Cần chăm sóc móng tay móng chân hàng tuần. Đừng bao giờ để móng tay móng chân dài và cáu bẩn. Chúng ta có thể cắt ngắn móng tay và giữ sạch sẽ vẫn tốt hơn để dài và sơn móng tay. Nếu cần sơn móng tay thì hãy chọn màu phù hợp, đừng loè loẹt.
Tư thế, cử chỉ, điệu bộ:
Khi ngồi làm việc nên ngồi ngay ngắn, thẳng lưng. Đừng ngồi rũ trên bàn hoặc lấy hai tay chống cằm. Khi ngồi họp hành hoặc tiếp khách, nên đặt hai tay trên bàn hoặc hai tay úp vào nhau trên mặt bàn, tư thế đó sẽ giúp chúng ta tạo ra dáng chăm chú lắng nghe.
Khi cần cúi xuống nhặt một vật gì, đừng bao giờ khom lưng chổng mông để nhặt, như thế nhìn không đẹp mắt. Hãy khuỵu đầu gối xuống và nghiêng người, tư thế đẹp hơn.
Khi đứng cần có tư thế thoải mái, nhưng đừng bao giờ chống nạnh vì nó giống như chúng ta đang chuẩn bị… đánh ghen. Cũng đừng đứng dựa vào khung cửa ra vào, như vậy mọi người có thể nghĩ chúng ta không có việc làm và dễ làm người khác khó chịu.
Khi đi lại đừng bao giờ làm điệu, ngúng nguẩy. Chúng ta hãy đi mạnh dạn, khoan thai. Khi lên cầu thang đừng chúi người về phía truớc hoặc dùng tay níu lấy tay vịn cầu thang. Khi lên hoặc xuống cầu thang cần giữ lưng ngay thẳng, chớ chạy lên hay xuống cầu thang, cho dù công việc gấp gáp đến đâu.
Khi nói chuyện với người khác chúng ta đừng bẻ tay, bẻ cổ, gõ bút lên bàn hay quay bút trên tay. Những cử chỉ đó biểu lộ sự bồn chồn, chán nản, không quan tâm đến câu chuyện của người đối diện.
Phân tích công việc trước khi bắt tay thực hiện:
Những người thiếu kinh nghiệm khi nhận một công việc mới thường cặm cụi làm việc mà đôi khi không biết mình phải làm gì, có người thì lúng túng và lo lắng không biết bắt đầu công việc ra sao. Từ đó dễ bị thiếu tự tin, không dám hỏi vì sợ người khác cho rằng mình yếu nghiệp vụ và có tâm lý sợ sếp kiểm tra. Hãy nghiên cứu kỹ công việc được giao, phân tích công việc thành những bước nhỏ và tìm cách thực hiện từng bước. Có thể có nhiều cách giải quyết một sự việc, hãy tìm lấy một cách thực hiện công việc nhanh gọn và thông minh nhất. Trong khi thực hiện công việc thì hồ sơ và tài liệu luôn là điều cần thiết nhất. Vì vậy nếu biết sắp xếp công việc, sắp xếp hồ sơ một cách khoa học để có thể tra cứu nhanh thì đã hoàn thành được 50% công việc rồi. Bạn cần có một bộ nhớ hoàn hảo để hỗ trợ cho việc phân tích công việc. Bạn phải nhớ hồ sơ được sắp xếp ở đâu, công việc cần liên hệ với ai, đã có tình huống nào được xử lý trước đó giống công việc đang được giao hay không.
Bài trí nơi làm việc:
Nơi làm việc cần sắp xếp cho thoáng và sạch sẽ. Hãy đặt vài chậu cây xanh, nếu không biết chăm sóc thì dùng cây giả cũng được. Hoa chưng trong phòng làm việc đừng có màu sặc sỡ, hãy dùng màu nhạt, nhẹ nhàng. Có thể treo bức tranh lớn trên tường, đừng treo hình các nhân vật nổi tiếng hay hình có nét khoả thân. Hiện nay, xu hướng trong văn phòng hiện đại, người ta treo tranh thư pháp, vừa tạo dáng vẻ trí thức vừa mang đậm tính Á đông. Nên gợi ý lãnh đạo của mình về nội dung và ý nghĩa của những bức thư pháp.
Có thể chọn:
- Từ thuở mang gươm đi mở cõi, nghìn năm thương nhớ đất Thăng long (Thơ của Huỳnh Văn Nghệ)
- Đường đi khó không khó vì ngăn sông cách núi, mà khó vì lòng người ngại núi e sông. (Nguyễn Thái Học).
- Kiss: Keep it Simple and Serious.
1. Chuẩn Bị Chuyến đi Công Tác Xa
Bạn cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:
o Lập một danh sách những việc cần phải làm (To Do List) và đánh dấu vào những việc đã thực hiện xong.
o Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác). Đánh dấu sau khi kiểm tra.
o Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.
o Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư ký cần hiểu được sở thích riêng của giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.
o Cần chuẩn bị đầy đủ: giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.
o Các dữ liệu liên quan nếu được sao chép trong đĩa CD-ROM, hoặc lưu trong các ổ dĩa di động với dung lượng cao và mang theo máy vi tính xách tay (notebook). Chú ý, các dĩa mềm dung lượng thấp (1.4Mb floppy disk) thường không đáng tin cậy, nên Bạn cần copy các file dự phòng (back up).
o Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại (news) với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển đến.
o Nên có máy chụp hình kỹ thuật số có giao tiếp với máy vi tính xách tay (thường qua cổng USB, Bạn nên chuẩn bị. Như vậy, có thể chụp ngay những hình ảnh cần thiết, nhập vào máy vi tính và có thể gửi hình qua đường e-mail về ngay đơn vị hoặc trình diễn ngay trên màn hình thông qua projector.
o Lên kế hoạch hợp lý và chi tiết cho từng ngày làm việc ở bên ngoài cơ quan.
o Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng gồm có các loại như: Visa card, Master card.
o Chuẩn bị danh sách địa chỉ và điện thoại các nơi cần liên hệ công tác. Lập ngay một danh sách các địa chỉ cần liên hệ để nhanh chóng có số điện thoại khi cần.
o Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác (nếu có). Cần chú ý các loại đặc sản địa phương mà nơi ở của đối tác không có. Ví dụ nếu đi làm việc tại Singapore, bạn nên mua vài bức sơn mài mang đậm màu sắc quê hương Việt Nam để tặng mới có ý nghĩa.
1. Ðề: Kỹ Năng Tổ Chức Công Việc
Riêng những bạn nào thương xuyên tiếp xúc với PC (chắc là có Net rùi, hì) mình khuyên bỏ ra 1-2 ngày gì đó để tìm cho mình 1 số phần mềm quản lý công việc (nhiều dạng) . Để những phần mềm này quản lý hộ mình, nhớ dùm mình, nhắc mình,... nói chung giúp mình rất nhiều (đỡ tốn bộ nhớ não, giảm stress, công việc nhẹ nhàng hơn).
