nếu bạn í là KTT thì bạn í hok hỏi vậy đâu.
Em xin bổ sung chút xíu kinh nghiệm nha:
Phân loại chứng từ: Bạn chia chứng từ thành hai loại: đang xử lý và đã xử lý xong (lưu trữ). Với loại đang xử lý, cần chia thành hai loại: xử lý gấp và bình thường.
Đối với chứng từ gấp, yêu cầu đầu tiên là phải được xử lý ngay. Hoá đơn thanh toán tiền hàng đến hạn, hợp đồng đến hạn thực hiện... thuộc loại này. Nếu không chú ý đến thời hạn, cty bạn có thể gặp rắc rối, phiền phức không đáng có.
Tốt nhất, nên phân loại chứng từ theo thời gian cần xử lý. Sau đó, bạn đặt vào từng bìa đựng hồ sơ riêng và ghi chú lên trên.
Để bàn làm việc luôn gọn gàng cũng như hỗ trợ việc xử lý chứng từ nhanh chóng, bạn nên chọn khay nhiều tầng. Mỗi tầng để từng loại giấy tờ khác nhau. Ngoài ra, bạn còn có thể phân loại chúng theo màu của bìa hồ sơ.
Với hồ sơ lưu trữ, ngoài việc sắp xếp theo loại (hoá đơn, hợp đồng...) bạn cũng nên lưu giữ theo tháng.
Không cần thiết phải lập hồ sơ lưu trữ riêng cho từng hoá đơn tiền điện, điện thoại, ADSL... Bạn nên dùng loại thiết bị lưu trữ chứng từ phổ biến hiện nay. Đó là loại tủ đựng hồ sơ treo, vừa tiện dụng, vừa tiết kiệm diện tích.
Chỉ giữ những thứ cần thiết: Lượng giấy tờ, chứng từ phải xử lý hàng ngày của một công ty không hề nhỏ. Nhiều người quá cẩn thận hoặc lo xa nên đã lưu lại tất cả. Thế là khi cần tìm kiếm thứ gì, bạn phải lục tung hàng đống giấy tờ không cần thiết.
Nên dứt khoát loại bỏ một số giấy tờ không cần thiết. Những hoá đơn mua hàng không có giá trị hoàn thuế là ví dụ. Nếu bạn vẫn lo lắng và không muốn vứt, giải pháp tốt nhất là scan lại để lưu trên máy tính. Như vậy, văn phòng làm việc sẽ gọn gàng hơn.
Tổng kết theo năm: Kết thúc một năm, bạn nên sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ, giấy tờ lưu trữ, đóng vào bìa cứng và dán giấy ghi năm để phân biệt. Hồ sơ này ít khi sử dụng đến, bạn có thể cất trong tủ. Nên dành tủ treo cho những chứng từ mới phát sinh trong năm. Cách này vừa giúp nơi làm việc ngăn nắp, vừa tạo vẻ quy mô cho công ty.
Có những loại giấy từ cần được lưu trữ riêng biệt. Đó là chứng từ có giá trị, liên quan đến tài sản công ty hoặc hợp đồng mang tính pháp lý. Chẳng hạn: hợp đồng thế chấp, bảng cân đối tài sản, cổ phiếu, trái phiếu...
Chúng có tầm quan trọng lớn, đòi hỏi phải có biện pháp bảo vệ an toàn. Đây là loại giấy tờ không thể thay thế. Cách tốt nhất là bạn nên sao lại và chỉ lưu trữ bản photocopy trong hồ sơ. Bản chính cần được cất giữ trong két sắt.
Còn vấn đề để việc giải quyết chứng từ không bị chồng chất thì khi xử lý đến đâu bạn nên đưa nó sang phần lưu trữ đến đó, thường thì các hóa đơn sẽ gom lại 1 tháng rồi lưu trữ 1 lần, các hợp đồng thì lưu trữ sau mỗi lần ký ...
