I- NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM CỦA NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG VÀ NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG.
1. Nội dung khoản mục.
Do nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và chương này sẽ kết hợp nghiên cứu về kiểm toán cho cả hai nội dung trên.
Trên bảng cân đối kế toán, khoản mục nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, gồm khoản mục nợ phải thu khách hàng được ghi theo số phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Nên hiệu số nợ phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi phản ánh số nợ phải thu thuần.
2. Đặc điểm của khoản mục.
- Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán, vì có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh của đơn vị, và thường được trình bày theo giá trị có thể thực hiện được, mà việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của Ban giám đốc vì thế nên rất khó kiểm tra.
- Người sử dụng báo cáo tài chính thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ giữa tài sản với công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Do đó luôn có khả năng là đơn vị sẽ cố tình trình bày sai lệch báo cáo tài chính, bằng cách ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp biểu hiện khác đi.
- Hầu hết các khoản tiền thu được của các doanh nghiệp đều có liên quan đến các khoản nợ phải thu khách hàng, do đó gian lận rất dễ phát sinh từ các khoản này.
3. Mục tiêu kiểm toán.
- Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo (Hiện hữu).
- Tất cả các khoản nợ phải thu đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị (Quyền sở hữu).
- Các khoản nợ phải thu khách hàng được ghi chép đúng số tiền gộp trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng với sổ cái (Ghi chép chính xác).
- Các khoản dự phòng được tính toán hợp lý để giá trị thuần của các khoản nợ phải thu gần đúng với giá trị có thể thực hiện được (Đánh giá).
- Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản nợ phải thu, bao gồm việc phân loại đúng đắn các khoản nợ phải thu, cũng như công bố đầy đủ các vấn đề liên quan như cầm cố, thế chấp ... (Trình bày và công bố).
II- KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về các khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, và phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách. Chẳng hạn trong chu kỳ có thể phân chia như sau :
1. Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho).
2. Phê chuẩn việc bán chịu.
3. Xuất kho hàng hoá.
4. Gửi hàng đi.
5. Lập và kiểm tra hóa đơn.
6. Theo dõi thanh toán.
7. Chuẩn y các khoản hàng bán bị trả lại, hay giảm giá.
8. Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra hỗ tương giữa các phần hành, hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bo phận khác nhau. Do đó sẽ giảm thiểu được khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
Ở Việt Nam, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nên không có sự tách biệt giữa lệnh bán hàng (hoặc phiếu xuất kho) với hóa đơn bán hàng. Trong nghiệp vụ bán hàng, sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, thông thường doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng (theo mẫu quy định). Lúc này, hóa đơn bán hàng sẽ vừa là thông báo cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả, đồng thời là căn cứ để xuất kho hàng hóa (phiếu xuất kho).
1. Nội dung khoản mục.
Do nghiệp vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và chương này sẽ kết hợp nghiên cứu về kiểm toán cho cả hai nội dung trên.
Trên bảng cân đối kế toán, khoản mục nợ phải thu khách hàng được trình bày tại phần A Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn, gồm khoản mục nợ phải thu khách hàng được ghi theo số phải thu gộp và khoản mục dự phòng phải thu khó đòi được ghi số âm. Nên hiệu số nợ phải thu khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi phản ánh số nợ phải thu thuần.
2. Đặc điểm của khoản mục.
- Nợ phải thu khách hàng là một khoản mục quan trọng trên bảng cân đối kế toán, vì có liên quan mật thiết đến kết quả kinh doanh của đơn vị, và thường được trình bày theo giá trị có thể thực hiện được, mà việc lập dự phòng phải thu khó đòi cho các khoản nợ phải thu khách hàng thường dựa vào sự ước tính của Ban giám đốc vì thế nên rất khó kiểm tra.
- Người sử dụng báo cáo tài chính thường có khuynh hướng dựa vào mối liên hệ giữa tài sản với công nợ để đánh giá khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Do đó luôn có khả năng là đơn vị sẽ cố tình trình bày sai lệch báo cáo tài chính, bằng cách ghi tăng các khoản nợ phải thu khách hàng so với thực tế nhằm làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp biểu hiện khác đi.
- Hầu hết các khoản tiền thu được của các doanh nghiệp đều có liên quan đến các khoản nợ phải thu khách hàng, do đó gian lận rất dễ phát sinh từ các khoản này.
3. Mục tiêu kiểm toán.
- Các khoản nợ phải thu khách hàng đã ghi chép có thực tại thời điểm lập báo cáo (Hiện hữu).
- Tất cả các khoản nợ phải thu đều được ghi nhận đầy đủ (Đầy đủ).
- Các khoản nợ phải thu khách hàng vào ngày lập báo cáo thuộc về đơn vị (Quyền sở hữu).
- Các khoản nợ phải thu khách hàng được ghi chép đúng số tiền gộp trên báo cáo tài chính và phù hợp giữa chi tiết các khoản nợ phải thu khách hàng với sổ cái (Ghi chép chính xác).
- Các khoản dự phòng được tính toán hợp lý để giá trị thuần của các khoản nợ phải thu gần đúng với giá trị có thể thực hiện được (Đánh giá).
- Sự đúng đắn trong trình bày và công bố khoản nợ phải thu, bao gồm việc phân loại đúng đắn các khoản nợ phải thu, cũng như công bố đầy đủ các vấn đề liên quan như cầm cố, thế chấp ... (Trình bày và công bố).
II- KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CÁC KHOẢN NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu về các khoản nợ phải thu khách hàng và nghiệp vụ bán hàng thường đòi hỏi phải tách biệt các chức năng, và phân nhiệm cho những cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách. Chẳng hạn trong chu kỳ có thể phân chia như sau :
1. Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho).
2. Phê chuẩn việc bán chịu.
3. Xuất kho hàng hoá.
4. Gửi hàng đi.
5. Lập và kiểm tra hóa đơn.
6. Theo dõi thanh toán.
7. Chuẩn y các khoản hàng bán bị trả lại, hay giảm giá.
8. Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Khi mức độ phân chia trách nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra hỗ tương giữa các phần hành, hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bo phận khác nhau. Do đó sẽ giảm thiểu được khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
Ở Việt Nam, các doanh nghiệp thường sử dụng hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nên không có sự tách biệt giữa lệnh bán hàng (hoặc phiếu xuất kho) với hóa đơn bán hàng. Trong nghiệp vụ bán hàng, sau khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, thông thường doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn bán hàng hay hóa đơn giá trị gia tăng (theo mẫu quy định). Lúc này, hóa đơn bán hàng sẽ vừa là thông báo cho khách hàng về số tiền mà họ phải trả, đồng thời là căn cứ để xuất kho hàng hóa (phiếu xuất kho).
