1. Quản trị chuỗi cung ứng
a. Khái niệm chuỗi cung ứng
- Chuỗi cung ứng là sự liên kết tất cả các doanh nghiệp tham gia trực tiếp thủy trấn tiếp trong việc đáp ứng nhu cầu KH.
- Chuỗi cung ứng thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung cấp ban đầu đến khách hàng cuối cùng.
b. Khái niệm quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị chuỗi cung ứng là quản lý các quy trình trong chuỗi cung ứng từ nhà cung ứng ban đầu đến khách hàng cuối. Như vậy, quân trị chuỗi cung ứng là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động của chuỗi cung ứng nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Quản trị chuỗi cung ứng diễn ra trong toàn bộ quá trình vận chuyển và lưu trữ nguyên liệu, kiểm kê công việc dựng thực hiện và các thành phẩm từ điểm gốc đến điểm tiêu thụ.
c. Phương thức nâng cao tính hiệu quả trong quản trị chuỗi cung ứng
Sử dụng giao dịch điện tử và các hệ thống phần mềm ứng dụng như ERP, PS, CRM, SCM, IMS, WMS
2. Quản trị nhà cung cấp (SM - Supplier management)
a. Lợi ích của quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp có thể giúp hạn chế tối đa chi phí liên quan đến nhà cung cấp cũng như giảm thiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp còn giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện thời gian chu trình sản xuất; thích hợp cho các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược tạo sự khác biệt sản phẩm.
→ Phát triển và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
b. Chọn lựa nhà cung cấp
Các tiêu chuẩn để có thể được sử dụng để chọn lựa nhà cung cấp cũng như quyết định tiếp tục ký hợp đồng với nhà cung cấp
- Giá
- Chất lượng.
- Chuyển giao
- Lịch sử cung cấp hàng hóa hiệu quả
- Năng lực sản xuất
- Hệ thống thông tin liên lục
- Vị trí địa lý.
c. Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp
Muốn quyết định nhà cung cấp nào sẽ được lựa chọn hay nhà cung cấp nào quan trọng để tạo dựng mối quan hệ lâu dài thì doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả nhà cung cấp qua chỉ số hiệu quả nhà cung cấp SPI (Supplier Performance Index)
Để tính chỉ số SPI cho từng nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phân tích chi phí của nhà cung cấp.
Chi phi nhà cung cấp còn gọi là chi phí sở hữu – cost of ownership. Là chi phí gắn với từng nhà cung cấp cụ thể, bao gồm chi phí nguyên vật liệu và các chi phí gây ra bởi hoạt động mua hàng hay bởi nhà cung cấp như sau:
- CP mua hàng
- CP tồn trữ hàng tồn kho
- CP hàng kém chất lượng
- CP giao hàng chậm trễ
Hệ thống kế toán chi phí dựa trên hoạt động (ABC) thưởng được sử dụng để tính tổng chi phí sở hữu. Các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp sẽ được phân cấp, điều này giúp phân bố chi phí sở hữu chính xác hơn. Có 3 cấp độ hoạt động liên quan đến nhà cung cấp và chi phí phát sinh tương ứng.
- Các hoạt động cấp đơn vị: Phát sinh do vấn đề chất lượng hoặc giao hàng trễ, gây ra chi phí thiệt hại nội bộ hoặc chi phí thiệt hại bên ngoài.
- Các hoạt động liên quan đến đặt hàng: Phát sinh mỗi lần đặt hàng và không phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mỗi lần. Hoạt động này gây ra chi phí nhận và kiểm tra hàng, chi phí xử lý hóa đơn.
- Các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp: Phát sinh mỗi khi ký Hợp Đồng và không phụ thuộc vào số lần đặt hàng. Hoạt động này gây ra chi phí kiểm toán quy trình chất lượng nhà cung cấp, chi phí R&D để hiểu quy trình sản xuất.
→ Có thể xác định chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sở hữu sản phẩm của từng nhà cung cấp, dịch vụ → xác định được chỉ số SPI ở từng nhà cung cấp.
Ngoài chỉ số SPT, nhà quản trị doanh nghiệp còn có thể căn cứ vào các tiêu chí đo lường khác như giao nhận (% đơn hàng giao đúng hẹn, thời gian chờ trung bình cho việc giao hàng); chất lượng (% đơn hàng bị hỏng, lỗi đạt được các chứng chỉ về chất lượng); chi phí (đạt được mục tiêu giảm giá bản hằng năm, đạt được mục tiêu giảm chi phi sản xuất); thay đổi về mặt tổ chức quản lý (triển khai tổ chức đội nhóm, áp dụng hệ thống EDI); mối quan hệ khảo sát sự hài lòng đối với nhà cung cấp, số tranh luận được giải quyết giữa bên mua và nhà cung cấp trong vòng 7 ngày)
d. Đánh giá hiệu quả quản trị nhà cung cấp
Ngoài việc đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên tự đánh rủi về hiệu quả quản trị nhà cung cấp và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp qua các tiêu chí:
- Số lượng các nhà cung cấp đáng tin cậy.
- Số lượng các nhà cung cấp mới ký hợp đồng.
- Số lượng nhà cung cấp có cải tiến, đổi mới sản phẩm.
- Thời gian phản hồi những thắc mắc từ nhà cung cấp.
- Cung cấp thông tin đặt hàng đúng lúc cho nhà cung cấp.
- % đặt hàng thông qua thương mại điện tử
-Giảm số lượng nhà cung cấp.
- Số đơn đặt hàng được xúc tiến nhanh
Để giảm thiểu chi phí liên quan đến nhà cung cấp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và quản trị, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên tập trung nỗ lực vào quản trị hàng tồn kho.
3. Quản trị hàng tồn kho (IM – Inventory management)
a. Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho truyền thống
Theo cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho truyền thống, mức kiểm soát hàng tồn kho cần lập sao cho vừa tránh được sự thiếu hụt nguyên vật liệu và sự giản đoạn sản xuất đồng thời cũng không tồn hàng quá mức làm tốn thêm diện tích khu tốn thêm chi phí tồn trữ, chi phí hư hỏng và lạc hậu do tổn trữ lâu. Muốn vậy, cần phải xem xét sự cân bằng giữa ba loại chi phí sau đây:
- Chi phí đặt hàng/chi phí đặt lệnh sản xuất
Chi phi đặt hàng đối với hàng hóa, nguyên vật liệu
+ Chi phí tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
+ Chi phí chuẩn bị đơn hàng.
+ Chi phí vận chuyển.
+ Chi phí tiếp nhận đơn hàng (ví dụ bốc dỡ và kiểm tra).
+ Chi phí xử lý hóa đơn.
+ Chi phí xúc tiến đơn đặt hàng,
Chi phí đặt lệnh sản xuất đối với sản phẩm sản xuất
+ Chi phí chuẩn bị lệnh sản xuất.
+ Chi phí khởi động máy cho sản xuất.
+ Chuẩn bị trang thiết bị để sản xuất mặt hàng.
+ Tiền lương của người lao động nhàn rỗi trong khi khởi động máy SX
+ Chi phí máy móc nhân rối trong khi chuẩn bị cho sản xuất.
+ Chi phí chạy thử nghiệm.
- Chi phí tồn kho
+ Chi phí lưu trữ (ví dụ: chi phí kho bãi)
+ Chi phí cấp xếp kho
+ Bảo hiểm
+ Hư hỏng và lỗi thời
+ Trộm cấp
+ Chi phí cơ hội do đồng vốn bị ứ đọng vào hàng tồn kho
- Chi phí do thiếu hụt hàng khi xác lập các mức kiểm soát hàng tồn kho
+ Mất doanh thu (hiện tại và tương lai)
+ Chi phí sản xuất bị gián đoạn khi nguyên liệu không có sẵn
+ Tiền lương của người lao động khi nhàn rỗi
+ Chi phí khởi động máy móc mà được tăng cường thêm
+ Chi phí xúc tiến đơn hàng
Bốn mức kiểm soát hàng tồn kho sau đây có thể giúp doanh nghiệp cân đối ba loại chi phí trên:
Lượng hàng đặt hoặc sản xuất lẫn tối ưu – EOQ (Economic order quantity)
Mô hình EOQ cho phép xác định lượng hàng mua vào tối ưu để giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ
Q: EOQ số lượng hàng đặt/lần
h: CP tồn trữ cho 1 đơn vị hàng tồn kho (nguyên liệu)/ năm - annual carring cost per unit
c: Chi phí đặt hàng 1 lần – (ordering) cost per order
d: Lượng cầu hàng năm – annual requirement
Mức tái đặt hàng – ROP (Inventory reorder point)
Mức tồn kho mà doanh nghiệp cần tái đặt hàng từ nhà cung cấp
Mức tái đặt hàng = Mức sử dụng trung bình x Thời gian chờ trung bình
Thời gian chờ – lead time
- Đối với hàng hóa nguyên vật liệu, thời gian chở là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng
- Đối với thành phẩm, thời gian chờ là khoảng thời gian lên kế hoạch sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm
Một số doanh nghiệp xác định mức tái đặt hàng trên mức trung bình bằng cách cộng thêm vào mức tồn kho an toàn để dự phòng trường hợp sử dụng trên mức trung bình
Mức tái đặt hàng = Mức sử dụng TB x Thời gian chờ TB + Tồn kho an toàn
Mức tồn kho an toàn làm tăng chi phí vận chuyển nhưng tiết kiệm được chi phí tiềm năng gây ra khi thiếu hàng
Khi xác định EOQ, cần dựa trên một số giả định sau:
- Xác định được nhu cầu và lượng cấu ổn định
- Xác định được chi phí đặt hàng và cố định cho mỗi đơn hàng
- Chi phí mua hàng cho 1 đơn vị không đổi.
- Toàn bộ đơn hàng được giao cùng lúc
- Xác định được chi phí tồn trữ và cố định cho mỗi đơn vị
- Trung bình, hàng tồn kho có sẵn trong kho tại bất kỳ thời điểm nào
Mức kiểm soát tồn kho tối thiểu
Để tránh bị thiếu hụt hàng hóa tiêu thụ hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu sản xuất, hàng tồn kho không được thấp hơn mức này
Mức kiểm soát HTK tối thiểu = Mức tái đặt hàng - (mức sử dụng TB x thời gian chờ TB)
Mức kiểm soát tồn kho tối đa
Để tránh tồn kho quá mức, hàng tồn kho (hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sản xuất không được cao hơn mức này
Mức kiểm soát HTK tối đa = Mức tái đặt hàng + Số lượng đặt hàng/ lần - (Mức sử dụng tối thiểu x TG chờ tối thiểu)
b. Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho hiện đại – tồn kho đúng lúc JIT (Just in time)
Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho dùng lúc (JIT) giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến hàng tồn kho bởi hệ thống này có đặc điểm sau:
Đặc điểm của sản xuất JIT
- Hệ thống toàn diện cho việc kiểm soát sản xuất trong môi trường sản xuất nhiều giai đoạn.
- Hệ thống kéo (Pull) có sự phối hợp nhịp nhàng giữa sản xuất và mua hàng tác chỉ sản xuất và mua hàng khi có nhu cầu của khách hàng cuối cùng. Điều này làm hàng tồn kho có thể giảm đáng kể.
- Đơn giản hóa quy trình sản xuất vì loại bỏ được các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm.
- Mua nguyên liệu, sản xuất chi tiết sản phẩm và sản phẩm theo từng là nhỏ
- Khởi động máy móc nhanh chóng và ít tốn kém.
- Nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm và thành phẩm chất lượng cao
- Bảo dưỡng máy mốt hiệu quả
- Nhóm làm việc linh hoạt.
Đặc điểm của mua hàng JIT
- Mua nguyên liệu chỉ khi cần thiết, để tránh chi phí tồn kho.
- Giảm số lượng các nhà cung cấp
- Giao kết hợp đồng dài hạn – thiết lập các nhà cung cấp phù hợp.
- Quy định cụ thể tiêu chuẩn chất lượng trong hợp đồng với nhà cung cấp để giảm việc kiểm tra chất lượng.
- Sử dụng thương mại điện tử để đặt hàng với nhà cung cấp, cho nhà cung cấp quyền truy cập trực tuyến để xem các tập tin tồn kho và các hoạt động cán thanh toán của công ty.
Hiệu quả và chi phí của JIT
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
- Loại bỏ tất cả các hoạt động không tạo giá trị tăng thêm, không chỉ đối với các hàng tồn kho quá mức
- Nâng cao năng suất, thời gian sản xuất và chất lượng sản phẩm
- Nhu cầu của khách hàng được thỏa mãn một cách nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.
- Tuy nhiên, những đặc điểm trên của hệ thống JIT cũng sẽ đưa doanh nghiệp có nguy cơ đối mặt với các chi phí sau: Chi phí thiệt hại sản xuất do thiếu hụt hàng tồn kho và Chi phí do đặt vật liệu gấp, và mất doanh số do việc sản xuất bị gián đoạn.
Vai trò của kế toán quản trị trong quản trị hàng tồn kho
JIV yêu cầu kế toán quản trị xây dựng và đưa các chỉ số phi tài chính vào chiến lược kinh doanh ngoài các chỉ số tài chính truyền thống.
a. Khái niệm chuỗi cung ứng
- Chuỗi cung ứng là sự liên kết tất cả các doanh nghiệp tham gia trực tiếp thủy trấn tiếp trong việc đáp ứng nhu cầu KH.
- Chuỗi cung ứng thể hiện sự dịch chuyển nguyên vật liệu xuyên suốt quá trình từ nhà cung cấp ban đầu đến khách hàng cuối cùng.
b. Khái niệm quản trị chuỗi cung ứng
Quản trị chuỗi cung ứng là quản lý các quy trình trong chuỗi cung ứng từ nhà cung ứng ban đầu đến khách hàng cuối. Như vậy, quân trị chuỗi cung ứng là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát các hoạt động của chuỗi cung ứng nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. Quản trị chuỗi cung ứng diễn ra trong toàn bộ quá trình vận chuyển và lưu trữ nguyên liệu, kiểm kê công việc dựng thực hiện và các thành phẩm từ điểm gốc đến điểm tiêu thụ.
c. Phương thức nâng cao tính hiệu quả trong quản trị chuỗi cung ứng
Sử dụng giao dịch điện tử và các hệ thống phần mềm ứng dụng như ERP, PS, CRM, SCM, IMS, WMS
2. Quản trị nhà cung cấp (SM - Supplier management)
a. Lợi ích của quản trị mối quan hệ với nhà cung cấp
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp có thể giúp hạn chế tối đa chi phí liên quan đến nhà cung cấp cũng như giảm thiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho
- Cải thiện mối quan hệ với nhà cung cấp còn giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và cải thiện thời gian chu trình sản xuất; thích hợp cho các doanh nghiệp theo đuổi chiến lược tạo sự khác biệt sản phẩm.
→ Phát triển và tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
b. Chọn lựa nhà cung cấp
Các tiêu chuẩn để có thể được sử dụng để chọn lựa nhà cung cấp cũng như quyết định tiếp tục ký hợp đồng với nhà cung cấp
- Giá
- Chất lượng.
- Chuyển giao
- Lịch sử cung cấp hàng hóa hiệu quả
- Năng lực sản xuất
- Hệ thống thông tin liên lục
- Vị trí địa lý.
c. Đánh giá hiệu quả nhà cung cấp
Muốn quyết định nhà cung cấp nào sẽ được lựa chọn hay nhà cung cấp nào quan trọng để tạo dựng mối quan hệ lâu dài thì doanh nghiệp cần đánh giá hiệu quả nhà cung cấp qua chỉ số hiệu quả nhà cung cấp SPI (Supplier Performance Index)
Để tính chỉ số SPI cho từng nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phân tích chi phí của nhà cung cấp.
Chi phi nhà cung cấp còn gọi là chi phí sở hữu – cost of ownership. Là chi phí gắn với từng nhà cung cấp cụ thể, bao gồm chi phí nguyên vật liệu và các chi phí gây ra bởi hoạt động mua hàng hay bởi nhà cung cấp như sau:
- CP mua hàng
- CP tồn trữ hàng tồn kho
- CP hàng kém chất lượng
- CP giao hàng chậm trễ
Hệ thống kế toán chi phí dựa trên hoạt động (ABC) thưởng được sử dụng để tính tổng chi phí sở hữu. Các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp sẽ được phân cấp, điều này giúp phân bố chi phí sở hữu chính xác hơn. Có 3 cấp độ hoạt động liên quan đến nhà cung cấp và chi phí phát sinh tương ứng.
- Các hoạt động cấp đơn vị: Phát sinh do vấn đề chất lượng hoặc giao hàng trễ, gây ra chi phí thiệt hại nội bộ hoặc chi phí thiệt hại bên ngoài.
- Các hoạt động liên quan đến đặt hàng: Phát sinh mỗi lần đặt hàng và không phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mỗi lần. Hoạt động này gây ra chi phí nhận và kiểm tra hàng, chi phí xử lý hóa đơn.
- Các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp: Phát sinh mỗi khi ký Hợp Đồng và không phụ thuộc vào số lần đặt hàng. Hoạt động này gây ra chi phí kiểm toán quy trình chất lượng nhà cung cấp, chi phí R&D để hiểu quy trình sản xuất.
→ Có thể xác định chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sở hữu sản phẩm của từng nhà cung cấp, dịch vụ → xác định được chỉ số SPI ở từng nhà cung cấp.
Ngoài chỉ số SPT, nhà quản trị doanh nghiệp còn có thể căn cứ vào các tiêu chí đo lường khác như giao nhận (% đơn hàng giao đúng hẹn, thời gian chờ trung bình cho việc giao hàng); chất lượng (% đơn hàng bị hỏng, lỗi đạt được các chứng chỉ về chất lượng); chi phí (đạt được mục tiêu giảm giá bản hằng năm, đạt được mục tiêu giảm chi phi sản xuất); thay đổi về mặt tổ chức quản lý (triển khai tổ chức đội nhóm, áp dụng hệ thống EDI); mối quan hệ khảo sát sự hài lòng đối với nhà cung cấp, số tranh luận được giải quyết giữa bên mua và nhà cung cấp trong vòng 7 ngày)
d. Đánh giá hiệu quả quản trị nhà cung cấp
Ngoài việc đánh giá hiệu quả nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên tự đánh rủi về hiệu quả quản trị nhà cung cấp và phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp qua các tiêu chí:
- Số lượng các nhà cung cấp đáng tin cậy.
- Số lượng các nhà cung cấp mới ký hợp đồng.
- Số lượng nhà cung cấp có cải tiến, đổi mới sản phẩm.
- Thời gian phản hồi những thắc mắc từ nhà cung cấp.
- Cung cấp thông tin đặt hàng đúng lúc cho nhà cung cấp.
- % đặt hàng thông qua thương mại điện tử
-Giảm số lượng nhà cung cấp.
- Số đơn đặt hàng được xúc tiến nhanh
Để giảm thiểu chi phí liên quan đến nhà cung cấp nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất và quản trị, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên tập trung nỗ lực vào quản trị hàng tồn kho.
3. Quản trị hàng tồn kho (IM – Inventory management)
a. Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho truyền thống
Theo cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho truyền thống, mức kiểm soát hàng tồn kho cần lập sao cho vừa tránh được sự thiếu hụt nguyên vật liệu và sự giản đoạn sản xuất đồng thời cũng không tồn hàng quá mức làm tốn thêm diện tích khu tốn thêm chi phí tồn trữ, chi phí hư hỏng và lạc hậu do tổn trữ lâu. Muốn vậy, cần phải xem xét sự cân bằng giữa ba loại chi phí sau đây:
- Chi phí đặt hàng/chi phí đặt lệnh sản xuất
Chi phi đặt hàng đối với hàng hóa, nguyên vật liệu
+ Chi phí tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp.
+ Chi phí chuẩn bị đơn hàng.
+ Chi phí vận chuyển.
+ Chi phí tiếp nhận đơn hàng (ví dụ bốc dỡ và kiểm tra).
+ Chi phí xử lý hóa đơn.
+ Chi phí xúc tiến đơn đặt hàng,
Chi phí đặt lệnh sản xuất đối với sản phẩm sản xuất
+ Chi phí chuẩn bị lệnh sản xuất.
+ Chi phí khởi động máy cho sản xuất.
+ Chuẩn bị trang thiết bị để sản xuất mặt hàng.
+ Tiền lương của người lao động nhàn rỗi trong khi khởi động máy SX
+ Chi phí máy móc nhân rối trong khi chuẩn bị cho sản xuất.
+ Chi phí chạy thử nghiệm.
- Chi phí tồn kho
+ Chi phí lưu trữ (ví dụ: chi phí kho bãi)
+ Chi phí cấp xếp kho
+ Bảo hiểm
+ Hư hỏng và lỗi thời
+ Trộm cấp
+ Chi phí cơ hội do đồng vốn bị ứ đọng vào hàng tồn kho
- Chi phí do thiếu hụt hàng khi xác lập các mức kiểm soát hàng tồn kho
+ Mất doanh thu (hiện tại và tương lai)
+ Chi phí sản xuất bị gián đoạn khi nguyên liệu không có sẵn
+ Tiền lương của người lao động khi nhàn rỗi
+ Chi phí khởi động máy móc mà được tăng cường thêm
+ Chi phí xúc tiến đơn hàng
Bốn mức kiểm soát hàng tồn kho sau đây có thể giúp doanh nghiệp cân đối ba loại chi phí trên:
Lượng hàng đặt hoặc sản xuất lẫn tối ưu – EOQ (Economic order quantity)
Mô hình EOQ cho phép xác định lượng hàng mua vào tối ưu để giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ
Q: EOQ số lượng hàng đặt/lần
h: CP tồn trữ cho 1 đơn vị hàng tồn kho (nguyên liệu)/ năm - annual carring cost per unit
c: Chi phí đặt hàng 1 lần – (ordering) cost per order
d: Lượng cầu hàng năm – annual requirement
Mức tái đặt hàng – ROP (Inventory reorder point)
Mức tồn kho mà doanh nghiệp cần tái đặt hàng từ nhà cung cấp
Mức tái đặt hàng = Mức sử dụng trung bình x Thời gian chờ trung bình
Thời gian chờ – lead time
- Đối với hàng hóa nguyên vật liệu, thời gian chở là khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng
- Đối với thành phẩm, thời gian chờ là khoảng thời gian lên kế hoạch sản xuất đến khi hoàn thành sản phẩm
Một số doanh nghiệp xác định mức tái đặt hàng trên mức trung bình bằng cách cộng thêm vào mức tồn kho an toàn để dự phòng trường hợp sử dụng trên mức trung bình
Mức tái đặt hàng = Mức sử dụng TB x Thời gian chờ TB + Tồn kho an toàn
Mức tồn kho an toàn làm tăng chi phí vận chuyển nhưng tiết kiệm được chi phí tiềm năng gây ra khi thiếu hàng
Khi xác định EOQ, cần dựa trên một số giả định sau:
- Xác định được nhu cầu và lượng cấu ổn định
- Xác định được chi phí đặt hàng và cố định cho mỗi đơn hàng
- Chi phí mua hàng cho 1 đơn vị không đổi.
- Toàn bộ đơn hàng được giao cùng lúc
- Xác định được chi phí tồn trữ và cố định cho mỗi đơn vị
- Trung bình, hàng tồn kho có sẵn trong kho tại bất kỳ thời điểm nào
Mức kiểm soát tồn kho tối thiểu
Để tránh bị thiếu hụt hàng hóa tiêu thụ hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu sản xuất, hàng tồn kho không được thấp hơn mức này
Mức kiểm soát HTK tối thiểu = Mức tái đặt hàng - (mức sử dụng TB x thời gian chờ TB)
Mức kiểm soát tồn kho tối đa
Để tránh tồn kho quá mức, hàng tồn kho (hàng hóa hoặc nguyên vật liệu sản xuất không được cao hơn mức này
Mức kiểm soát HTK tối đa = Mức tái đặt hàng + Số lượng đặt hàng/ lần - (Mức sử dụng tối thiểu x TG chờ tối thiểu)
b. Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho hiện đại – tồn kho đúng lúc JIT (Just in time)
Cách tiếp cận quản trị hàng tồn kho dùng lúc (JIT) giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến hàng tồn kho bởi hệ thống này có đặc điểm sau:
Đặc điểm của sản xuất JIT
- Hệ thống toàn diện cho việc kiểm soát sản xuất trong môi trường sản xuất nhiều giai đoạn.
- Hệ thống kéo (Pull) có sự phối hợp nhịp nhàng giữa sản xuất và mua hàng tác chỉ sản xuất và mua hàng khi có nhu cầu của khách hàng cuối cùng. Điều này làm hàng tồn kho có thể giảm đáng kể.
- Đơn giản hóa quy trình sản xuất vì loại bỏ được các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm.
- Mua nguyên liệu, sản xuất chi tiết sản phẩm và sản phẩm theo từng là nhỏ
- Khởi động máy móc nhanh chóng và ít tốn kém.
- Nguyên vật liệu, chi tiết sản phẩm và thành phẩm chất lượng cao
- Bảo dưỡng máy mốt hiệu quả
- Nhóm làm việc linh hoạt.
Đặc điểm của mua hàng JIT
- Mua nguyên liệu chỉ khi cần thiết, để tránh chi phí tồn kho.
- Giảm số lượng các nhà cung cấp
- Giao kết hợp đồng dài hạn – thiết lập các nhà cung cấp phù hợp.
- Quy định cụ thể tiêu chuẩn chất lượng trong hợp đồng với nhà cung cấp để giảm việc kiểm tra chất lượng.
- Sử dụng thương mại điện tử để đặt hàng với nhà cung cấp, cho nhà cung cấp quyền truy cập trực tuyến để xem các tập tin tồn kho và các hoạt động cán thanh toán của công ty.
Hiệu quả và chi phí của JIT
- Tiết kiệm chi phí vận chuyển hàng tồn kho.
- Loại bỏ tất cả các hoạt động không tạo giá trị tăng thêm, không chỉ đối với các hàng tồn kho quá mức
- Nâng cao năng suất, thời gian sản xuất và chất lượng sản phẩm
- Nhu cầu của khách hàng được thỏa mãn một cách nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn.
- Tuy nhiên, những đặc điểm trên của hệ thống JIT cũng sẽ đưa doanh nghiệp có nguy cơ đối mặt với các chi phí sau: Chi phí thiệt hại sản xuất do thiếu hụt hàng tồn kho và Chi phí do đặt vật liệu gấp, và mất doanh số do việc sản xuất bị gián đoạn.
Vai trò của kế toán quản trị trong quản trị hàng tồn kho
JIV yêu cầu kế toán quản trị xây dựng và đưa các chỉ số phi tài chính vào chiến lược kinh doanh ngoài các chỉ số tài chính truyền thống.
