III. QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN VÀ HỆ THỐNG BÁO CÁO DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
1. Quy trình lập dự toán ngân sách
Quy trình lập dự toán ngân sách gồm những bước cơ bản từ chuẩn bị đến tiến hành lập và kiểm tra, giám sát, đánh giá dự toán sau khi lập.
2. Hệ thống báo cáo dự toán và mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận
Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp bao gồm hệ thống các báo cáo dự toán cơ bản sau đây
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Dự toán sản xuất
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán tiền
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán dự toán.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác. Công việc đầu tiên của quy trình lập dự toán là lập dự toán tiêu thụ sản phẩm. Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán. Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận và phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ là chìa khóa cho toàn bộ quá trình lập dự toán.
Sau khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập, nó quyết định khối lượng sản phẩm cẩn sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ Tiếp theo, dự toán sản xuất sẽ được lập làm cơ sở cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các dự toán này sẽ tác động đến việc lập dự toán tiền.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và các dự toán này cũng tác động đến dự toán tiền.
Dự toán tiền bị chi phối bởi dự toán tiêu thụ sản phẩm, vì việc tiêu thụ sản phẩm tạo ra dòng tiền để đáp ứng cho việc chi tiêu Các dự toán về chi phí đặt ra nhu cầu về tiền trong kỳ, nó tác động đến dự toán tiền. Ngược lại, các dự toán đó lại chịu ảnh hưởng bởi dự toán tiền, bởi khả năng về lượng tiền hiện có dù thỏa mãn cho các nhu cầu chi tiêu dự kiến
Dự toán về vốn đầu tư cũng nằm trong dự toán ngân sách, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị. Để tránh đi vào chi tiết không cần thiết, dự toán ngân sách không trình bày dự toán về vốn đầu tư. Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự toán tiền, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chi tiêu trong năm tới trong dự toán tiền.
Kết quả cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh là tình hình lợi nhuận, tình hình tài sản được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán
3. Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ.
Nhiều yếu tố thường được xem xét khi dự báo sản phẩm tiêu thụ:
+ Số lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó
+ Các đơn đặt hàng chưa thực hiện.
+ Chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, hoạt động nghiên cứu và phát triển.
+ Sự cạnh tranh: dự đoán hành động của đối thủ cạnh tranh, dự đoán nhu cầu của thị trường về những sản phẩm thay thế.
+ Xu hướng chung của nền kinh tế, sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, công ăn việc làm, giá cả và thu nhập trên đầu người.
+ Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động
+ Những yếu tố khác những sự kiện chính trị, sự thay đổi về môi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,..
Kết quả tiêu thụ sản phẩm năm trước được sử dụng như điểm khởi đầu của việc dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Người lập dự toán sẽ dự đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong mối liên hệ của tất cả các yếu tố trên. Đánh giá đúng đến các yếu tố sẽ làm cho dự toán tiêu thụ sản phẩm vừa mang tính tiên tiến, lại vừa mang tính hiện thực, phù hợp với khả năng thực hiện của nhà quản trị.
Doanh nghiệp sau khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ước tính ra doanh thu theo công thức
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến + Đơn giá bán dự kiến
Thông thường trong dự toán tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính toán lượng tiền ước tính thu được qua các kỳ Việc tính toán này rất cần thiết cho việc lập dự toán tiền Số tiền dự kiến thu được bao gồm số tiền thu được của kỳ trước chuyển sang cộng với số tiền thu được trong kỳ dự toán
Ví dụ 4.2: Tại công ty A dự kiến tổng sản phẩm K tiêu thụ trong năm 20x7 là 150.000 sản phẩm, trong đó sản lượng tiêu thụ của từng quý lần lượt chiếm tỷ lệ như sau: quý 1. 10%, quý 2: 30%, quý 3: 40%, quý 4: 20%. Đơn giá bán dự kiến là 200.000 đồng.
Tiền bán hàng được thu ngay trong quý phát sinh doanh thu là 70%, số còn lại sẽ được thu hết trong quý sau. Nợ phải thu khách hàng quý 4 năm trước thể hiện trên bảng cân đối kế toán ngày 31/12/20x6 là 1.350.000.000 đồng Từ các dữ liệu trên, dự toán tiêu thụ sản phẩm sẽ được lập như sau
Bảng 4.1: Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Sản phẩm K – Năm 20x7
(đvt:1.000.000 đồng)
SỐ TIỀN DỰ KIẾN THU ĐƯỢC QUA CÁC QUÝ
1. Quy trình lập dự toán ngân sách
Quy trình lập dự toán ngân sách gồm những bước cơ bản từ chuẩn bị đến tiến hành lập và kiểm tra, giám sát, đánh giá dự toán sau khi lập.
2. Hệ thống báo cáo dự toán và mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận
Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp bao gồm hệ thống các báo cáo dự toán cơ bản sau đây
- Dự toán tiêu thụ sản phẩm.
- Dự toán sản xuất
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp.
- Dự toán chi phí sản xuất chung
- Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
- Dự toán tiền
- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh
- Bảng cân đối kế toán dự toán.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác. Công việc đầu tiên của quy trình lập dự toán là lập dự toán tiêu thụ sản phẩm. Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán. Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận và phù hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ là chìa khóa cho toàn bộ quá trình lập dự toán.
Sau khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập, nó quyết định khối lượng sản phẩm cẩn sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ Tiếp theo, dự toán sản xuất sẽ được lập làm cơ sở cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các dự toán này sẽ tác động đến việc lập dự toán tiền.
Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và các dự toán này cũng tác động đến dự toán tiền.
Dự toán tiền bị chi phối bởi dự toán tiêu thụ sản phẩm, vì việc tiêu thụ sản phẩm tạo ra dòng tiền để đáp ứng cho việc chi tiêu Các dự toán về chi phí đặt ra nhu cầu về tiền trong kỳ, nó tác động đến dự toán tiền. Ngược lại, các dự toán đó lại chịu ảnh hưởng bởi dự toán tiền, bởi khả năng về lượng tiền hiện có dù thỏa mãn cho các nhu cầu chi tiêu dự kiến
Dự toán về vốn đầu tư cũng nằm trong dự toán ngân sách, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị. Để tránh đi vào chi tiết không cần thiết, dự toán ngân sách không trình bày dự toán về vốn đầu tư. Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự toán tiền, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chi tiêu trong năm tới trong dự toán tiền.
Kết quả cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh là tình hình lợi nhuận, tình hình tài sản được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán
3. Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ.
Nhiều yếu tố thường được xem xét khi dự báo sản phẩm tiêu thụ:
+ Số lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó
+ Các đơn đặt hàng chưa thực hiện.
+ Chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, hoạt động nghiên cứu và phát triển.
+ Sự cạnh tranh: dự đoán hành động của đối thủ cạnh tranh, dự đoán nhu cầu của thị trường về những sản phẩm thay thế.
+ Xu hướng chung của nền kinh tế, sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội, công ăn việc làm, giá cả và thu nhập trên đầu người.
+ Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động
+ Những yếu tố khác những sự kiện chính trị, sự thay đổi về môi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,..
Kết quả tiêu thụ sản phẩm năm trước được sử dụng như điểm khởi đầu của việc dự báo số lượng sản phẩm tiêu thụ. Người lập dự toán sẽ dự đoán số lượng sản phẩm tiêu thụ trong mối liên hệ của tất cả các yếu tố trên. Đánh giá đúng đến các yếu tố sẽ làm cho dự toán tiêu thụ sản phẩm vừa mang tính tiên tiến, lại vừa mang tính hiện thực, phù hợp với khả năng thực hiện của nhà quản trị.
Doanh nghiệp sau khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ước tính ra doanh thu theo công thức
Doanh thu dự kiến = Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến + Đơn giá bán dự kiến
Thông thường trong dự toán tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính toán lượng tiền ước tính thu được qua các kỳ Việc tính toán này rất cần thiết cho việc lập dự toán tiền Số tiền dự kiến thu được bao gồm số tiền thu được của kỳ trước chuyển sang cộng với số tiền thu được trong kỳ dự toán
Ví dụ 4.2: Tại công ty A dự kiến tổng sản phẩm K tiêu thụ trong năm 20x7 là 150.000 sản phẩm, trong đó sản lượng tiêu thụ của từng quý lần lượt chiếm tỷ lệ như sau: quý 1. 10%, quý 2: 30%, quý 3: 40%, quý 4: 20%. Đơn giá bán dự kiến là 200.000 đồng.
Tiền bán hàng được thu ngay trong quý phát sinh doanh thu là 70%, số còn lại sẽ được thu hết trong quý sau. Nợ phải thu khách hàng quý 4 năm trước thể hiện trên bảng cân đối kế toán ngày 31/12/20x6 là 1.350.000.000 đồng Từ các dữ liệu trên, dự toán tiêu thụ sản phẩm sẽ được lập như sau
Bảng 4.1: Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Sản phẩm K – Năm 20x7
(đvt:1.000.000 đồng)
| Chi tiêu | Quý 1 | Quý 2 | Quý 3 | Quý 4 | Cả năm |
| Số lượng sản phẩm tiêu thụ (sp) | 15.000 | 45.000 | 60.000 | 30.000 | 150.000 |
| Đơn giá bán | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 | 0,2 |
| Tổng doanh thu | 3.000 | 9.000 | 12.000 | 6.000 | 30.000 |
| Năm trước chuyển sang | 1.350 | - | - | - | 1.350 |
| Tiền thu được từ doanh thu quý 1 | 2.100 | 900 | - | - | 3.000 |
| Tiền thu được từ doanh thu quý 2 | - | 6.300 | 2.700 | - | 9.000 |
| Tiền thu được từ doanh thu quý 3 | - | - | 8.400 | 3.600 | 12.000 |
| Tiền thu được từ doanh thu quý 4 | - | - | - | 4.200 | 4.200 |
| Tổng số tiền thu được | 3.450 | 7.200 | 11.100 | 7.800 | 29.550 |
