***Dự toán linh hoạt***
1. Những lý luận cơ bản về dự toán linh hoạt
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được đề cập ở mục tiêu thứ nhất là khái niệm, phương pháp lập, tác dụng dự toán linh hoạt
a. Khái niệm dự toán ngân sách linh hoạt
- Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán mà ngân sách được lập ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau trước khi tiến hành hoặc dự toán được lập lại khí theo mức độ hoạt động thực tế trong kỷ. Vì vậy, dự toán ngân sách linh hoạt cũng được gọi là dự toán điều chỉnh.
- Dự toán ngân sách linh hoạt khác với dự toán tỉnh ở mức độ hoạt động làm căn cứ xây dựng dự toán. Dự toán ngân sách linh hoạt được lập ở nhiều mức độ hoạt động dự báo hay mức độ hoạt động thực tế trong kỳ dự toán, trong khi đó dự toán ngân sách tĩnh chỉ lập theo một mức độ hoạt động được dự báo trong kỳ dự toán.
b. Phương pháp lập dự toán ngân sách linh hoạt
- Để lập dự toán ngân sách linh hoạt thường dựa vào phương trình cơ bản sau
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Qi x P
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phi C (Cost) = (Qi x V) + F
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm,
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phi
Trong đó:
Dự toán doanh thu: [Qi x P]
Dự toán chi phí: [Qi x V + F]
Từ các phương trình cơ bản trên, khi lập dự toán linh loạt có thể tùy theo đặc điểm phát sinh doanh thu, chi phí có thể:
- Lập dự toán theo một tiêu thức đo lường mức hoạt động, ví dụ, khi lập dự toán chi phí dựa trên một tiêu thức đo lường mức độ hoạt động duy nhất là sản lượng sản xuất. Lúc này dự toán được ước tính như sau:
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Q1 x P
Trong đó:
Q1: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phí C (Cost) = [Q1 x V] + F
Trong đó:
Q1: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phí
Trong đó:
Dự toán doanh thu: [Q1 x P]
Dự toán chi phí: [Q1 x V + F]
Lập dự toán theo nhiều tiêu thức đo lường mức hoạt động, ví dụ, khi lập dự toàn chi phí dựa trên tiêu thức sản lượng sản xuất, số giờ công, số giữ máy hoạt động
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Qi x P
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phí C (Cost) = [Q1 x V] + [Q2 x V] +....[F1+F2+...]]
Trong đó:
Qi: các tiêu thức đo lường mưa hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phí
c. Ý nghĩa của dự toán ngân sách linh hoạt
Về mặt ngân sách, khi thực hiện, không có sự khác biệt ngân sách do tác động khách quan về thay đổi mức độ hoạt động mà chỉ khác biệt về định mức giá, định mức lượng, mức chi tiêu phát sinh trong kỳ nên ngân sách hoạt động đã loại bỏ được những tác động khách quan (biến động ngân sách do mức độ hoạt động thay đổi) và xác lập chuẩn xác hơn ngân sách cần có cho tình hình thực tế (ngân sách được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế). Những ưu điểm này của dự toán ngân sách linh hoạt đã khắc phục được những hạn chế trong dự toán ngân sách tĩnh về mặt ngân sách như khi thực hiện là nếu xuất hiện sự khác biệt giữa mức độ hoạt động thực tế với mức độ hoạt động dự tính sẽ dẫn đến tình hình thừa, thiếu ngân sách cho hoạt động trong kỳ. Cụ thể, với dư toàn ngân sách tinh nếu mức hoạt động thực tế lớn hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến doanh thu vượt ngoài dự tính nhưng thiếu ngân sách chi phí cho hoạt động và nếu mức hoạt động thực tế nhỏ hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến doanh thu thiếu so với dự tính nhưng thừa ngân sách chi phí cho hoạt động trong kỳ.
Về mặt kiểm soát, do dự toán ngân sách linh hoạt chi phí đã được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế nên những biến động phát sinh trong kỳ đều xuất phát từ tình hình quản lý, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị. Vì vậy, những biến động chi phí trong kỳ sẽ phản ảnh chuẩn xác thành quả hoạt động hoặc trách nhiệm quản lý, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị Ở đây, nếu tăng chi phí là dấu hiệu không thuận lợi (U), đau hiệu mất kiểm soát chi phí và ngược lại, giảm chỉ phi là dấu hiệu thuận lợi (F), dấu hiệu kiểm soát tốt chi phí. Những ưu điểm này của dự toán ngân sách linh hoạt đã khắc phục được những hạn chế trong dự toán ngân sách tỉnh về mặt kiểm soát như khi thực hiện nếu xuất hiện sự khác biệt giữa mức độ hoạt động thực tế với mức độ hoạt động dự tính dẫn đến những biến động chi phí do tác động khách quan (thị trường) và do tác động chủ quan (quản lý, kiểm soát của nhà quản trị nên những dấu hiệu biến động (chênh lệch thực tế so với dự toán) sẽ không phản ảnh dùng tình hình chi phí, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị. Cụ thể, với dự toán tĩnh, nếu mức hoạt động thực tế lớn hơn mức hoạt động dự tính dẫn đến tăng chi phi là một dấu hiệu không kiểm soát tốt chi phí nhưng thực tế chưa phải là vậy, nếu mức hoạt động thực tế nhỏ hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến giảm chi phí, một dấu hiệu kiểm soát tốt chi phí tốt nhưng thực tế cũng chưa phải là vậy.
2. Sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành quả hoạt động
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được đề cập trong mục tiêu số hai là những kỹ thuật trong sử dụng dự toán linh hoạt phân tích thành quá hoạt động và lập các báo cáo phân tích thành quả hoạt động như báo cáo phân tích biến động về mức độ hoạt động, báo cáo biến động doanh thu, báo cáo biến động chi tiêu.
- Các kỹ thuật phân tích biến động qua sử dụng dự toán ngân sách linh loạt
Báo cáo biến động có thể lập chi tiết cho từng loại biến động như:
Biến động ngân sách do thay đổi hoạt động = Ngân sách theo dự toán linh hoạt – Ngân sách theo dự toán tỉnh
Biến động doanh thu = Doanh thu thực tế – Doanh thu lập theo dự toán linh hoạt
Biến động chi tiêu = Chi phí thực tế - Chi phí lập theo dự toán linh hoạt
3. Một số lỗi thường gặp trong phân tích thành quả hoạt động
- Trong mục này trình bày những vấn để chuyên môn được đề cập ở mục tiêu thứ ba đó là một số lỗi thường gặp trong phân tích thành quả hoạt động
- Khi phân tích thành quả hoạt động để đánh giá đúng những biến động thành quả hoạt động cần phải lập dự toán linh hoạt. Tuy nhiên, việc lập dự toán linh hoạt đôi khi được cho là khó khăn, phức tạp nên khi phân tích chỉ so sánh kết quả thực tế với dự toán tỉnh dẫn đến những hiểu nhầm, hiểu không đúng tác nhân gây nên biến động.
- Trong phân tích thành quả hoạt động, đôi khi ngầm giả định chi phí trong một mục nào đó đều là biến phí hoặc đều là định phí. Những giả định sai lầm này thường dẫn đến những tính toán biến động chi phí không chính xác và từ đó cũng dẫn đến những tính toán biến động lợi nhuận cũng không chính xác.
Kết luận
Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán được điều chỉnh lại theo mức độ hoạt động thực tế. Sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành qua hoạt động giúp tính toán chi tiết được những biến động do thay đổi sản lượng, do thay đổi mức độ hoạt động và những biến động doanh thu, biến động chi tiêu trong kỳ. Từ đó giúp nhà quản trị sẽ nhận định những tác động làm cho thay đổi doanh thu, chi phí nào là khách quan và những tác động nào là cho doanh thu, chi phí là do chính những nhà quản trị trong kỳ gây nên. Những nhận định này góp phần xây dựng những giải pháp tác động phù hợp với việc kiểm soát doanh thu, chi phí cũng như ngân sách và trách nhiệm quản lý.
Bên cạnh những ý nghĩa tích cực của sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành quả hoạt động, lập dự toán ngân sách linh hoạt cũng phải đương đầu với những khó khăn về việc phải xử lý, cân đối nhiều vấn đề theo sự thay đổi tình hình thực tế cũng như ngân sách, con người cần có. Khó khăn này có thể dẫn đến một số doanh nghiệp không lập và sử dụng dự toán ngân sách liên hoạt để phân tích thành quả hoạt động và chính điều này có thể dẫn đến một số sai lầm trong khi sử dụng dự toán ngân sách tĩnh để đo lường, đánh giá thành quả quản lý.
Ngoài ra, ngay trong sử dụng dự toán linh hoạt cũng có thể rơi vào những giá định về biến phí, định phí mà việc phân tích thành quả hoạt động cũng rơi tình trạng không chính xác.
1. Những lý luận cơ bản về dự toán linh hoạt
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được đề cập ở mục tiêu thứ nhất là khái niệm, phương pháp lập, tác dụng dự toán linh hoạt
a. Khái niệm dự toán ngân sách linh hoạt
- Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán mà ngân sách được lập ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau trước khi tiến hành hoặc dự toán được lập lại khí theo mức độ hoạt động thực tế trong kỷ. Vì vậy, dự toán ngân sách linh hoạt cũng được gọi là dự toán điều chỉnh.
- Dự toán ngân sách linh hoạt khác với dự toán tỉnh ở mức độ hoạt động làm căn cứ xây dựng dự toán. Dự toán ngân sách linh hoạt được lập ở nhiều mức độ hoạt động dự báo hay mức độ hoạt động thực tế trong kỳ dự toán, trong khi đó dự toán ngân sách tĩnh chỉ lập theo một mức độ hoạt động được dự báo trong kỳ dự toán.
b. Phương pháp lập dự toán ngân sách linh hoạt
- Để lập dự toán ngân sách linh hoạt thường dựa vào phương trình cơ bản sau
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Qi x P
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phi C (Cost) = (Qi x V) + F
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm,
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phi
Trong đó:
Dự toán doanh thu: [Qi x P]
Dự toán chi phí: [Qi x V + F]
Từ các phương trình cơ bản trên, khi lập dự toán linh loạt có thể tùy theo đặc điểm phát sinh doanh thu, chi phí có thể:
- Lập dự toán theo một tiêu thức đo lường mức hoạt động, ví dụ, khi lập dự toán chi phí dựa trên một tiêu thức đo lường mức độ hoạt động duy nhất là sản lượng sản xuất. Lúc này dự toán được ước tính như sau:
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Q1 x P
Trong đó:
Q1: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phí C (Cost) = [Q1 x V] + F
Trong đó:
Q1: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phí
Trong đó:
Dự toán doanh thu: [Q1 x P]
Dự toán chi phí: [Q1 x V + F]
Lập dự toán theo nhiều tiêu thức đo lường mức hoạt động, ví dụ, khi lập dự toàn chi phí dựa trên tiêu thức sản lượng sản xuất, số giờ công, số giữ máy hoạt động
Dự toán doanh thu R (Revenue) = Qi x P
Trong đó:
Qi: tiêu thức đo lường mức hoạt động thực tế
P: đơn giá bán
Dự toán chi phí C (Cost) = [Q1 x V] + [Q2 x V] +....[F1+F2+...]]
Trong đó:
Qi: các tiêu thức đo lường mưa hoạt động thực tế
V: Biến phí mỗi sản phẩm
F: định phí
Dự toán kết quả kinh doanh = Dự toán doanh thu – Dự toán chi phí
c. Ý nghĩa của dự toán ngân sách linh hoạt
Về mặt ngân sách, khi thực hiện, không có sự khác biệt ngân sách do tác động khách quan về thay đổi mức độ hoạt động mà chỉ khác biệt về định mức giá, định mức lượng, mức chi tiêu phát sinh trong kỳ nên ngân sách hoạt động đã loại bỏ được những tác động khách quan (biến động ngân sách do mức độ hoạt động thay đổi) và xác lập chuẩn xác hơn ngân sách cần có cho tình hình thực tế (ngân sách được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế). Những ưu điểm này của dự toán ngân sách linh hoạt đã khắc phục được những hạn chế trong dự toán ngân sách tĩnh về mặt ngân sách như khi thực hiện là nếu xuất hiện sự khác biệt giữa mức độ hoạt động thực tế với mức độ hoạt động dự tính sẽ dẫn đến tình hình thừa, thiếu ngân sách cho hoạt động trong kỳ. Cụ thể, với dư toàn ngân sách tinh nếu mức hoạt động thực tế lớn hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến doanh thu vượt ngoài dự tính nhưng thiếu ngân sách chi phí cho hoạt động và nếu mức hoạt động thực tế nhỏ hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến doanh thu thiếu so với dự tính nhưng thừa ngân sách chi phí cho hoạt động trong kỳ.
Về mặt kiểm soát, do dự toán ngân sách linh hoạt chi phí đã được điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế nên những biến động phát sinh trong kỳ đều xuất phát từ tình hình quản lý, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị. Vì vậy, những biến động chi phí trong kỳ sẽ phản ảnh chuẩn xác thành quả hoạt động hoặc trách nhiệm quản lý, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị Ở đây, nếu tăng chi phí là dấu hiệu không thuận lợi (U), đau hiệu mất kiểm soát chi phí và ngược lại, giảm chỉ phi là dấu hiệu thuận lợi (F), dấu hiệu kiểm soát tốt chi phí. Những ưu điểm này của dự toán ngân sách linh hoạt đã khắc phục được những hạn chế trong dự toán ngân sách tỉnh về mặt kiểm soát như khi thực hiện nếu xuất hiện sự khác biệt giữa mức độ hoạt động thực tế với mức độ hoạt động dự tính dẫn đến những biến động chi phí do tác động khách quan (thị trường) và do tác động chủ quan (quản lý, kiểm soát của nhà quản trị nên những dấu hiệu biến động (chênh lệch thực tế so với dự toán) sẽ không phản ảnh dùng tình hình chi phí, kiểm soát chi phí của các nhà quản trị. Cụ thể, với dự toán tĩnh, nếu mức hoạt động thực tế lớn hơn mức hoạt động dự tính dẫn đến tăng chi phi là một dấu hiệu không kiểm soát tốt chi phí nhưng thực tế chưa phải là vậy, nếu mức hoạt động thực tế nhỏ hơn mức hoạt động dự tính sẽ dẫn đến giảm chi phí, một dấu hiệu kiểm soát tốt chi phí tốt nhưng thực tế cũng chưa phải là vậy.
2. Sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành quả hoạt động
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được đề cập trong mục tiêu số hai là những kỹ thuật trong sử dụng dự toán linh hoạt phân tích thành quá hoạt động và lập các báo cáo phân tích thành quả hoạt động như báo cáo phân tích biến động về mức độ hoạt động, báo cáo biến động doanh thu, báo cáo biến động chi tiêu.
- Các kỹ thuật phân tích biến động qua sử dụng dự toán ngân sách linh loạt
Báo cáo biến động có thể lập chi tiết cho từng loại biến động như:
Biến động ngân sách do thay đổi hoạt động = Ngân sách theo dự toán linh hoạt – Ngân sách theo dự toán tỉnh
Biến động doanh thu = Doanh thu thực tế – Doanh thu lập theo dự toán linh hoạt
Biến động chi tiêu = Chi phí thực tế - Chi phí lập theo dự toán linh hoạt
3. Một số lỗi thường gặp trong phân tích thành quả hoạt động
- Trong mục này trình bày những vấn để chuyên môn được đề cập ở mục tiêu thứ ba đó là một số lỗi thường gặp trong phân tích thành quả hoạt động
- Khi phân tích thành quả hoạt động để đánh giá đúng những biến động thành quả hoạt động cần phải lập dự toán linh hoạt. Tuy nhiên, việc lập dự toán linh hoạt đôi khi được cho là khó khăn, phức tạp nên khi phân tích chỉ so sánh kết quả thực tế với dự toán tỉnh dẫn đến những hiểu nhầm, hiểu không đúng tác nhân gây nên biến động.
- Trong phân tích thành quả hoạt động, đôi khi ngầm giả định chi phí trong một mục nào đó đều là biến phí hoặc đều là định phí. Những giả định sai lầm này thường dẫn đến những tính toán biến động chi phí không chính xác và từ đó cũng dẫn đến những tính toán biến động lợi nhuận cũng không chính xác.
Kết luận
Dự toán ngân sách linh hoạt là dự toán được điều chỉnh lại theo mức độ hoạt động thực tế. Sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành qua hoạt động giúp tính toán chi tiết được những biến động do thay đổi sản lượng, do thay đổi mức độ hoạt động và những biến động doanh thu, biến động chi tiêu trong kỳ. Từ đó giúp nhà quản trị sẽ nhận định những tác động làm cho thay đổi doanh thu, chi phí nào là khách quan và những tác động nào là cho doanh thu, chi phí là do chính những nhà quản trị trong kỳ gây nên. Những nhận định này góp phần xây dựng những giải pháp tác động phù hợp với việc kiểm soát doanh thu, chi phí cũng như ngân sách và trách nhiệm quản lý.
Bên cạnh những ý nghĩa tích cực của sử dụng dự toán linh hoạt trong phân tích thành quả hoạt động, lập dự toán ngân sách linh hoạt cũng phải đương đầu với những khó khăn về việc phải xử lý, cân đối nhiều vấn đề theo sự thay đổi tình hình thực tế cũng như ngân sách, con người cần có. Khó khăn này có thể dẫn đến một số doanh nghiệp không lập và sử dụng dự toán ngân sách liên hoạt để phân tích thành quả hoạt động và chính điều này có thể dẫn đến một số sai lầm trong khi sử dụng dự toán ngân sách tĩnh để đo lường, đánh giá thành quả quản lý.
Ngoài ra, ngay trong sử dụng dự toán linh hoạt cũng có thể rơi vào những giá định về biến phí, định phí mà việc phân tích thành quả hoạt động cũng rơi tình trạng không chính xác.
