6.2. Kế toán các khoản chi
6.2.1. Giới thiệu chung về các khoản chi
Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Các khoản chi của đơn vị HCSN bao gồm: chi hoạt động (gồm thường xuyên, không thường xuyên); chi viện trợ, vay nợ nước ngoài; chi quản lý của hoạt động SXKDDV; chi tài chính; chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí (gọi tắt là chi chưa xác định nguồn); GVHB...
6.2.2. Yêu cầu quản lý đối với các khoản chi
Phải đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. Các TK chi phí không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả.
6.2.3. Kế toán chi phí hoạt động
6.2.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Chi phí hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên (kể cả chi từ nguồn tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ) theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc phân loại chi thường xuyên, chi không thường xuyên được thực hiện theo quy định của cơ chế tài chính.
Đơn vị thực hiện chi theo đúng các quy định của CQNN có thẩm quyền về định mức, tiêu chuẩn của các khoản chi. Đơn vị phải theo dõi chi tiết chi thường xuyên và chi không thường xuyên để xử lý các khoản kinh phí tiết kiệm (hoặc kinh phí chưa sử dụngcuối năm theo quy định của chế độ tài chính hiện hành. Có 2 trường hợp chi hoạt động từ dự toán được giao phải bổ sung bút toán đồng thời như sau:
Trường hợp chi từ nguồn NSNN cấp bằng LCTTU không hạch toán đồng thời Có TK 013.
6.2.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 611- Chi phí hoạt động: phản ánh các khoản chi hoạt động theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. TK này có 2 TK cấp 2:
*TK 6111- Thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ thường xuyên như chi tiền lương, chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý,... TK này có 4 TK cấp 3:
-TK 61111- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
-TK 61112- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
- TK 61113- Chi phí hao mòn TSCĐ
-TK 61118- Chi hoạt động khác
* TK 6112- Không thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị. TK này có 4 TK cấp 3:
-TK 61121- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
-TK 61122- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
-TK 61123- Chi phí hao mòn TSCĐ
-TK 61128- Chi hoạt động khác
Sơ đồ 26. Kế toán chi phí hoạt động
6.2.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
a. Trích quỹ khen thưởng từ nguồn NSNN cấp (nếu được phép), ghi
Nợ TK 611 / Có TK 4311
b. Căn cứ số quỹ trích từ NSNN, rút dự toán vào TK tiền gửi, ghi:
Nợ TK 112 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (chi tiết TK tương ứng
c. Xuất NVL, CCDC để chi h/động:
Nợ TK 611 / Có TK 152, 153
d. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị
- Xác định thu nhập phải trả:
Nợ TK 611 / Có TK 334
- Khi trả tiền lương, phụ cấp:
Nợ TK 334 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
- Hàng tháng trích các khoản theo lương, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 332
- Khi trả tiền đóng các khoản trích theo lương, ghi:
Nợ TK 332 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
e. Phải trả về các DV điện, nước, điện thoại, bưu phí... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 331
Khi rút dự toán, thanh toán DV mua ngoài, ghi:
Nợ TK 331 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
f. Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc rút dự toán để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 111, 112, 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán chi hoạt động)
Có TK 012 (nếu rút KP cấp bằng LCT thực chi)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
g. Thanh toán tạm ứng tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 141
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511, 514
h. Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 111, 112, 331, 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán chi hoạt động)
i. Định kỳ, tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 652
j. Khi phát sinh các khoản thu giảm chi những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 111, 112, 1388,...
Có TK 611 (trong năm) hoặc Có TK 421 (năm trước)
k. Tính hao mòn TSCĐ được đầu tư, mua sắm bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp, dùng cho hoạt động hành chính, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 214
I. Cuối năm, chi BSTN cho NLĐ; chi khen thưởng; chi phúc lợi từ KP tiết kiệm được trong năm (đối với các CQNN không được trích lập các Quỹ):
Nợ TK 611 / Có TK 111, 511
Đồng thời ghi: Có TK 008 (chi tiết TK tương ứng) (nếu rút dự toán)
m. Cuối năm, kết chuyển chi phí hoạt động do NSNN cấp sang TK 911, ghi
Nợ TK 9111/ Có TK 611
6.2.1. Giới thiệu chung về các khoản chi
Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa.
Các khoản chi của đơn vị HCSN bao gồm: chi hoạt động (gồm thường xuyên, không thường xuyên); chi viện trợ, vay nợ nước ngoài; chi quản lý của hoạt động SXKDDV; chi tài chính; chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí (gọi tắt là chi chưa xác định nguồn); GVHB...
6.2.2. Yêu cầu quản lý đối với các khoản chi
Phải đảm bảo sự thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết. Các TK chi phí không có số dư, cuối kỳ kế toán phải kết chuyển tất cả các khoản chi phí phát sinh trong kỳ để xác định kết quả.
6.2.3. Kế toán chi phí hoạt động
6.2.3.1. Khái niệm và yêu cầu quản lý
Chi phí hoạt động là các khoản chi mang tính chất thường xuyên và không thường xuyên (kể cả chi từ nguồn tài trợ, biếu tặng nhỏ lẻ) theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc phân loại chi thường xuyên, chi không thường xuyên được thực hiện theo quy định của cơ chế tài chính.
Đơn vị thực hiện chi theo đúng các quy định của CQNN có thẩm quyền về định mức, tiêu chuẩn của các khoản chi. Đơn vị phải theo dõi chi tiết chi thường xuyên và chi không thường xuyên để xử lý các khoản kinh phí tiết kiệm (hoặc kinh phí chưa sử dụngcuối năm theo quy định của chế độ tài chính hiện hành. Có 2 trường hợp chi hoạt động từ dự toán được giao phải bổ sung bút toán đồng thời như sau:
- chi hoạt động từ dự toán được giao phải đồng thời hạch toán Có TK 008.
- chi từ KP cấp bằng LCTTC phải đồng thời ghi Có TK 012
Trường hợp chi từ nguồn NSNN cấp bằng LCTTU không hạch toán đồng thời Có TK 013.
6.2.3.2. Tài khoản sử dụng
TK 611- Chi phí hoạt động: phản ánh các khoản chi hoạt động theo dự toán chi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. TK này có 2 TK cấp 2:
*TK 6111- Thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ thường xuyên như chi tiền lương, chi hoạt động chuyên môn, chi quản lý,... TK này có 4 TK cấp 3:
-TK 61111- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
-TK 61112- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
- TK 61113- Chi phí hao mòn TSCĐ
-TK 61118- Chi hoạt động khác
* TK 6112- Không thường xuyên: Phản ánh các khoản chi thực hiện nhiệm vụ không thường xuyên của đơn vị. TK này có 4 TK cấp 3:
-TK 61121- Chi phí tiền lương, tiền công và chi phí khác cho nhân viên
-TK 61122- Chi phí vật tư, công cụ và dịch vụ đã sử dụng
-TK 61123- Chi phí hao mòn TSCĐ
-TK 61128- Chi hoạt động khác
Sơ đồ 26. Kế toán chi phí hoạt động
6.2.3.3. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu
a. Trích quỹ khen thưởng từ nguồn NSNN cấp (nếu được phép), ghi
Nợ TK 611 / Có TK 4311
b. Căn cứ số quỹ trích từ NSNN, rút dự toán vào TK tiền gửi, ghi:
Nợ TK 112 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (chi tiết TK tương ứng
c. Xuất NVL, CCDC để chi h/động:
Nợ TK 611 / Có TK 152, 153
d. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong đơn vị
- Xác định thu nhập phải trả:
Nợ TK 611 / Có TK 334
- Khi trả tiền lương, phụ cấp:
Nợ TK 334 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
- Hàng tháng trích các khoản theo lương, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 332
- Khi trả tiền đóng các khoản trích theo lương, ghi:
Nợ TK 332 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
e. Phải trả về các DV điện, nước, điện thoại, bưu phí... đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 331
Khi rút dự toán, thanh toán DV mua ngoài, ghi:
Nợ TK 331 / Có TK 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
f. Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi hoặc rút dự toán để chi trực tiếp cho hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 111, 112, 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán chi hoạt động)
Có TK 012 (nếu rút KP cấp bằng LCT thực chi)
Có TK 018 (nếu chi từ nguồn thu khác được để lại)
g. Thanh toán tạm ứng tính vào chi hoạt động, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 141
Đồng thời, ghi:
Nợ TK 3371 / Có TK 511, 514
h. Khi phát sinh các chi phí liên quan đến ấn chỉ cấp, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 111, 112, 331, 511
Đồng thời, ghi:
Có TK 008 (nếu rút dự toán chi hoạt động)
i. Định kỳ, tính toán, phân bổ và kết chuyển chi phí chưa xác định được đối tượng chịu chi phí phát sinh trong kỳ vào chi hoạt động của đơn vị, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 652
j. Khi phát sinh các khoản thu giảm chi những khoản chi sai, chi vượt tiêu chuẩn, định mức không được duyệt phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 111, 112, 1388,...
Có TK 611 (trong năm) hoặc Có TK 421 (năm trước)
k. Tính hao mòn TSCĐ được đầu tư, mua sắm bằng nguồn thu hoạt động do NSNN cấp, dùng cho hoạt động hành chính, ghi:
Nợ TK 611 / Có TK 214
I. Cuối năm, chi BSTN cho NLĐ; chi khen thưởng; chi phúc lợi từ KP tiết kiệm được trong năm (đối với các CQNN không được trích lập các Quỹ):
Nợ TK 611 / Có TK 111, 511
Đồng thời ghi: Có TK 008 (chi tiết TK tương ứng) (nếu rút dự toán)
m. Cuối năm, kết chuyển chi phí hoạt động do NSNN cấp sang TK 911, ghi
Nợ TK 9111/ Có TK 611
