III. Một số vấn đề liên quan đến sử dụng chi phí định mức phân tích biến động chi phí
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được để cấp ở mục tiêu thứ ba là một số vấn đề khác liên quan đến sử dụng chi phí định mức đo lường kết quả hoạt động.
1. Phân tích chênh lệch và quản lý theo ngoại lệ
Báo cáo kết quả và báo cáo phân tích biến động là những yếu tố quan trọng của quản lý theo ngoại lệ, đó là một cách tiếp cận tập trung vào những lĩnh vực trách nhiệm mà mục tiêu và kỳ vọng không được đáp ứng.
Các dự toán và định mức phản ánh kế hoạch quản lý. Nếu thời việc diễn ra theo kế hoạch, sẽ có rất ít sự khác biệt giữa kết quả thực tế và những gì được dự trù trong dự toán định mức. Trong trường hợp này, các nhà quản trị có thể tập trung vào các vấn đề khác. Tuy nhiên, nếu kết quả thực tế không phù hợp với dự toán và các định mức, hệ thống báo cáo kết quả sẽ gửi một tín hiệu dân the nhà quản trị về việc có một "ngoại lệ" đã xảy ra. Đây là tín hiệu dưới dạng một biến động từ dự toán hoặc định mức
Tuy nhiên, có phải tất cả các chênh lệch đều phải điều tra Câu trả lời là không. Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và dự kiến hầu như luôn luôn xảy ra. Nếu tuổi biến động đều được nghiên cứu sẽ dẫn đến các nhà quản trị lãng phí rất nhiều thời gian theo ngay cả những sai lệch rất nhỏ. Các chính lịch có thể xảy ra vì nhiều lý do mà chỉ có một số ít sai lệch quan trọng và xứng đáng với sự chú ý của nhà quản trị. Ví dụ, thời tiết nóng hơn thời tiết hình thường vào mùa hè có thể dẫn đến hóa đơn tiền điện cao hơn so với dự kiến cho máy điều hòa không khí, điều đó không cần điều tra và điều chỉnh.
Dựa vào đâu để nhà quản trị quyết định một biến động cần thiết phải điều tra" Một yếu tố quan trọng là độ lớn tuyệt đối của biến động. Một chênh lệch vài ngàn đồng có lẽ là không dù lớn để đảm bảo sự quan tâm, trong khi biến động vài triệu đồng có thể được nhà quản trị lưu ý. Yếu tố song hành Hà là tỷ lệ tương đối của biến động so với tổng chi phí Sai biệt 0.19% có thể xem là đủ nhỏ trong khi chính lệch 10% rất có thể được xem là một ngoại lệ.
Một cách tiếp cận đáng tin cậy hơn là thể hiện các biến động trên một đô thị kiểm soát thống kê theo cách thực tương tự sau đây Ý tưởng cơ bản của đồ thị kiểm soát thống kê là một số biến động ngẫu nhiên giữa kỳ này và ký khác là bình thường. Một biến động chỉ nên được điều tra khi đó là bất thường khi so sánh với các chênh lệch ngẫu nhiên. Thông thường, độ lệch chuẩn của biến động được sử dụng như thước đo của mức độ thay đổi bình thường Nguyên tắc cơ bản là "điều tra tất cả các biến động lớn hơn độ lệch chuẩn X Trong đô thị trên X là 1.0. Lưu ý là các biến động được xem xét trên cả hai phía tốt và xấu. Theo đồ thị trấn, các chênh lệch trong tuần 7, 11 và 17 sẽ được điều tra mà thôi.
Nếu chọn giá trị của X rộng, các nhà quản trị sẽ tốn ít thời gian hơn để theo đôi chênh lệch, nhưng nhiều khả năng bỏ sót một số khía cạnh cần lưu ý. Thông thưởng, nếu X được lựa chọn là 10, khoảng 30% của tất cả các biến động sẽ đòi hỏi một cuộc nghiên cứu mặc dù không có văn để thực sự xảy ra. Nếu X được thiết lập ở mức 1.5, con số này giảm xuống khoảng 19%. Nếu X được đặt ở 2.0, con số này giảm xuống chỉ còn 5%. Lựa chọn một giá trị lớn của X sẽ giảm được các cảnh báo sai nhưng phải đánh đổi bằng việc bỏ sót một vấn đề thực tế cần sự quan tâm.
Ngoài việc nghiên cứu các sai biệt lớn bất thường. xu hướng của các biến động cũng nên được theo dõi. Ví dụ, một sự gia tăng hay gia giảm theo một xu hướng ổn định đòi hỏi phải có sự điều tra mặc dù không có sự chênh lệch đủ lớn ở những biến dong do
2. Những ưu nhược điểm của việc kiểm soát dựa vào chi phí định mức
2.1 Ưu điểm của sử dụng chi phí định mức để kiểm soát chi phí
- Chi phí định mức là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý theo ngoại lệ. Nếu chi phí phù hợp với các định mức, quản lý có thể tập trung vào các vấn đề trị sẽ được nhiều nhớ rằng dùng tồn tại các vấn đề cần được quan tâm. Cách tiếp cận này sẽ giúp các nhà quản trị tập trung vào các vấn đề quan trọng.
- Các chi phí định mức là công cụ thúc đẩy nhân viên nâng cao hiệu quả hoạt động. Các nhà quản trị cung cấp chi phí định mức và sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên hay công nhận thông qua việc thực hiện các định mức.
- Chi phí định mức phù hợp việc tích hợp trong một hệ thống kế toán trách nhiệm. Các định mức thể hiện mức độ chấp nhận được của chi phí và bộ phận phải chịu trách nhiệm
2.2 Hạn chế của sử dụng chi phí định mức để kiểm soát chi phí
- Báo cáo biến động chi phí so với định mức thường được lập hàng tháng và thường được cung cấp thậm chí cả tuần sau khi kết thúc tháng. Vì vậy các thông tin trong báo cáo có thể quá lỗi thời nên gần như vô dụng. Một báo cáo thường xuyên với mức chính xác tương đối sẽ hữu ích hơn so với các báo cáo định kỳ, với mùa chính xác cao nhưng không phù hợp về thời điểm. Một số công ty báo cáo các biến động và các dữ liệu hoạt động quan trọng khác mỗi ngày hoặc thậm chí còn thường xuyên hơn.
- Nếu nhà quản trị không quá nhạy cảm và sử dụng báo cáo biến động một cách tích cực, các nhân viên sẽ nhận được sự khuyến khích nỗ lực cho công việc. Nếu nhà quản trị có xu hướng tập trung vào các tiêu cực, các nhân viên cấp dưới có thể sẽ cố gắng che đậy các biến động bất lợi hoặc có những hành động đi ngược với lợi ích của công ty. Ví dụ, công nhân có thể nỗ lực quá mức để tăng sản lượng vào cuối tháng để tránh biến động xấu về năng suất. Khi đó chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng.
- Định mức thời gian lao động và biến động năng suất dựa trên hai giá định quan trọng. Thứ nhất, quá trình sản xuất là lao động có nhịp độ; nếu lao động làm việc nhanh hơn, sản lượng sẽ tăng lên. Tuy nhiên, trong nhiều công ty sản lượng không được quy định bởi công nhân lao động nhanh như thế nào mà lệ thuộc vào tốc độ xử lý của máy. Thứ hai, các tính toán cho rằng chi phí nhân công là biến phi. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chi phí này được tỉnh cố định. Khi đó, nếu nhấn mạnh quá mức vào biến động năng suất sẽ tạo ra áp lực gia tăng hàng tồn kho.
- Trong một số trường hợp, biến động "thuận lợi" có thể tệ hơn là biến động "không thuận lợi". Ví dụ, biến động “thuận lợi" trong chi phí nguyên liệu trực tiếp của cửa hàng chế biến thực phẩm có nghĩa là có ít thịt được sử dụng hơn so với định mức. Hậu quả là điều đó sẽ dẫn đến việc suy giảm mức độ hài lòng của khách hàng.
Nếu quá nhấn mạnh vào việc đáp ứng các định mức có thể làm lu mờ các mục quan trọng khác như duy trì và cải thiện chất lượng, thời gian giao hàng và sự hài lòng của khách hàng. Xu hướng này có thể được giảm bằng cách sử dụng các biện pháp đánh giá kết quả tập trung vào những mục tiêu khác. Đáp ứng định mức có thể là chưa đủ, việc cải thiện liên tục là cần thiết để tồn tại trong một môi trường cạnh tranh. Vì lý do này, một số công ty tập trung Vào các xu hướng của biến động chi phí để hướng tới sự cải tiến liên tục chi không chỉ đáp ứng các định mức. Ở các công ty khác, các định mức được thay thế bằng cách lấy bình quân liên tục của chi phí thực tế, với kỳ vọng sẽ giảm theo thời gian. hoặc sử dụng các chi phí mục tiêu phải cố gắng cao mới có thể đạt được.
3. Sử dụng chi phí định mức trên thế giới
Chi phí định mức được sử dụng bởi các công ty trên toàn thế giới. Một nghiên cứu cho thấy ba phần tư của các công ty được khảo sát tại Vương quốc Anh, hai phần ba của các công ty được khảo sát tại Canada, và 40% các công ty được khảo sát tại Nhật Bản sử dụng hệ thống chi phí định mức. Chi phí định mức đầu tiên được giới thiệu tại Nhật Bản sau Thế chiến II, tại công ty điện tử Nippon (NEO một trong những công ty Nhật Bản đầu tiên áp dụng chi phí định mức cho tất cả các sản phẩm của mình. Nhiều công ty Nhật Bản khác theo NEC phát triển hệ thống chi phí định mức. Việc sử dungjchi phí định mức được ở Nhật Bản và các quốc gia khác theo kết quả nói trên là như sau:
Mức độ quan trọng trong sử dụng
1: Quan trọng nhất
4: Kém quan trọng nhất
Trong mục này trình bày những vấn đề chuyên môn được để cấp ở mục tiêu thứ ba là một số vấn đề khác liên quan đến sử dụng chi phí định mức đo lường kết quả hoạt động.
1. Phân tích chênh lệch và quản lý theo ngoại lệ
Báo cáo kết quả và báo cáo phân tích biến động là những yếu tố quan trọng của quản lý theo ngoại lệ, đó là một cách tiếp cận tập trung vào những lĩnh vực trách nhiệm mà mục tiêu và kỳ vọng không được đáp ứng.
Các dự toán và định mức phản ánh kế hoạch quản lý. Nếu thời việc diễn ra theo kế hoạch, sẽ có rất ít sự khác biệt giữa kết quả thực tế và những gì được dự trù trong dự toán định mức. Trong trường hợp này, các nhà quản trị có thể tập trung vào các vấn đề khác. Tuy nhiên, nếu kết quả thực tế không phù hợp với dự toán và các định mức, hệ thống báo cáo kết quả sẽ gửi một tín hiệu dân the nhà quản trị về việc có một "ngoại lệ" đã xảy ra. Đây là tín hiệu dưới dạng một biến động từ dự toán hoặc định mức
Tuy nhiên, có phải tất cả các chênh lệch đều phải điều tra Câu trả lời là không. Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và dự kiến hầu như luôn luôn xảy ra. Nếu tuổi biến động đều được nghiên cứu sẽ dẫn đến các nhà quản trị lãng phí rất nhiều thời gian theo ngay cả những sai lệch rất nhỏ. Các chính lịch có thể xảy ra vì nhiều lý do mà chỉ có một số ít sai lệch quan trọng và xứng đáng với sự chú ý của nhà quản trị. Ví dụ, thời tiết nóng hơn thời tiết hình thường vào mùa hè có thể dẫn đến hóa đơn tiền điện cao hơn so với dự kiến cho máy điều hòa không khí, điều đó không cần điều tra và điều chỉnh.
Dựa vào đâu để nhà quản trị quyết định một biến động cần thiết phải điều tra" Một yếu tố quan trọng là độ lớn tuyệt đối của biến động. Một chênh lệch vài ngàn đồng có lẽ là không dù lớn để đảm bảo sự quan tâm, trong khi biến động vài triệu đồng có thể được nhà quản trị lưu ý. Yếu tố song hành Hà là tỷ lệ tương đối của biến động so với tổng chi phí Sai biệt 0.19% có thể xem là đủ nhỏ trong khi chính lệch 10% rất có thể được xem là một ngoại lệ.
Một cách tiếp cận đáng tin cậy hơn là thể hiện các biến động trên một đô thị kiểm soát thống kê theo cách thực tương tự sau đây Ý tưởng cơ bản của đồ thị kiểm soát thống kê là một số biến động ngẫu nhiên giữa kỳ này và ký khác là bình thường. Một biến động chỉ nên được điều tra khi đó là bất thường khi so sánh với các chênh lệch ngẫu nhiên. Thông thường, độ lệch chuẩn của biến động được sử dụng như thước đo của mức độ thay đổi bình thường Nguyên tắc cơ bản là "điều tra tất cả các biến động lớn hơn độ lệch chuẩn X Trong đô thị trên X là 1.0. Lưu ý là các biến động được xem xét trên cả hai phía tốt và xấu. Theo đồ thị trấn, các chênh lệch trong tuần 7, 11 và 17 sẽ được điều tra mà thôi.
Nếu chọn giá trị của X rộng, các nhà quản trị sẽ tốn ít thời gian hơn để theo đôi chênh lệch, nhưng nhiều khả năng bỏ sót một số khía cạnh cần lưu ý. Thông thưởng, nếu X được lựa chọn là 10, khoảng 30% của tất cả các biến động sẽ đòi hỏi một cuộc nghiên cứu mặc dù không có văn để thực sự xảy ra. Nếu X được thiết lập ở mức 1.5, con số này giảm xuống khoảng 19%. Nếu X được đặt ở 2.0, con số này giảm xuống chỉ còn 5%. Lựa chọn một giá trị lớn của X sẽ giảm được các cảnh báo sai nhưng phải đánh đổi bằng việc bỏ sót một vấn đề thực tế cần sự quan tâm.
Ngoài việc nghiên cứu các sai biệt lớn bất thường. xu hướng của các biến động cũng nên được theo dõi. Ví dụ, một sự gia tăng hay gia giảm theo một xu hướng ổn định đòi hỏi phải có sự điều tra mặc dù không có sự chênh lệch đủ lớn ở những biến dong do
2. Những ưu nhược điểm của việc kiểm soát dựa vào chi phí định mức
2.1 Ưu điểm của sử dụng chi phí định mức để kiểm soát chi phí
- Chi phí định mức là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý theo ngoại lệ. Nếu chi phí phù hợp với các định mức, quản lý có thể tập trung vào các vấn đề trị sẽ được nhiều nhớ rằng dùng tồn tại các vấn đề cần được quan tâm. Cách tiếp cận này sẽ giúp các nhà quản trị tập trung vào các vấn đề quan trọng.
- Các chi phí định mức là công cụ thúc đẩy nhân viên nâng cao hiệu quả hoạt động. Các nhà quản trị cung cấp chi phí định mức và sử dụng để đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân viên hay công nhận thông qua việc thực hiện các định mức.
- Chi phí định mức phù hợp việc tích hợp trong một hệ thống kế toán trách nhiệm. Các định mức thể hiện mức độ chấp nhận được của chi phí và bộ phận phải chịu trách nhiệm
2.2 Hạn chế của sử dụng chi phí định mức để kiểm soát chi phí
- Báo cáo biến động chi phí so với định mức thường được lập hàng tháng và thường được cung cấp thậm chí cả tuần sau khi kết thúc tháng. Vì vậy các thông tin trong báo cáo có thể quá lỗi thời nên gần như vô dụng. Một báo cáo thường xuyên với mức chính xác tương đối sẽ hữu ích hơn so với các báo cáo định kỳ, với mùa chính xác cao nhưng không phù hợp về thời điểm. Một số công ty báo cáo các biến động và các dữ liệu hoạt động quan trọng khác mỗi ngày hoặc thậm chí còn thường xuyên hơn.
- Nếu nhà quản trị không quá nhạy cảm và sử dụng báo cáo biến động một cách tích cực, các nhân viên sẽ nhận được sự khuyến khích nỗ lực cho công việc. Nếu nhà quản trị có xu hướng tập trung vào các tiêu cực, các nhân viên cấp dưới có thể sẽ cố gắng che đậy các biến động bất lợi hoặc có những hành động đi ngược với lợi ích của công ty. Ví dụ, công nhân có thể nỗ lực quá mức để tăng sản lượng vào cuối tháng để tránh biến động xấu về năng suất. Khi đó chất lượng sản phẩm có thể bị ảnh hưởng.
- Định mức thời gian lao động và biến động năng suất dựa trên hai giá định quan trọng. Thứ nhất, quá trình sản xuất là lao động có nhịp độ; nếu lao động làm việc nhanh hơn, sản lượng sẽ tăng lên. Tuy nhiên, trong nhiều công ty sản lượng không được quy định bởi công nhân lao động nhanh như thế nào mà lệ thuộc vào tốc độ xử lý của máy. Thứ hai, các tính toán cho rằng chi phí nhân công là biến phi. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chi phí này được tỉnh cố định. Khi đó, nếu nhấn mạnh quá mức vào biến động năng suất sẽ tạo ra áp lực gia tăng hàng tồn kho.
- Trong một số trường hợp, biến động "thuận lợi" có thể tệ hơn là biến động "không thuận lợi". Ví dụ, biến động “thuận lợi" trong chi phí nguyên liệu trực tiếp của cửa hàng chế biến thực phẩm có nghĩa là có ít thịt được sử dụng hơn so với định mức. Hậu quả là điều đó sẽ dẫn đến việc suy giảm mức độ hài lòng của khách hàng.
Nếu quá nhấn mạnh vào việc đáp ứng các định mức có thể làm lu mờ các mục quan trọng khác như duy trì và cải thiện chất lượng, thời gian giao hàng và sự hài lòng của khách hàng. Xu hướng này có thể được giảm bằng cách sử dụng các biện pháp đánh giá kết quả tập trung vào những mục tiêu khác. Đáp ứng định mức có thể là chưa đủ, việc cải thiện liên tục là cần thiết để tồn tại trong một môi trường cạnh tranh. Vì lý do này, một số công ty tập trung Vào các xu hướng của biến động chi phí để hướng tới sự cải tiến liên tục chi không chỉ đáp ứng các định mức. Ở các công ty khác, các định mức được thay thế bằng cách lấy bình quân liên tục của chi phí thực tế, với kỳ vọng sẽ giảm theo thời gian. hoặc sử dụng các chi phí mục tiêu phải cố gắng cao mới có thể đạt được.
3. Sử dụng chi phí định mức trên thế giới
Chi phí định mức được sử dụng bởi các công ty trên toàn thế giới. Một nghiên cứu cho thấy ba phần tư của các công ty được khảo sát tại Vương quốc Anh, hai phần ba của các công ty được khảo sát tại Canada, và 40% các công ty được khảo sát tại Nhật Bản sử dụng hệ thống chi phí định mức. Chi phí định mức đầu tiên được giới thiệu tại Nhật Bản sau Thế chiến II, tại công ty điện tử Nippon (NEO một trong những công ty Nhật Bản đầu tiên áp dụng chi phí định mức cho tất cả các sản phẩm của mình. Nhiều công ty Nhật Bản khác theo NEC phát triển hệ thống chi phí định mức. Việc sử dungjchi phí định mức được ở Nhật Bản và các quốc gia khác theo kết quả nói trên là như sau:
| Mỹ | Anh | Canada | Nhật | |
| Quản lý chi phí | 1 | 2 | 2 | 1 |
| Hoạch định ngân sách và kiểm soát | 2 | 3 | 1 | 3 |
| Định giá bán | 3 | 1 | 3 | 2 |
| Lập báo cáo tài chính | 4 | 4 | 4 | 4 |
Mức độ quan trọng trong sử dụng
1: Quan trọng nhất
4: Kém quan trọng nhất
