Mặc dù hóa đơn điện tử hạn chế được nhiều sai sót hơn sử dụng hóa đơn giấy nhưng doanh nghiệp vẫn xảy ra sai sót trong quá trình lập hóa đơn.
Lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế là việc mà bên bán và bên mua cần phải tiến hành khi phát hiện sai sót đối với những hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Trong quá trình lập, xuất hóa đơn, kế toán không tránh khỏi gặp phải một số trường hợp sai sót, dẫn tới phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh giảm được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
+ Tại Điều 19 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót:
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
…
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện từ có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy, khi hóa đơn có sai sót như trường hợp nêu trên thì người bán được phép chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Giả sử hóa đơn điều chỉnh, thay thế được lập khác kỳ với hóa đơn gốc, hóa đơn gốc đã kê khai thuế GTGT tại kỳ phát sinh. Vậy, hóa đơn điều chỉnh (thay thế) sẽ được kê khai ở kỳ nào? Tại kỳ hóa đơn gốc hay tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế?
Để giải quyết câu hỏi ở trên, chúng ta cùng tham khảo công văn số 28218/CTHN-TTHT ngày 16 tháng 6 năm 2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội hướng dẫn chính sách thuế hóa đơn điện tử.
Trong công văn có hướng dẫn như sau:
"Trường hợp Công ty có lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 4 và Điều 19 tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì Công ty thực hiện kê khai thuế GTGT đối với các hóa đơn trên như sau:
Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ".
Cục thuế Bình Định cũng có hướng dẫn cụ thể hơn đối với trường hợp này.
=> Như vậy, nguyên tắc kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế: "Hóa đơn điều chỉnh, thay thế ko kê khai vào kỳ sau mà dùng để kê khai điều chỉnh, thay thế vào kỳ đã kê khai sai."
Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc xác định kỳ kê khai của các hóa đơn điều chỉnh, thay thế này để tuân thủ đúng quy định của pháp luật về Thuế.
Lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế là việc mà bên bán và bên mua cần phải tiến hành khi phát hiện sai sót đối với những hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
Trong quá trình lập, xuất hóa đơn, kế toán không tránh khỏi gặp phải một số trường hợp sai sót, dẫn tới phải xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Các bước xuất hóa đơn điều chỉnh giảm được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
+ Tại Điều 19 quy định về xử lý hóa đơn có sai sót:
2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
…
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện từ có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Như vậy, khi hóa đơn có sai sót như trường hợp nêu trên thì người bán được phép chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Giả sử hóa đơn điều chỉnh, thay thế được lập khác kỳ với hóa đơn gốc, hóa đơn gốc đã kê khai thuế GTGT tại kỳ phát sinh. Vậy, hóa đơn điều chỉnh (thay thế) sẽ được kê khai ở kỳ nào? Tại kỳ hóa đơn gốc hay tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế?
Để giải quyết câu hỏi ở trên, chúng ta cùng tham khảo công văn số 28218/CTHN-TTHT ngày 16 tháng 6 năm 2022 của Cục Thuế TP. Hà Nội hướng dẫn chính sách thuế hóa đơn điện tử.
Trong công văn có hướng dẫn như sau:
"Trường hợp Công ty có lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định tại Điều 4 và Điều 19 tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nêu trên thì Công ty thực hiện kê khai thuế GTGT đối với các hóa đơn trên như sau:
Đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế: Công ty thực hiện kê khai bổ sung, điều chỉnh tại kỳ tính thuế có sai sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ".
Cục thuế Bình Định cũng có hướng dẫn cụ thể hơn đối với trường hợp này.
=> Như vậy, nguyên tắc kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế: "Hóa đơn điều chỉnh, thay thế ko kê khai vào kỳ sau mà dùng để kê khai điều chỉnh, thay thế vào kỳ đã kê khai sai."
Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn trong việc xác định kỳ kê khai của các hóa đơn điều chỉnh, thay thế này để tuân thủ đúng quy định của pháp luật về Thuế.
