Dave Piasecki
Bây giờ là cuối năm và những công nhân ở kho bãi và các nhân viên khác lại tụ họp lại vào buổi sáng thứ bảy để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng năm. Họ dùng cà phê và lạc để tô màu lên mặt và để che giấu mùi bia rượu do hội hè từ đêm hôm trước. Họ đi đi lại lại trong phòng mà không biết phải làm gì cho đến khi sếp của họ bước vào với một tập hồ sơ, giấy tờ và các tờ giấy dán nhiều màu sắc và nói: “Được rồi, tôi sẽ chỉ cho các bạn cách chúng ta sẽ làm”. Buổi trưa, lòng nhiệt tình của mọi người giảm xuống. Đến khoảng 2 giờ chiều, lần lượt từng người một đến trình bày với sếp rằng họ có việc phải đi. Bất ngờ, áp lực đè nặng lên những người còn lại ép họ phải hoàn thành công việc. Đến 5 giờ chiều, những quầy còn lại có những lô hàng không được phép xếp dỡ. Một đống giấy tờ làm việc đánh dấu “có sự khác biệt” và một số lô sản phẩm bị đánh dấu là “không biết", “đây là sản phẩm gì” và “cần phải xác định lại”. Người quản lý đã điều tra tình trạng này và hướng dẫn những người phụ trách về việc kiểm tra tại sao có quá nhiều những sản phẩm có sự khác biệt để “đưa ra những điều chỉnh, vì chúng ta cần phải đưa chúng ra khỏi đây”.
Đó là một lần kiểm kê hàng lưu kho cuối năm được tổ chức đều đặn năm này qua năm khác, việc thực hiện có thể khác nhau đôi chút. Vậy quy trình này có vấn đề gì? Tất cả mọi thứ đều có vấn đề. Bạn tập hợp một nhóm người không được đào tạo và thiếu kinh nghiệm để kiểm kê hàng lưu kho, sau đó điều chỉnh việc cân đối hàng lưu kho dựa trên việc kiểm kê đó mà không có đủ thời gian để tìm hiểu về những sự sai lệch đó. Những người này bị ép phải đi làm như vậy trong ngày nghỉ của mình. Kết quả cuối cùng là nửa số hàng lưu kho được giải quyết sau những điều chỉnh đó, nhưng một nửa còn lại lại gây ra những vấn đề mới cho những sản phẩm đã được điều chỉnh trước khi đưa vào lưu kho. Nếu bạn cảm thấy chưa rõ ràng, tôi xin khẳng định rằng tôi không thích công việc kiểm kê hàng lưu kho hàng năm. Kiểm kê hàng lưu kho trên cơ sở hàng năm (kiểm kê theo chu kì) kết hợp với quá trình cải tiến liên tục tính chính xác của lưu kho hàng hoá là phương pháp tốt nhất đưa vào lưu kho những sản phẩm chính xác. Định nghĩa của tôi về kiểm kê hàng lưu kho theo chu kì có khác chút ít so với quan niệm thông thường. Phần lớn mọi người nghĩ rằng kiểm kê theo chu kì là việc kiểm kê thường xuyên theo lịch trình (thường là hàng ngày) khi bạn kiểm tra ngẫu nhiên dựa trên những thông số đã được xác định trước. Ví dụ, hàng lưu kho được xếp thành các loại A, B , C và tần suất kiểm kê hàng loại A là 10 lần/năm, loại B là 5 lần/năm, v.v… Tôi thiên về định nghĩa kiểm kê theo chu kì theo hướng xây dựng chương trình kiểm kê dựa trên những lần kiểm kê theo lịch trình khi bạn kiểm kê ít hơn toàn bộ hàng lưu kho. Quá trình này bao gồm một hệ thống mà tôi cho rằng rất hiệu quả vì đây là sự kết hợp giữa kiểm kê lưu hàng thực tế và kiểm kê theo chu kì, theo đó, bạn phải kiểm kê thực tế tất cả hàng lưu kho trong một kho bãi thực. Tuy nhiên, bạn không phải kiểm kê toàn bộ cùng một lúc. Ngày hôm sau bạn sẽ chỉ đơn thuần tiếp tục phần việc mà ngày hôm qua chưa làm xong. Kiểm kê lưu hàng thực tế theo lịch trình có thể hiệu quả đối với quy mô sản xuất nhỏ hơn với điều kiện bạn sử dụng nhân viên kiểm kê đã qua đào tạo và bạn có đủ thời gian để kiểm tra về những sự khác biệt đó trước khi điều chỉnh. Nếu có quá nhiều loại hàng lưu kho, bạn không thể kiểm tra hết được những khác biệt thì bạn phải chia nhỏ ra thành các chương trình kiểm kê theo chu kì.
Nếu bạn đang có một chương trình kiểm kê theo chu kì thành công và tổng hợp, thì việc thực hiện kiểm kê lưu hàng thực tế lại không mang lại nhiều lợi ích. Thật đáng tiếc rằng các tổ chức tài chính vẫn ấu trĩ khuyên bạn “phải thực hiện kiểm kê lưu kho thực tế hàng năm” Một lần nữa tôi muốn nói với bạn rằng nếu bạn có thể tiến hành kiểm kê và kiểm tra đầy đủ sự khác biệt của hàng hoá trong một ngày thì hãy cứ tiếp tục thực hiện kiểm kê thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng lưu kho của bạn có quá nhiều loại hoặc nếu bạn hoạt động với công suất 24h/ngày và 7 ngày/tuần thì xin đừng ngừng quá trình sản xuất và hãy tin tưởng vào tính chính xác của việc kiểm kê hàng lưu kho theo chu kì. Bạn cũng có thể gây áp lực để nhân viên kiểm kê chấp nhận tiến hành kiểm tra tại hiện trường luôn. Thường thì họ không thích làm như vậy nhưng họ sẽ phải làm như vậy.
Thiết kế hoạt động kiểm kê.
Hoạt động kiểm kê của bạn cần phải được thiết kế riêng sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của bạn. Bạn không nên chấp nhận một hoạt động thiết kế cho tất cả các loại hình kinh doanh. Nếu quá trình sản xuất của bạn phức tạp, bạn có thể sử dụng nhiều hoạt động kiểm kê khác nhau như hoạt động dành cho thành phẩm, hoạt động dành cho hàng dùng trong quá trình sản xuất, hoạt động dành cho nguyên vật liệu và thậm chí là cả hoạt động dựa trên hàng lưu kho trong các kho bãi cố định hoặc ngẫu nhiên.
Vì sao bạn phải kiểm kê?
Bây giờ là cuối năm và những công nhân ở kho bãi và các nhân viên khác lại tụ họp lại vào buổi sáng thứ bảy để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho hàng năm. Họ dùng cà phê và lạc để tô màu lên mặt và để che giấu mùi bia rượu do hội hè từ đêm hôm trước. Họ đi đi lại lại trong phòng mà không biết phải làm gì cho đến khi sếp của họ bước vào với một tập hồ sơ, giấy tờ và các tờ giấy dán nhiều màu sắc và nói: “Được rồi, tôi sẽ chỉ cho các bạn cách chúng ta sẽ làm”. Buổi trưa, lòng nhiệt tình của mọi người giảm xuống. Đến khoảng 2 giờ chiều, lần lượt từng người một đến trình bày với sếp rằng họ có việc phải đi. Bất ngờ, áp lực đè nặng lên những người còn lại ép họ phải hoàn thành công việc. Đến 5 giờ chiều, những quầy còn lại có những lô hàng không được phép xếp dỡ. Một đống giấy tờ làm việc đánh dấu “có sự khác biệt” và một số lô sản phẩm bị đánh dấu là “không biết", “đây là sản phẩm gì” và “cần phải xác định lại”. Người quản lý đã điều tra tình trạng này và hướng dẫn những người phụ trách về việc kiểm tra tại sao có quá nhiều những sản phẩm có sự khác biệt để “đưa ra những điều chỉnh, vì chúng ta cần phải đưa chúng ra khỏi đây”.
Đó là một lần kiểm kê hàng lưu kho cuối năm được tổ chức đều đặn năm này qua năm khác, việc thực hiện có thể khác nhau đôi chút. Vậy quy trình này có vấn đề gì? Tất cả mọi thứ đều có vấn đề. Bạn tập hợp một nhóm người không được đào tạo và thiếu kinh nghiệm để kiểm kê hàng lưu kho, sau đó điều chỉnh việc cân đối hàng lưu kho dựa trên việc kiểm kê đó mà không có đủ thời gian để tìm hiểu về những sự sai lệch đó. Những người này bị ép phải đi làm như vậy trong ngày nghỉ của mình. Kết quả cuối cùng là nửa số hàng lưu kho được giải quyết sau những điều chỉnh đó, nhưng một nửa còn lại lại gây ra những vấn đề mới cho những sản phẩm đã được điều chỉnh trước khi đưa vào lưu kho. Nếu bạn cảm thấy chưa rõ ràng, tôi xin khẳng định rằng tôi không thích công việc kiểm kê hàng lưu kho hàng năm. Kiểm kê hàng lưu kho trên cơ sở hàng năm (kiểm kê theo chu kì) kết hợp với quá trình cải tiến liên tục tính chính xác của lưu kho hàng hoá là phương pháp tốt nhất đưa vào lưu kho những sản phẩm chính xác. Định nghĩa của tôi về kiểm kê hàng lưu kho theo chu kì có khác chút ít so với quan niệm thông thường. Phần lớn mọi người nghĩ rằng kiểm kê theo chu kì là việc kiểm kê thường xuyên theo lịch trình (thường là hàng ngày) khi bạn kiểm tra ngẫu nhiên dựa trên những thông số đã được xác định trước. Ví dụ, hàng lưu kho được xếp thành các loại A, B , C và tần suất kiểm kê hàng loại A là 10 lần/năm, loại B là 5 lần/năm, v.v… Tôi thiên về định nghĩa kiểm kê theo chu kì theo hướng xây dựng chương trình kiểm kê dựa trên những lần kiểm kê theo lịch trình khi bạn kiểm kê ít hơn toàn bộ hàng lưu kho. Quá trình này bao gồm một hệ thống mà tôi cho rằng rất hiệu quả vì đây là sự kết hợp giữa kiểm kê lưu hàng thực tế và kiểm kê theo chu kì, theo đó, bạn phải kiểm kê thực tế tất cả hàng lưu kho trong một kho bãi thực. Tuy nhiên, bạn không phải kiểm kê toàn bộ cùng một lúc. Ngày hôm sau bạn sẽ chỉ đơn thuần tiếp tục phần việc mà ngày hôm qua chưa làm xong. Kiểm kê lưu hàng thực tế theo lịch trình có thể hiệu quả đối với quy mô sản xuất nhỏ hơn với điều kiện bạn sử dụng nhân viên kiểm kê đã qua đào tạo và bạn có đủ thời gian để kiểm tra về những sự khác biệt đó trước khi điều chỉnh. Nếu có quá nhiều loại hàng lưu kho, bạn không thể kiểm tra hết được những khác biệt thì bạn phải chia nhỏ ra thành các chương trình kiểm kê theo chu kì.
Nếu bạn đang có một chương trình kiểm kê theo chu kì thành công và tổng hợp, thì việc thực hiện kiểm kê lưu hàng thực tế lại không mang lại nhiều lợi ích. Thật đáng tiếc rằng các tổ chức tài chính vẫn ấu trĩ khuyên bạn “phải thực hiện kiểm kê lưu kho thực tế hàng năm” Một lần nữa tôi muốn nói với bạn rằng nếu bạn có thể tiến hành kiểm kê và kiểm tra đầy đủ sự khác biệt của hàng hoá trong một ngày thì hãy cứ tiếp tục thực hiện kiểm kê thực tế. Tuy nhiên, nếu hàng lưu kho của bạn có quá nhiều loại hoặc nếu bạn hoạt động với công suất 24h/ngày và 7 ngày/tuần thì xin đừng ngừng quá trình sản xuất và hãy tin tưởng vào tính chính xác của việc kiểm kê hàng lưu kho theo chu kì. Bạn cũng có thể gây áp lực để nhân viên kiểm kê chấp nhận tiến hành kiểm tra tại hiện trường luôn. Thường thì họ không thích làm như vậy nhưng họ sẽ phải làm như vậy.
Thiết kế hoạt động kiểm kê.
Hoạt động kiểm kê của bạn cần phải được thiết kế riêng sao cho phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của bạn. Bạn không nên chấp nhận một hoạt động thiết kế cho tất cả các loại hình kinh doanh. Nếu quá trình sản xuất của bạn phức tạp, bạn có thể sử dụng nhiều hoạt động kiểm kê khác nhau như hoạt động dành cho thành phẩm, hoạt động dành cho hàng dùng trong quá trình sản xuất, hoạt động dành cho nguyên vật liệu và thậm chí là cả hoạt động dựa trên hàng lưu kho trong các kho bãi cố định hoặc ngẫu nhiên.
Vì sao bạn phải kiểm kê?
Điều đầu tiên bạn cần xác định rõ ràng là tại sao bạn phải kiểm kê? Đặc biệt là bạn mong muốn đạt được điều gì qua quá trình kiểm kê. Nếu bạn xây dựng lên một chương trình hoạt động chỉ để đáp ứng yêu cầu của công ty là phải kiểm kê hàng lưu kho X bao nhiêu lần trong một năm hoặc để đạt được chỉ tiêu mang tính chủ quan về mức tỉ lệ chính xác được giao từ trên, thì bạn sẽ không thể thực hiện được một cách hiệu quả hoạt động kiểm kê của mình. Bạn cần phải kiểm kê để tối ưu hoá hoạt động sản xuất kinh doanh và đạt được mức tốt nhất trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Nếu công ty của bạn đã hoạt động được một thời gian, bạn có thể hiểu được những vấn đề thực tại liên quan đến tính thiếu chính xác của hàng lưu kho. Bạn có thể bắt đầu từ đây. Song bạn cũng nên đánh giá những tác động của tính thiếu chính xác trong hàng lưu kho để xác định xem bộ phận nào quan trong nhất. Lỗi nhỏ trong một số loại nguyên vật liệu có thế có rất ít hoặc không có ảnh hưởng tới quá trình vận hành sản xuất. Trong khi đó, nhà máy có thể phải đóng cửa vì sự không chính xác của những nguyên vật liệu khác. Tính thiếu chính xác trong lưu kho thành phẩm có vẻ có nhiều ảnh hưởng rõ ràng nhất đối với dịch vụ khách hàng và thường giành được ưu tiên trong hoạt động kiểm kê hàng lưu kho.
Tần suất kiểm kê.
Tần suất kiểm kê nên được tính toán sao cho phù hợp với mục tiêu bạn đã đặt ra từ trước. Các nhân tố như tác động đến dịch vụ khách hàng và hoạt động vận hành sản xuất, nguy cơ thiếu chính xác trên một số nhóm sản phẩm đặc biệt sẽ ảnh hưởng tới tấn suất kiểm kê. Thậm chí ngay cả các nhân tố như thời gian chờ sản xuất và cung cấp đầu vào cũng được xem xét để xác định bộ phận ưu tiên kiểm kê. Những nguyên liệu chủ yếu trong quá trình sản xuất sẽ có nguy cơ sai sót nhiều hơn hoặc sự sai lệch trong quá trình sản xuất có thể được kiểm tra hàng tuần hoặc hàng ngày trong khi các thành phẩm sản xuất chậm có thể được kiểm kê một năm một lần. Vì các hoạt động kiểm kê tăng lên, tần suất kiểm kê sẽ thay đổi tuỳ theo mức tỉ lệ chính xác đạt được.
Theo dõi tỉ lệ chính xác.
Hoạt động kiểm kê cần phải được xem là một phần trong quá trình cải tiến liên tục. Theo dõi tỉ lệ chính xác trong quá trình lưu hàng giúp xác định được ở đâu cần phải cải tiến. Nếu hoạt động theo dõi của bạn càng chi tiết cụ thể thì bạn sẽ càng dễ tìm ra được những bộ phận đáng được quan tâm. Theo dõi tỉ lệ chính xác bằng việc chia nhỏ thành các nhóm sản phẩm, khu vực địa lý và nhóm sản xuất sẽ mang đến những thông tin cần thiết nhằm cải tiến quy trình sản xuất và xác định ưu tiên cho hoạt động kiểm kê trong tương lai. Đừng nên bó buộc vào khái niệm “Tiêu chuẩn”. Hoạt động theo dõi tính chính xác cũng khác nhau giữa các công ty mà cũng rất mất thời gian khi so sánh sự khác nhau này. Hãy dành thời gian để thực hiện các hoạt động theo dõi độ chính xác theo yêu cầu hiện tại cũng như nhu cầu trong tương lai. Các số liệu mang tính dài hạn không có giá trị trong trường hợp các phương pháp thực hiện không thay đổi.
Tôi sử dụng hai phương pháp chính trong việc theo dõi hàng lưu kho gọi là phương pháp chuyển đổi và phương pháp đếm thực tế. Phương pháp đếm thực tế là phương pháp được sử dụng thông dụng nhất theo đó số lượng sự sai lệch được tính toán theo phần trăm. Phương pháp này đưa ra một kết luận nhanh chóng về tỉ lệ chính xác của hàng lưu kho ở một thời điểm cụ thể. Phương pháp này có tác dụng dự báo những ảnh hưởng của sự sai lệch sản xuất đối với quá trình vận hành sản xuất và là phương pháp duy nhất kế toán hay dùng. Phương pháp này có một vấn đề là không cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết vì nó phụ thuộc vào số lượng phải giao. Ví dụ, vào thứ hai, bạn phải kiểm kê linh kiện XYZ và thấy thiếu 20 chiếc trong tổng số là 100 chiếc phải giao. Do đó tỉ lệ chính xác là 80%. Tuy nhiên, nếu bạn không kiểm kê mặt hàng này đến thứ ba và nhận được 2000 chiếc từ thứ hai, tỉ lệ chính xác sẽ là 99% mặc dù bạn vẫn mất 20 chiếc.
Phương pháp theo dõi chuyển đổi so sánh số lượng sự sai lệch với số lượng tiêu thụ trong giai đoạn kiểm kê để tính toán tỉ lệ chính xác của quá trình sản xuất. Phương pháp này có ích hơn trong việc nhận ra các sai sót của quá trình sản xuất. Tuy nhiên, đáng tiếc là phương pháp này rất khó thực hiện. Trong ví dụ tương tự, bạn thiếu 20 chiếc và bạn nhận định là đã tiêu thụ 1000 chiếc trong giai đoạn kiểm kê, bạn sẽ tính được tỉ lệ chính xác của quá trình vận hành sản xuất là 98%. Nếu mặt hàng này là nguyên liệu được sử dụng trong quá trình sản xuất và bạn xác định rằng thành phẩm của bạn được làm chính xác thì bạn sẽ tính được 2% sự sai lệch trong phiếu nhận nguyên liệu hoặc trong báo cáo về sự sai lệch sản phẩm. Phương pháp này giả định rằng khối lượng bạn nhận được là chính xác.
Ngoài ra còn có một phương pháp nữa được sử dụng rộng rãi trong kiểm kê theo chu kì là phương pháp Kiểm kê tốt-xấu. Theo phương pháp này, bạn so sánh số lượng hàng kiểm kê là tốt và số lượng kiểm kê bị sự sai lệch. Dung sai cho khái niệm “kiểm kê hàng tốt” được xác định trong một tỷ lệ phần trăm nhất định. Bản thân tôi cũng không thấy phương pháp này có giá trị lắm. Bất kể là sử dụng phương pháp nào thì việc xác định sai sót theo giá trị ròng và giá trị tổng là rất cần thiết. Ví dụ, nếu bạn có 3 chi tiết có sự sai lệch, một chi tiết thiếu 50 đô la, một chi tiết thiếu 5 đô la và một chi tiết thừa 40 đô la, bạn sẽ có giá trị sai sót ròng là 15 đô la và sai sót tổng là 95 đô la. Các tính toán về tỉ lệ chính xác tổng là một phương pháp tốt hơn để chỉ ra tỉ lệ chính xác thực tế. Cuối cùng, việc tính toán này phải mang lại ý nghĩa. Nếu tính toán này không đưa ra thông tin nào cho phép bạn tối ưu hoá sản xuất, bạn tính toán làm gì?
