Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng hệ thống kinh doanh tích hợp như ERP ngày nay chỉ phù hợp với các tập đoàn có quy mô lớn do chi phí sở hữu cao, quá trình triển khai phức tạp và các kỳ thanh toán bảo trì tốn kèm sau đó.
Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp chứng kiến sự thay đổi từng ngày, đặc biệt là sự ra đời của các bộ giải pháp ERP đóng gói cũng là một sự lựa chọn tối ưu về chi phí cho các SMB lại còn dễ dàng triển khai.
Duy trì dữ liệu trên bảng tính thủ công tuy ít tốn kém hơn nhưng khi các SME phát triển, chi phí đầu tư thêm cho nguồn nhân lực và từng phần mềm quản lý dữ liệu riêng lẻ cho từng bộ phận dần dà sẽ “bào mỏng” doanh thu của doanh nghiệp. Trong môi trường đầy cạnh tranh hiện nay, việc thiếu phần mềm kinh doanh tổng thể có thể tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh do SME không kiểm soát được toàn bộ dữ liệu và thực trạng vận hành theo thời gian thực.
Dưới đây là 4 lý do quan trọng giúp các doanh nghiệp SME cần áp dụng hệ thống ERP:
Hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu tập trung trong thời gian thực, giúp dễ dàng truy cập thông tin đã được tiêu chuẩn hóa. ERP giúp các doanh nghiệp tự tin đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, thậm chí là việc so sánh dữ liệu trong quá khứ và hiện tại cũng dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP cũng có thể cung cấp dữ liệu phân tích. Do đó, các hoạt động lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo cũng trở nên tự nhiên hơn.
Người dùng không cần mất thời gian chờ các phòng ban cập nhật và điều chỉnh dữ liệu nhận được trong Excel thành định dạng mong muốn. ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm thời gian, truyền đạt thông tin nhất quán và đáng tin cậy nhằm giảm tối đa sai sót của con người.
Hầu hết các hoạt động trở nên tinh gọn, khiến người dùng tập trung hơn vào công việc kinh doanh thực tế.
Tất cả người dùng đều sử dụng cùng một thông tin và do đó, phạm vi trình bày sai sự thật và sai số liệu rất hiếm khi xảy ra. Ít người tiếp xúc với dữ liệu hơn vì việc nhập dữ liệu vào hệ thống không còn phức tạp và dễ dàng tiếp cận hơn nhiều so với việc duy trì dữ liệu trên bảng tính.
Vì những lý do này, khách hàng có thể tin tưởng vào việc đơn hàng sẽ được xử lý và giao hàng một cách chính xác, đúng hẹn, đạt tiêu chuẩn chất lượng với giá thành hợp lý. Ngoài ra, vì nhân viên có thời gian tập trung vào công việc kinh doanh thay vì nhập liệu thủ công, họ có thể đưa ra nhiều đề xuất cải tiến và nhiều loại hình sản phẩm hơn.
Một số hệ thống ERP cũng bao gồm hệ thống CRM, giúp nâng cao hơn nữa khả năng chăm sóc khách hàng và thậm chí cả trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể thu thập phản hồi và giải quyết các khiếu nại một cách có hệ thống từ đó tạo dựng các mối quan hệ tích cực với khách hàng.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống ERP có thể quản lý dữ liệu của họ tốt hơn. Hệ thống ERP duy trì tính bảo mật, mang lại sự linh hoạt hơn trong quản lý dữ liệu đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Các giải pháp cho phép SME đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả dẫn đến tăng doanh thu và lợi nhuận, giảm thiểu các hệ thống công nghệ lỗi thời để doanh nghiệp sẵn sàng cho sự thành công lâu dài.
Tuy nhiên, với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ, doanh nghiệp chứng kiến sự thay đổi từng ngày, đặc biệt là sự ra đời của các bộ giải pháp ERP đóng gói cũng là một sự lựa chọn tối ưu về chi phí cho các SMB lại còn dễ dàng triển khai.
Duy trì dữ liệu trên bảng tính thủ công tuy ít tốn kém hơn nhưng khi các SME phát triển, chi phí đầu tư thêm cho nguồn nhân lực và từng phần mềm quản lý dữ liệu riêng lẻ cho từng bộ phận dần dà sẽ “bào mỏng” doanh thu của doanh nghiệp. Trong môi trường đầy cạnh tranh hiện nay, việc thiếu phần mềm kinh doanh tổng thể có thể tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh do SME không kiểm soát được toàn bộ dữ liệu và thực trạng vận hành theo thời gian thực.
Dưới đây là 4 lý do quan trọng giúp các doanh nghiệp SME cần áp dụng hệ thống ERP:
1. Ra quyết định sáng suốt hơn
Nhanh chóng đưa ra quyết định kinh doanh dựa trên thông tin chính xác sẵn có bất cứ khi nào.Hệ thống ERP lưu trữ dữ liệu tập trung trong thời gian thực, giúp dễ dàng truy cập thông tin đã được tiêu chuẩn hóa. ERP giúp các doanh nghiệp tự tin đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, thậm chí là việc so sánh dữ liệu trong quá khứ và hiện tại cũng dễ dàng hơn.
Hệ thống ERP cũng có thể cung cấp dữ liệu phân tích. Do đó, các hoạt động lập ngân sách, lập kế hoạch và dự báo cũng trở nên tự nhiên hơn.
2. Tăng năng suất
Một hệ thống ERP có thể lưu trữ tập trung nhiều loại dữ liệu. Điển hình như các dữ liệu quan trọng giữa các bộ phận như thông tin về nhà cung cấp, khách hàng, sản phẩm và vật liệu, hóa đơn đều có sẵn trên một hệ thống duy nhất.Người dùng không cần mất thời gian chờ các phòng ban cập nhật và điều chỉnh dữ liệu nhận được trong Excel thành định dạng mong muốn. ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tiết kiệm thời gian, truyền đạt thông tin nhất quán và đáng tin cậy nhằm giảm tối đa sai sót của con người.
Hầu hết các hoạt động trở nên tinh gọn, khiến người dùng tập trung hơn vào công việc kinh doanh thực tế.
3. Bảo mật và minh bạch hơn
Vì mọi dữ liệu luôn có sẵn trong thời gian thực và có thể được trích xuất dễ dàng bất cứ lúc nào nên khả năng giả mạo dữ liệu sẽ bị hạn chế. Để có thể truy cập dữ liệu cần thông tin đăng nhập và hệ thống ERP cũng thường duy trì lịch sử hoạt động người dùng để hạn chế nguy cơ dữ liệu bị tiết lộ ra ngoài.Tất cả người dùng đều sử dụng cùng một thông tin và do đó, phạm vi trình bày sai sự thật và sai số liệu rất hiếm khi xảy ra. Ít người tiếp xúc với dữ liệu hơn vì việc nhập dữ liệu vào hệ thống không còn phức tạp và dễ dàng tiếp cận hơn nhiều so với việc duy trì dữ liệu trên bảng tính.
4. Tăng sự hài lòng của khách hàng
ERP hệ thống hóa các quy trình kinh doanh giúp SME tăng hiệu quả hoạt động. Giải pháp cung cấp kết quả nhất quán và đáng tin cậy giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và dùng số tiền này đầu tư vào khách hàng.Vì những lý do này, khách hàng có thể tin tưởng vào việc đơn hàng sẽ được xử lý và giao hàng một cách chính xác, đúng hẹn, đạt tiêu chuẩn chất lượng với giá thành hợp lý. Ngoài ra, vì nhân viên có thời gian tập trung vào công việc kinh doanh thay vì nhập liệu thủ công, họ có thể đưa ra nhiều đề xuất cải tiến và nhiều loại hình sản phẩm hơn.
Một số hệ thống ERP cũng bao gồm hệ thống CRM, giúp nâng cao hơn nữa khả năng chăm sóc khách hàng và thậm chí cả trải nghiệm dịch vụ khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể thu thập phản hồi và giải quyết các khiếu nại một cách có hệ thống từ đó tạo dựng các mối quan hệ tích cực với khách hàng.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống ERP có thể quản lý dữ liệu của họ tốt hơn. Hệ thống ERP duy trì tính bảo mật, mang lại sự linh hoạt hơn trong quản lý dữ liệu đồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất. Các giải pháp cho phép SME đưa ra các quyết định kịp thời và hiệu quả dẫn đến tăng doanh thu và lợi nhuận, giảm thiểu các hệ thống công nghệ lỗi thời để doanh nghiệp sẵn sàng cho sự thành công lâu dài.
