Khi tìm kiếm cách làm việc hiệu quả, danh sách công việc cần làm (To-do list) là một trong những công cụ cơ bản không thể thiếu. Có rất nhiều ứng dụng, chiến lược, lý thuyết và phương pháp để tạo danh sách to-do list hiệu quả và tốt nhất.
Tuy nhiên, liệu chúng ta có nhầm lẫn không, danh sách công việc cần làm có thể làm giảm năng xuất không? Nhiều người có năng suất làm việc cao khẳng định câu hỏi này là có. Và họ có một vài ý tưởng thú vị về cách làm việc hiệu quả mà không cần lên danh sách việc cần làm.
Tại sao danh sách việc cần làm có thể trở nên phản tác dụng?
Danh sách công việc cần làm chắc chắn đem lại lợi ích nếu không nó đã không được sử dụng nhiều và đứng đầu trong danh sách tìm kiếm, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nghiêm trọng.
Ví dụ, danh sách việc cần làm có thể trở thành công cụ chính của sự trì hoãn. Bạn đã bao giờ quyết định ngồi xuống và lên danh sách thay vì bắt đầu một công việc trên đó không? Và chắc chắn câu trả lời là có và không chỉ dưới một lần. Nhiều người cảm thấy hiệu quả khi làm việc với danh sách hơn là thực sự bắt tay vào thực hiện những công việc đó.
Mặt khác, danh sách công việc cần làm khiến chúng ta cảm thấy như thể chúng ta không bao giờ hoàn thành được nó vậy. Một lý do mà bạn không bao giờ gạch bỏ những mục trong danh sách là nó không đề ra thời gian hoàn thành. Trừ khi bạn có danh sách cực kỳ chi tiết, nếu không thì dự án 10 phút cũng giống với dự án 10 giờ. Và bạn sẽ cảm thấy hiệu quả khi gạch bỏ được những công việc nhỏ, ít quan trọng, chỉ mất mấy phút để thực hiện, nhưng thực chất hiệu quả không cao.
Tất nhiên, nhiều người thấy rằng danh sách công việc cần làm giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Tìm ra hệ thống năng suất hoàn hảo cho cuộc sống của chính bạn là bước đầu tiên trong việc tìm ra cách để làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Do vậy sử dụng danh sách việc cần làm hay không là phụ thuộc ở bạn. Tuy nhiên với những cách dưới đây bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, hãy thử và biết đâu bạn sẽ không còn cần danh sách việc cần làm nữa.
Sử dụng lịch để lên kế hoạch làm việc
Daniel Markowitz, trong Tạp chí Kinh doanh Harvard (Harvard Business Review), đã trình bày một giải pháp thay thế danh sách việc cần làm được gọi là “living in your calendar". Ý tưởng này rất đơn giản: lấy công việc của bạn ra khỏi danh sách, ước tính thời gian thực hiện và chuyển chúng vào lịch.
Lập kế hoạch các nhiệm vụ - không chỉ sử dụng lịch như danh sách công việc phải làm - có rất nhiều lợi ích. Nhiều người thấy rằng nhìn thấy thời gian cụ thể cho từng công việc khiến họ tập trung để hoàn thành công việc hơn. Một số người cho biết việc này khiến họ không lên lịch quá nhiều công việc trong một ngày. Nhắc nhớ về việc cần làm bằng hình ảnh sẽ giúp bạn sắp xếp các dự án ở mức độ ưu tiên.
Kevin Kruse đã thực hiện phỏng vấn hơn 200 tỷ phú, vận động viên Olympic, sinh viên đạt điểm A và người khởi nghiệp về quản lý thời gian và cách để làm việc hiệu quả hơn. Bạn nghĩ bao nhiêu người trong số họ sử dụng danh sách công việc cần phải làm? Câu trả lời là không một ai trong số họ sử dụng danh sách này cả, nhưng nhiều người đã sử dụng lịch. Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc cụ thể và gắn bó với kế hoạch đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Thực hiện theo quy tắc hai phút
Một trong những lý do mà danh sách công việc cần làm đầy nhanh như vậy là vì chúng ta thường đặt rất nhiều công việc nhỏ nhặt vào đó. Và khi nhìn vào danh sách dài dằng dặc này, bạn sẽ cảm thấy bị choáng ngợp và dẫn đến căng thẳng. Một trong những giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là tuân the quy tắc hai phút. Nếu một công việc chỉ thực hiện trong vòng hai phút, bạn không nên cho vào danh sách.
Điều này sẽ làm giảm số lượng công việc đáng kể trong danh sách. Những công việc như kích hoạt thẻ tín dụng, trả lời email, thức dậy và tập thể dục, bạn sẽ ngạc nhiên với số lượng công việc bạn có thể làm trong hai phút đấy. Hãy loại bỏ những công việc như vậy ra khỏi danh sách và cuối cùng bạn sẽ thấy bạn không cần phải lên danh sách nữa.
Nguồn: quantrimang.com
Tuy nhiên, liệu chúng ta có nhầm lẫn không, danh sách công việc cần làm có thể làm giảm năng xuất không? Nhiều người có năng suất làm việc cao khẳng định câu hỏi này là có. Và họ có một vài ý tưởng thú vị về cách làm việc hiệu quả mà không cần lên danh sách việc cần làm.
Tại sao danh sách việc cần làm có thể trở nên phản tác dụng?
Danh sách công việc cần làm chắc chắn đem lại lợi ích nếu không nó đã không được sử dụng nhiều và đứng đầu trong danh sách tìm kiếm, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nghiêm trọng.
Ví dụ, danh sách việc cần làm có thể trở thành công cụ chính của sự trì hoãn. Bạn đã bao giờ quyết định ngồi xuống và lên danh sách thay vì bắt đầu một công việc trên đó không? Và chắc chắn câu trả lời là có và không chỉ dưới một lần. Nhiều người cảm thấy hiệu quả khi làm việc với danh sách hơn là thực sự bắt tay vào thực hiện những công việc đó.
Mặt khác, danh sách công việc cần làm khiến chúng ta cảm thấy như thể chúng ta không bao giờ hoàn thành được nó vậy. Một lý do mà bạn không bao giờ gạch bỏ những mục trong danh sách là nó không đề ra thời gian hoàn thành. Trừ khi bạn có danh sách cực kỳ chi tiết, nếu không thì dự án 10 phút cũng giống với dự án 10 giờ. Và bạn sẽ cảm thấy hiệu quả khi gạch bỏ được những công việc nhỏ, ít quan trọng, chỉ mất mấy phút để thực hiện, nhưng thực chất hiệu quả không cao.
Tất nhiên, nhiều người thấy rằng danh sách công việc cần làm giúp họ làm việc hiệu quả hơn. Tìm ra hệ thống năng suất hoàn hảo cho cuộc sống của chính bạn là bước đầu tiên trong việc tìm ra cách để làm được nhiều việc hơn trong một ngày. Do vậy sử dụng danh sách việc cần làm hay không là phụ thuộc ở bạn. Tuy nhiên với những cách dưới đây bạn có thể làm việc hiệu quả hơn, hãy thử và biết đâu bạn sẽ không còn cần danh sách việc cần làm nữa.
Sử dụng lịch để lên kế hoạch làm việc
Daniel Markowitz, trong Tạp chí Kinh doanh Harvard (Harvard Business Review), đã trình bày một giải pháp thay thế danh sách việc cần làm được gọi là “living in your calendar". Ý tưởng này rất đơn giản: lấy công việc của bạn ra khỏi danh sách, ước tính thời gian thực hiện và chuyển chúng vào lịch.
Lập kế hoạch các nhiệm vụ - không chỉ sử dụng lịch như danh sách công việc phải làm - có rất nhiều lợi ích. Nhiều người thấy rằng nhìn thấy thời gian cụ thể cho từng công việc khiến họ tập trung để hoàn thành công việc hơn. Một số người cho biết việc này khiến họ không lên lịch quá nhiều công việc trong một ngày. Nhắc nhớ về việc cần làm bằng hình ảnh sẽ giúp bạn sắp xếp các dự án ở mức độ ưu tiên.
Kevin Kruse đã thực hiện phỏng vấn hơn 200 tỷ phú, vận động viên Olympic, sinh viên đạt điểm A và người khởi nghiệp về quản lý thời gian và cách để làm việc hiệu quả hơn. Bạn nghĩ bao nhiêu người trong số họ sử dụng danh sách công việc cần phải làm? Câu trả lời là không một ai trong số họ sử dụng danh sách này cả, nhưng nhiều người đã sử dụng lịch. Đặt thời gian cụ thể cho từng công việc cụ thể và gắn bó với kế hoạch đó giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Thực hiện theo quy tắc hai phút
Một trong những lý do mà danh sách công việc cần làm đầy nhanh như vậy là vì chúng ta thường đặt rất nhiều công việc nhỏ nhặt vào đó. Và khi nhìn vào danh sách dài dằng dặc này, bạn sẽ cảm thấy bị choáng ngợp và dẫn đến căng thẳng. Một trong những giải pháp tốt nhất cho vấn đề này là tuân the quy tắc hai phút. Nếu một công việc chỉ thực hiện trong vòng hai phút, bạn không nên cho vào danh sách.
Điều này sẽ làm giảm số lượng công việc đáng kể trong danh sách. Những công việc như kích hoạt thẻ tín dụng, trả lời email, thức dậy và tập thể dục, bạn sẽ ngạc nhiên với số lượng công việc bạn có thể làm trong hai phút đấy. Hãy loại bỏ những công việc như vậy ra khỏi danh sách và cuối cùng bạn sẽ thấy bạn không cần phải lên danh sách nữa.
Nguồn: quantrimang.com
