Tổ chức, cá nhân có số lượng đăng ký người phụ thuộc nhiều nên thực hiện kê khai mẫu 16/TH để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc trước khi thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN 2014.
1. Nhập dữ liệu vào mẫu 16TH (Mẫu Excel)
Các trường hợp nhập vào mẫu 16TH để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc:
+ Người lao động có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên (đã có mã số thuế thu nhập cá nhân), có mặt đến thời điểm tháng 12/2014 và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (kể cả những người đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ những năm trước đến năm 2014 vẫn còn giảm trừ).
+ Các trường hợp mới phát sinh đăng ký giảm trừ cho năm 2015 tạm thời chưa nhập vào mẫu 16TH để cấp MST cho người phụ thuộc đợt này.
+ Người lao động đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 16/ĐK-TNCN thì không phải đăng ký lại. Cơ quan chi trả chưa nộp mẫu 16/ĐK-TNCN năm 2014 của người lao động cho cơ quan thuế thì phải nộp cho cơ quan thuế trước khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2014.
Trường hợp trên mẫu 16ĐK-TNCN đã đăng ký trước đây không đủ thông tin để nhập vào mẫu 16TH để cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc thì cơ quan chi trả yêu cầu người lao động cung cấp lại thông tin để nhập vào mẫu 16TH (sử dụng mẫu 16TH để người lao động điền lại thông tin, tránh nhầm lẫn với mẫu 16/ĐK-TNCN người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh mà cơ quan chi trả chưa nộp cho cơ quan thuế).
Cách nhập dữ liệu vào mẫu 16TH như sau:
- Họ và tên người nộp thuế: Bắt buộc nhập
- Mã số thuế người nộp thuế: Bắt buộc nhập
- Họ và tên người phụ thuộc: Bắt buộc nhập
- Ngày sinh người phụ thuộc: Bắt buộc nhập. Nếu người phụ thuộc không có ngày, tháng sinh sẽ ghi ngày 01/01/năm sinh.
- Mã số thuế người phụ thuộc : không nhập
- Mã Quốc tịch của người phụ thuộc: Không nhập. Chuyển sang ô Quốc tịch của người phụ thuộc. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn Việt Nam bảng kê sẽ tự động điền vào cột Mã Quốc tịch mã số 01.
- CMND/Hộ chiếu người phụ thuộc: Đối với người phụ thuộc có năm sinh 1999 trở về trước bắt buộc nhập số CMND (từ 15 tuổi trở lên). Nếu không nhập số CMND khi tải vào HTKK sẽ báo lỗi không cho kết xuất, không gửi được hồ sơ đăng ký MST cho người phụ thuộc.
- Mã quan hệ với người nộp thuế: Không nhập. Chuyển sang ô Quan hệ với người nộp thuế. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế (Cha/mẹ bao gồm cả cha/mẹ ruột, cha/mẹ vợ, cha/mẹ chồng. Quan hệ khác bao gồm: anh, chị em ruột, ông bà nội, ngoại, chú, bác, cô, dì, cậu, cháu)
- Đối với người phụ thuộc từ 14 tuổi trở xuống ghi thông tin trên giấy khai sinh tương ứng cho các cột:
+ Số, quyển số thể hiện trên Giấy khai sinh (Lưu ý: nhập dữ liệu dạng text)
+ Mã Quốc gia: Không nhập. Chuyển sang ô Quốc gia. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn Việt Nam bảng kê sẽ tự động điền vào cột Mã Quốc gia 01.
Tương tự chuyển sang các ô Tỉnh/Thành phố để chọn tỉnh/thành phố nơi đăng ký khai sinh; chuyển sang ô Quận/Huyện để chọn quận, huyện nơi đăng ký khai sinh; chuyển sang ô Phường/Xã để chọn phường/xã nơi đăng ký khai sinh.
- Thời gian tính giảm trừ từ tháng: ghi theo thời hạn đăng ký trên mẫu 16/ĐK-TNCN (Lưu ý: dữ liệu mm/yyyy - đủ 2 chữ số tháng và 4 chữ số năm)
- Thời gian tính giảm trừ đến tháng: không nhập. Trường hợp trước đó đã đăng ký giảm trừ và đã đăng ký ngừng giảm trừ thì ghi thời điểm ngừng giảm trừ vào cột này và phải ghi thời điểm bắt đầu tính giảm trừ.
Ví dụ:
Con sinh tháng 2 năm 2011 đã đăng ký giảm trừ từ tháng 2/2011 thì trên mẫu 16TH chỉ ghi cột Thời gian tính giảm trừ từ tháng: 02/2011, cột Thời gian tính giảm trừ đến tháng: để trống
Lưu ý: Một người nộp thuế có nhiều người phụ thuộc, mỗi người phụ thuộc sẽ nhập một dòng có ghi đầy đủ tên, MST của người nộp thuế. Sau khi nhập xong dòng thứ nhất có thể sử dụng lệnh copy và Insert Copied Cells\Shift cells down để chèn thêm vào dòng kế tiếp, sau đó sửa lại thông tin cho đúng.
2. Tải dữ liệu vào phần mềm HTKK 3.3.0:
Mở phần mềm HTKK 3.3.0\ Quyết toán Thuế Thu nhập cá nhân\Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Chọn năm 2014, lần thứ 1. Sử dụng chức năng tải bảng kê (góc trên cùng bên trái) để tải dữ liệu đã nhập từ mẫu 16TH. Ghi dữ liệu. Kết xuất ra file XML (không được đổi tên file)
3. Gửi hồ sơ đăng ký mã số thuế người phụ thuộc:
- Các đơn vị đã khai thuế điện tử:
Gửi file XML được kết xuất từ HTKK 3.3.0 như gửi các loại tờ khai thuế khác.
Do hồ sơ đã gửi có chữ ký số nên DN không cần gửi hồ sơ giấy nữa.
Lưu ý: Để nộp được file đăng ký mã số thuế người phụ thuộc, DN chọn Đăng ký thêm tờ khai trên iHTKK, chọn loại tờ khai 05-3/BK-TNCN - Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, chọn loại TK theo năm, nhập năm 2014.
- Các đơn vị chưa khai thuế điện tử:
In tờ khai ra giấy từ HTKK 3.3.0, ký tên, đóng dấu của đơn vị vào tờ khai giấy.
Kết xuất ra file XML
Gửi tờ khai giấy trực tiếp tại cơ quan thuế, file XML gửi trực tiếp trên trang www.tncnonline.com.vn
Hoặc gửi tờ khai giấy và file XML (chép file XML sang USB) trực tiếp tại cơ quan thuế
4. Nhận kết quả cấp MST.
Các đơn vị là tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã gửi hồ sơ đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc trên iHTKK thì sẽ nhận kết quả tại tại iHTKK
Các đơn vị là tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã gửi hồ sơ đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc trên trangwww.tncnonline.com.vn thì sẽ nhận kết quả tại tại trang www.tncnonline.com.vn, trường hợp đơn vị gửi file trực tiếp tại Cơ quan thuế thì liên hệ Phòng QLT-TNCN để nhận kết quả cấp MST cho người phụ thuộc.
5. Đăng ký thay đổi thông tin người phụ thuộc khi đã cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
Trường hợp thay đổi các thông tin liên quan đến cấp mã số thuế cho người phụ thuộc (bao gồm CMND và các thông tin trên giấy khai sinh): Tổ chức chi trả sẽ tập hợp mẫu 16/ĐK-TNCN của cá nhân nộp cho CQT (khi đó CQT thực hiện cập nhật thông tin thay đổi của từng NPT trên ứng dụng PIT/TMS).
Nếu phát sinh thay đổi thông tin người phụ thuộc (thay đổi thông tin về người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, mối quan hệ với người nộp thuế, thời gian giảm trừ Từ tháng, đến tháng) thì sử dụng mẫu 16/TH để kê khai vào dòng II Đăng ký thay đổi người phụ thuộc.
6. Đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc năm 2015
Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh thêm người phụ thuộc thì tổ chức chi trả tập hợp thông tin từ mẫu 16/ĐK-TNCN của cá nhân nộp cho tổ chức chi trả và sử dụng mẫu 16/TH kê khai vào dòng II Đăng ký thay đổi người phụ thuộc để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Kết xuất gửi hồ sơ cho cơ quan thuế như đăng ký cấp MST người phụ thuộc năm 2014.
P.TTHT
Cục thuế Cần Thơ
1. Nhập dữ liệu vào mẫu 16TH (Mẫu Excel)
Các trường hợp nhập vào mẫu 16TH để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc:
+ Người lao động có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên (đã có mã số thuế thu nhập cá nhân), có mặt đến thời điểm tháng 12/2014 và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (kể cả những người đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ những năm trước đến năm 2014 vẫn còn giảm trừ).
+ Các trường hợp mới phát sinh đăng ký giảm trừ cho năm 2015 tạm thời chưa nhập vào mẫu 16TH để cấp MST cho người phụ thuộc đợt này.
+ Người lao động đã đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo mẫu 16/ĐK-TNCN thì không phải đăng ký lại. Cơ quan chi trả chưa nộp mẫu 16/ĐK-TNCN năm 2014 của người lao động cho cơ quan thuế thì phải nộp cho cơ quan thuế trước khi nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2014.
Trường hợp trên mẫu 16ĐK-TNCN đã đăng ký trước đây không đủ thông tin để nhập vào mẫu 16TH để cấp mã số thuế (MST) cho người phụ thuộc thì cơ quan chi trả yêu cầu người lao động cung cấp lại thông tin để nhập vào mẫu 16TH (sử dụng mẫu 16TH để người lao động điền lại thông tin, tránh nhầm lẫn với mẫu 16/ĐK-TNCN người lao động đăng ký giảm trừ gia cảnh mà cơ quan chi trả chưa nộp cho cơ quan thuế).
Cách nhập dữ liệu vào mẫu 16TH như sau:
- Họ và tên người nộp thuế: Bắt buộc nhập
- Mã số thuế người nộp thuế: Bắt buộc nhập
- Họ và tên người phụ thuộc: Bắt buộc nhập
- Ngày sinh người phụ thuộc: Bắt buộc nhập. Nếu người phụ thuộc không có ngày, tháng sinh sẽ ghi ngày 01/01/năm sinh.
- Mã số thuế người phụ thuộc : không nhập
- Mã Quốc tịch của người phụ thuộc: Không nhập. Chuyển sang ô Quốc tịch của người phụ thuộc. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn Việt Nam bảng kê sẽ tự động điền vào cột Mã Quốc tịch mã số 01.
- CMND/Hộ chiếu người phụ thuộc: Đối với người phụ thuộc có năm sinh 1999 trở về trước bắt buộc nhập số CMND (từ 15 tuổi trở lên). Nếu không nhập số CMND khi tải vào HTKK sẽ báo lỗi không cho kết xuất, không gửi được hồ sơ đăng ký MST cho người phụ thuộc.
- Mã quan hệ với người nộp thuế: Không nhập. Chuyển sang ô Quan hệ với người nộp thuế. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế (Cha/mẹ bao gồm cả cha/mẹ ruột, cha/mẹ vợ, cha/mẹ chồng. Quan hệ khác bao gồm: anh, chị em ruột, ông bà nội, ngoại, chú, bác, cô, dì, cậu, cháu)
- Đối với người phụ thuộc từ 14 tuổi trở xuống ghi thông tin trên giấy khai sinh tương ứng cho các cột:
+ Số, quyển số thể hiện trên Giấy khai sinh (Lưu ý: nhập dữ liệu dạng text)
+ Mã Quốc gia: Không nhập. Chuyển sang ô Quốc gia. Bên phải sẽ xuất hiện dấu 6, bấm chuột vào dấu 6sẽ xuất hiện danh sách để lựa chọn, chọn Việt Nam bảng kê sẽ tự động điền vào cột Mã Quốc gia 01.
Tương tự chuyển sang các ô Tỉnh/Thành phố để chọn tỉnh/thành phố nơi đăng ký khai sinh; chuyển sang ô Quận/Huyện để chọn quận, huyện nơi đăng ký khai sinh; chuyển sang ô Phường/Xã để chọn phường/xã nơi đăng ký khai sinh.
- Thời gian tính giảm trừ từ tháng: ghi theo thời hạn đăng ký trên mẫu 16/ĐK-TNCN (Lưu ý: dữ liệu mm/yyyy - đủ 2 chữ số tháng và 4 chữ số năm)
- Thời gian tính giảm trừ đến tháng: không nhập. Trường hợp trước đó đã đăng ký giảm trừ và đã đăng ký ngừng giảm trừ thì ghi thời điểm ngừng giảm trừ vào cột này và phải ghi thời điểm bắt đầu tính giảm trừ.
Ví dụ:
Con sinh tháng 2 năm 2011 đã đăng ký giảm trừ từ tháng 2/2011 thì trên mẫu 16TH chỉ ghi cột Thời gian tính giảm trừ từ tháng: 02/2011, cột Thời gian tính giảm trừ đến tháng: để trống
Lưu ý: Một người nộp thuế có nhiều người phụ thuộc, mỗi người phụ thuộc sẽ nhập một dòng có ghi đầy đủ tên, MST của người nộp thuế. Sau khi nhập xong dòng thứ nhất có thể sử dụng lệnh copy và Insert Copied Cells\Shift cells down để chèn thêm vào dòng kế tiếp, sau đó sửa lại thông tin cho đúng.
2. Tải dữ liệu vào phần mềm HTKK 3.3.0:
Mở phần mềm HTKK 3.3.0\ Quyết toán Thuế Thu nhập cá nhân\Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Chọn năm 2014, lần thứ 1. Sử dụng chức năng tải bảng kê (góc trên cùng bên trái) để tải dữ liệu đã nhập từ mẫu 16TH. Ghi dữ liệu. Kết xuất ra file XML (không được đổi tên file)
3. Gửi hồ sơ đăng ký mã số thuế người phụ thuộc:
- Các đơn vị đã khai thuế điện tử:
Gửi file XML được kết xuất từ HTKK 3.3.0 như gửi các loại tờ khai thuế khác.
Do hồ sơ đã gửi có chữ ký số nên DN không cần gửi hồ sơ giấy nữa.
Lưu ý: Để nộp được file đăng ký mã số thuế người phụ thuộc, DN chọn Đăng ký thêm tờ khai trên iHTKK, chọn loại tờ khai 05-3/BK-TNCN - Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh, chọn loại TK theo năm, nhập năm 2014.
- Các đơn vị chưa khai thuế điện tử:
In tờ khai ra giấy từ HTKK 3.3.0, ký tên, đóng dấu của đơn vị vào tờ khai giấy.
Kết xuất ra file XML
Gửi tờ khai giấy trực tiếp tại cơ quan thuế, file XML gửi trực tiếp trên trang www.tncnonline.com.vn
Hoặc gửi tờ khai giấy và file XML (chép file XML sang USB) trực tiếp tại cơ quan thuế
4. Nhận kết quả cấp MST.
Các đơn vị là tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã gửi hồ sơ đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc trên iHTKK thì sẽ nhận kết quả tại tại iHTKK
Các đơn vị là tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã gửi hồ sơ đăng ký cấp MST cho người phụ thuộc trên trangwww.tncnonline.com.vn thì sẽ nhận kết quả tại tại trang www.tncnonline.com.vn, trường hợp đơn vị gửi file trực tiếp tại Cơ quan thuế thì liên hệ Phòng QLT-TNCN để nhận kết quả cấp MST cho người phụ thuộc.
5. Đăng ký thay đổi thông tin người phụ thuộc khi đã cấp mã số thuế cho người phụ thuộc.
Trường hợp thay đổi các thông tin liên quan đến cấp mã số thuế cho người phụ thuộc (bao gồm CMND và các thông tin trên giấy khai sinh): Tổ chức chi trả sẽ tập hợp mẫu 16/ĐK-TNCN của cá nhân nộp cho CQT (khi đó CQT thực hiện cập nhật thông tin thay đổi của từng NPT trên ứng dụng PIT/TMS).
Nếu phát sinh thay đổi thông tin người phụ thuộc (thay đổi thông tin về người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh, mối quan hệ với người nộp thuế, thời gian giảm trừ Từ tháng, đến tháng) thì sử dụng mẫu 16/TH để kê khai vào dòng II Đăng ký thay đổi người phụ thuộc.
6. Đăng ký cấp mã số thuế cho người phụ thuộc năm 2015
Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ gia cảnh thêm người phụ thuộc thì tổ chức chi trả tập hợp thông tin từ mẫu 16/ĐK-TNCN của cá nhân nộp cho tổ chức chi trả và sử dụng mẫu 16/TH kê khai vào dòng II Đăng ký thay đổi người phụ thuộc để cấp mã số thuế cho người phụ thuộc. Kết xuất gửi hồ sơ cho cơ quan thuế như đăng ký cấp MST người phụ thuộc năm 2014.
P.TTHT
Cục thuế Cần Thơ
