1. Khái niệm hóa đơn xuất sai thời điểm
Hóa đơn xuất sai thời điểm là một vấn đề thường gặp trong hoạt động kinh doanh, tiềm ẩn nhiều nguy cơ và ảnh hưởng tiêu cực đến cả người bán và người mua. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bài viết sẽ cung cấp thông tin chi tiết về khái niệm, nguyên nhân, hậu quả và cách thức xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm. Hóa đơn được xem là sai thời điểm khi thời điểm lập hóa đơn không khớp với thời điểm thực tế diễn ra giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, việc xác định thời điểm lập hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp đảm bảo tính chính xác, minh bạch và tuân thủ pháp luật.
- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa:
+ Chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng: Hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thanh toán hay chưa.
+ Giao hàng nhiều lần: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn riêng cho mỗi lần giao hàng/bàn giao, tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ thực tế.
- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ:
+ Hoàn thành cung cấp dịch vụ: Hóa đơn được lập tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bất kể đã thanh toán hay chưa.
+ Thu tiền trước/trong quá trình cung cấp dịch vụ: Nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. Lưu ý, trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng không thuộc trường hợp này.
- Lưu ý:
+ Quy định trên áp dụng cho tất cả các trường hợp bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia.
+ Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác doanh thu, chi phí, đảm bảo nghĩa vụ thuế và tránh những tranh chấp không đáng có với khách hàng.
2. Hậu quả của việc lập hóa đơn xuất sai thời điểm
* Hậu quả đối với bên bán khi lập hóa đơn xuất sai thời điểm:
Xuất hóa đơn sai thời điểm là một vấn đề phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp xuất khẩu. Việc này có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động của doanh nghiệp.
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, doanh nghiệp xuất khẩu có thể bị xử phạt từ 3 triệu đến 8 triệu đồng nếu vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất khẩu. Mức phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp và tình tiết vi phạm. Ngoài ra, việc xuất hóa đơn sai thời điểm còn có thể dẫn đến những hậu quả khác như:
- Bị truy thu thuế: Cơ quan thuế có thể truy thu thuế đối với giao dịch có hóa đơn sai thời điểm.
- Mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào: Doanh nghiệp mua có thể mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào nếu sử dụng hóa đơn sai thời điểm.
- Gây ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu: Việc vi phạm pháp luật về hóa đơn có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
- Gây khó khăn trong việc thanh toán, giải quyết khiếu nại: Việc xuất hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp trong quá trình thanh toán, giải quyết khiếu nại với khách hàng quốc tế.
* Hậu quả đối với bên mua khi lập hóa đơn xuất sai thời điểm:
Việc sử dụng hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng cho bên mua, bao gồm:
- Mất quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào: Đây là hậu quả trực tiếp và nghiêm trọng nhất đối với bên mua khi sử dụng hóa đơn sai thời điểm. Theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam, chỉ những hóa đơn hợp lệ về nội dung và hình thức mới được phép sử dụng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Do đó, nếu sử dụng hóa đơn sai thời điểm, bên mua sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT đối với khoản chi phí liên quan đến hóa đơn đó, dẫn đến việc phải thanh toán thêm thuế GTGT cho ngân sách nhà nước.
- Bị phạt tiền nếu cố ý sử dụng hóa đơn sai thời điểm để gian lận thuế: Trong trường hợp cố ý sử dụng hóa đơn sai thời điểm để gian lận thuế, bên mua có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 15/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng đối với từng trường hợp vi phạm.
- Gây ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng hóa đơn sai thời điểm có thể làm ảnh hưởng đến uy tín và hình ảnh của bên mua trên thị trường. Ngoài ra, việc phát hiện sử dụng hóa đơn sai thời điểm có thể dẫn đến mâu thuẫn, tranh chấp trong quá trình thanh toán, giải quyết khiếu nại với bên bán, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cả hai bên.
- Khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh: Khi sử dụng hóa đơn sai thời điểm, bên mua có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị kiểm tra thuế, bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
3. Trường hợp được chấp nhận lập hóa đơn xuất sai thời điểm
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm là trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tế, có một số trường hợp bất khả kháng hoặc do yếu tố khách quan dẫn đến việc doanh nghiệp không thể lập hóa đơn đúng thời điểm. Theo quy định hiện hành, một số trường hợp sau đây được chấp nhận lập hóa đơn xuất sai thời điểm:
- Do hoàn cảnh bất khả kháng:
+ Thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn, chiến tranh: Đây là những yếu tố khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của con người, gây thiệt hại nặng nề về người và tài sản, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn xuất sai thời điểm nếu có đầy đủ chứng cứ chứng minh hoàn cảnh bất khả kháng như: biên bản ghi nhận thiệt hại do cơ quan chức năng cấp, hình ảnh, video ghi lại sự việc,...
+ Dịch bệnh: Đại dịch Covid-19 là một ví dụ điển hình cho trường hợp bất khả kháng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giai đoạn dịch bệnh bùng phát, việc giãn cách xã hội, phong tỏa khu vực có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập hóa đơn đúng thời điểm.
- Do sai sót của bên bán:
+ Ghi sai thời điểm trên hóa đơn: Doanh nghiệp có thể vô tình ghi sai thời điểm lập hóa đơn do nhầm lẫn hoặc sơ suất trong quá trình lập hóa đơn. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần sửa chữa hóa đơn bằng cách lập hóa đơn đỏ để điều chỉnh nội dung hóa đơn sai. Hóa đơn đỏ phải được lập theo đúng quy định của pháp luật và được gửi cho cả bên mua và cơ quan thuế.
+ Phát hành lại hóa đơn do hóa đơn bị hư hỏng: Hóa đơn có thể bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân như: rách nát, phai màu, dính nước,... Doanh nghiệp có thể phát hành lại hóa đơn trong trường hợp này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng hóa đơn phát hành lại phải giữ nguyên nội dung của hóa đơn gốc và được đánh dấu "Bản sao" rõ ràng.
4. Hóa đơn xuất sai thời điểm có được đưa vào chi phí hợp lý?
Câu trả lời là có, hóa đơn xuất sai thời điểm vẫn được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Việc mua bán là đúng thực tế: Điều kiện tiên quyết để hóa đơn được chấp nhận là giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ phải diễn ra thực tế, có đầy đủ hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, biên bản nghiệm thu (đối với dịch vụ) và các chứng từ liên quan khác chứng minh cho giao dịch đó.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp phải xuất trình đầy đủ hóa đơn cho giao dịch mua bán, bao gồm:
+ Hóa đơn GTGT: Hóa đơn phải do bên bán hợp lệ lập theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn, ghi rõ thông tin về bên mua, bên bán, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, giá trị, thời điểm lập hóa đơn,...
+ Chứng từ thanh toán: Chứng từ thanh toán có thể là hóa đơn thanh toán, biên lai thu tiền, phiếu chi,... chứng minh việc thanh toán cho giao dịch mua bán.
- Bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ: Doanh nghiệp cần xác minh xem bên bán đã thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế đầy đủ cho giao dịch mua bán hay chưa. Có thể kiểm tra thông tin này qua hệ thống tra cứu công khai của cơ quan thuế hoặc yêu cầu bên bán cung cấp các chứng nhận nộp thuế liên quan.
* Lưu ý:
- Việc chấp nhận hóa đơn xuất sai thời điểm vào chi phí hợp lý chỉ áp dụng cho những trường hợp bất khả kháng hoặc do yếu tố khách quan dẫn đến việc doanh nghiệp không thể lập hóa đơn đúng thời điểm.
- Doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc sử dụng hóa đơn xuất sai thời điểm và chỉ nên áp dụng trong những trường hợp đúng quy định để tránh những rủi ro về mặt pháp lý.
5. Giải pháp để tránh lập hóa đơn xuất sai thời điểm
Việc lập hóa đơn xuất sai thời điểm tiềm ẩn nhiều nguy cơ và hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Do đó, việc áp dụng các giải pháp hiệu quả để hạn chế tối đa tình trạng này là vô cùng quan trọng.
- Tăng cường quản lý việc lập hóa đơn: Xây dựng quy trình lập hóa đơn chặt chẽ, khoa học, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn. Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân liên quan đến việc lập hóa đơn. Thường xuyên kiểm tra, rà soát quy trình lập hóa đơn để phát hiện và sửa chữa kịp thời những sai sót. Áp dụng các biện pháp kỷ luật đối với những cá nhân vi phạm quy định về lập hóa đơn.
- Nâng cao kiến thức về luật thuế cho cán bộ, nhân viên: Tổ chức các khóa đào tạo, tập huấn về luật thuế, đặc biệt là về quy định về thời điểm lập hóa đơn cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Cung cấp tài liệu hướng dẫn, cập nhật thông tin mới nhất về luật thuế cho cán bộ, nhân viên. Khuyến khích cán bộ, nhân viên tự nghiên cứu, tìm hiểu kiến thức về luật thuế.
- Sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để hỗ trợ việc lập hóa đơn: Sử dụng phần mềm kế toán có chức năng lập hóa đơn tự động theo đúng quy định của pháp luật. Cập nhật phần mềm kế toán thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với quy định mới nhất. Đào tạo cán bộ, nhân viên về cách sử dụng phần mềm kế toán để lập hóa đơn.
Ngoài ra, có thể tham khảo: Tiền phạt chậm nộp thuế có được tính vào chi phí hợp lý được trừ. Còn khúc mắc, liên hệ 1900.6162 hoặc gửi email tới: lienhe@luatminhkhue.vn để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.
P/S: Nguồn bài viết : CÔNG TY LUẬT TNHH MINH KHUÊ link bài viết: https://luatminhkhue.vn/lap-hoa-don-xuat-sai-thoi-diem-thi-co-duoc-dua-vao-chi-phi-hop-ly.aspx
