Hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động (Activity-Based Costing - ABC)
So với các phương pháp truyền thống, phương pháp ABC (Activity-Based Costing) trước hết quy tập toàn bộ chi phí gián tiếp (các chi phí khác chi phí nguyên liệu trực tiếp, và chi phí lao động trực tiếp) đối với mỗi hoạt động của tổ chức, sau đó phân bổ các chi phí theo hoạt động này vào từng sản phẩm, dịch vụ, hay vào các đối tượng tạo ra hoạt động đó, thông qua các kích tố chi phí (cost driver).
Trong phương pháp truyền thống, tỷ lệ tổng chi phí gián tiếp phân bổ vào thành phẩm thường phụ thuộc vào tỷ lệ của tổng số giờ lao động trực tiếp cần có để làm ra thành phẩm đó. Còn trong ABC, các hoạt động gián tiếp đáng chú ý (như chạy máy, lắp ráp, kiểm tra chất lượng,...) được xác định bởi giám đốc vận hành. Sau đó, chi phí cho các nguồn lực gián tiếp đã tiêu dùng để thực hiện các hoạt động đó sẽ được truy nguyên theo hoạt động thông qua kích tố chi phí thích hợp. Cuối cùng, tập hợp các chi phí của từng hoạt động sẽ được phân bổ tiếp về các thành phẩm thông qua các kích tố chi phí hợp lý khác. Nói một cách hình tượng hơn, hệ thống ABC xé nhỏ chiếc bánh chi phí gián tiếp thành các mẩu bánh tương ứng với mỗi hoạt động nhất định.
Đến đây, có lẽ các bạn vẫn cảm thấy khá mông lung về ABC. Một ví dụ có lẽ sẽ làm sáng tỏ hơn vấn đề. Từ những năm cuối của thập kỷ 80, công ty Elgin Sweeper của Bắc Mỹ đã áp dụng ABC như sau:
- Bước đầu tiên là nghiên cứu các hoạt động tạo phí, lập danh sách các đơn vị tính phí có thể, cho mỗi hoạt động. Các đơn vị tính phí của Elgin bao gồm: tiền công lao động ($), giờ lao động, số lượng hàng gửi đi, số lượng thành phẩm, số đơn đặt hàng, doanh thu, ngày làm việc, thông báo thay đổi kỹ thuật, thời gian lao động kỹ thuật,... Các chi phí thay đổi với từng đơn vị tính phí được nhận dạng và tính toán.
- Tiếp theo, Elgin thiết lập báo cáo về dây truyền sản xuất cho phép đánh giá hiệu quả của các quyết định phân bổ nguồn lực. Kết quả của việc áp dụng hệ thống xác lập chi phí là sự tham gia của các giám đốc sản xuất vào việc nhận dạng kích tố chi phí và sự xoá bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.
Gợi ý các bước xác lập hệ thống ABC:
1. Xác định các đối tượng tạo phí, các hoạt động, nguồn lực, và kích tố chi phí liên quan. Công việc này cần có sự giúp đỡ của các nhân viên chuyên môn. Kích tố chi phí được chọn dựa trên 2 tiêu chí:
- Quan hệ nhân quả hợp lý giữa kích tố chi phí và lượng tiêu hao nguồn lực.
- Dữ liệu về kích tố chi phí có thể thu thập được.
2. Phát triển một sơ đồ quá trình, biểu thị các luồng hoạt động, nguồn lực và mối quan hệ qua lại giữa chúng. Việc xác định mối quan hệ qua lại là một bước rất quan trọng, rất cần thiết thông qua các nhân viên chuyên môn.
3. Thu thập dữ liệu liên quan tới chi phí và các luồng kích tố chi phí hữu hình giữa các nguồn lực và các hoạt động. Thông qua chỉ dẫn của sơ đồ đã lập, kế toán viên có thể thu thập được thông tin về các chi phí cần thiết và các dự liệu vận hành. Các nguồn dữ liệu có thể là các bản ghi kế toán, nghiên cứu đặc biệt, phỏng vấn, và ước tính của các giám đốc vận hành.
4. Tính toán và diễn dịch các thông tin mới dựa trên hoạt động.
Có thể thấy rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và kích tố chi phí hợp lý cho phép các nhà quản lý truy nguyên nhiều chi phí gián tiếp như họ đã làm với chi phí nguyên liệu trực tiếp hay chi phí lao động trực tiếp. Vì xác định được nhiều chi phí trực tiếp hơn so với cách thức truyền thống, ABC giúp nhà quản lý có được những báo cáo về chi phí sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều.
Phương pháp ABC phức tạp và tất nhiên là tốn kém hơn các phương pháp truyền thống, vì vậy không phải bất cứ công ty nào cũng đủ điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, ABC sẽ là xu hướng tất yếu đối với quản trị bởi:
- Năng lực cạnh tranh dựa trên chi phí giảm thiểu đòi hỏi phải có những số liệu chính xác hơn về chi phí, tránh tình trạng lợi nhuận giả tạo.
- Sự đa dạng hoá ngày một tăng của các sản phẩm và dịch vụ cùng với độ phức tạp của các phân đoạn thị trường. Vì thế, việc tiêu dùng các nguồn lực cũng sẽ thay đổi theo các sản phẩm và dịch vụ.
- Chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn hơn do tốc độ phát triển của công nghệ làm công ty không đủ thời gian điều chỉnh giá cả và chi phí.
- Xác định đúng chi phí là một phần quan trọng của việc ra quyết định kinh doanh. Thiếu nó, sự chuẩn xác của quyết định sẽ giảm thiểu.
- Cách mạng trong công nghệ máy tính đã làm giảm được chi phí về tiền bạc lẫn thời gian cho việc phát triển và vận hành hệ thống xác lập chi phí có khả năng truy nguyên nhiều hoạt động.
Sưu tầm.
So với các phương pháp truyền thống, phương pháp ABC (Activity-Based Costing) trước hết quy tập toàn bộ chi phí gián tiếp (các chi phí khác chi phí nguyên liệu trực tiếp, và chi phí lao động trực tiếp) đối với mỗi hoạt động của tổ chức, sau đó phân bổ các chi phí theo hoạt động này vào từng sản phẩm, dịch vụ, hay vào các đối tượng tạo ra hoạt động đó, thông qua các kích tố chi phí (cost driver).
Trong phương pháp truyền thống, tỷ lệ tổng chi phí gián tiếp phân bổ vào thành phẩm thường phụ thuộc vào tỷ lệ của tổng số giờ lao động trực tiếp cần có để làm ra thành phẩm đó. Còn trong ABC, các hoạt động gián tiếp đáng chú ý (như chạy máy, lắp ráp, kiểm tra chất lượng,...) được xác định bởi giám đốc vận hành. Sau đó, chi phí cho các nguồn lực gián tiếp đã tiêu dùng để thực hiện các hoạt động đó sẽ được truy nguyên theo hoạt động thông qua kích tố chi phí thích hợp. Cuối cùng, tập hợp các chi phí của từng hoạt động sẽ được phân bổ tiếp về các thành phẩm thông qua các kích tố chi phí hợp lý khác. Nói một cách hình tượng hơn, hệ thống ABC xé nhỏ chiếc bánh chi phí gián tiếp thành các mẩu bánh tương ứng với mỗi hoạt động nhất định.
Đến đây, có lẽ các bạn vẫn cảm thấy khá mông lung về ABC. Một ví dụ có lẽ sẽ làm sáng tỏ hơn vấn đề. Từ những năm cuối của thập kỷ 80, công ty Elgin Sweeper của Bắc Mỹ đã áp dụng ABC như sau:
- Bước đầu tiên là nghiên cứu các hoạt động tạo phí, lập danh sách các đơn vị tính phí có thể, cho mỗi hoạt động. Các đơn vị tính phí của Elgin bao gồm: tiền công lao động ($), giờ lao động, số lượng hàng gửi đi, số lượng thành phẩm, số đơn đặt hàng, doanh thu, ngày làm việc, thông báo thay đổi kỹ thuật, thời gian lao động kỹ thuật,... Các chi phí thay đổi với từng đơn vị tính phí được nhận dạng và tính toán.
- Tiếp theo, Elgin thiết lập báo cáo về dây truyền sản xuất cho phép đánh giá hiệu quả của các quyết định phân bổ nguồn lực. Kết quả của việc áp dụng hệ thống xác lập chi phí là sự tham gia của các giám đốc sản xuất vào việc nhận dạng kích tố chi phí và sự xoá bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng.
Gợi ý các bước xác lập hệ thống ABC:
1. Xác định các đối tượng tạo phí, các hoạt động, nguồn lực, và kích tố chi phí liên quan. Công việc này cần có sự giúp đỡ của các nhân viên chuyên môn. Kích tố chi phí được chọn dựa trên 2 tiêu chí:
- Quan hệ nhân quả hợp lý giữa kích tố chi phí và lượng tiêu hao nguồn lực.
- Dữ liệu về kích tố chi phí có thể thu thập được.
2. Phát triển một sơ đồ quá trình, biểu thị các luồng hoạt động, nguồn lực và mối quan hệ qua lại giữa chúng. Việc xác định mối quan hệ qua lại là một bước rất quan trọng, rất cần thiết thông qua các nhân viên chuyên môn.
3. Thu thập dữ liệu liên quan tới chi phí và các luồng kích tố chi phí hữu hình giữa các nguồn lực và các hoạt động. Thông qua chỉ dẫn của sơ đồ đã lập, kế toán viên có thể thu thập được thông tin về các chi phí cần thiết và các dự liệu vận hành. Các nguồn dữ liệu có thể là các bản ghi kế toán, nghiên cứu đặc biệt, phỏng vấn, và ước tính của các giám đốc vận hành.
4. Tính toán và diễn dịch các thông tin mới dựa trên hoạt động.
Có thể thấy rằng, phương pháp ABC có thể biến một chi phí gián tiếp thành một chi phí trực tiếp với một đối tượng tạo phí xác định. Việc lựa chọn các hoạt động và kích tố chi phí hợp lý cho phép các nhà quản lý truy nguyên nhiều chi phí gián tiếp như họ đã làm với chi phí nguyên liệu trực tiếp hay chi phí lao động trực tiếp. Vì xác định được nhiều chi phí trực tiếp hơn so với cách thức truyền thống, ABC giúp nhà quản lý có được những báo cáo về chi phí sản phẩm và dịch vụ với độ tin cậy cao hơn nhiều.
Phương pháp ABC phức tạp và tất nhiên là tốn kém hơn các phương pháp truyền thống, vì vậy không phải bất cứ công ty nào cũng đủ điều kiện áp dụng. Tuy nhiên, ABC sẽ là xu hướng tất yếu đối với quản trị bởi:
- Năng lực cạnh tranh dựa trên chi phí giảm thiểu đòi hỏi phải có những số liệu chính xác hơn về chi phí, tránh tình trạng lợi nhuận giả tạo.
- Sự đa dạng hoá ngày một tăng của các sản phẩm và dịch vụ cùng với độ phức tạp của các phân đoạn thị trường. Vì thế, việc tiêu dùng các nguồn lực cũng sẽ thay đổi theo các sản phẩm và dịch vụ.
- Chu kỳ sống của sản phẩm trở nên ngắn hơn do tốc độ phát triển của công nghệ làm công ty không đủ thời gian điều chỉnh giá cả và chi phí.
- Xác định đúng chi phí là một phần quan trọng của việc ra quyết định kinh doanh. Thiếu nó, sự chuẩn xác của quyết định sẽ giảm thiểu.
- Cách mạng trong công nghệ máy tính đã làm giảm được chi phí về tiền bạc lẫn thời gian cho việc phát triển và vận hành hệ thống xác lập chi phí có khả năng truy nguyên nhiều hoạt động.
Sưu tầm.
