Hệ thống quản lý và tổ chức công việc "5S"

[Son.Tran]

1. Phương pháp "5S" là gì?

Phương pháp "5S" là một hệ thống quản lý và tổ chức công việc xuất phát từ nguyên tắc Lean Manufacturing, được phát triển tại Nhật Bản. "5S" là một thuật ngữ tổ hợp của năm từ tiếng Nhật, mỗi từ bắt đầu bằng chữ "S", đại diện cho năm bước quan trọng của phương pháp này. Dưới đây là ý nghĩa của từng "S":

• Seiri (Sắp xếp): Nghĩa là sắp xếp và phân loại. Trong bước này, người ta loại bỏ những vật dụng, công cụ và tài liệu không cần thiết, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết.
• Seiton (Sắp xếp gọn gàng): Liên quan đến việc sắp xếp cách thức bố trí và đặt các vật dụng cụ một cách có tổ chức để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.
• Seiso (Lau chùi): Đây là bước dọn dẹp và lau chùi nơi làm việc để duy trì sự sạch sẽ và giảm rủi ro về an toàn lao động.
• Seiketsu (Tiêu chuẩn hóa): Liên quan đến việc thiết lập quy tắc và tiêu chuẩn để duy trì sự sắp xếp, gọn gàng và sạch sẽ đã được thiết lập ở các bước trước.
• Shitsuke (Tự giác): Nghĩa là duy trì và phát triển tinh thần tự giác, giữ vững quy tắc và tiêu chuẩn đã thiết lập.

Phương pháp "5S" giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm lãng phí, tăng cường an toàn và chất lượng, đồng thời tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tự giác. "5S" không chỉ được áp dụng trong môi trường sản xuất mà còn có thể được triển khai trong nhiều lĩnh vực khác như dịch vụ, y tế, giáo dục, vận chuyển và hành chính.

2. Cách triển khai Phương pháp "5S”

riển khai Phương pháp "5S" đòi hỏi sự cam kết và thực hiện theo các bước cụ thể. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để triển khai Phương pháp "5S":

a. Bước 1: Chuẩn bị

• Thông báo và Đào tạo: Thông báo cho tất cả nhân viên về kế hoạch triển khai "5S" và tổ chức buổi đào tạo để giải thích ý nghĩa, lợi ích, và cách thức thực hiện.
• Xác định Khu vực Mẫu: Chọn một khu vực hoặc bàn làm việc làm mẫu để thực hiện "5S" đầu tiên. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quá trình.

b. Bước 2: Bước Seiri - Sắp xếp

• Đánh giá và Phân loại: Đánh giá tất cả vật dụng, công cụ, và tài liệu trong khu vực mẫu. Phân loại chúng thành những thứ cần thiết và không cần thiết.
• Loại bỏ Vật dụng Không Cần Thiết: Loại bỏ hoặc chuyển đi những vật dụng không cần thiết, không sử dụng, hoặc đã hỏng.

c. Bước 3: Bước Seiton - Sắp xếp gọn gàng

• Xác định Định vị Lý tưởng: Đặt ra một vị trí lý tưởng cho từng mục cụ thể, sao cho dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
• Tổ chức Lại Khu vực: Đặt các vật dụng và công cụ vào đúng định vị, giữ cho mọi thứ gọn gàng và dễ quản lý.

d. Bước 4: Bước Seiso - Lau chùi

• Thực Hiện Quá Trình Lau Chùi: Dọn sạch khu vực làm việc, bao gồm cả việc lau chùi bàn làm việc, dọn dẹp công cụ, và làm sạch môi trường làm việc.
• Phát Hiện Vấn Đề và Khắc Phục: Nếu có vết bẩn hoặc hỏng hóc, xác định nguyên nhân và khắc phục ngay lập tức.

e. Bước 5: Bước Seiketsu - Tiêu chuẩn hóa

• Thiết lập Quy tắc và Tiêu chuẩn: Xác định quy tắc về cách sắp xếp, lau chùi, và duy trì sự gọn gàng.
• Đào tạo và Hỗ trợ Nhân viên: Đào tạo nhân viên về quy trình và hỗ trợ họ duy trì sự gọn gàng theo tiêu chuẩn.

f. Bước 6: Bước Shitsuke - Tự giác

• Thực Hiện Kiểm tra Định Kỳ: Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng mọi người đang tuân thủ theo quy tắc và tiêu chuẩn.
• Khuyến Khích ý Thức Tự Quản Lý: Khuyến khích tinh thần tự quản lý và trách nhiệm cá nhân trong việc duy trì sự gọn gàng và tổ chức.

Lưu ý:

• Hội họp định kỳ: Tổ chức các buổi họp định kỳ để đánh giá và cải thiện quá trình "5S".
• Tối ưu hóa: Liên tục tối ưu hóa quy trình "5S" để đảm bảo hiệu quả và duy trì tinh thần tự giác.

Quy trình "5S" không chỉ giúp tăng cường hiệu suất lao động mà còn tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và tự giác.

3. 5s phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phương pháp "5S" phù hợp với nhiều loại doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và quản lý chất lượng. Dưới đây là một số loại doanh nghiệp mà "5S" có thể được áp dụng một cách hiệu quả:

• Sản xuất: Trong môi trường sản xuất, "5S" giúp tăng cường tổ chức, giảm lãng phí, và cải thiện hiệu suất toàn bộ quy trình sản xuất.
• Dịch vụ: Ngành dịch vụ cũng có thể hưởng lợi từ "5S" trong việc tối ưu hóa quá trình làm việc, nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái.
• Y tế: Trong các cơ sở y tế, "5S" có thể giúp tăng cường sự sạch sẽ, tổ chức và an toàn, giảm thiểu rủi ro liên quan đến quá trình chăm sóc bệnh nhân.
• Giáo dục: Trong lĩnh vực giáo dục, "5S" có thể áp dụng để tăng cường tổ chức trong lớp học, thư viện, hoặc các khu vực khác.
• Vận chuyển và Logitics: Trong ngành vận chuyển và logitics, "5S" có thể giúp tối ưu hóa không gian kho và tăng cường hiệu suất quá trình vận chuyển.
• Hành chính: Cả các bộ phận hành chính của một doanh nghiệp, như kế toán, nhân sự, và quản lý cũng có thể áp dụng "5S" để cải thiện tổ chức và làm việc hiệu quả.

Nhìn chung, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tối ưu hóa tổ chức, tăng cường hiệu suất, và giảm lãng phí có thể tìm thấy lợi ích từ việc triển khai Phương pháp "5S". Điều quan trọng là có sự cam kết từ toàn bộ tổ chức và sự hỗ trợ từ tất cả các cấp độ nhân viên để đảm bảo sự thành công của quá trình triển khai.

Hiểu giúp chúng ta khác biệt và làm tốt hơn.

Dễ dàng hơn nữa các bạn có thể tham gia các khoá học của CLEVERCFO:
Khóa CFO: https://clevercfo.com/khoa-hoc-cfo
Khóa kế toán trưởng: https://clevercfo.com/ke-toan-truong
Khóa online: http://clevercfo.com/online