Trước khi đưa ra Bộ chỉ số KPI đề xuất cho một số phòng ban tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các anh chị em cùng xem lại một số khái niệm liên quan đến cụm từ KPI này.
1. Khái niệm KPI:
KPI là các ký tự đầu tiên của các từ tiếng Anh: Key Performance Indicators. KPI thực chất là bộ chỉ số đo lường (hay các tiêu chí đánh giá công việc) dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong một doanh nghiệp.
David Parmenter_ người đã khám phá ra các chỉ số đo lường KPI và là tác giả cuốn sách “Key Performance Indicators – developing, implementing and using winning KPIs” được xuất bản vào tháng giêng năm 2007 [13], cuốn sách này đóng vai trò rất quan trọng giúp các doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng các chỉ số KPI tương ứng với đặc thù của doanh nghiệp để áp dụng trong việc đánh giá nhân sự.
KPI đã được ứng dụng rất thành công trong tất cả các lĩnh vực tại các quốc gia trên thế giới. Thực tế cho thấy, nhờ việc áp dụng các chỉ số đo lường KPI trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân sự tại doanh nghiệp khiến kết quả lao động của nhân sự tiến bộ rõ rệt, hiệu quả công việc tăng lên nhanh chóng. Ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công KPI trong việc đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân sự như: tập đoàn GAMI, tập đoàn FPT… Tuy nhiên, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp không hề đơn giản, để đưa ra được bộ chỉ số KPI thích hợp với mô hình doanh nghiệp đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có trình độ và năng lực trong việc phân tích công việc, trong việc xác định được các yếu tố thật cần thiết của công việc từ đó đưa ra các chỉ số KPI hợp lý.
2. Phương pháp xây dựng bộ chỉ số KPI
Để xây dựng bộ chỉ số đo lường KPI thông thường ta tiến hành theo 3 bước sau:
3.1. KPI với phòng kinh doanh
+ Tỷ lệ nhập hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng đã lên đơn đặt hàng với tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
+ Tỷ lệ mở mới khách hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng mới có khả năng mua hàng với tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
+ Chi phí để có được khách hàng mới
Là tổng các chi phí để khách hàng mới mua hàng trung thành.
+ Số cuộc hẹn trung bình
Là tổng số cuộc hẹn trung bình của nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ chăm sóc khách hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng đã đến chăm sóc so với tổng số khách hàng được lên lịch chăm sóc trong ngày, tháng của nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ doanh thu thực tế
Là tỷ lệ doanh thu thực tế so với doanh thu kỳ vọng ứng với mỗi nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ vượt doanh thu định mức
Là tỷ lệ giữa phần doanh thu vượt định mức so với doanh thu kỳ vọng.
+ Tỷ lệ gắn bó với công ty
Là tỷ lệ giữa số nhân viên kinh doanh nghỉ việc so với tổng số nhân viên kinh doanh trong phòng.
+ Sự thay thế nhân viên
Là tỷ lệ giữa số nhân viên tuyển được so với tổng số nhân viên nghỉ.
Tỷ lệ này đo lường mức độ luân chuyển nhân sự ở phòng bán hàng.
+ Thời gian tuyển dụng, huấn luyện nhân viên bán hàng đạt tiêu chí công ty đề ra
Là tổng thời gian để huấn luyện nhân viên bán hàng đạt chỉ tiêu doanh số công ty đề ra.
3.2. KPI với phòng nhân sự
+ Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành công việc
Là tỷ lệ giữa số nhân viên không hoàn thành công việc với tổng số nhân viên trong phòng nhân sự.
+ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
Là tỷ lệ giữa số nhân viên hoàn thành 100% công việc với tổng số nhân viên trong phòng nhân sự.
+ Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
Chỉ số này được dùng để theo dõi tổng thời gian đi muộn trong từng tháng nhằm có biện pháp cải thiện tình hình chuyên cần của nhân sự trong toàn công ty.
+ Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự
Là tỷ số giữa số ngày nghỉ của nhân sự (gồm cả nghỉ không lý do, nghỉ có lý do, nghỉ ốm) với tổng số ngày làm việc theo quy định.
Tỷ lệ này sẽ giúp phòng nhân sự đưa ra các biện pháp để khắc phục tình trạng nghỉ việc của nhân sự.
+ Mức độ hiệu quả truyền thông trong tuyển dụng
Chỉ số này được xác định bằng số CV nhận được trong mỗi đợt tuyển dụng (ứng với từng chức danh).
Chỉ số này dùng để so sánh giữa các đợt từ đó giúp phòng nhân sự thay đổi cách làm để hoạt động truyền thông tuyển dụng đạt kết quả tốt.
+ Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Là tỷ lệ giữa số CV đạt yêu cầu với tổng số CV nhận được.
+ Hiệu quả tuyển dụng
Chỉ số này được xác định dựa trên tỷ lệ giữa chi phí tuyển dụng mà công ty bỏ ra với tổng số CV công ty nhận được.
+ Thời gian tuyển nhân sự
Là khoảng thời gian trung bình kể từ khi quyết định tuyển dụng được đưa ra cho đến khi tuyển được nhân sự.
Chỉ số này sẽ đánh giá mức độ hiệu quả công việc của bộ phận tuyển dụng.
+ Chỉ số trung thành của người lao động
Chỉ số này được xác định dự trên tỷ lệ giữa số nhân sự nghỉ việc với tổng số nhân sự ở mỗi giai đoạn đánh giá.
Chỉ số này giúp phòng nhân sự đánh giá mức độ trung thành của nhân sự với công ty, đồng thời cũng xem xét lại các điều kiện, yếu tố tác động đến độ trung thành của nhân sự từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.
3.3. KPI với phòng kế toán
Download theo file đính kèm bên dưới.
Trên đây là bộ chỉ số KPI đề xuất cho một số phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, tùy vào tình hình cụ thể, nếu yếu tố công việc nào nhân viên hay vi phạm, hoặc không hoàn thành theo kỳ vọng, ta sẽ lấy chỉ số KPI tương ứng để áp dụng vào quá trình đánh giá nhằm giúp nhân viên hoàn thiện mình, hoàn thiện công việc với độ tối ưu và hiệu quả nhất.
Nguồn: VnbestJobs.com
1. Khái niệm KPI:
KPI là các ký tự đầu tiên của các từ tiếng Anh: Key Performance Indicators. KPI thực chất là bộ chỉ số đo lường (hay các tiêu chí đánh giá công việc) dùng để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên trong một doanh nghiệp.
David Parmenter_ người đã khám phá ra các chỉ số đo lường KPI và là tác giả cuốn sách “Key Performance Indicators – developing, implementing and using winning KPIs” được xuất bản vào tháng giêng năm 2007 [13], cuốn sách này đóng vai trò rất quan trọng giúp các doanh nghiệp có cơ sở để xây dựng các chỉ số KPI tương ứng với đặc thù của doanh nghiệp để áp dụng trong việc đánh giá nhân sự.
KPI đã được ứng dụng rất thành công trong tất cả các lĩnh vực tại các quốc gia trên thế giới. Thực tế cho thấy, nhờ việc áp dụng các chỉ số đo lường KPI trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động của nhân sự tại doanh nghiệp khiến kết quả lao động của nhân sự tiến bộ rõ rệt, hiệu quả công việc tăng lên nhanh chóng. Ở Việt Nam có rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công KPI trong việc đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân sự như: tập đoàn GAMI, tập đoàn FPT… Tuy nhiên, việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp không hề đơn giản, để đưa ra được bộ chỉ số KPI thích hợp với mô hình doanh nghiệp đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có trình độ và năng lực trong việc phân tích công việc, trong việc xác định được các yếu tố thật cần thiết của công việc từ đó đưa ra các chỉ số KPI hợp lý.
2. Phương pháp xây dựng bộ chỉ số KPI
Để xây dựng bộ chỉ số đo lường KPI thông thường ta tiến hành theo 3 bước sau:
- Bước 1: Xác định các hoạt động chính mà nhân viên phải thực hiện. Trong thực tế, khi xây dựng KPI doanh nghiệp thường tập trung vào 4 vấn đề trọng yếu: Chất lượng; Hiệu quả; Chi phí; Tiến độ thực hiện công việc.
- Bước 2: Xác định quy trình thực hiện các hoạt động đó.
- Bước 3: Đặt ra các chỉ số đo lường KPI dựa trên nguyên tắc: Đo cái gì?; Đo để làm gì?; Đo như thế nào?
3.1. KPI với phòng kinh doanh
+ Tỷ lệ nhập hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng đã lên đơn đặt hàng với tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
+ Tỷ lệ mở mới khách hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng mới có khả năng mua hàng với tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
+ Chi phí để có được khách hàng mới
Là tổng các chi phí để khách hàng mới mua hàng trung thành.
+ Số cuộc hẹn trung bình
Là tổng số cuộc hẹn trung bình của nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ chăm sóc khách hàng
Là tỷ lệ giữa số khách hàng đã đến chăm sóc so với tổng số khách hàng được lên lịch chăm sóc trong ngày, tháng của nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ doanh thu thực tế
Là tỷ lệ doanh thu thực tế so với doanh thu kỳ vọng ứng với mỗi nhân viên bán hàng.
+ Tỷ lệ vượt doanh thu định mức
Là tỷ lệ giữa phần doanh thu vượt định mức so với doanh thu kỳ vọng.
+ Tỷ lệ gắn bó với công ty
Là tỷ lệ giữa số nhân viên kinh doanh nghỉ việc so với tổng số nhân viên kinh doanh trong phòng.
+ Sự thay thế nhân viên
Là tỷ lệ giữa số nhân viên tuyển được so với tổng số nhân viên nghỉ.
Tỷ lệ này đo lường mức độ luân chuyển nhân sự ở phòng bán hàng.
+ Thời gian tuyển dụng, huấn luyện nhân viên bán hàng đạt tiêu chí công ty đề ra
Là tổng thời gian để huấn luyện nhân viên bán hàng đạt chỉ tiêu doanh số công ty đề ra.
3.2. KPI với phòng nhân sự
+ Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành công việc
Là tỷ lệ giữa số nhân viên không hoàn thành công việc với tổng số nhân viên trong phòng nhân sự.
+ Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
Là tỷ lệ giữa số nhân viên hoàn thành 100% công việc với tổng số nhân viên trong phòng nhân sự.
+ Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
Chỉ số này được dùng để theo dõi tổng thời gian đi muộn trong từng tháng nhằm có biện pháp cải thiện tình hình chuyên cần của nhân sự trong toàn công ty.
+ Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự
Là tỷ số giữa số ngày nghỉ của nhân sự (gồm cả nghỉ không lý do, nghỉ có lý do, nghỉ ốm) với tổng số ngày làm việc theo quy định.
Tỷ lệ này sẽ giúp phòng nhân sự đưa ra các biện pháp để khắc phục tình trạng nghỉ việc của nhân sự.
+ Mức độ hiệu quả truyền thông trong tuyển dụng
Chỉ số này được xác định bằng số CV nhận được trong mỗi đợt tuyển dụng (ứng với từng chức danh).
Chỉ số này dùng để so sánh giữa các đợt từ đó giúp phòng nhân sự thay đổi cách làm để hoạt động truyền thông tuyển dụng đạt kết quả tốt.
+ Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
Là tỷ lệ giữa số CV đạt yêu cầu với tổng số CV nhận được.
+ Hiệu quả tuyển dụng
Chỉ số này được xác định dựa trên tỷ lệ giữa chi phí tuyển dụng mà công ty bỏ ra với tổng số CV công ty nhận được.
+ Thời gian tuyển nhân sự
Là khoảng thời gian trung bình kể từ khi quyết định tuyển dụng được đưa ra cho đến khi tuyển được nhân sự.
Chỉ số này sẽ đánh giá mức độ hiệu quả công việc của bộ phận tuyển dụng.
+ Chỉ số trung thành của người lao động
Chỉ số này được xác định dự trên tỷ lệ giữa số nhân sự nghỉ việc với tổng số nhân sự ở mỗi giai đoạn đánh giá.
Chỉ số này giúp phòng nhân sự đánh giá mức độ trung thành của nhân sự với công ty, đồng thời cũng xem xét lại các điều kiện, yếu tố tác động đến độ trung thành của nhân sự từ đó có sự điều chỉnh cho phù hợp.
3.3. KPI với phòng kế toán
Download theo file đính kèm bên dưới.
Trên đây là bộ chỉ số KPI đề xuất cho một số phòng ban quan trọng trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, tùy vào tình hình cụ thể, nếu yếu tố công việc nào nhân viên hay vi phạm, hoặc không hoàn thành theo kỳ vọng, ta sẽ lấy chỉ số KPI tương ứng để áp dụng vào quá trình đánh giá nhằm giúp nhân viên hoàn thiện mình, hoàn thiện công việc với độ tối ưu và hiệu quả nhất.
Nguồn: VnbestJobs.com
Download file excel KPI dùng cho phòng kế toán
