Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và những giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp chậm trễ, thậm chí là không trả lại sổ BHXH cho người lao động.
Sổ BHXH là sổ được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH, là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014.
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH và những giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động. Trong đó, xác nhận sổ BHXH là việc ghi thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN của người tham gia.
Theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 47, Bộ Luật lao động 2012 về thời hạn trả sổ BHXH cho người lao động như sau:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
…
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Do đó, việc chốt sổ BHXH phải được tiến hành ngay khi nghỉ việc.
Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hạn nêu trên nhưng không được quá 30 ngày, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, thuộc một trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
- Doanh nghiệp hoặc người lao động gặp thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm.
- Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 44 của Bộ Luật lao động 2012 hoặc sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã, chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản theo Điều 45 của Bộ Luật lao động 2012.
Vậy, doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động thì xử lý thế nào?
Trường hợp quá thời hạn nêu trên nhưng doanh nghiệp chưa hoặc không chốt sổ BHXH, người lao động cần khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc làm đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đòi quyền lợi cho mình.
Khi có yêu cầu khiếu nại, bên thanh tra lao động sẽ tiến hành kiểm tra. Doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động bị xử phạt như sau:
- Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.
- Từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.
- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động.
- Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần thực hiện xác nhận và trả sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn quy định.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ Luật lao động 2012.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
- Nghị định 148/2018/NĐ-CP.
- Nghị định 88/2015/NĐ-CP.
- Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Theo Thư viện pháp luật
Sổ BHXH là sổ được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ BHXH, là cơ sở để giải quyết các chế độ BHXH theo quy định của Luật bảo hiểm xã hội 2014.
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ BHXH và những giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động. Trong đó, xác nhận sổ BHXH là việc ghi thời gian đã đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ, BNN của người tham gia.
Theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 47, Bộ Luật lao động 2012 về thời hạn trả sổ BHXH cho người lao động như sau:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
…
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Do đó, việc chốt sổ BHXH phải được tiến hành ngay khi nghỉ việc.
Trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể kéo dài thời hạn nêu trên nhưng không được quá 30 ngày, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, thuộc một trong các trường hợp sau:
- Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.
- Doanh nghiệp hoặc người lao động gặp thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh truyền nhiễm nguy hiểm.
- Doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc lý do kinh tế theo Điều 44 của Bộ Luật lao động 2012 hoặc sáp nhập, hợp nhất, chia, tách doanh nghiệp, hợp tác xã, chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản theo Điều 45 của Bộ Luật lao động 2012.
Vậy, doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động thì xử lý thế nào?
Trường hợp quá thời hạn nêu trên nhưng doanh nghiệp chưa hoặc không chốt sổ BHXH, người lao động cần khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc làm đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đòi quyền lợi cho mình.
Khi có yêu cầu khiếu nại, bên thanh tra lao động sẽ tiến hành kiểm tra. Doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động bị xử phạt như sau:
- Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.
- Từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.
- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động.
- Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
Để tránh bị xử phạt, doanh nghiệp cần thực hiện xác nhận và trả sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn quy định.
Căn cứ pháp lý:
- Bộ Luật lao động 2012.
- Luật Bảo hiểm xã hội 2014.
- Nghị định 148/2018/NĐ-CP.
- Nghị định 88/2015/NĐ-CP.
- Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
Theo Thư viện pháp luật
