Mỗi doanh nghiệp khi mới thành lập thường có khá nhiều việc nhân sự cần làm như khai báo sử dụng lao động, đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội… Dưới đây là tổng hợp 13 công việc nhân sự của một doanh nghiệp mới thành lập cần làm.
1. Giao kết hợp đồng lao động
Căn cứ pháp lý: Mục 1 chương III Bộ luật Lao động mới nhất 2012.
Công việc: Trước khi nhận người lao động vào làm việc, doanh nghiệp phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động với người lao động. Trường hợp người lao động từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi, thì chỉ được giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản theo một trong các loại dưới đây, trừ công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng, có thể giao kết bằng lời nói:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.
Thời hạn: Ngay sau khi thử việc đạt yêu cầu.
2. Báo cáo sử dụng lao động
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP.
Công việc: Khai báo việc sử dụng lao động với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
3. Thông báo số lao động làm việc
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH.
Công việc: Thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.
4. Lập sổ quản lý lao động
Căn cứ pháp lý: Điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.
Công việc: Lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động:
- Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
- Bậc trình độ kỹ năng nghề;
- Vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động;
- Thời điểm bắt đầu làm việc;
- Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Tiền lương;
- Nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm, lý do;
- Số giờ làm thêm (vào ngày thường, nghỉ hàng tuần, nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, tết);
- Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
5. Xây dựng thang lương, bảng lương
Căn cứ pháp lý: Điều 93 Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.
6. Ký kết và thông báo thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Mục 3, mục 4 chương V Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Tổ chức thương lượng giữa tập thể lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động và tiến hành ký kết các nội dung đã đạt được khi có trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành nội dung thương lượng.
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký kết, doanh nghiệp gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở.
7. Xây dựng nội quy lao động bằng văn bản
Căn cứ pháp lý: Điều 119 Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản, gồm các nội dung chủ yếu:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh.
8. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
Căn cứ pháp lý: Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC.
Công việc: Doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động trước khi trả tiền lương, tiền công trong trường hợp có thu nhập đến mức phải nộp thuế.
Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế hoặc cung cấp hồ sơ đăng ký thuế cho doanh nghiệp.
9. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu
Căn cứ pháp lý: Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Quyết định 772/QĐ-BHXH.
Công việc: Doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia các loại bảo hiểm khi ký kết hợp đồng lao động.
10. Khai báo các loại máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Điều 30 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.
Công việc: Các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động phải được kiểm định trước khi đưa vào sử dụng bởi tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động.
Khi sử dụng, doanh nghiệp phải khai báo với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại nơi sử dụng.
Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH.
11. Nộp tiền bảo hiểm hàng tháng
Căn cứ pháp lý: Chương II Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Công việc: Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động, hàng tháng, doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội với tỷ lệ theo quy định.
Thời hạn: Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng nếu đóng hàng tháng hoặc ngày cuối cùng của phương thức đóng nếu đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
12. Thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Điều 6 Luật Công đoàn 2012.
Công việc: Khi có mong muốn thành lập công đoàn thì người lao động trong doanh nghiệp phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ trong việc thành lập công đoàn.
13. Nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Căn cứ pháp lý: Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP.
Công việc: Các doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp không thành lập tổ chức công đoàn) mỗi tháng đều phải nộp kinh phí công đoàn với mức 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động (nộp một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm cho người lao động).
Trên đây là một số công việc cơ bản về nhân sự mà mỗi doanh nghiệp mới thành lập đều phải thực hiện. Tùy từng điều kiện sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có thể có thêm hoặc giảm bớt một số công việc theo quy định của pháp luật.
Tài liệu tham khảo:
- Luật Việt Nam.
Căn cứ pháp lý: Mục 1 chương III Bộ luật Lao động mới nhất 2012.
Công việc: Trước khi nhận người lao động vào làm việc, doanh nghiệp phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động với người lao động. Trường hợp người lao động từ đủ 15 đến dưới 18 tuổi, thì chỉ được giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý của người đại diện theo pháp luật.
Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản theo một trong các loại dưới đây, trừ công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng, có thể giao kết bằng lời nói:
- Hợp đồng lao động không xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động xác định thời hạn;
- Hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.
Thời hạn: Ngay sau khi thử việc đạt yêu cầu.
2. Báo cáo sử dụng lao động
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 8 Nghị định 03/2014/NĐ-CP.
Công việc: Khai báo việc sử dụng lao động với Phòng Lao động Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động Thương binh và Xã hội (đối với người sử dụng lao động thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
3. Thông báo số lao động làm việc
Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 16 Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH.
Công việc: Thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày thành lập.
4. Lập sổ quản lý lao động
Căn cứ pháp lý: Điều 7 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH.
Công việc: Lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Người sử dụng lao động có quyền lựa chọn hình thức sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử phù hợp với nhu cầu quản lý nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản về người lao động:
- Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ, số chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu);
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật;
- Bậc trình độ kỹ năng nghề;
- Vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động;
- Thời điểm bắt đầu làm việc;
- Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
- Tiền lương;
- Nâng bậc, nâng lương;
- Số ngày nghỉ trong năm, lý do;
- Số giờ làm thêm (vào ngày thường, nghỉ hàng tuần, nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, tết);
- Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề;
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất;
- Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do.
Thời hạn: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động.
5. Xây dựng thang lương, bảng lương
Căn cứ pháp lý: Điều 93 Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
Lưu ý: Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý Nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất, kinh doanh.
6. Ký kết và thông báo thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Mục 3, mục 4 chương V Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Tổ chức thương lượng giữa tập thể lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động và tiến hành ký kết các nội dung đã đạt được khi có trên 50% số người của tập thể lao động biểu quyết tán thành nội dung thương lượng.
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký kết, doanh nghiệp gửi 01 bản thỏa ước lao động tập thể đến Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở.
7. Xây dựng nội quy lao động bằng văn bản
Căn cứ pháp lý: Điều 119 Bộ luật Lao động 2012.
Công việc: Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản, gồm các nội dung chủ yếu:
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
- Trật tự tại nơi làm việc;
- An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Thời hạn: Trong vòng 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho Sở Lao động Thương binh và Xã hội nơi đăng ký kinh doanh.
8. Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động
Căn cứ pháp lý: Điều 7 Thông tư 95/2016/TT-BTC.
Công việc: Doanh nghiệp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của người lao động trước khi trả tiền lương, tiền công trong trường hợp có thu nhập đến mức phải nộp thuế.
Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế hoặc cung cấp hồ sơ đăng ký thuế cho doanh nghiệp.
9. Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp lần đầu
Căn cứ pháp lý: Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, Quyết định 772/QĐ-BHXH.
Công việc: Doanh nghiệp sử dụng lao động thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp có trách nhiệm đăng ký tham gia các loại bảo hiểm khi ký kết hợp đồng lao động.
10. Khai báo các loại máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Điều 30 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015.
Công việc: Các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động phải được kiểm định trước khi đưa vào sử dụng bởi tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động.
Khi sử dụng, doanh nghiệp phải khai báo với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tại nơi sử dụng.
Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH.
11. Nộp tiền bảo hiểm hàng tháng
Căn cứ pháp lý: Chương II Quyết định 595/QĐ-BHXH.
Công việc: Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động, hàng tháng, doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội với tỷ lệ theo quy định.
Thời hạn: Chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng nếu đóng hàng tháng hoặc ngày cuối cùng của phương thức đóng nếu đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần.
12. Thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)
Căn cứ pháp lý: Điều 6 Luật Công đoàn 2012.
Công việc: Khi có mong muốn thành lập công đoàn thì người lao động trong doanh nghiệp phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ trong việc thành lập công đoàn.
13. Nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Căn cứ pháp lý: Điều 5 Nghị định 191/2013/NĐ-CP.
Công việc: Các doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp không thành lập tổ chức công đoàn) mỗi tháng đều phải nộp kinh phí công đoàn với mức 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động (nộp một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm cho người lao động).
Trên đây là một số công việc cơ bản về nhân sự mà mỗi doanh nghiệp mới thành lập đều phải thực hiện. Tùy từng điều kiện sản xuất kinh doanh mà mỗi doanh nghiệp có thể có thêm hoặc giảm bớt một số công việc theo quy định của pháp luật.
Tài liệu tham khảo:
- Luật Việt Nam.
