4.1 QUY ĐỊNH MÃ NHÓM + MÃ HÀNG + MÃ KHO HÀNG TỒN KHO.
4.1.1 Quy định DANH MỤC NHÓM VẬT TƯ HÀNG HÓA: 2 KÝ TỰ
Lưu ý: Mục đích lập nhóm này là để sau này in bảng tổng hợp nhập xuất trong phần mềm THÌ CÓ MỤC CHỌN MÃ NHÓM VẬT TƯ. Nếu chúng ta chọn Mã nhóm nào cần xem thì phần mềm cho chúng ta xem chỉ mã nhóm vật tư đó thôi, nếu chúng ta mà không chọn thì phần mềm sẽ cho chúng ta xem tất cả MÃ NHÓM VẬT TƯ (Gồm hàng hóa, thành phẩm và nguyên vật liệu)
4.1.2 Quy định đặt MÃ HÀNG (mã thành phẩm, mã nguyên vật liệu cũng như mã hàng hóa) hàng tồn kho: 16 KÝ TỰ
+Nếu Tên nhóm mà nhiều hơn 14 ký tự thì lấy đúng 14 ký tự;
+Nếu mà Tên nhóm nhỏ hơn 14 ký tự thì lấy đúng ký tự đó và thêm 0 hoặc 00 hoặc 000.. cho đến khi đủ 14 ký tự).
Ví dụ Tên hàng đủ 14 ký tự (Ghi đủ 14 ký tự của 3 chữ cái)
o Điện thoại Nokia 102 => Tên nhóm: Dienthoainokia
o Điện thoại Nokia 104=> Tên nhóm: Dienthoainokia
Ví dụ tên hàng >14 ký tự (Cứ đếm đủ 14 ký tự của 3 chữ cái đầu)
o Thẻ điện thoại Viettel MG 100=> Tên nhóm: Thedienthoai00
Ví dụ Tên hàng < 14 ký tự (Cứ đếm đủ 3 chữ cái đầu phần thiếu thì thêm 0;00;000…)
o Sim Vina E1025=> Tên nhóm: SimVina000000
+Điện thoại Nokia 104: có Mã HH: dienthoainokia02
4.1.4 Quy định đặt mã kho hàng hóa: 6 ký tự
+Nếu vị trí của kho > 4 thì lấy tên viết tắt cho đủ 4 ký tự.
Ví dụ: Kho Vật tư tại Biên Hòa =>VTBH00
Kho vật tư tại Nguyễn Tri Phương => VTNTP0
Kho vật tư tại Nguyễn Thị Minh Khai => VTNTMK
Kho hàng hóa tại Thành phố mới Bình Dương=>HHTPMB (chỉ lấy là thành phố mới bình)
Lưu ý: Vì sao phải đặt mã kho, bởi khi khi chúng ta nhập hàng hóa hay nguyên vật liệu chúng ta cần phải biết là nó nhập vào kho nào, do đó chúng ta cần phải tạo mã kho để quản lý
4.2 QUY ĐỊNH VỀ ĐẶT MÃ NHÓM TSCĐ, MÃ NHÓM CCDC PHÂN BỔ;
4.2.1 Quy định đặt mã nhóm TSCĐ: 5 KÝ TỰ (Theo số thứ tự tài khoản TSCĐ trong bảng hệ thống tài khoản, GIỐNG VỚI PHẦM MỀM ****** ĐÃ THIẾT KẾ).
Ví dụ: Nhà cửa, vật kiến trúc. Tên nhóm là NCKVT
Phương tiện vận tải: Tên nhóm là PVTV
4.2.2 Quy định đặt mã tên TSCĐ: 8 KÝ TỰ
TK 2112: Máy móc, thiết bị => Mã là MMTB
+ Nếu < 6 ký tự thì thêm 0 hoặc 00 hoặc 000,… tương ứng cho đủ 6 ký tự
Ví dụ: Nhà cửa vật kiến trúc => Mã là NCVKT0
Máy móc, Thiết bị => Mã là MMTB00
+ Nếu > 6 ký tự thì chỉ viết đủ 6 ký tự
Ví dụ: Tài sản cố định thuê tài chính => Mã TSCDTT
4.2.3 Quy định đặt tên CCDC VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC phân bổ:
Lưu ý: Mục đích đặt tên nhóm là để khi in ra các bạn muốn in nhóm nào thì chọn nhóm đó.
4.3 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ NHÓM ĐỐI TƯỢNG+ MÃ TÊN ĐỐI TƯỢNG
4.3.1 Quy định đặt mã nhóm đối tượng (Khách hàng, nhà cung cấp, cá nhân trong và ngoài Cty)
Nhóm đối tượng thường chia thành 4 nhóm như sau:
4.3.2 Quy định đặt tên đối tượng khách hàng: 15 KÝ TỰ
“ĐÂY CHÍNH LÀ TÊN CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO DỊCH LÀ KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP, CÁ NHÂN NGOÀI CÔNG TY,….
+ Nếu > 10 ký tự: Chỉ viết đủ 10 ký tự
Ví dụ: Công Ty TNHH Khuyên Nguyễn => 10 ký tự đầu: KHUYENNGUY
Công Ty TNHH An Khánh có MST 0304289005 => Mã KH: ANKHANH00089005
Công ty TNHNH Thành Phát có MST 0312581896=> Mã Khách hàng: THANHPHAT081896
Lưu ý:
– Đặt mã nhà cung cấp có thể gộp chung với mã khách hàng
– Trong quá trình làm thì luôn luôn tìm khách hàng trước trong danh sách đặt mã
Cụ thể ví dụ trong bài tập HÀ TRUNG như sau:
4.3.3 Quy định đặt tên mã nhân viên: 8 KÝ TỰ
Trần Thu Hà => HA000001
Lê Nhật Hạ => HA000002
4.3.4 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ CHỨNG TỪ: 9 KÝ TỰ
Mã chứng từ được đặt theo quy tắc sau:
+2 ký từ đầu: Tên loại chứng từ
+2 ký tự tiếp theo: Năm hạch toán (2 số đuôi của năm)
+2 Ký tự tiếp theo:Tháng hạch toán
+3 ký tự cuối: Số thứ tự chứng từ.
Ví dụ: Phiếu chi số 001 ngày 02/01/2014 là PC1401001
Một số chứng từ thường gặp
Lưu ý: Đối với ngân hàng các bạn có thể tham khảo cách đặt bên dưới để các bạn có thể có cái nhìn thoáng hơn trong vấn đề đặt mã chứng từ (Cách đặt là do bạn quyết địnnh miễn sao thuận lợi trogn quá trình tìm kiếm chứng từ là được)
4.3.5 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ TÀI KHOẢN CỦA NGÂN HÀNG
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của mỗi Công ty mà nghiệp vụ ngân hàng phát sinh khá phức tạp do giao dịch cùng lúc nhiều ngân hàng, nhiều loại tiền tệ,… Vì vậy trong hệ thống tài khoản của Công ty kế toán nên mở Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàn, loại tiền tệ để việc theo dõi được chi tiết, rỏ ràng hơn.
Ví dụ :
TK 1121 – Tiền gửi VNĐ
Chi tiết: TK 11211: Tiền gửi VNĐ – NH Sacombank
TK 11212: Tiền gửi VNĐ – NH Vietcombank
TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ
Chi tiết: TK 11221: Tiền gửi ngoại tệ – NH Sacombank
TK 11222: Tiền gửi ngoại tệ – NH Vietcombank
Lưu ý: Do ngân hàng ít, nên chúng ta mở chi tiết từng ngân hàng theo tài khoản
4.3.6 DANH MỤC KHOẢN MỤC CHI PHÍ
Với mục đích là nhằm để kiểm tra và kiểm soát khi xuất ra báo cáo chi phí theo từng khoảm mục phí. Bởi vì tài khoản chi phí thì nó thể hiện rất chung chung, chưa thể nào phân tích hết được các khoản mục chi phí như thế nào. Do đó khai báo khoản mục ph1i cũng rât quan trọng trong quá trình kết xuất dữ liệu ra excel để phân tích biến động chi phí theo từng khoản mục phí, bên dưới là một số khoản mục chi phí được đặt ra cho các bạn tham khảo, các bạn co thể đặt khác theo yêu cầu của các bạn
4.3.7 MỘT SỐ QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ KHÁC
DANH MỤC BỘ PHẬN
Lưu ý: mục đích thiết kế danh mục bộ phận là để biết rõ là chi phí đó thuộc bộ phận nào để sau này có thể kiểm soát chi phí theo bộ phận
C. Thứ ba: CÔNG VIỆC THUẾ HÀNG THÁNG; HÀNG QUÝ VÀ HÀNG NĂM
+Công việc phải làm hàng tháng với cơ quan thuế (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng)
Các tờ khai thuế kê khai theo tháng
-Tờ khai thuế GTGT
-Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của của ít nhất 1 loại tờ khai từ 50 triệu trở lên
-Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
Thời hạn nộp tờ khai thuế theo tháng
20 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, nếu có số thuế TNCN, GTGT phải nộp thì thời hạn nộp thuế cũng chính là thời hạn nộp tờ khai
Văn bản tham khảo: TT111/2013 về thuế TNCN;Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành ND 209/2013 và luật thuế GTGT Cũng như TT119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 và TT151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 sửa đổi bổ sung TT111;TT219 và TT78; TT156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 về hướng dẫn Luật quản lý thuế
Lưu ý: Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa hoạt động cũng phải tiến hành kê khai thuế GTGT theo tháng (tức là không phát sinh thuế GTGT đầu vào và đầu ra kể từ tháng có giấy phép), nếu không phát sinh thuế TNCN phải nộp thì không phải làm tờ khai thuế TNCN
+Công việc phải làm hàng quý với cơ quan thuế (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý)
Các tờ khai kê khai theo quý
– Tờ khai thuế GTGT theo quý
– Tờ khai thuế TNCN theo quý:
+Trong tháng đầu tiên của năm mà có số thuế TNCN của từng loại tờ khai thuế TNCN mà nhỏ hơn 50 triệu thì được quyền kê khai thuế TNCN theo quý
+Hoặc nếu thuế GTGT kê khai theo quý thì thuế TNCN được quyền khai theo quý
– Thuế TNDN không phải làm tờ khai theo quý nữa nhưng cuối mỗi quý cần xác định số thuế TNDN tạm nộp mỗi quý để nộp, để sao cho trong năm nộp ít nhất phải bằng 80% số thuế TNDN phải nộp cả năm, nếu mà trong năm không nộp bằng 80% số nộp cả năm thì sẽ bị phạt trên số tiền nộp thiếu so với 80%.
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý
Thời hạn kê khai và nộp thuế
Từ ngày 1-30 của tháng đầu tiên của Quý sau (nếu kê khai theo quý), thời hạn kê khai cũng chính là thời hạn nộp nếu doanh nghiệp có số thuế phải nộp.
Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
Văn bản tham khảo: TT111/2013 về thuế TNCN;Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành ND 209/2013 và luật thuế GTGT Cũng như TT119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 và TT151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 sửa đổi bổ sung TT111;TT219 và TT78; TT156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 về hướng dẫn Luật quản lý thuế.
+Công việc phải làm cuối năm với cơ quan thuế
Các loại báo cáo nộp hàng năm
+ Báo Cáo tài chính năm (Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh;Báo cáo lưu chuyển tiền tệ , thuyết minh báo cáo tài chính).
+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
+Tờ khai quyết toán thuế TNCN
Thời hạn nộp báo cáo hàng năm và thời hạn nộp thuế
Thời hạn nộp các loại tờ khai trên là 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm,
và thời hạn nộp thuế nếu có số thuế phải nộp cũng chính là thời hạn nộp tờ khai
Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
D. Thứ 4: Một số công tác chuẩn bị để tiếp đoàn thanh tra
1. Chuẩn bị về tinh thần : Chuẩn bị sẵn lịch trình và thông báo cho giám đốc lịch làm việc và chuẩn bị văn phòng tiếp đoàn thanh tra.
2 . Một số chuẩn bị khác:Về hồ sơ, chứng từ khi làm việc với cơ quan thuế
– Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp)
– Phiếu thu, chi, nhập xuất…..
– Tờ khai hàng tháng : Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.
– Sổ sách : In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho…
– Chứng từ : Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động…
– Kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra kê khai trong phụ lục 01, 02 của tờ khai đúng, đủ hay không? hóa đơn có hợp pháp không…
– Kiểm tra các khoản chi phí : Chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ hay không? Kiểm tra chi phí tiền lương, BHXH… các bạn nên lưu ý hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, chi lương = tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động …các khoản chi phí quảng cáo, khuyến mãi… xem có đủ chứng từ, vượt mức khống chế không?…
– Kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại ( Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ trường hợp giảm giá vốn hàng bán bị trả lại có hợp lý hay không..)
– Về TSCĐ : Kiểm tra thời gian trích khấu hao đúng theo quy định, có mở thẻ theo dõi TCSĐ… ( việc không in thẻ theo dõi TCCĐ cũng là phần việc quan trọng mà KT ta ít quan tâm, nếu k có chứng từ này, phần chi phí trích khấu hao của đơn vị có thể sẽ bị loại)
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Là căn cứ để cơ quan thuế và đơn vị dễ đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán.
– Báo cáo tài chính (BCĐKT, BCĐPS, BC KQKD, LCTT, TM BCTC….)
– Thời gian làm việc : Có thể trong vòng 3-7 ngày, tùy quy mô cty, còn lại đoàn đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vỉ vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu các tài khoản loại 6 .
Tham khảo bài viết khác:
1/ Về báo cáo thuế :
Kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng, chuẩn chỉ chưa ? Nếu chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định & công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì coi như số phận đã an bài. Vậy soát xét lại báo cáo thuế lần nữa.
1.1 Với thuế GTGT : Sắp xếp 12 tháng/năm & đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn. Lúc Thuế xuống làm việc còn biết mà giải trình, luống cuống, lo sợ…là quên béng thì Sếp lại gõ đầu cho. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa ? như UNC chuyển khoản ? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)
Ví dụ : Có file mềm theo dõi TT qua NH, có file excel kết xuất từ HTKK & trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao cho mã NCC ở file theo dõi TT qua NH & mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất là trùng nhau, dùng subtotal & Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Với tờ khai Quyết Toán Thuế TNDN : Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa ? CHênh lệch giữa LN kế toán với LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.
Có thời gian thì soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế…) ví dụ : Chi phí nhân viên đi công tác đã đủ hồ sơ chưa (Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, cuống vé máy bay,hóa đơn hợp pháp.) ; chi phí ăn uống, tiếp khách, quảng cáo…có bị vượt tỷ lệ khống chế theo quy định hay không ? Chi phí lương, các quyết định tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp…, các khoản chi phí trích trước, chờ phân bổ, khấu hao tscđ, giá vốn…
1.3 Với tờ khai QT Thuế TNCN : Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)? Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa ? Quan trọng nữa : Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa ? Và các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa ? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng & phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng ? phụ cấp A bn đ/tháng ? phụ cấp b đồng/tháng…phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LD, QĐ của HDQT, HĐTV / Các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ…
1.4 Với Thuế GTGT NK (nếu có) : Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT = Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (KO khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm thay thế bC Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống lv )
2/ Về sổ sách kế toán :
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa ?
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543… (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338…
….
2.1 Kiểm tra kỹ các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
2.2. Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ NH không ? có thời gian thì đối chiếu từng tháng.
2.3 Kiểm tra sổ quỹ Tiền Mặt, tránh hiện tượng âm quỹ, phải có số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Nhiều DN cuối tháng dương quỹ nhưng trong tháng vẫn có ngày âm quỹ : Không có thu sao có chi ??? => cần điều chỉnh lại hoặc làm giấy vay, mượn tiền bổ sung VLĐ của DN (Cách khắc phục tránh âm quỹ-Thuế.)
2.4. Làm file mềm tự giải trình sẵn chênh lệch giữa doanh thu – giá vốn, của từng hóa đơn xuất ra. Cái nào lỗ thì comment giải trình sẵn, chuẩn bị các giấy tờ để có thể giải trình vì sao lỗ.
2.5 Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ. Tự làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo chứng từ. Bởi khi QT Thuế, trên BB làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên BBQT (Thuế lấy theo số họ lưu trên hệ thống QLT, nếu có sai lệch bạn y/c Thuế điều chỉnh với đk bạn phải xuất trình được chứng từ nộp thuế đầy đủ do DN đang lưu.)
2.6 Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
2.7 Kiểm tra nhập xuất tồn kho, in chi tiết NXT từng mặt hàng & có số dư cuối ngày của từng mặt hàng (giống in sổ quỹ) để CQ Thuế kiểm tra hiện tượng âm kho.(Không có nhập kho, lại có xuất kho=>????)
2.8. Kiểm tra sổ giá thành (nếu có) & phải có sẵn bảng định mức đã đăng ký với CQ Thuế, ko nộp bảng định mức tiêu hao NVL, CQ Thuế ấn định theo mức tiêu hao của NN quy định.
2.9. Nếu có phát sinh các khoản vay ngân hàng/ vay cá nhân thì kiểm tra sắp xếp đầy đủ KUNN từng lần theo phát sinh, kiểm tra các khoản lãi vay. Lập file excel tổng hợp chi phí lãi vay ps từng tháng (cái này lấy từ sổ 635, trừ TH chi phí lãi vay đủ đk vốn hóa thì ko nằm trên 635…)
2.10. Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
2.11.Kiểm tra hóa đơn xem hợp pháp chưa ? : Hóa đơn đầu vào đã đảm bảo đúng đủ các thông tin bắt buộc phải có theo quy định TT 153/2010/TT-BTC chưa ? Tra cứu xem các hóa đơn đầu vào (nếu ko có thời gian cố gắng tra cứu những hóa đơn trị giá trên 20 triệu ) đã được bên bán đã làm thông báo phát hành sd hóa đơn với CQ Thuế chưa ? tình trạng NNT đang hoạt động hay tạm ngừng, bỏ trốn, khóa MST….vàohttp://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và http://gdt.gov.vn để tra cứu nhé !
…..vv…..Nói chung là có thời gian thì cứ kiểm tra kỹ càng lại những gì đã làm theo số liệu nằm trên bảng cân đối PSTK.
Cuối cùng : Tổng hợp được các khoản chi phí có thể bị loại , khoanh vùng & cảnh báo với ban lãnh đạo trước.
Sau khi chuẩn bị sẵn sàng thì chờ các bác Thuế xuống làm việc thôi.
Về cơ bản là vậy ! Thái độ của DN đón tiếp đoàn thuế cũng quan trọng nhé !
E. Thứ 5: KINH NGHIỆM CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU LÀM KẾ TOÁN THUẾ
I. Những điều cần chú ý khi mới đi làm:
– Ngày đầu tiên đi làm các bạn cần đi làm đúng giờ, ăn mặc lịch sự…để tạo ấn tượng tốt của ngày đầu tiên đi làm.
-Ngày đầu tiên đi làm thì mình mới học viên nên cần chịu khó lắng nghe và nhiệt huyết trong công việc thì sẽ được các bạn trong phòng yêu mến sẽ hướng dẫn bạn cách làm.
– Tìm hiểu về Sơ đồ tổ chức công ty, cũng như quy trình hoạt động của từng phòng ban mà có liên quan đến tài chính (Tức là tìm hiểu những quy trình mà có liên quan đến tiền ví dụ như quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy chế công tác phí…) để từ đó hiểu rõ quy trình tác nghiệp của từng phòng ban cũng như phát hiện ra những rủi ro gì trong quy trình từ đó ghi chú và sau này đề xuất cải thiện.
-Tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán để dễ dàng cho việc tác nghiệp sau này.
– Tìm hiểu về Quy định hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ban hành bởi phòng kế toán cũng như các văn bản liên quan đến thuế và kế toán trong lĩnh vực của Cty
– Tìm hiểu về cách lưu chứng từ của công ty để từ đó học cách hạch toán kế toán tại công ty theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì cần những chứng từ nào và cách lưu chứng từ của Cty
-Tìm hiểu vể phần mềm mà kế toán đang sử dụng để tự học trước nhằm tránh bở ngỡ khi tiếp cận (Vì đây là công cụ để làm kế toán)
II. Những công việc cần làm:
1. Khi vào làm tại DN mới thành lập:
-Xem thủ tục khai thuế ban đầu của Cty đã làm chưa (Nếu chưa có thì làm)
-Xem đã đăng ký mẫu 08 về số tài khoản của Cty chưa (Nếu chưa có thì làm)
-Xem Cty đã đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp (Xem mẫu 06). Nếu chưa có mẫu 06 thì phải làm
-Xem doanh nghiệp đã kê khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài chưa, có mua chữ ký số chưa (Token)?
-Xem công ty đã khai trình lao động của Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động và có lao động hay chưa? (Nếu Cty có phòng nhân sự thì phòng nhân sự làm vấn đề này, ngược lại nếu Cty không có thì kế toán làm luôn)
– Xây dựng thang bảng lương để nộp cho Sở Lao động thương binh xã hội. Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu với BHXH quận. (Nếu Cty có phòng nhân sự thì phòng nhân sự làm vấn đề này, ngược lại nếu Cty không có thì kế toán làm luôn)
-Kiến nghị với Sếp những trường hợp lao động thường xuyên thì phải ký hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không xác định thời hạn cho đúng luật lao động và đóng BHXH cho họ để được tính vào chi phí được trừ
-Cần xây dựng những Quy trình tại từng phòng ban để thuận lợi cho việc tác nghiệp sau này. Nếu công ty chưa có thì bạn sẽ đề xuất với Sếp yêu cầu các phòng ban xây dựng quy trình bằng bản, giấy tờ (Ví dụ như quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy chế công tác phí, Quy trình thanh toán, Quy trình tạm ứng và hoàn ứng; ….)
-Cần ban hành quy định từng trường hợp chi phí cần phải có những chứng từ nào thì phù hợp với luật thuế, như thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lý và hợp lệ để phổ biến cho các phòng ban biết…khi lấy hóa đơn
– Mở Tài khoản của DN tại Ngân hàng: thực hiện giao dịch của DN cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng ta nên lựa chọn những ngân hàng có địa điểm giao dịch gần với vị trí của DN để thuận tiện cho việc giao dịch sau này. Và lưu ý là hóa đơn tài chính từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng
– Làm thủ tục đặt in Hoá đơn GTGT (Các bạn liên hệ với nhà in họ sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn).
-Xem doanh nghiệp mình đăng ký sử dụng chế độ kế toán theo QĐ 48 hay thông tư 200 để hạch toán kế toán cho đúng
Lưu ý 1: Trước khi xuất hóa đơn GTGT các bạn phải làm thủ tục thông báo phát hành, sau đó 5 ngày thông báo phát hành hóa đơn bạn mới bắt đầu sử dụng được hóa đơn.
Lưu ý 2:
– Khi xuất hóa đơn GTGT các bạn cần chú ý 1 số vấn đề sau:
+ Viết chính xác tên Công ty, địa chỉ, MST theo giấy phép ĐKKD, có thể viết tắt: Quận thành Q, Phường thành P… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.
+ Chỉ xuất những nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ứng với những ngành nghề đã đăng ký trên GP DKKD. Ngoài ra nếu kinh doanh ngành nghề ko có trong giấy phép mà pháp luật không cấm thì vẫn được phép xuất hóa đơn.
+ Người đại diện pháp luật: chính là người được quyền ký lên các chứng từ kế toán. Trường hợp Người đại diện này đi vắng cần phải Uỷ quyền bằng văn bản về người được uỷ quyền. Tuy nhiên người được uỷ quyền này không được uỷ quyền cho người thứ 3.
2. Khi vào làm tại DN đã và đang hoạt động:
a. Trường hợp DN thay thế Nhân sự:
– Chủ động đặt lịch hẹn với Kế toán cũ: Mục đích thực hiện bàn giao công việc, cố gắng xây dựng tình huống hỏi kế toán cũ trường hợp hay mắc phải sai sót khi tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và các kinh nghiệm sửa chữa những sai sót đó,… Cố gắng xin liên lạc với kế toán cũ ở nhiều hình thức: qua điện thoại, email,….
– Bàn giao về sổ sách kế toán:
+ Bên nhận bàn giao
+ Người thứ 3: bên chứng kiến
Lưu ý: khi ghi nội dung của Biên bản bàn giao: việc các bạn kiểm tra về sổ sách kế toán chắc chắn đến đâu thì trên biên bản thể hiện rõ như vậy. Trường hợp chưa kiểm tra được tính chính xác của Hoá đơn chứng từ kế toán thì trên Biên bản bàn giao phải ghi rõ ràng là chưa xác định tính chính xác của các Hoá đơn chứng từ kế toán
Hy vọng bài viết hay sẽ cho các bạn mới bước vào nghề kế toán có được sự chuẩn bị một kiến thức về thuế và kế toán một cách chu đáo, biết được cụ thể công việc của một người làm kế toán và thuế thì cần phải làm những công việc gì.
Theo tuhocketoan.com
4.1.1 Quy định DANH MỤC NHÓM VẬT TƯ HÀNG HÓA: 2 KÝ TỰ
Lưu ý: Mục đích lập nhóm này là để sau này in bảng tổng hợp nhập xuất trong phần mềm THÌ CÓ MỤC CHỌN MÃ NHÓM VẬT TƯ. Nếu chúng ta chọn Mã nhóm nào cần xem thì phần mềm cho chúng ta xem chỉ mã nhóm vật tư đó thôi, nếu chúng ta mà không chọn thì phần mềm sẽ cho chúng ta xem tất cả MÃ NHÓM VẬT TƯ (Gồm hàng hóa, thành phẩm và nguyên vật liệu)
4.1.2 Quy định đặt MÃ HÀNG (mã thành phẩm, mã nguyên vật liệu cũng như mã hàng hóa) hàng tồn kho: 16 KÝ TỰ
- 14 ký tự đầu tiên (Tên Nhóm): Tên nhóm hàng hoá (Lấy đầy đủ tên hàng hóa gồm 3 chữ cái luôn để thuận tiện cho viêc tìm kiếm dữ liệu sau này)
+Nếu Tên nhóm mà nhiều hơn 14 ký tự thì lấy đúng 14 ký tự;
+Nếu mà Tên nhóm nhỏ hơn 14 ký tự thì lấy đúng ký tự đó và thêm 0 hoặc 00 hoặc 000.. cho đến khi đủ 14 ký tự).
Ví dụ Tên hàng đủ 14 ký tự (Ghi đủ 14 ký tự của 3 chữ cái)
o Điện thoại Nokia 102 => Tên nhóm: Dienthoainokia
o Điện thoại Nokia 104=> Tên nhóm: Dienthoainokia
Ví dụ tên hàng >14 ký tự (Cứ đếm đủ 14 ký tự của 3 chữ cái đầu)
o Thẻ điện thoại Viettel MG 100=> Tên nhóm: Thedienthoai00
Ví dụ Tên hàng < 14 ký tự (Cứ đếm đủ 3 chữ cái đầu phần thiếu thì thêm 0;00;000…)
o Sim Vina E1025=> Tên nhóm: SimVina000000
- 2 Ký tự cuối : Là số thứ tự của từng mặt hàng trong nhóm (Điền từ số 01 đến số 99).
+Điện thoại Nokia 104: có Mã HH: dienthoainokia02
4.1.4 Quy định đặt mã kho hàng hóa: 6 ký tự
- 2 ký tự đầu: Tên Viết tắt của Hàng tồn kho (vật tư, hàng hóa, thành phẩm)
- 4 ký cuối: Viết tắt những chữ cái đầu tiên vị trí của kho (tên của kho)
+Nếu vị trí của kho > 4 thì lấy tên viết tắt cho đủ 4 ký tự.
Ví dụ: Kho Vật tư tại Biên Hòa =>VTBH00
Kho vật tư tại Nguyễn Tri Phương => VTNTP0
Kho vật tư tại Nguyễn Thị Minh Khai => VTNTMK
Kho hàng hóa tại Thành phố mới Bình Dương=>HHTPMB (chỉ lấy là thành phố mới bình)
Lưu ý: Vì sao phải đặt mã kho, bởi khi khi chúng ta nhập hàng hóa hay nguyên vật liệu chúng ta cần phải biết là nó nhập vào kho nào, do đó chúng ta cần phải tạo mã kho để quản lý
4.2 QUY ĐỊNH VỀ ĐẶT MÃ NHÓM TSCĐ, MÃ NHÓM CCDC PHÂN BỔ;
4.2.1 Quy định đặt mã nhóm TSCĐ: 5 KÝ TỰ (Theo số thứ tự tài khoản TSCĐ trong bảng hệ thống tài khoản, GIỐNG VỚI PHẦM MỀM ****** ĐÃ THIẾT KẾ).
Lưu ý: Mục đích đặt nhóm như thế này là để nhóm lại tên của từng tài sản cố định theo từng nhóm để khi in các loại báo cáo chúng ta cần in nhóm nào thì sẽ chỉ in nhóm tài sản cố định đó. Tuy nhiên bạn có thể thiết kế lại tên nhóm cho phù hợp với tên của tài sản (đây cũng là 1 cách làm không nhất thiết phải theo tên nhóm trên kia)Ví dụ: Nhà cửa, vật kiến trúc. Tên nhóm là NCKVT
Phương tiện vận tải: Tên nhóm là PVTV
4.2.2 Quy định đặt mã tên TSCĐ: 8 KÝ TỰ
- 6 ký tự đầu: Là tên loại tài sản được gọi như trong bảng hệ thống tài khoản.
TK 2112: Máy móc, thiết bị => Mã là MMTB
+ Nếu < 6 ký tự thì thêm 0 hoặc 00 hoặc 000,… tương ứng cho đủ 6 ký tự
Ví dụ: Nhà cửa vật kiến trúc => Mã là NCVKT0
Máy móc, Thiết bị => Mã là MMTB00
+ Nếu > 6 ký tự thì chỉ viết đủ 6 ký tự
Ví dụ: Tài sản cố định thuê tài chính => Mã TSCDTT
- 2 ký tự cuối: Là số thứ tự
Ví dụ cụ thể CHO PHẦN BÀI TẬP CỦA CTY HÀ TRUNG
4.2.3 Quy định đặt tên CCDC VÀ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC phân bổ:
- Mã nhóm: 5 ký tự, gồm 2 nhóm như sau:
- Mã công cụ dụng cụ và chi phí trả trước trong nhóm như sau:
7 ký tự: 5 ký tự đầu là nhóm (lấy như bên trên), 2 ký tự sau là số thứ tự để biết tên của từng loại CCDC cũng như tên của từng loại chi phí
Ví dụ như sau:
Lưu ý: Mục đích đặt tên nhóm là để khi in ra các bạn muốn in nhóm nào thì chọn nhóm đó.
4.3 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ NHÓM ĐỐI TƯỢNG+ MÃ TÊN ĐỐI TƯỢNG
4.3.1 Quy định đặt mã nhóm đối tượng (Khách hàng, nhà cung cấp, cá nhân trong và ngoài Cty)
Nhóm đối tượng thường chia thành 4 nhóm như sau:
4.3.2 Quy định đặt tên đối tượng khách hàng: 15 KÝ TỰ
“ĐÂY CHÍNH LÀ TÊN CỦA ĐỐI TƯỢNG GIAO DỊCH LÀ KHÁCH HÀNG, NHÀ CUNG CẤP, CÁ NHÂN NGOÀI CÔNG TY,….
- 10 Ký đầu tiên: Là tên của đối tượng (Chỉ lấy hai tên cuối của đối tượng)
+ Nếu < 10 ký tự: Thêm 0 hoặc 00,… tương ứng cho đủ 10 ký tự
+ Nếu > 10 ký tự: Chỉ viết đủ 10 ký tự
Ví dụ: Công Ty TNHH Khuyên Nguyễn => 10 ký tự đầu: KHUYENNGUY
- 5 Ký tự sau: Là 5 mã số thuế cuối của đối tượng đó.
Công Ty TNHH An Khánh có MST 0304289005 => Mã KH: ANKHANH00089005
Công ty TNHNH Thành Phát có MST 0312581896=> Mã Khách hàng: THANHPHAT081896
Lưu ý:
– Đặt mã nhà cung cấp có thể gộp chung với mã khách hàng
– Trong quá trình làm thì luôn luôn tìm khách hàng trước trong danh sách đặt mã
Cụ thể ví dụ trong bài tập HÀ TRUNG như sau:
4.3.3 Quy định đặt tên mã nhân viên: 8 KÝ TỰ
- 6 ký tự sau: Là tên nhân viên
+ Nếu Tên nhân viên < 6 ký tự: Thêm 0 hoặc 00,.. tương ứng cho đủ 4 ký tự
+ Nếu tên nhân viên > 6 ký tự: Chỉ ghi đủ 4 ký tự - 2 ký tự cuối: Là số thứ tự để phân biệt tên nhân viên có trùng nhau hay không
Trần Thu Hà => HA000001
Lê Nhật Hạ => HA000002
4.3.4 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ CHỨNG TỪ: 9 KÝ TỰ
Mã chứng từ được đặt theo quy tắc sau:
+2 ký từ đầu: Tên loại chứng từ
+2 ký tự tiếp theo: Năm hạch toán (2 số đuôi của năm)
+2 Ký tự tiếp theo:Tháng hạch toán
+3 ký tự cuối: Số thứ tự chứng từ.
Ví dụ: Phiếu chi số 001 ngày 02/01/2014 là PC1401001
Một số chứng từ thường gặp
Lưu ý: Đối với ngân hàng các bạn có thể tham khảo cách đặt bên dưới để các bạn có thể có cái nhìn thoáng hơn trong vấn đề đặt mã chứng từ (Cách đặt là do bạn quyết địnnh miễn sao thuận lợi trogn quá trình tìm kiếm chứng từ là được)
4.3.5 QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ TÀI KHOẢN CỦA NGÂN HÀNG
Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của mỗi Công ty mà nghiệp vụ ngân hàng phát sinh khá phức tạp do giao dịch cùng lúc nhiều ngân hàng, nhiều loại tiền tệ,… Vì vậy trong hệ thống tài khoản của Công ty kế toán nên mở Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàn, loại tiền tệ để việc theo dõi được chi tiết, rỏ ràng hơn.
Ví dụ :
TK 1121 – Tiền gửi VNĐ
Chi tiết: TK 11211: Tiền gửi VNĐ – NH Sacombank
TK 11212: Tiền gửi VNĐ – NH Vietcombank
TK 1122 – Tiền gửi ngoại tệ
Chi tiết: TK 11221: Tiền gửi ngoại tệ – NH Sacombank
TK 11222: Tiền gửi ngoại tệ – NH Vietcombank
Lưu ý: Do ngân hàng ít, nên chúng ta mở chi tiết từng ngân hàng theo tài khoản
4.3.6 DANH MỤC KHOẢN MỤC CHI PHÍ
Với mục đích là nhằm để kiểm tra và kiểm soát khi xuất ra báo cáo chi phí theo từng khoảm mục phí. Bởi vì tài khoản chi phí thì nó thể hiện rất chung chung, chưa thể nào phân tích hết được các khoản mục chi phí như thế nào. Do đó khai báo khoản mục ph1i cũng rât quan trọng trong quá trình kết xuất dữ liệu ra excel để phân tích biến động chi phí theo từng khoản mục phí, bên dưới là một số khoản mục chi phí được đặt ra cho các bạn tham khảo, các bạn co thể đặt khác theo yêu cầu của các bạn
4.3.7 MỘT SỐ QUY ĐỊNH ĐẶT MÃ KHÁC
DANH MỤC BỘ PHẬN
Lưu ý: mục đích thiết kế danh mục bộ phận là để biết rõ là chi phí đó thuộc bộ phận nào để sau này có thể kiểm soát chi phí theo bộ phận
C. Thứ ba: CÔNG VIỆC THUẾ HÀNG THÁNG; HÀNG QUÝ VÀ HÀNG NĂM
+Công việc phải làm hàng tháng với cơ quan thuế (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng)
Các tờ khai thuế kê khai theo tháng
-Tờ khai thuế GTGT
-Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của của ít nhất 1 loại tờ khai từ 50 triệu trở lên
-Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
Thời hạn nộp tờ khai thuế theo tháng
20 ngày kể từ ngày kết thúc tháng, nếu có số thuế TNCN, GTGT phải nộp thì thời hạn nộp thuế cũng chính là thời hạn nộp tờ khai
Văn bản tham khảo: TT111/2013 về thuế TNCN;Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành ND 209/2013 và luật thuế GTGT Cũng như TT119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 và TT151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 sửa đổi bổ sung TT111;TT219 và TT78; TT156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 về hướng dẫn Luật quản lý thuế
Lưu ý: Kể cả trong trường hợp doanh nghiệp chưa hoạt động cũng phải tiến hành kê khai thuế GTGT theo tháng (tức là không phát sinh thuế GTGT đầu vào và đầu ra kể từ tháng có giấy phép), nếu không phát sinh thuế TNCN phải nộp thì không phải làm tờ khai thuế TNCN
+Công việc phải làm hàng quý với cơ quan thuế (Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo quý)
Các tờ khai kê khai theo quý
– Tờ khai thuế GTGT theo quý
– Tờ khai thuế TNCN theo quý:
+Trong tháng đầu tiên của năm mà có số thuế TNCN của từng loại tờ khai thuế TNCN mà nhỏ hơn 50 triệu thì được quyền kê khai thuế TNCN theo quý
+Hoặc nếu thuế GTGT kê khai theo quý thì thuế TNCN được quyền khai theo quý
– Thuế TNDN không phải làm tờ khai theo quý nữa nhưng cuối mỗi quý cần xác định số thuế TNDN tạm nộp mỗi quý để nộp, để sao cho trong năm nộp ít nhất phải bằng 80% số thuế TNDN phải nộp cả năm, nếu mà trong năm không nộp bằng 80% số nộp cả năm thì sẽ bị phạt trên số tiền nộp thiếu so với 80%.
– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý
Thời hạn kê khai và nộp thuế
Từ ngày 1-30 của tháng đầu tiên của Quý sau (nếu kê khai theo quý), thời hạn kê khai cũng chính là thời hạn nộp nếu doanh nghiệp có số thuế phải nộp.
Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
Văn bản tham khảo: TT111/2013 về thuế TNCN;Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành ND 209/2013 và luật thuế GTGT Cũng như TT119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 và TT151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 sửa đổi bổ sung TT111;TT219 và TT78; TT156/2013/TT-BTC ngày 6/11/2013 về hướng dẫn Luật quản lý thuế.
+Công việc phải làm cuối năm với cơ quan thuế
Các loại báo cáo nộp hàng năm
+ Báo Cáo tài chính năm (Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh;Báo cáo lưu chuyển tiền tệ , thuyết minh báo cáo tài chính).
+ Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
+Tờ khai quyết toán thuế TNCN
Thời hạn nộp báo cáo hàng năm và thời hạn nộp thuế
Thời hạn nộp các loại tờ khai trên là 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm,
và thời hạn nộp thuế nếu có số thuế phải nộp cũng chính là thời hạn nộp tờ khai
Nơi nộp: Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, nộp qua mạng
D. Thứ 4: Một số công tác chuẩn bị để tiếp đoàn thanh tra
1. Chuẩn bị về tinh thần : Chuẩn bị sẵn lịch trình và thông báo cho giám đốc lịch làm việc và chuẩn bị văn phòng tiếp đoàn thanh tra.
2 . Một số chuẩn bị khác:Về hồ sơ, chứng từ khi làm việc với cơ quan thuế
– Giấy phép đăng ký kinh doanh (giấy phép thành lập doanh nghiệp)
– Phiếu thu, chi, nhập xuất…..
– Tờ khai hàng tháng : Chuẩn bị tờ khai của các tháng trong năm mà doanh nghiệp mình quyết toán.
– Sổ sách : In, ký tên, đóng dấu đủ sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ kho, sổ kho…
– Chứng từ : Chuẩn bị đầy đủ, hóa đơn mua vào, bán ra, giấy nộp tiền vào NSNN, bảng lương, hợp đồng lao động…
– Kiểm tra hóa đơn mua vào, bán ra kê khai trong phụ lục 01, 02 của tờ khai đúng, đủ hay không? hóa đơn có hợp pháp không…
– Kiểm tra các khoản chi phí : Chi phí có đủ hóa đơn, chứng từ hay không? Kiểm tra chi phí tiền lương, BHXH… các bạn nên lưu ý hợp đồng lao động phải đúng và đầy đủ, chi lương = tiền mặt phải có chữ ký nhận và chữ ký phải phù hợp với hợp đồng lao động …các khoản chi phí quảng cáo, khuyến mãi… xem có đủ chứng từ, vượt mức khống chế không?…
– Kiểm tra các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu, khuyến mãi, hàng bán bị trả lại ( Cơ quan thuế sẽ kiểm tra kỹ trường hợp giảm giá vốn hàng bán bị trả lại có hợp lý hay không..)
– Về TSCĐ : Kiểm tra thời gian trích khấu hao đúng theo quy định, có mở thẻ theo dõi TCSĐ… ( việc không in thẻ theo dõi TCCĐ cũng là phần việc quan trọng mà KT ta ít quan tâm, nếu k có chứng từ này, phần chi phí trích khấu hao của đơn vị có thể sẽ bị loại)
– Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Là căn cứ để cơ quan thuế và đơn vị dễ đối chiếu công nợ thuế đến hết kỳ quyết toán.
– Báo cáo tài chính (BCĐKT, BCĐPS, BC KQKD, LCTT, TM BCTC….)
– Thời gian làm việc : Có thể trong vòng 3-7 ngày, tùy quy mô cty, còn lại đoàn đề nghị cung cấp file mềm để về cơ quan đối chiếu kiểm tra trước khi đưa ra kết quả thanh tra cuối cùng, vỉ vậy các bạn phải chuẩn bị nếu làm bằng phần mềm thì quan tâm đến việc kết xuất dữ liệu, chủ yếu các tài khoản loại 6 .
Tham khảo bài viết khác:
1/ Về báo cáo thuế :
Kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng, chuẩn chỉ chưa ? Nếu chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định & công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì coi như số phận đã an bài. Vậy soát xét lại báo cáo thuế lần nữa.
1.1 Với thuế GTGT : Sắp xếp 12 tháng/năm & đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Chênh lệch ở đâu thì lập file word giải trình sẵn. Lúc Thuế xuống làm việc còn biết mà giải trình, luống cuống, lo sợ…là quên béng thì Sếp lại gõ đầu cho. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa ? như UNC chuyển khoản ? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra.)
Ví dụ : Có file mềm theo dõi TT qua NH, có file excel kết xuất từ HTKK & trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao cho mã NCC ở file theo dõi TT qua NH & mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất là trùng nhau, dùng subtotal & Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Với tờ khai Quyết Toán Thuế TNDN : Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã ổn với sổ sách chưa ? CHênh lệch giữa LN kế toán với LN Thuế ở đâu cũng phải tự giải trình sẵn trên file word.
Có thời gian thì soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí ko theo Luật Thuế, ko được chấp nhận theo Luật Thuế…) ví dụ : Chi phí nhân viên đi công tác đã đủ hồ sơ chưa (Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, cuống vé máy bay,hóa đơn hợp pháp.) ; chi phí ăn uống, tiếp khách, quảng cáo…có bị vượt tỷ lệ khống chế theo quy định hay không ? Chi phí lương, các quyết định tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp…, các khoản chi phí trích trước, chờ phân bổ, khấu hao tscđ, giá vốn…
1.3 Với tờ khai QT Thuế TNCN : Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên TK Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)? Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai QT Thuế TNCN chưa ? Quan trọng nữa : Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa ? Và các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa ? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD đưa hết vào trong HDLD các khoản lương, thưởng & phụ cấp rõ ràng nhé. Lương bao nhiêu đ/tháng ? phụ cấp A bn đ/tháng ? phụ cấp b đồng/tháng…phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước LD, QĐ của HDQT, HĐTV / Các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ…
1.4 Với Thuế GTGT NK (nếu có) : Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền & Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT = Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (KO khai = TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm thay thế bC Thuế nộp lại trước khi Thuế xuống lv )
2/ Về sổ sách kế toán :
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa ?
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Nếu có nhiều TK ngân hàng mở nhiều NH khác nhau.
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : 1541/1542/1543… (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338…
….
2.1 Kiểm tra kỹ các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
2.2. Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ NH không ? có thời gian thì đối chiếu từng tháng.
2.3 Kiểm tra sổ quỹ Tiền Mặt, tránh hiện tượng âm quỹ, phải có số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Nhiều DN cuối tháng dương quỹ nhưng trong tháng vẫn có ngày âm quỹ : Không có thu sao có chi ??? => cần điều chỉnh lại hoặc làm giấy vay, mượn tiền bổ sung VLĐ của DN (Cách khắc phục tránh âm quỹ-Thuế.)
2.4. Làm file mềm tự giải trình sẵn chênh lệch giữa doanh thu – giá vốn, của từng hóa đơn xuất ra. Cái nào lỗ thì comment giải trình sẵn, chuẩn bị các giấy tờ để có thể giải trình vì sao lỗ.
2.5 Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ. Tự làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo chứng từ. Bởi khi QT Thuế, trên BB làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên BBQT (Thuế lấy theo số họ lưu trên hệ thống QLT, nếu có sai lệch bạn y/c Thuế điều chỉnh với đk bạn phải xuất trình được chứng từ nộp thuế đầy đủ do DN đang lưu.)
2.6 Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
2.7 Kiểm tra nhập xuất tồn kho, in chi tiết NXT từng mặt hàng & có số dư cuối ngày của từng mặt hàng (giống in sổ quỹ) để CQ Thuế kiểm tra hiện tượng âm kho.(Không có nhập kho, lại có xuất kho=>????)
2.8. Kiểm tra sổ giá thành (nếu có) & phải có sẵn bảng định mức đã đăng ký với CQ Thuế, ko nộp bảng định mức tiêu hao NVL, CQ Thuế ấn định theo mức tiêu hao của NN quy định.
2.9. Nếu có phát sinh các khoản vay ngân hàng/ vay cá nhân thì kiểm tra sắp xếp đầy đủ KUNN từng lần theo phát sinh, kiểm tra các khoản lãi vay. Lập file excel tổng hợp chi phí lãi vay ps từng tháng (cái này lấy từ sổ 635, trừ TH chi phí lãi vay đủ đk vốn hóa thì ko nằm trên 635…)
2.10. Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
2.11.Kiểm tra hóa đơn xem hợp pháp chưa ? : Hóa đơn đầu vào đã đảm bảo đúng đủ các thông tin bắt buộc phải có theo quy định TT 153/2010/TT-BTC chưa ? Tra cứu xem các hóa đơn đầu vào (nếu ko có thời gian cố gắng tra cứu những hóa đơn trị giá trên 20 triệu ) đã được bên bán đã làm thông báo phát hành sd hóa đơn với CQ Thuế chưa ? tình trạng NNT đang hoạt động hay tạm ngừng, bỏ trốn, khóa MST….vàohttp://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và http://gdt.gov.vn để tra cứu nhé !
…..vv…..Nói chung là có thời gian thì cứ kiểm tra kỹ càng lại những gì đã làm theo số liệu nằm trên bảng cân đối PSTK.
Cuối cùng : Tổng hợp được các khoản chi phí có thể bị loại , khoanh vùng & cảnh báo với ban lãnh đạo trước.
Sau khi chuẩn bị sẵn sàng thì chờ các bác Thuế xuống làm việc thôi.
Về cơ bản là vậy ! Thái độ của DN đón tiếp đoàn thuế cũng quan trọng nhé !
E. Thứ 5: KINH NGHIỆM CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU LÀM KẾ TOÁN THUẾ
I. Những điều cần chú ý khi mới đi làm:
– Ngày đầu tiên đi làm các bạn cần đi làm đúng giờ, ăn mặc lịch sự…để tạo ấn tượng tốt của ngày đầu tiên đi làm.
-Ngày đầu tiên đi làm thì mình mới học viên nên cần chịu khó lắng nghe và nhiệt huyết trong công việc thì sẽ được các bạn trong phòng yêu mến sẽ hướng dẫn bạn cách làm.
– Tìm hiểu về Sơ đồ tổ chức công ty, cũng như quy trình hoạt động của từng phòng ban mà có liên quan đến tài chính (Tức là tìm hiểu những quy trình mà có liên quan đến tiền ví dụ như quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy chế công tác phí…) để từ đó hiểu rõ quy trình tác nghiệp của từng phòng ban cũng như phát hiện ra những rủi ro gì trong quy trình từ đó ghi chú và sau này đề xuất cải thiện.
-Tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của từng người trong phòng kế toán để dễ dàng cho việc tác nghiệp sau này.
– Tìm hiểu về Quy định hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ban hành bởi phòng kế toán cũng như các văn bản liên quan đến thuế và kế toán trong lĩnh vực của Cty
– Tìm hiểu về cách lưu chứng từ của công ty để từ đó học cách hạch toán kế toán tại công ty theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì cần những chứng từ nào và cách lưu chứng từ của Cty
-Tìm hiểu vể phần mềm mà kế toán đang sử dụng để tự học trước nhằm tránh bở ngỡ khi tiếp cận (Vì đây là công cụ để làm kế toán)
II. Những công việc cần làm:
1. Khi vào làm tại DN mới thành lập:
-Xem thủ tục khai thuế ban đầu của Cty đã làm chưa (Nếu chưa có thì làm)
-Xem đã đăng ký mẫu 08 về số tài khoản của Cty chưa (Nếu chưa có thì làm)
-Xem Cty đã đăng ký kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp (Xem mẫu 06). Nếu chưa có mẫu 06 thì phải làm
-Xem doanh nghiệp đã kê khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài chưa, có mua chữ ký số chưa (Token)?
-Xem công ty đã khai trình lao động của Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động và có lao động hay chưa? (Nếu Cty có phòng nhân sự thì phòng nhân sự làm vấn đề này, ngược lại nếu Cty không có thì kế toán làm luôn)
– Xây dựng thang bảng lương để nộp cho Sở Lao động thương binh xã hội. Đăng ký bảo hiểm xã hội lần đầu với BHXH quận. (Nếu Cty có phòng nhân sự thì phòng nhân sự làm vấn đề này, ngược lại nếu Cty không có thì kế toán làm luôn)
-Kiến nghị với Sếp những trường hợp lao động thường xuyên thì phải ký hợp đồng lao động có thời hạn hoặc không xác định thời hạn cho đúng luật lao động và đóng BHXH cho họ để được tính vào chi phí được trừ
-Cần xây dựng những Quy trình tại từng phòng ban để thuận lợi cho việc tác nghiệp sau này. Nếu công ty chưa có thì bạn sẽ đề xuất với Sếp yêu cầu các phòng ban xây dựng quy trình bằng bản, giấy tờ (Ví dụ như quy trình mua hàng, quy trình bán hàng, quy chế công tác phí, Quy trình thanh toán, Quy trình tạm ứng và hoàn ứng; ….)
-Cần ban hành quy định từng trường hợp chi phí cần phải có những chứng từ nào thì phù hợp với luật thuế, như thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lý và hợp lệ để phổ biến cho các phòng ban biết…khi lấy hóa đơn
– Mở Tài khoản của DN tại Ngân hàng: thực hiện giao dịch của DN cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Chúng ta nên lựa chọn những ngân hàng có địa điểm giao dịch gần với vị trí của DN để thuận tiện cho việc giao dịch sau này. Và lưu ý là hóa đơn tài chính từ 20 triệu trở lên phải thanh toán qua ngân hàng
– Làm thủ tục đặt in Hoá đơn GTGT (Các bạn liên hệ với nhà in họ sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn).
-Xem doanh nghiệp mình đăng ký sử dụng chế độ kế toán theo QĐ 48 hay thông tư 200 để hạch toán kế toán cho đúng
Lưu ý 1: Trước khi xuất hóa đơn GTGT các bạn phải làm thủ tục thông báo phát hành, sau đó 5 ngày thông báo phát hành hóa đơn bạn mới bắt đầu sử dụng được hóa đơn.
Lưu ý 2:
– Khi xuất hóa đơn GTGT các bạn cần chú ý 1 số vấn đề sau:
+ Viết chính xác tên Công ty, địa chỉ, MST theo giấy phép ĐKKD, có thể viết tắt: Quận thành Q, Phường thành P… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của DN.
+ Chỉ xuất những nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ứng với những ngành nghề đã đăng ký trên GP DKKD. Ngoài ra nếu kinh doanh ngành nghề ko có trong giấy phép mà pháp luật không cấm thì vẫn được phép xuất hóa đơn.
+ Người đại diện pháp luật: chính là người được quyền ký lên các chứng từ kế toán. Trường hợp Người đại diện này đi vắng cần phải Uỷ quyền bằng văn bản về người được uỷ quyền. Tuy nhiên người được uỷ quyền này không được uỷ quyền cho người thứ 3.
2. Khi vào làm tại DN đã và đang hoạt động:
a. Trường hợp DN thay thế Nhân sự:
– Chủ động đặt lịch hẹn với Kế toán cũ: Mục đích thực hiện bàn giao công việc, cố gắng xây dựng tình huống hỏi kế toán cũ trường hợp hay mắc phải sai sót khi tiến hành hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của DN và các kinh nghiệm sửa chữa những sai sót đó,… Cố gắng xin liên lạc với kế toán cũ ở nhiều hình thức: qua điện thoại, email,….
– Bàn giao về sổ sách kế toán:
- Chứng từ đầy đủ chữ ký đến thời điểm nhận bàn giao, (Cách lưu file chứng từ như thế nào, cách đánh số hiệu chứng từ như thế nào đây là ây dựng tình huống hỏi đáp để nắm tình hình).
- Sổ sách in ra đầy đủ hàng tháng và có chữ ký đầy đủ đến thời điểm nhận bàn giao
- Đang làm kế toán trên phần mềm kế toán hay excel. (Phải cân nhắc khi chuyển đổi phần mềm sử dụng hay sử dụng excel khi mình đảm nhận công việc kế toán mới)
- Token cũng như mã đăng nhập và mã số pin
- Báo cáo thuế GTGT,TNDN, TNCN và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
- Những công việc đã làm (ví dụ như nhập vào phần mềm kế toán đến thời điểm nào.. và còn những loại chứng từ nào chưa nhập)
- Những công việc còn dỡ dang, những vấn đề nào hay gặp phải khi đảm nhận công việc kế toán này để biết mà xử lý.
- Dưa vào Bảng cân đối số phát sinh tại ngày bàn giao để xem 1 số tài khoản có đúng chưa? Ví dụ xem tiền mặt tại ngày bàn giao đúng chưa (tức là có khớp với sổ quỹ hay chưa…), xem tiền gửi ngân hàng tại ngày bàn giao đúng khớp với sổ phụ ngân hàng hay chưa…. Các tài sản cố định và chi phí trả trước có bảng khấu hao và bảng phân bổ không? Có khớp số liệu với số cái chưa? Có Thẻ tài sản cố định để theo dõi các chứng từ hình thành nên tài sản chưa, cần xem lại chỗ này để kiểm tra và đối chiếu………………….
- Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng Lao động các quy chế về tiền lương, tiền thưởng
- Hồ sơ đăng ký bảo hiểm lần đầu, hồ sơ báo tăng và báo giảm nhân sự. Khai trình lao động đầu năm. Khai trình lao động 6 tháng đầu năm và khai trình lao động 6 tháng cuối năm
- Các giấy tờ liên quan khác (File mềm về các vấn đề liên quan đến kế toán đang lưu trên máy tính như thế nào…)
- Đặt những câu hỏi liên quan đến thuế TNCN (như giảm trừ gia cảnh, đăng ký MST TNCN, Cách tính thuế TNCN của các dạng hợp đồng lao động…)
- Về hóa đơn GTGT, thì có thể hỏi kế toán hóa đơn GTGT từ 20 triệu trở lên có chuyển khoản không hay chi tiền mặt
- Tuy nhiên việc kiểm tra phải hợp lý với thời gian thực hiện bàn giao. Vì vậy các bạn phải sắp xếp sao cho hợp lý, tránh trường hợp hết thời gian bàn giao mà không có được kết quả,…
- Khi thực hiện lập Biên bản bàn giao các bạn cần có đầy đủ các bên xác nhận:
+ Bên nhận bàn giao
+ Người thứ 3: bên chứng kiến
Lưu ý: khi ghi nội dung của Biên bản bàn giao: việc các bạn kiểm tra về sổ sách kế toán chắc chắn đến đâu thì trên biên bản thể hiện rõ như vậy. Trường hợp chưa kiểm tra được tính chính xác của Hoá đơn chứng từ kế toán thì trên Biên bản bàn giao phải ghi rõ ràng là chưa xác định tính chính xác của các Hoá đơn chứng từ kế toán
Hy vọng bài viết hay sẽ cho các bạn mới bước vào nghề kế toán có được sự chuẩn bị một kiến thức về thuế và kế toán một cách chu đáo, biết được cụ thể công việc của một người làm kế toán và thuế thì cần phải làm những công việc gì.
Theo tuhocketoan.com
