Chia sẻ kinh nghiệm kiến thức cho người làm kế toán

Những nghịch lý trong đầu tư phần mềm kế toán?
Một thực tế là rất nhiều chủ DN khi mua sắm một phần mềm kế toán thường rất “căn ke” mặc dù chi phí bỏ ra là rất nhỏ so với tổng vốn đầu tư. Điều này rõ ràng là không sai nhưng lại có nhiều nghịch lý trong việc lựa chọn, đầu tư mua sắm một phần mềm kế toán mà DN hay gặp phải. Nếu như ở các nước phát triển, DN mới thành lập thì trong suất đầu tư của họ việc ứng dụng một phần mềm kế toán hay phần mềm ERP hoặc phần mềm quản lý cho các bộ phận là một điều rất hiển nhiên và được coi là không thể thiếu mặc dù chi phí cho ERP, phần mềm quản lý ở đó khá đắt đỏ. Tuy nhiên, hiện nay chúng ta đang không làm như vậy phần nhiều do quan điểm về đầu tư phần mềm của các DN.

Mua cho kế toán hay cho DN?

Rất lạ, khi tiếp xúc với nhiều Giám đốc DN thì họ lại cho rằng, đầu tư phần mềm là chi phí bỏ ra phục vụ cho nhân viên, bộ phận kế toán chứ không phải cho DN. Khi đã thuê kế toán, trả lương cho họ thì việc họ phải hoàn thành sổ sách là hiển nhiên. Đây là quan điểm sai lầm rất lớn! Ngược lại, chủ các DN cần coi việc mua phần mềm là đầu tư cho chính DN, phục vụ cho cả hệ thống bên trong và bên ngoài DN chứ không chỉ nằm ở bộ phận kế toán. Vì kế toán là nơi tập hợp, xử lý thông tin của gần như của toàn bộ DN, đầu vào và ra của bộ phận này đều liên quan và phục vụ trực tiếp hay gián tiếp cho các bộ phận khác, thậm chí với cả đối tác bên ngoài DN như NCC, Khách hàng hay với cơ quan nhà nước.

Đầu tư nhiều phần mềm hay một phần mềm có khả năng tích hợp?

Đây là câu hỏi đau đầu nhiều lãnh đạo & người được giao đi tìm phần mềm kế toán, quản trị. Câu trả lời là hãy chọn mua một “phần mềm kế toán quản trị” hoặc phần mềm kế toán có khả năng tích hợp hay mở rộng các mô-đun quản lý khác có liên quan chặt chẽ. Ví dụ: Kế toán với Quản lý kho-vật tư, Kế toán với Quản lý bán hàng, Kế toán với Quản lý cung cấp dịch vụ, Kế toán với Quản lý Sản xuất… Bằng cách này, DN dễ dàng kết nối dữ liệu giữa các bộ phận có quan hệ hữu cơ với nhau, tránh trường hợp thông tin phải làm lặp đi lặp lại, thông tin chậm, sai sót…và đây là cách tiết kiệm chi phí nhất! Để lựa chọn được phần mềm như vậy lại không dễ với DN vì số lượng nhà cung cấp các phần mềm riêng lẻ nhiều vô số kể nhưng phần mềm có khả năng tích hợp như trên lại rất khó tìm, hoặc nhà cung cấp không đủ năng lực thực hiện hoặc có nhưng chi phí lại rất đắt đỏ!

Với SAS, triết lý kinh doanh “phần mềm theo yêu cầu” thì các bài toán kế toán hoặc quản trị đặc thù theo ngành được đầu tư và quan tâm đặc biệt nên các giải pháp đưa ra đáp ứng các yêu cầu trên một cách tốt nhất cũng như với chi phí thực hiện cạnh tranh nhất trên thị trường hiện nay.

Tuyển thêm nhân sự hay đầu tư 01 phần mềm kế toán?

Một nghịch lý nữa là nhiều chủ DN đã và đang tính phương án sử dụng thêm lao động thay vì đầu tư một phần mềm kế toán hoặc một phần mềm quản trị mà không biết rằng mình đang đi ngược lại xu hướng của nhân loại. Bằng phần mềm, DN có thể tiết kiệm được khoản chi phí vô cùng lớn và hiệu quả sử dụng cao, không bị lệ thuộc như nhân sự.

Nếu 01 nhân sự phát sinh thì bạn phải bỏ ra ít nhất 07 triệu/tháng tiền lương + Phụ cấp + Bảo hiểm + Thiết bị & công cụ làm việc + Chi phí gián tiếp + Các khoản khác không dưới 10 triệu/tháng hay 130 triệu/năm mà chưa kể đến các rủi ro bỏ, nghỉ việc và chi phí cho nhân sự ngày càng tăng.

Với phần mềm kế toán vừa và nhỏ, bạn bỏ ra khoảng 07 triệu (gồm bản quyền, HDSD, bảo hành free 01 năm), mỗi năm sau bảo trì khoảng 2 triệu (tùy chọn, không bắt buộc), dùng vĩnh viễn, bạn có thể đưa vào phân bổ trong 05 năm thì chi phí chỉ rơi vào khoảng 03 triệu/năm hay 250k/tháng. Phần mềm kế toán là công cụ làm việc hiệu quả hàng ngày của 1-5 người và sản phẩm đầu ra của nó phục vụ hàng chục nhân sự ở các bộ phận khác nhau.

Với phần mềm kế toán có lập trình đặc thù giao động khoảng vài chục triệu đồng nhưng lại giải quyết được bài toán lớn nhất, đau đầu nhất của DN đó là tính kết nối, kế thừa dữ liệu phục vụ tác nghiệp, điều hành giữa các bộ phận trong DN một cách trơn tru và đây thực sự là phương án tiết kiệm nhất, hiệu quả nhất.

Kế toán thuế hay kế toán quản trị?

Thời gian, công sức làm kế toán thuế & các thủ tục liên quan chiếm quá lớn trong tổng quỹ thời gian làm việc của kế toán trong DN khoảng 60-70%. Trong khi đó, đúng ra việc này chỉ nên vào khoảng 20%, còn 80% thời gian còn lại phải dùng vào việc làm kế toán quản trị hay kế toán phục vụ nội bộ. Rõ ràng đây là một nghịch lý! Khi đi mua phần mềm nhiều bạn rơi vào tâm lý chỉ quan tâm đến kế toán thuế mà quên đi các tính năng quản trị hay phần mềm kế toán quản trị nội bộ - nội dung này mới là điều mà Giám đốc hay các bộ phận trong DN quan tâm và quan trọng với họ nhất.

Như vậy, giải quyết được các vấn đề lớn trên DN của bạn sẽ tìm được một giải pháp phần mềm kế toán, phần mềm quản trị thích hợp và mang lại hiệu quả cao nhất cũng như vận hành DN một cách gọn nhẹ & tiết kiệm.

>>> Tham khảo
Phần mềm Kế toán Quản trị SAS cho doanh nghiệp vừa và lớn.
 

CẨM NANG KẾ TOÁN TRƯỞNG


Liên hệ: 090.6969.247

KÊNH YOUTUBE DKT

Kỹ thuật giải trình thanh tra BHXH

Đăng ký kênh nhé cả nhà

SÁCH QUYẾT TOÁN THUẾ


Liên hệ: 090.6969.247

Top