Muốn làm được công việc của nhân viên kế toán tiền lương bạn phải là người am hiểu các chính sách về nhân sự và tiền lương. Kế toán tiền lương là công việc không được phép xảy ra sai sót vì vậy bạn hãy cố gắng làm thật cẩn thận tránh để xảy ra thất thoát thu nhập cho người lao động. Phần mềm kế toán Link Q xin tổng hợp và chia sẻ một số kinh nghiệm cần thiết.
Căn cứ để kiểm tra chi phí lương là dựa vào bảng lương, danh sách nhân viên, hợp đồng lao động, chính sách thưởng, chứng từ chuyển tiền và bảng tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Để có thể làm được kế toán tiền lương thi trước hết cần tìm hiểu về các vấn đề sau:
- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.
- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm của công ty.)
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động.
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở.
- Bảng chấm công.
- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc.
Những kiến thức cơ bản mà một kế toán tiền lương cần có:
- Hiểu biết các thông số có ảnh hưởng đến toàn bộ nghiệp vụ nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp như phạm vi của kỳ lương, số giờ / số ngày mặc định làm việc trong tháng, số giờ làm việc trong các ngày trong tuần, cách tính lương khi có thay đổi trong kỳ, mức BHXH, BHYT, các thông số thuế TNCN…
- Biết cách tính và khai báo các loại phụ cấp, các khoản thu nhập / khấu trừ khác...
- Biết cách khai báo nhiều biểu thuế TNCN khác nhau cùng với ngày hiệu lực của biểu thuế.
- Nắm vững các thông tin về lương của nhân viên như loại lương, lương ròng hay gộp, lương cơ bản, ngày hiệu lực, các thông tin về phụ cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập…
Kế toán tiền lương đảm bảo việc quản lý kỳ lương chính:
Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính ...
- Tính các khoản thu nhập / giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.
- Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức thực lãnh cụ thể cho mọi nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công
- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ đối với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH-YT đầy đủ và chính xác
- Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi chi tiêu quỹ
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm
Các báo cáo chi tiết và tổng hợp tiền lương mà kế toán viên cần chuẩn bị:
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng chấm công
- Bảng lương công ty
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng thanh toán qua Ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp thu nhập của nhân viên
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
Và trong suốt quá trình làm việc các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Chấm công thật chuẩn xác.
- Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi bạn làm việc (theo ý giám đốc...).
- Nếu làm trên excel: chú ý các công thức, phải kéo cho đủ (cẩn thận cái tổng lương của từng người và tổng lương toàn công ty).
- Nếu kiêm chi lương đếm tiền thật cẩn thận.
- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm nhớ đừng bớt của họ 1 đồng nào, cho dù bạn chỉ làm tròn cho dễ nhớ (người lao động ăn theo sản phẩm rất khổ nên họ tính từng chút một, bớt là thiệt cho họ).
- Nếu làm trên phần mềm kế toántính lương: Đảm bảo dữ liệu đầu vào đã đầy đủ và kiểm tra lại báo cáo được xuất ra trước khi trình lãnh đạo.
Để có thể làm được kế toán tiền lương thi trước hết cần tìm hiểu về các vấn đề sau:
- Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.
- Hợp đồng lao động (xem thật kỹ để biết mức lương người lao động được trả, các khoản tiền thưởng, phụ cấp, bảo hiểm của công ty.)
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký tình hình sử dụng lao động.
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký nộp BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở.
- Bảng chấm công.
- Bảng lương hàng tháng, lương tháng 13 (giám đốc sẽ quy định việc tính lương theo ca, theo ngày, theo tháng hay theo sản phẩm…)
- Các thủ tục, chứng từ liên quan đến vấn đề nghỉ khám chữa bệnh, tai nạn lao động, nghỉ thai sản do BHXH chi trả, nghỉ mất sức, nghỉ hưởng lương hưu, trợ cấp nghỉ việc.
Những kiến thức cơ bản mà một kế toán tiền lương cần có:
- Hiểu biết các thông số có ảnh hưởng đến toàn bộ nghiệp vụ nhân sự và tiền lương của doanh nghiệp như phạm vi của kỳ lương, số giờ / số ngày mặc định làm việc trong tháng, số giờ làm việc trong các ngày trong tuần, cách tính lương khi có thay đổi trong kỳ, mức BHXH, BHYT, các thông số thuế TNCN…
- Biết cách tính và khai báo các loại phụ cấp, các khoản thu nhập / khấu trừ khác...
- Biết cách khai báo nhiều biểu thuế TNCN khác nhau cùng với ngày hiệu lực của biểu thuế.
- Nắm vững các thông tin về lương của nhân viên như loại lương, lương ròng hay gộp, lương cơ bản, ngày hiệu lực, các thông tin về phụ cấp, các yếu tố ảnh hưởng đến thu nhập…
Kế toán tiền lương đảm bảo việc quản lý kỳ lương chính:
Xây dựng kỳ tính lương với nhiều thông số chi tiết như loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu và kết thúc kỳ lương, trị giá cơ bản để tính ...
- Tính các khoản thu nhập / giảm trừ lương cuối kỳ để áp dụng cho một nhóm nhân viên hoặc cho một nhân viên cụ thể.
- Áp dụng các tỷ giá hối đoái mới nhất để đảm bảo tính lương chính xác.
- Đưa bảng tính các đợt tạm ứng lương trong tháng vào bảng lương cuối kỳ để tính ra mức thực lãnh cụ thể cho mọi nhân viên.
- Xây dựng bảng lương dựa trên thông tin lương nhân viên, thông tin kỳ lương và dữ liệu chấm công
- Tính các chỉ tiêu nghĩa vụ đối với nhà nước theo lương như thuế TNCN, BHXH-YT đầy đủ và chính xác
- Quản lý và theo dõi các khoản quỹ của nhân viên, tự động trừ lương vào quỹ, theo dõi chi tiêu quỹ
- Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương để quyết toán thuế TNCN cuối năm
Các báo cáo chi tiết và tổng hợp tiền lương mà kế toán viên cần chuẩn bị:
- Bảng tạm ứng lương công ty
- Phiếu tạm ứng lương nhân viên
- Bảng chấm công
- Bảng lương công ty
- Bảng kê chi tiết phụ cấp
- Phiếu lương nhân viên
- Bảng thanh toán qua Ngân hàng
- Báo cáo tổng hợp thu nhập của nhân viên
- Báo cáo quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Các biểu mẫu báo cáo BHXH
Và trong suốt quá trình làm việc các bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Chấm công thật chuẩn xác.
- Điền mức lương cơ bản (hoặc mức lương ngày) theo quy định của công ty nơi bạn làm việc (theo ý giám đốc...).
- Nếu làm trên excel: chú ý các công thức, phải kéo cho đủ (cẩn thận cái tổng lương của từng người và tổng lương toàn công ty).
- Nếu kiêm chi lương đếm tiền thật cẩn thận.
- Nếu làm lương cho công nhân theo sản phẩm nhớ đừng bớt của họ 1 đồng nào, cho dù bạn chỉ làm tròn cho dễ nhớ (người lao động ăn theo sản phẩm rất khổ nên họ tính từng chút một, bớt là thiệt cho họ).
- Nếu làm trên phần mềm kế toántính lương: Đảm bảo dữ liệu đầu vào đã đầy đủ và kiểm tra lại báo cáo được xuất ra trước khi trình lãnh đạo.
