Các trường hợp mất hóa đơn GTGT được hướng dẫn tại điều 24, thông tư 39/2014/TT-BCT theo đó việc mất, cháy, hỏng hóa đơn kế toán sẽ làm như sau:
1. Xử lý trong trường hợp mất hóa đơn đầu ra: (Do bên bán làm mất)
Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra (dù đã lập hay chưa lập) kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC ( phụ lục 3 thông tư 39/2014/TT-BTC) trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
(Mẫu BC21/AC các bạn có thể tải ở file đính kèm bên dưới)
- Mức phạt tiền đối với người bán làm mất hóa đơn đầu ra: liên 2 - liên giao cho khách hàng.
Từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng khi:
Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. ( từ 500 nghìn- 1 triệu - theo điều 12 của NĐ 105/2013/NĐ-CP )
- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
(Theo khoản 4, điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
(Trước ngày 1/8/2016, phạt theo Thông tư 10/2014/TT-BTC với mức phạt là từ 10 - 20 triệu đồng khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2)
2. Xử lý trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2:
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì các bạn làm như sau:
- Bên làm mất làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
- Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.
(Mẫu "Biên bản mất hóa đơn" các bạn có thể tải ở file đính kèm bên dưới)
- Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.
* Mức phạt : do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 - đầu vào:từ 4 - 8 triệu (Theo khoản 4, điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền
( Trước ngày 1/8/2016, Theo điểm 1, điều 12 của Thông tư 10/2014/TT-BTC phạt từ 2 - 4 triệu).
+ Nếu liên quan đến bên thứ 3 (VD như vận chuyển) thì bên nào thuê vận chuyển thì trách nhiệm thuộc về bên đó phải báo cáo mất và chịu phạt
3. Lưu ý về khoản phạt
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền:
"Công văn số 4926/TCT-CS ngày 20/11/2015 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn
Theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Luật xử lý VPHC số 15/2012/QH13 thì hành vi vi phạm hành chính do sự kiện bất khả kháng thuộc trường hợp được miễn phạt. "Sự kiện bất khả kháng" được hiểu là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép
Theo đó, Tổng cục Thuế cho rằng đối với trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 trên đường đến giao cho khách hàng do nhân viên bị cướp giật túi xách (có xác nhận của Công an), nếu qua xác minh không có gian lận và bên bán đã kê khai nộp thuế số hóa đơn bị mất thì được miễn phạt"
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
- Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
- Công ty làm mất hóa đơn sẽ làm báo cáo mất hóa đơn BC21/AC về chờ quyết định xử phạt của cơ quan thuế. Khi nào có thông báo của CQT về mức phạt thì lúc đó sẽ mang tiền đi nộp (thời hạn là 10 ngày - được ghi trên quyết định xử phạt). Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm. Nếu các bạn đã làm BC21/AC gửi CQT rồi mà sau 1 năm không thấy thông báo phạt là chúng ta không bị phạt nữa.
- Mức phạt trên là dành cho việc LÀM MẤT HÓA ĐƠN. Còn nếu làm mất mà các bạn có tình trốn tránh, hoặc không làm báo cáo, hoặc làm báo cáo chậm sau 5 ngày thì sẽ bị xử phạt tiếp về việc nộp chậm báo cáo theo điều 13 của Thông tư 10/2014/TT-BTC và đã được bổ sung bởi Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC như sau:
"Điều 13. Hành vi quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo (trừ thông báo phát hành hóa đơn) cho cơ quan thuế
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hoá đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
b) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định."
4. Xử lý trường hợp mất hóa đơn viết sai:
4.1. Mất hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế)
+ Bên làm mất vẫn làm báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn BC21/AC gửi cơ quan thuế.
+ Chỉ bị phạt cảnh cáo - Không bị phạt tiền
(Theo Công văn số 3387/TCT-CS ngày 29/7/2016 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn)
4.2. Mất hóa đơn viết sai (chưa lập hóa đơn thay thế)
Theo Công văn số 56325/CT-TTHT ngày 18/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế:
+ Bên làm mất vẫn làm báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn BC21/AC gửi cơ quan thuế.
+ Công ty bán và người mua lập biên bản nêu rõ sai sót, đồng thời Công ty bán lập hóa đơn mới giao cho người mua, trên hóa đơn mới ghi rõ thay thế cho hóa đơn số, ngày tháng năm theo quy định.
(Với trường hợp này không cần phải sao chụp liên 1, công ty bán xuất lại hóa đơn mới giao liên 2 cho bên mua để làm căn cứ kê khai hạch toán)
Nguồn: Tổng hợp
1. Xử lý trong trường hợp mất hóa đơn đầu ra: (Do bên bán làm mất)
Khi phát hiện mất hóa đơn đầu ra (dù đã lập hay chưa lập) kế toán cũng phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu BC21/AC ( phụ lục 3 thông tư 39/2014/TT-BTC) trong vòng 5 ngày kể từ khi phát hiện ra mất hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
(Mẫu BC21/AC các bạn có thể tải ở file đính kèm bên dưới)
- Mức phạt tiền đối với người bán làm mất hóa đơn đầu ra: liên 2 - liên giao cho khách hàng.
Từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng khi:
Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo
Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. ( từ 500 nghìn- 1 triệu - theo điều 12 của NĐ 105/2013/NĐ-CP )
- Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
(Theo khoản 4, điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập (liên giao cho khách hàng) có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.
(Trước ngày 1/8/2016, phạt theo Thông tư 10/2014/TT-BTC với mức phạt là từ 10 - 20 triệu đồng khi bên bán làm mất hóa đơn liên 2)
2. Xử lý trong trường hợp người mua làm mất hóa đơn đầu vào liên 2:
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người bán hoặc người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn bản gốc đã lập thì các bạn làm như sau:
- Bên làm mất làm báo cáo BC21/AC gửi cơ quan quản lý thuế trực tiếp của mình.
- Lập biên bản ghi nhận sự việc, trong biên bản ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán hàng khai, nộp thuế trong tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) trên biên bản. Người bán và người mua phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hoá đơn.
(Mẫu "Biên bản mất hóa đơn" các bạn có thể tải ở file đính kèm bên dưới)
- Sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua. Người mua được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.
Vậy là sau khi làm biên bản, và sao chụp liên 1, bên mua dùng liên 1 đó để hạch toán, kê khai và vẫn được khấu trừ thuế.
* Mức phạt : do bên mua làm mất hóa đơn liên 2 - đầu vào:từ 4 - 8 triệu (Theo khoản 4, điều 3 của Nghị định 49/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/08/2016)
Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên giao cho khách hàng), người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp người mua tìm lại được hóa đơn đã mất khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền
( Trước ngày 1/8/2016, Theo điểm 1, điều 12 của Thông tư 10/2014/TT-BTC phạt từ 2 - 4 triệu).
+ Nếu liên quan đến bên thứ 3 (VD như vận chuyển) thì bên nào thuê vận chuyển thì trách nhiệm thuộc về bên đó phải báo cáo mất và chịu phạt
3. Lưu ý về khoản phạt
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền:
"Công văn số 4926/TCT-CS ngày 20/11/2015 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn
Theo quy định tại khoản 4 Điều 11 Luật xử lý VPHC số 15/2012/QH13 thì hành vi vi phạm hành chính do sự kiện bất khả kháng thuộc trường hợp được miễn phạt. "Sự kiện bất khả kháng" được hiểu là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép
Theo đó, Tổng cục Thuế cho rằng đối với trường hợp bên bán làm mất hóa đơn liên 2 trên đường đến giao cho khách hàng do nhân viên bị cướp giật túi xách (có xác nhận của Công an), nếu qua xác minh không có gian lận và bên bán đã kê khai nộp thuế số hóa đơn bị mất thì được miễn phạt"
- Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.
- Trường hợp người bán tìm lại được hóa đơn đã mất (liên giao cho khách hàng) khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
- Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ (người bán đã lập hóa đơn khác thay thế cho các hóa đơn đã lập sai và đã xoá bỏ) thì người bán bị phạt cảnh cáo.
- Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hóa đơn.
- Công ty làm mất hóa đơn sẽ làm báo cáo mất hóa đơn BC21/AC về chờ quyết định xử phạt của cơ quan thuế. Khi nào có thông báo của CQT về mức phạt thì lúc đó sẽ mang tiền đi nộp (thời hạn là 10 ngày - được ghi trên quyết định xử phạt). Thời hiệu xử phạt mất hóa đơn là 1 năm. Nếu các bạn đã làm BC21/AC gửi CQT rồi mà sau 1 năm không thấy thông báo phạt là chúng ta không bị phạt nữa.
- Mức phạt trên là dành cho việc LÀM MẤT HÓA ĐƠN. Còn nếu làm mất mà các bạn có tình trốn tránh, hoặc không làm báo cáo, hoặc làm báo cáo chậm sau 5 ngày thì sẽ bị xử phạt tiếp về việc nộp chậm báo cáo theo điều 13 của Thông tư 10/2014/TT-BTC và đã được bổ sung bởi Khoản 7 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC như sau:
"Điều 13. Hành vi quy định về lập, gửi thông báo và báo cáo (trừ thông báo phát hành hóa đơn) cho cơ quan thuế
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hoá đơn từ ngày thứ 1 đến hết ngày thứ 10 kể từ ngày hết thời hạn theo quy định.
b) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng, trừ thông báo phát hành hóa đơn, chậm sau 10 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định
3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng với hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế. Hành vi không nộp thông báo, báo cáo gửi cơ quan thuế, trừ thông báo phát hành hóa đơn, được tính sau 20 ngày kể từ ngày hết thời hạn theo quy định."
4. Xử lý trường hợp mất hóa đơn viết sai:
4.1. Mất hóa đơn viết sai đã xóa bỏ (đã lập hóa đơn khác thay thế)
+ Bên làm mất vẫn làm báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn BC21/AC gửi cơ quan thuế.
+ Chỉ bị phạt cảnh cáo - Không bị phạt tiền
(Theo Công văn số 3387/TCT-CS ngày 29/7/2016 của Tổng cục Thuế về xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn)
4.2. Mất hóa đơn viết sai (chưa lập hóa đơn thay thế)
Theo Công văn số 56325/CT-TTHT ngày 18/8/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội về chính sách thuế:
+ Bên làm mất vẫn làm báo cáo mất cháy hỏng hóa đơn BC21/AC gửi cơ quan thuế.
+ Công ty bán và người mua lập biên bản nêu rõ sai sót, đồng thời Công ty bán lập hóa đơn mới giao cho người mua, trên hóa đơn mới ghi rõ thay thế cho hóa đơn số, ngày tháng năm theo quy định.
(Với trường hợp này không cần phải sao chụp liên 1, công ty bán xuất lại hóa đơn mới giao liên 2 cho bên mua để làm căn cứ kê khai hạch toán)
Nguồn: Tổng hợp
