Làm kế toán ai cũng ít nhiều gặp phải sai sót và hầu hết những lỗi sai ấy, dù lớn dù nhỏ cũng khiến kế toán viên gặp phải những phiền toái nhất định. Bài viết dưới đây chúng tôi tổng hợp một số sai sót thường gặp trong kế toán và cách khắc phục, xử lý để các bạn kế toán mới, chưa có nhiều kinh nghiệm có thể tham khảo.
1. Phân loại sai sót
Trong ngành kế toán có nhiều loại sai sót, trong đó, 4 loại sai sót chủ yếu là: sai sót trọng yếu và sai sót không trọng yếu (phân loại theo quy mô và mức độ ảnh hưởng); sai sót cần điều chỉnh và sai sót không cần điều chỉnh (phân loại theo tính chất).
- Sai sót trọng yếu chính là những sai sót có khả năng tác động rất lớn đến báo cáo tài chính. Người xem báo cáo có thể hiểu sai về tình hình tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến những quyết định kinh tế sau đó. Sai sót không trọng yếu là những sai sót mà tác động của nó không làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Những sai sót cần điều chỉnh là những sai sót liên quan đến số liệu kế toán hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; còn những sai sót không cần điều chỉnh là những sai sót về: câu chữ, cách trình bày, lỗi chính tả, lỗi do đánh máy...
2. Sửa chữa sai sót
- Phương pháp ghi bổ sung: Thực hiện đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh bị bỏ sót chưa ghi sổ. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ đó vào sổ kế toán bình thường như các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Ví dụ: Ngày 29/7/2017, kế toán phát hiện 1 hóa đơn mua hàng hóa ngày 20/12/2016, giá trị hóa đơn này được xác định là không có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tồn kho cũng như số liệu kế toán của năm 2016. Kế toán hạch toán luôn vào sổ kế toán tại ngày 29/7/2017 như sau:
Nợ TK 156
Nợ TK 133
Có TK liên quan
- Phương pháp ghi số âm: Áp dụng trong các trường hợp ghi sổ bị thừa, bị trùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán ghi số âm để điều chỉnh giảm chính các bút toán bị trùng, bị thừa.
Ví dụ: Ngày 25/7/2017, kế toán phát hiện một phiếu nhập kho NVL từ tháng 10/2016 bị hạch toán trùng 2 lần, giá trị số NVL này được xác định không ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tồn kho cũng như các yếu tố tài chính của DN. Kế toán điều chỉnh bằng bút toán như sau:
Nợ TK 152: (Ghi số âm)
Có TK liên quan: (ghi số âm)
hoặc
Nợ TK liên quan: Ghi số dương
Có TK 152: Ghi số dương.
- Phương pháp cải chính: Áp dụng trong các trường hợp ghi nhầm, ghi sai tài khoản, ghi sai số liệu do tính toán số học và các trường hợp sai sót khác.
Ví dụ: Ngày 30/7/2017, phát hiện một hóa đơn mua NVL từ tháng 11/2016 nhưng bị ghi sổ nhầm thành CCDC. Số NVL này được xác định không ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của DN, kế toán thực hiện điều chỉnh như sau:
Nợ TK 153
Có TK 152
Ta chia ra thành 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp sai sót trong cùng kỳ kế toán và được phát hiện trước ngày kết thúc niên độ kế toán: Thực hiện điều chỉnh vào sổ kế toán tại ngày phát hiện theo các phương pháp điều chỉnh đã nêu trên;
- Trường hợp sai sót của năm trước liền kề, được phát hiện sau ngày kết thúc niên độ kế toán nhưng trước ngày DN phát hành BCTC, kế toán thực hiện điều chỉnh vào sổ sách của năm phát sinh sai sót, đồng thời ghi rõ nội dung điều chỉnh vào mục "Các sự kiện phát sinh cần điều chỉnh sau ngày kết thúc niên độ kế toán" trên bản Thuyết minh BCTC của năm phát sinh sai sót. Cách thức điều chỉnh vẫn là chọn 1 trong 3 phương pháp đã nêu ở trên.
- Trường hợp sai sót của năm trước hoặc các năm trước nhưng được phát hiện sau ngày phát hành BCTC, kế toán phải thực hiện các thủ tục gọi là ĐIỀU CHỈNH HỒI TỐ theo trình tự sau:
+ Bước 1: Tính toán ảnh hưởng của sai sót đối với BCTC, bao gồm: Sự ảnh hưởng lên những số từng năm và sự ảnh hưởng lên số lũy kế;
+ Bước 2: Điều chỉnh ảnh hưởng lũy kế của sai sót vào số dư đầu năm phát hiện của các tài khoản liên quan;
+ Bước 3: Khi kết thúc niên độ kế toán của năm phát hiện, trước khi sử dụng số liệu trên BCTC năm trước để lập cột thông tin so sánh (cột "số năm trước" trên BC KQKD hoặc cột "Số đầu năm" trên Bảng CĐKT) cho BCTC năm phát hiện thì phải điều chỉnh ảnh hưởng của sai sót đối với các số liệu này;
Bước 4: Công bố thông tin về sai sót trên bản TM BCTC năm phát hiện gồm: Bản chất và nguyên nhân sai sót; ảnh hưởng của sai sót đến các khoản mục và phương pháp đã áp dụng để điều chỉnh sai sót.
Ví dụ: Ngày 30 tháng 7 năm 2017, kế toán phát hiện bỏ sót chưa ghi sổ đối với một hóa đơn bán hàng cho khách hàng A vào ngày 30/6/2016, giá bán chưa thuế là 200.000.000, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền khách hàng. Giá vốn lô hàng này 150.000.000. Nghiệp vụ này được xác định là có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của DN. Kế toán thực hiện điều chỉnh theo các bước như sau:
* Ảnh hưởng lên số từng năm: Nghiệp vụ kia đã làm sai lệch số liệu trên các tài khoản năm 2016 cụ thể là:
Tài 131 tổng hợp và chi tiết theo khách hàng A bị thiếu: 220.000.000
Tài khoản 511 bị thiếu: 200.000.000
Tài khoản 3331 bị thiếu: 20.000.000
Tài khoản 632 bị thiếu: 150.000.000
Tài khoản 156 bị thừa: 150.000.000
Dẫn đến:
Lợi nhuận kế toán trước thuế bị thiếu: 50.000.000
Thuế TNDN phải nộp bị thiếu: 10.000.000
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối bị thiếu: 40.000.000
* Ảnh hưởng lên số lũy kế: Từ sự ảnh hưởng lên các tài khoản trên, kế toán xác định số cần điều chỉnh vào số dư các sổ tài khoản đầu năm 2017 như sau:
Điều chỉnh tăng sổ tổng hợp 131 và sổ chi tiết 131(A): 220.000.000
Điều chỉnh tăng tài khoản 333: 30.000.000 (chi tiết 3331: 20.000.000 và 3334: 10.000.000).
Điều chỉnh giảm tài khoản 156: 150.000.000
Điều chỉnh tăng tài khoản 421: 40.000.000
Khi lập BCTC năm 2017, kế toán phải điều chỉnh lại số liệu cuối năm 2016 của các khoản mục liên quan các tài khoản nêu trên để trước khi đưa vào cột thông tin so sánh của BCTC năm 2017.
Khi lập bản Thuyết minh BCTC năm 2017, kế toán phải công bố thông tin sai sót gồm:
+ Bản chất và nguyên nhân sai sót: Bỏ sót nghiệp vụ bán hàng chưa ghi sổ.
+ Ảnh hưởng của sai sót: (nêu lại giống như phần đánh giá ảnh hưởng ở trên).
+ Phương pháp áp dụng để điều chỉnh sai sót: (Nêu lại các phương pháp đã thực hiện cho từng tài khoản, từng khoản mục... Ví dụ: “Tài khoản 156 thực hiện ghi số âm: 150.000.000” hay “Tài khoản 421 thực hiện ghi bổ sung: 40.000.000”).
Ngoài ra, cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để tránh các sai sót không đáng có trong ngành kế toán hiện nay, các bạn có thể sử dụng các phần mềm công nghệ dành cho kế toán và hỗ trợ kế toán. CMC Soft hiện đang cung cấp rất nhiều phần mềm chuyên dụng giúp cho kế toán có thể làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và chính xác hơn. Nổi bật nhất là Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp CeAC mà các bạn có thể cân nhắc lựa chọn.
1. Phân loại sai sót
Trong ngành kế toán có nhiều loại sai sót, trong đó, 4 loại sai sót chủ yếu là: sai sót trọng yếu và sai sót không trọng yếu (phân loại theo quy mô và mức độ ảnh hưởng); sai sót cần điều chỉnh và sai sót không cần điều chỉnh (phân loại theo tính chất).
- Sai sót trọng yếu chính là những sai sót có khả năng tác động rất lớn đến báo cáo tài chính. Người xem báo cáo có thể hiểu sai về tình hình tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến những quyết định kinh tế sau đó. Sai sót không trọng yếu là những sai sót mà tác động của nó không làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
- Những sai sót cần điều chỉnh là những sai sót liên quan đến số liệu kế toán hoặc nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; còn những sai sót không cần điều chỉnh là những sai sót về: câu chữ, cách trình bày, lỗi chính tả, lỗi do đánh máy...
2. Sửa chữa sai sót
- Nếu là sai sót không trọng yếu
- Phương pháp ghi bổ sung: Thực hiện đối với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh bị bỏ sót chưa ghi sổ. Kế toán ghi nhận nghiệp vụ đó vào sổ kế toán bình thường như các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Ví dụ: Ngày 29/7/2017, kế toán phát hiện 1 hóa đơn mua hàng hóa ngày 20/12/2016, giá trị hóa đơn này được xác định là không có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tồn kho cũng như số liệu kế toán của năm 2016. Kế toán hạch toán luôn vào sổ kế toán tại ngày 29/7/2017 như sau:
Nợ TK 156
Nợ TK 133
Có TK liên quan
- Phương pháp ghi số âm: Áp dụng trong các trường hợp ghi sổ bị thừa, bị trùng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Kế toán ghi số âm để điều chỉnh giảm chính các bút toán bị trùng, bị thừa.
Ví dụ: Ngày 25/7/2017, kế toán phát hiện một phiếu nhập kho NVL từ tháng 10/2016 bị hạch toán trùng 2 lần, giá trị số NVL này được xác định không ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tồn kho cũng như các yếu tố tài chính của DN. Kế toán điều chỉnh bằng bút toán như sau:
Nợ TK 152: (Ghi số âm)
Có TK liên quan: (ghi số âm)
hoặc
Nợ TK liên quan: Ghi số dương
Có TK 152: Ghi số dương.
- Phương pháp cải chính: Áp dụng trong các trường hợp ghi nhầm, ghi sai tài khoản, ghi sai số liệu do tính toán số học và các trường hợp sai sót khác.
Ví dụ: Ngày 30/7/2017, phát hiện một hóa đơn mua NVL từ tháng 11/2016 nhưng bị ghi sổ nhầm thành CCDC. Số NVL này được xác định không ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của DN, kế toán thực hiện điều chỉnh như sau:
Nợ TK 153
Có TK 152
- Nếu sai sót được xác định là có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của doanh nghiệp
Ta chia ra thành 3 trường hợp sau đây:
- Trường hợp sai sót trong cùng kỳ kế toán và được phát hiện trước ngày kết thúc niên độ kế toán: Thực hiện điều chỉnh vào sổ kế toán tại ngày phát hiện theo các phương pháp điều chỉnh đã nêu trên;
- Trường hợp sai sót của năm trước liền kề, được phát hiện sau ngày kết thúc niên độ kế toán nhưng trước ngày DN phát hành BCTC, kế toán thực hiện điều chỉnh vào sổ sách của năm phát sinh sai sót, đồng thời ghi rõ nội dung điều chỉnh vào mục "Các sự kiện phát sinh cần điều chỉnh sau ngày kết thúc niên độ kế toán" trên bản Thuyết minh BCTC của năm phát sinh sai sót. Cách thức điều chỉnh vẫn là chọn 1 trong 3 phương pháp đã nêu ở trên.
- Trường hợp sai sót của năm trước hoặc các năm trước nhưng được phát hiện sau ngày phát hành BCTC, kế toán phải thực hiện các thủ tục gọi là ĐIỀU CHỈNH HỒI TỐ theo trình tự sau:
+ Bước 1: Tính toán ảnh hưởng của sai sót đối với BCTC, bao gồm: Sự ảnh hưởng lên những số từng năm và sự ảnh hưởng lên số lũy kế;
+ Bước 2: Điều chỉnh ảnh hưởng lũy kế của sai sót vào số dư đầu năm phát hiện của các tài khoản liên quan;
+ Bước 3: Khi kết thúc niên độ kế toán của năm phát hiện, trước khi sử dụng số liệu trên BCTC năm trước để lập cột thông tin so sánh (cột "số năm trước" trên BC KQKD hoặc cột "Số đầu năm" trên Bảng CĐKT) cho BCTC năm phát hiện thì phải điều chỉnh ảnh hưởng của sai sót đối với các số liệu này;
Bước 4: Công bố thông tin về sai sót trên bản TM BCTC năm phát hiện gồm: Bản chất và nguyên nhân sai sót; ảnh hưởng của sai sót đến các khoản mục và phương pháp đã áp dụng để điều chỉnh sai sót.
Ví dụ: Ngày 30 tháng 7 năm 2017, kế toán phát hiện bỏ sót chưa ghi sổ đối với một hóa đơn bán hàng cho khách hàng A vào ngày 30/6/2016, giá bán chưa thuế là 200.000.000, thuế GTGT 10%, chưa thu tiền khách hàng. Giá vốn lô hàng này 150.000.000. Nghiệp vụ này được xác định là có ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính của DN. Kế toán thực hiện điều chỉnh theo các bước như sau:
* Ảnh hưởng lên số từng năm: Nghiệp vụ kia đã làm sai lệch số liệu trên các tài khoản năm 2016 cụ thể là:
Tài 131 tổng hợp và chi tiết theo khách hàng A bị thiếu: 220.000.000
Tài khoản 511 bị thiếu: 200.000.000
Tài khoản 3331 bị thiếu: 20.000.000
Tài khoản 632 bị thiếu: 150.000.000
Tài khoản 156 bị thừa: 150.000.000
Dẫn đến:
Lợi nhuận kế toán trước thuế bị thiếu: 50.000.000
Thuế TNDN phải nộp bị thiếu: 10.000.000
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối bị thiếu: 40.000.000
* Ảnh hưởng lên số lũy kế: Từ sự ảnh hưởng lên các tài khoản trên, kế toán xác định số cần điều chỉnh vào số dư các sổ tài khoản đầu năm 2017 như sau:
Điều chỉnh tăng sổ tổng hợp 131 và sổ chi tiết 131(A): 220.000.000
Điều chỉnh tăng tài khoản 333: 30.000.000 (chi tiết 3331: 20.000.000 và 3334: 10.000.000).
Điều chỉnh giảm tài khoản 156: 150.000.000
Điều chỉnh tăng tài khoản 421: 40.000.000
Khi lập BCTC năm 2017, kế toán phải điều chỉnh lại số liệu cuối năm 2016 của các khoản mục liên quan các tài khoản nêu trên để trước khi đưa vào cột thông tin so sánh của BCTC năm 2017.
Khi lập bản Thuyết minh BCTC năm 2017, kế toán phải công bố thông tin sai sót gồm:
+ Bản chất và nguyên nhân sai sót: Bỏ sót nghiệp vụ bán hàng chưa ghi sổ.
+ Ảnh hưởng của sai sót: (nêu lại giống như phần đánh giá ảnh hưởng ở trên).
+ Phương pháp áp dụng để điều chỉnh sai sót: (Nêu lại các phương pháp đã thực hiện cho từng tài khoản, từng khoản mục... Ví dụ: “Tài khoản 156 thực hiện ghi số âm: 150.000.000” hay “Tài khoản 421 thực hiện ghi bổ sung: 40.000.000”).
Ngoài ra, cách nhanh chóng và hiệu quả nhất để tránh các sai sót không đáng có trong ngành kế toán hiện nay, các bạn có thể sử dụng các phần mềm công nghệ dành cho kế toán và hỗ trợ kế toán. CMC Soft hiện đang cung cấp rất nhiều phần mềm chuyên dụng giúp cho kế toán có thể làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và chính xác hơn. Nổi bật nhất là Phần mềm Kế toán Doanh nghiệp CeAC mà các bạn có thể cân nhắc lựa chọn.
Tổng hợp
