1. Các sai phạm về hạch toán "Phải trả người lao động" và rủi ro cho doanh nghiệp
Việc hạch toán không chính xác các khoản phải trả người lao động có thể gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, bao gồm ảnh hưởng đến uy tín, trách nhiệm pháp lý, và khả năng duy trì mối quan hệ tốt với người lao động. Theo mình học thì dưới đây là các sai phạm phổ biến, các quy định pháp luật liên quan, và giải pháp để xử lý.1.1. Sai sót trong ghi nhận lương và các khoản phụ cấp
- Sai phạm:
- Hạch toán thiếu hoặc sai các khoản lương, tiền công, phụ cấp (như tiền ăn trưa, tiền xăng xe, thưởng hiệu quả công việc).
- Không tính hoặc tính thiếu các khoản phụ cấp bắt buộc theo quy định.
- Ghi nhận lương khống cho nhân viên không có thực nhằm mục đích giảm thuế hoặc rút ruột quỹ công ty.
- Rủi ro:
- Doanh nghiệp có thể bị phạt vi phạm hành chính và truy thu các khoản thuế liên quan.
- Mất uy tín và làm giảm động lực của người lao động nếu họ phát hiện bị tính thiếu lương hoặc phụ cấp.
- Dễ bị khiếu nại và tranh chấp lao động từ phía nhân viên.
- Quy định pháp luật:
- Theo Điều 94, Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ trả đủ và đúng thời hạn tiền lương và phụ cấp cho người lao động.
- Nghị định 12/2022/NĐ-CP, quy định về mức phạt vi phạm trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội.
- Hướng giải quyết:
- Xây dựng quy trình chặt chẽ trong việc kiểm tra bảng lương và các khoản phụ cấp trước khi thanh toán.
- Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tính toán lương tự động, giảm thiểu sai sót.
- Định kỳ đối chiếu dữ liệu giữa phòng kế toán và phòng nhân sự.
1.2. Không ghi nhận hoặc ghi nhận sai các khoản phải trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
- Sai phạm:
- Doanh nghiệp không trích nộp đúng và đủ các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.
- Hạch toán thiếu các khoản bảo hiểm phải trả cho người lao động.
- Trì hoãn việc nộp bảo hiểm dẫn đến nợ đọng bảo hiểm.
- Rủi ro:
- Bị truy thu và phạt do nộp thiếu hoặc chậm trễ các khoản bảo hiểm bắt buộc.
- Làm mất lòng tin của người lao động, dẫn đến tình trạng kiện tụng, tranh chấp lao động.
- Quy định pháp luật:
- Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Nghị định 143/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp có nghĩa vụ trích nộp các khoản bảo hiểm đúng thời hạn.
- Điều 38, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, yêu cầu doanh nghiệp phải nộp bảo hiểm trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động.
- Hướng giải quyết:
- Thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ để đảm bảo các khoản bảo hiểm được trích nộp đúng hạn.
- Sử dụng phần mềm kế toán và nhân sự để tự động hóa việc tính toán và trích nộp bảo hiểm.
- Tư vấn định kỳ cho nhân viên về quyền lợi bảo hiểm để tăng cường tính minh bạch.
1.3. Hạch toán thiếu các khoản trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm
- Sai phạm:
- Không tính đúng các khoản trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
- Trì hoãn hoặc không chi trả trợ cấp theo quy định của pháp luật.
- Rủi ro:
- Bị khiếu nại và khởi kiện bởi người lao động.
- Bị phạt vi phạm hành chính và truy thu trợ cấp còn thiếu.
- Quy định pháp luật:
- Theo Điều 46 và Điều 47, Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ chi trả trợ cấp thôi việc và trợ cấp mất việc làm cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng.
- Nghị định 28/2020/NĐ-CP, quy định mức phạt đối với hành vi vi phạm trong lĩnh vực lao động.
- Hướng giải quyết:
- Doanh nghiệp cần xác định chính xác số năm làm việc và mức lương để tính trợ cấp đúng theo quy định.
- Kiểm tra đối chiếu dữ liệu nhân sự để đảm bảo tính toán chính xác.
1.4. Ghi nhận sai thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
- Sai phạm:
- Không khấu trừ hoặc khấu trừ sai thuế TNCN cho người lao động, đặc biệt là các khoản thưởng, phụ cấp và lợi ích khác.
- Hạch toán thiếu hoặc sai khi nộp thuế TNCN cho Nhà nước.
- Rủi ro:
- Doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt nếu cơ quan thuế phát hiện sai phạm.
- Gây ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín của doanh nghiệp.
- Quy định pháp luật:
- Theo Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi 2012) và Thông tư 111/2013/TT-BTC, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN từ thu nhập của người lao động.
- Hướng giải quyết:
- Rà soát định kỳ các khoản thu nhập của người lao động để đảm bảo khấu trừ đúng thuế TNCN.
- Sử dụng phần mềm quản lý lương để tự động tính toán và khấu trừ thuế.
2. Biện pháp phòng ngừa và giải pháp khắc phục tổng thể
- Đào tạo nhân viên kế toán và nhân sự về các quy định pháp luật mới nhất liên quan đến lao động, bảo hiểm và thuế.
- Sử dụng phần mềm kế toán và nhân sự để tự động hóa quy trình tính lương, khấu trừ thuế, và trích nộp bảo hiểm.
- Thiết lập quy trình kiểm tra nội bộ chặt chẽ để phát hiện và khắc phục sai sót kịp thời.
- Tổ chức kiểm toán nội bộ định kỳ để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các rủi ro pháp lý.
- Tăng cường giao tiếp với người lao động về quyền lợi để xây dựng môi trường làm việc minh bạch và tin cậy.
Các anh chị đi trước góp ý thêm giúp em để hoàn thiện thêm phục vụ cho công việc.
