Câu chuyện deadline và trễ deadline luôn là vấn về nan giải muôn thuở của những người đi làm. Nguyên nhân của việc không đúng deadline xuất phát từ việc thiếu khoa học trong sắp xếp công việc. Một kế hoạch làm việc hiệu quả và thông minh giúp bạn tối ưu được quy trình và thời gian. Vậy bạn đã nắm những bí quyết để có một kế hoạch làm việc hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn phương pháp tốt nhất giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả và nói không với “trễ deadline”
Lên kế hoạch từ tối hôm trước
Vào mỗi tối, bạn hãy lên kế hoạch những việc quan trọng cần làm vào ngày hôm sau. Cho dù bạn viết trên giấy hay một ứng dụng nào đó, hãy viết ra những suy nghĩ của bạn để bạn có thể ghi nhớ và chắc rằng là mình sẽ không quên nó vào ngày mai.
Phân chia những nhiệm vụ theo mức độ quan trọng
Trong phần này, bạn nên ghi nhớ và tuân thủ 4 quy tắc:
1, Dọn dẹp tâm trí
Thỉnh thoảng tâm trí của bạn sẽ đầy ắp các ý tưởng, danh sách, nhiệm vụ, dự án và những điều lặt vặt khác phải ghi nhớ. Hãy ngồi xuống và dành ra 30 phút để viết tất cả mọi thứ trong đầu bạn thành một danh sách. Sau đó, bạn có thể bắt đầu chia công việc của bạn và phân bổ thời gian phù hợp.
2, Sắp xếp theo 4 cấp độ
Học cách ưu tiên như thế nào rất là quan trọng trong việc lên kế hoạch. Bạn hãy sắp xếp các công việc trong danh sách làm việc của bạn theo thứ tự từ quan trọng nhất cho đến ít quan trọng nhất, và làm chúng theo thứ tự mà bạn đã sắp xếp.
Đánh giá mức độ công việc thì theo 2 tiêu chí: Tính quan trọng và tính khẩn cấp . Một công việc quan trọng là công việc nếu trì hoãn nó thì các công việc khác không thể thực hiện. Nên những công việc vào mục quan trọng là những việc bạn không thể bỏ qua. Hãy ưu tiên làm nó trước tiên. Trong trường hợp cả hai việc đều quan trọng như nhau hãy xét đến tính cấp bách. Sự khẩn cấp thể hiện thời hạn công việc. Ví dụ, một công việc deadline là ngày mai – thực hiện nó trước; một công việc deadline là những ngày sau – bạn có thể thực hiện nó sau.
3, Phân bổ công việc theo lịch
Điều này rất hữu ích để kiểm tra các kế hoạch công việc của bạn với thời gian biểu. Hãy lên kế hoạch công việc của bạn vào nhật ký hoặc lịch trực tuyến vì như vậy bạn có thể hình dung được công việc trong ngày của mình như thế nào. Thêm các công việc cần làm lại vào những khoảng thời gian hoặc các ngày cụ thể, chúng sẽ thành thói quen và bạn sẽ luôn biết được lịch trình của mình như thế nào.
4, Cố gắng giới hạn thời gian
Điều này rất hữu ích để kiểm tra các kế hoạch công việc của bạn với thời gian biểu. Hãy lên kế hoạch công việc của bạn vào nhật ký hoặc lịch điện thoại. Vì như vậy bạn có thể hình dung được công việc trong ngày của mình như thế nào. Thêm các công việc cần làm lại vào những khoảng thời gian hoặc các ngày cụ thể, chúng sẽ thành thói quen và bạn sẽ luôn biết được lịch trình của mình như thế nào.
Thiền
Thiền là công cụ tuyệt vời cho tăng năng suất làm việc của bạn. Khi bạn luôn chú ý và tâp trung thì năng suất sẽ tốt hơn rất nhiều. Bạn có thể học cách thiền qua các video trên Youtube. Điều này giúp bạn dành ra vài phút thư giãn tâm trí – bạn sẽ gặt hái được thành quả khi tâm trí của bạn được thư giãn.
Có kỷ luật trong thực hiện kế hoạch
Để duy trì công việc thì luôn yêu cầu một số kỷ luật. Tự mình lên kế hoạch cho công việc, có thời gian biểu nghỉ ngơi, hãy tự thưởng cho mình những giờ nghỉ, và chia nhỏ những công việc mà mình không thích, tốt hơn là bạn có thể ủy nhiệm cho người khác.
Tạm tránh xa hộp thư
Email cũng chiếm một khoảng thời gian trong năng suất làm việc. Hãy sử dụng phần mềm Awayfin. Thiết lập thông báo cho các email quan trọng, và lên lịch kiểm tra email một hoặc hai lần trong ngày. Nên tạo một thư mục cho các email không khẩn cấp để trả lời sau, và đặt các thư mục này vào khoảng thời gian trống trong lịch của bạn để kiểm tra khoảng 2 lần một tuần, tránh bị trôi đi bởi các hội thoại khác.
Thiết lập thời gian biểu linh hoạt
Sử dụng thời gian biểu và danh sách công việc của bạn theo như hướng dẫn. Nhưng hãy linh hoạt hơn khi công việc thay đổi hoặc bạn gặp phải trường hợp không theo ý muốn. Hãy chuẩn bị để có thể sắp xếp lại danh sách của bạn tùy thuộc vào các yêu cầu khác, nhưng hãy luôn giữ kỷ luật để đảm bảo công việc được hoàn thành.
Theo Thùy Dương (Viecngay.vn)
