Khi bạn mới làm kế toán sẽ rất lóng ngóng và thao tác không được nhanh. Điều quan trọng kế toán luôn phải định khoản đúng. Bài viết sau đây sẽ bật mí cho bạn bí kíp giúp định khoản nhanh và chính xác hơn dành cho các bạn kế toán mới vào nghề nhé!
1.Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản
Điều đầu tiên là bạn cần học thuộc và nắm chắc trong lòng bàn tay công cụ cơ bản nhất này. Vì chỉ khi học thuộc danh mục hệ thống tài khoản thì bạn mới biết nó định khoản như thế nào, tài khoản bao nhiêu mà thôi.
Mới đầu bạn có thể không nhớ hết các loại tài khoản thì có thể học thuộc tài khoản cấp 1 trước cho dễ nhớ. Sau đó khi đi làm thì khi định khoản phải định khoản rõ ở tài khoản cấp thấp nhất để chi tiết hơn.
2. Nắm được bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế kế toán phát sinh thì bạn cần hiểu và nắm được bản chất của nghiệp vụ đó là gì, từ đó có thể định hướng được cách định khoản xem nó thuộc tài khoản loại nào và nợ có ra sao.
Những bước đầu tiên tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng nhé!
3. Phân biệt được cách sử dụng từng nhóm tài khoản.
Làm sao để có thể phân biệt được?
Điều này có nghĩa là khi có nghiệp vụ phát sinh thì bạn phải hiểu và biết nó ảnh hưởng tới những tài khoản nhóm nào? Và muốn làm được điều này thì bạn phải biết và nắm rõ định nghĩa của từng nhóm tài khoản.
+ Nhóm tài khoản loại 1,2 ( Tài sản): Là những tài sản thuộc sở hữu của Công ty ohast sinh tăng được ghi bên Nợ, phát sinh giảm được ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Nợ ( Đây được coi là Nguyên tắc chúng ta buộc phải thuộc mà không nên hỏi vì sao như vậy nhé!). Tài sản thì mang lợi ích kinh tế trong tương lai khi chúng ta sử dụng nó.
Ví dụ như: Tiền mặt, Ô tô, Tiền gửi ngân hàng, Máy móc, thiết bị…
+ Nhóm tài khoản loại 3,4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành lên Tài sản. Bất kỳ một tài sản nào cũng có nguồn hình thành: có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả- loại 3, và Vốn chủ sở hữu- loại 4. Bạn có thể học thuộc tính chất tài khoản loại 1,2 và suy ra tính chất tài khoản 3,4. Tính chất loại 3 và 4 ngược lại so với tài khoản loại 1,2. Khi phát sinh tăng thì tài khoản loại 3,4 được ghi bên Có, phát sinh giảm được ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Có.
Ví dụ như: Máy móc thiết bị của Công ty là do đâu mà có? Là do Chủ sở hữu bỏ tiền ra mua. Vậy Máy móc được hình thành từ loại 4 là Vốn chủ sở hữu. Và nếu trường hợp Công ty mua máy móc thiết bị này còn thiếu tiền thì nó được hình thành từ loại 3- Nợ phải trả.
+ Nhóm tài khoản loại 5,7 (Doanh thu): Khi phát sinh tăng doanh thu được ghi nhận bên Có, phát sinh giảm bên Nợ là do cuối tháng được kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xem lãi hay lỗ. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta thực hiện bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
Ví dụ như: Công ty kinh doanh điều hoà. Khi bán điều hoà cho khách hàng và khách hàng trả tiền cho Công ty thì kế toán ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (loại 5,7).
+ Nhóm tài khoản 6,8 (Chi phí): Cũng giống như 1,2 và nhóm 3,4 đối ngược nhau. Tài khoản nhóm 6,8 có tính chất ngược với tài khoản 5,7. Khi có phát sinh tăng chi phí được ghi nhận bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển sang loại 9 để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh, không mang lại lợi ích kinh tế trong các kỳ kinh tế tiếp theo. Tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng. Điều này các bạn hết sức lưu ý nhé!
Ví dụ như: Chi phí tiền lương tháng 04/2018, chi phí tiền điện tháng 04/2018… đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí này chỉ liên quan đến tháng nó phát sinh, không ảnh hưởng và liên quan đến những tháng sau.
4. Biết được tính chất ghi sổ Nợ Có của nhóm tài khoản từ loại 1- 9
+Tài khoản loại 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có.
+Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại với 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=> Trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm thì chúng ta sẽ biết cách ghi nợ và ghi có. KHÔNG NÊN HỎI VÌ SAO MÀ PHẢI HỌC THUỘC VÌ ĐÂY LÀ NGUYÊN TẮC
Về số dư tài khoản của từng nhóm tài khoản
+Nhóm tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ; Số dư cuối kỳ bên nợ = Số dư đầu kỳ bên nợ 1;2 (+) Phát sinh tăng bên nợ - Phát sinh giảm bên có.
+Nhóm tài khoản loại 3; 4: có số dư bên Có; Số dư cuối kỳ bên có = Số dư đầu kỳ bên Có 3;4 (+) Phát sinh tăng bên có - Phát sinh giảm bên Nợ
+Nhóm tài khoản loại 5; 6; 7; 8; 9: không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Do đó số dư = 0. Tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có).
Lưu ý:
Khi phát sinh nghiệp vụ thì chúng ta phải ghi tài khoản con trong danh mục hệ thống thông tư 200 hoặc Thông tư 133. Muốn biết ghi tài khoản con nào thì có vài cách sau:
5. Nghiệp vụ phải có tài khoản ghi Nợ và ghi Có
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra thì ảnh hưởng ít nhất đến 2 tài khoản. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có ( hoặc có thể 3 tài khoản trở lên). Và tổng số tiền bên Nợ phải bằng tổng số tiền bên Có
Theo Huyen Babi
1.Học thuộc danh mục hệ thống tài khoản
Điều đầu tiên là bạn cần học thuộc và nắm chắc trong lòng bàn tay công cụ cơ bản nhất này. Vì chỉ khi học thuộc danh mục hệ thống tài khoản thì bạn mới biết nó định khoản như thế nào, tài khoản bao nhiêu mà thôi.
Mới đầu bạn có thể không nhớ hết các loại tài khoản thì có thể học thuộc tài khoản cấp 1 trước cho dễ nhớ. Sau đó khi đi làm thì khi định khoản phải định khoản rõ ở tài khoản cấp thấp nhất để chi tiết hơn.
2. Nắm được bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế kế toán phát sinh thì bạn cần hiểu và nắm được bản chất của nghiệp vụ đó là gì, từ đó có thể định hướng được cách định khoản xem nó thuộc tài khoản loại nào và nợ có ra sao.
Những bước đầu tiên tuy đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng nhé!
3. Phân biệt được cách sử dụng từng nhóm tài khoản.
Làm sao để có thể phân biệt được?
Điều này có nghĩa là khi có nghiệp vụ phát sinh thì bạn phải hiểu và biết nó ảnh hưởng tới những tài khoản nhóm nào? Và muốn làm được điều này thì bạn phải biết và nắm rõ định nghĩa của từng nhóm tài khoản.
+ Nhóm tài khoản loại 1,2 ( Tài sản): Là những tài sản thuộc sở hữu của Công ty ohast sinh tăng được ghi bên Nợ, phát sinh giảm được ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Nợ ( Đây được coi là Nguyên tắc chúng ta buộc phải thuộc mà không nên hỏi vì sao như vậy nhé!). Tài sản thì mang lợi ích kinh tế trong tương lai khi chúng ta sử dụng nó.
Ví dụ như: Tiền mặt, Ô tô, Tiền gửi ngân hàng, Máy móc, thiết bị…
+ Nhóm tài khoản loại 3,4 (Nguồn vốn): Nguồn vốn là nguồn hình thành lên Tài sản. Bất kỳ một tài sản nào cũng có nguồn hình thành: có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả- loại 3, và Vốn chủ sở hữu- loại 4. Bạn có thể học thuộc tính chất tài khoản loại 1,2 và suy ra tính chất tài khoản 3,4. Tính chất loại 3 và 4 ngược lại so với tài khoản loại 1,2. Khi phát sinh tăng thì tài khoản loại 3,4 được ghi bên Có, phát sinh giảm được ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Có.
Ví dụ như: Máy móc thiết bị của Công ty là do đâu mà có? Là do Chủ sở hữu bỏ tiền ra mua. Vậy Máy móc được hình thành từ loại 4 là Vốn chủ sở hữu. Và nếu trường hợp Công ty mua máy móc thiết bị này còn thiếu tiền thì nó được hình thành từ loại 3- Nợ phải trả.
+ Nhóm tài khoản loại 5,7 (Doanh thu): Khi phát sinh tăng doanh thu được ghi nhận bên Có, phát sinh giảm bên Nợ là do cuối tháng được kết chuyển vào loại 9 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xem lãi hay lỗ. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta thực hiện bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng.
Ví dụ như: Công ty kinh doanh điều hoà. Khi bán điều hoà cho khách hàng và khách hàng trả tiền cho Công ty thì kế toán ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (loại 5,7).
+ Nhóm tài khoản 6,8 (Chi phí): Cũng giống như 1,2 và nhóm 3,4 đối ngược nhau. Tài khoản nhóm 6,8 có tính chất ngược với tài khoản 5,7. Khi có phát sinh tăng chi phí được ghi nhận bên Nợ, phát sinh giảm ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển sang loại 9 để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh, không mang lại lợi ích kinh tế trong các kỳ kinh tế tiếp theo. Tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng. Điều này các bạn hết sức lưu ý nhé!
Ví dụ như: Chi phí tiền lương tháng 04/2018, chi phí tiền điện tháng 04/2018… đây là nhóm chi phí 6,8 vì những khoản chi phí này chỉ liên quan đến tháng nó phát sinh, không ảnh hưởng và liên quan đến những tháng sau.
4. Biết được tính chất ghi sổ Nợ Có của nhóm tài khoản từ loại 1- 9
+Tài khoản loại 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Nợ, phát sinh GIẢM ghi bên Có.
+Tài khoản loại: 3;4;5;7: Ngược lại với 1;2;6;8: Phát sinh TĂNG ghi bên Có, phát sinh GIẢM ghi bên Nợ.
=> Trước mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản được ta chỉ cần xác định xem nghiệp vụ đó liên quan đến tài khoản nào, tài khoản đó thuộc loại nào, phát sinh tăng hay giảm thì chúng ta sẽ biết cách ghi nợ và ghi có. KHÔNG NÊN HỎI VÌ SAO MÀ PHẢI HỌC THUỘC VÌ ĐÂY LÀ NGUYÊN TẮC
Về số dư tài khoản của từng nhóm tài khoản
+Nhóm tài khoản loại 1;2 có số dư bên Nợ; Số dư cuối kỳ bên nợ = Số dư đầu kỳ bên nợ 1;2 (+) Phát sinh tăng bên nợ - Phát sinh giảm bên có.
+Nhóm tài khoản loại 3; 4: có số dư bên Có; Số dư cuối kỳ bên có = Số dư đầu kỳ bên Có 3;4 (+) Phát sinh tăng bên có - Phát sinh giảm bên Nợ
+Nhóm tài khoản loại 5; 6; 7; 8; 9: không có số dư (đây là tài khoản dùng để kết chuyển xác định kết quả kinh doanh, phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào tài khoản 911. Do đó số dư = 0. Tổng phát sinh bên nợ phải bằng tổng phát sinh bên có).
Lưu ý:
Khi phát sinh nghiệp vụ thì chúng ta phải ghi tài khoản con trong danh mục hệ thống thông tư 200 hoặc Thông tư 133. Muốn biết ghi tài khoản con nào thì có vài cách sau:
5. Nghiệp vụ phải có tài khoản ghi Nợ và ghi Có
Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh xảy ra thì ảnh hưởng ít nhất đến 2 tài khoản. Trong đó phải có 1 tài khoản ghi Nợ và 1 tài khoản ghi Có ( hoặc có thể 3 tài khoản trở lên). Và tổng số tiền bên Nợ phải bằng tổng số tiền bên Có
Theo Huyen Babi
