Xây dựng là một trong những loại hình kế toán khó và cần phải lưu ý rất nhiều điều, đặc biệt là khi cơ quan thuế xuống thanh tra. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ 6 lưu ý về mảng kế toán xây dựng khi bị thanh tra thuế kiểm tra. Mong là nó sẽ hữu ích cho các bạn kế toán chuyên ngành.
Lưu ý 1: Hóa đơn nguyên vật liệu phục vụ công trình xây dựng
– Khi thi công mà mua sắt thép ở khác địa phương thì nhớ phải có hóa đơn, phương tiện vận chuyển để chứng minh nếu công ty không có xe tải vận chuyển => loại bỏ không được chấp nhận, còn mua cùng nơi địa phương thi công thì ok
– Nếu vận chuyển thì phải có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, phương tiện vận chuyển có thể là : xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển
– Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá…. sử dụng cho công trình vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán nhân công không bao thầu nguyên vật liệu
Lưu ý 2: Chứng minh nguyên vật liệu phục vụ công trình xây dựng
– Công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ, nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá… mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy nào thì phần NVL có sắt thép, cát, đá, sỏi…phải ghi rõ là hạng mục đó có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công nên NVL đã được chủ đầu tư cung cấp
– Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư… khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép…được chấp nhận là chi phí hợp lý
Lưu ý 3: Hóa đơn xăng xe ô tô phục vụ việc đi lại
– Hóa đơn xăng quá nhiều mua liên tục các ngày trong tháng ko phù hợp định mức nhà nước, xuất toán 1 phần
– Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí…riêng khoản này tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu
– Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải, khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý
– Chi phí xăng, dầu bi loại sẽ bị xuất toán chi phí khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp và truy lại tiền thuế giá trị gia tăng: đồng nghĩa bị phạt chậm nộp 0.05% + phạt 20%/ tiền thuế chậm nộp
Lưu ý 4: Hóa đơn nhân công của doanh nghiệp bỏ trốn
– Mua phải hóa đơn doanh nghiệp đã bỏ trốn, hóa đơn + hợp đồng + thanh lý + nghiệm thu…. Đầy đủ thủ tục nhưng có 1 yếu tố chết chóc bên bán đã làm thủ tục hủy cắt góc hóa đơn mà vẫn xuất cho mình => loại toàn bộ và truy thu VAT, Thu nhập doanh nghiệp, phạt…
– Hóa mua phải của doanh nghiệp đã ngưng hoạt động: hóa đơn không đủ tính pháp lý do chưa thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn đã hủy cắt góc
– Khi mua bán với đơn vị mà hóa đơn có giá trị lớn có tính chất ảnh hưởng hậu quả nghiêm trọng cho sau này tốt nhất phải tra cứu trên trang : tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra kỹ tính phí lý của hóa đơn
– Hậu quả: truy thu Thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, phạt 20% , và 0.05% / ngày số tiền truy thu = số tiền của 02 hóa đơn, và Truy thu 1 lần thuế do sử dụng hoa đơn bất hợp pháp theo TT166
==> Kế toán cần phải hết sức lưu ý nếu hóa đơn > 20 triệu và hóa đơn giá trị lớn thì cần xác thực thông tin hãy bàn đến bước tiếp theo, hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý + chứng từ thanh toán đúng quý định mới được xem là vẹn toàn thiếu 3 yếu tố chủ đạo hóa đơn chỉ được xem là giấy
Lưu ý 5: Chi phí phạt vi phạm hành chính
– Doanh nghiệp phát sinh chi phí phạt vi phạm hành chính chậm nộp thuế GTGT nhưng kế toán vẫn tống vào chi phí 642 là chi phí hợp lý cuối năm khi quyết toán thuế TNDN không loại bỏ vào mục B4 của tờ khai quyết toán năm => Xuất toán điều chỉnh làm tăng thu nhập tính thuế truy lại thuế TNDN, và tiền chậm nộp
* Căn cứ:
+ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
+Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ
“Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
= > Tất cả các khoản phạt đều sẽ không là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp nên kế toán phải biết mà loại ra (Cụ thể: Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp thì phải nhập vào Chỉ tiêu B4)
Lưu ý 6: Thuế môn bài và các chi phí khác
– Hạch toán thuế môn bài vào TK 6422 mà không thông qua tài khoản 3338 =>> Cán bộ xem không thấy bắt tìm giấy nộp tiền để chứng minh đã nộp thuế.
– Kết chuyển thuế giá trị gia tăng thông qua TK 3388 rồi mới qua tài khoản 1331,33311
– Hạch toán Chi phí NVL, chi phí quản lý ….vào TK 152,642…nhưng không hạch toán bút toán thuế giá trị gia tăng đầu vào TK 1331 => đối chiếu công nợ với khách hàng luôn bị trả dư đúng bằng khoản tiền TK 1331.
– Không có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cụ thể chỉ có sổ cái => khi bàn giao số dư vô cùng khó khăn cho người kế toán kế tiếp khi tiếp nhận bàn giao
– Không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ rõ ràng, cũng như tài sản cố định, gom cục và chỉ có sổ cái không có bảng phân bổ
– Không theo dõi và không có bảng tính giá thành chi tiết từng công trình, cận ngày thanh kiểm tra thuế mới làm gấp và bốc thuốc gấp
– Trích nhầm Tài khoản kết chuyển thuế giá trị gia tăng Tk 33311 vào Tk 3384 (Bảo hiểm y tế)
==> Hậu quả:
– Truy thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền chậm nộp 0.05%/ngày, và phạt 1 lần thuế cho hóa đơn bất hợp pháp (sau 03 tháng thẩm định hồ sơ của Cục thuế đà nẵng gửi cho Cục thuế Hà Nội để ra kết quả kiểm tra)
==> Chú ý:
– Khi làm kế toán, các bạn tính giá thành phải chi tiết cho từng hợp đồng theo từng công trình, không bốc thuốc
– Hóa đơn có giá trị lớn nhớ phải kiểm tra, kiểm soát: phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ hồ sơ
– Khoản phạt và truy thu đối với hóa đơn nhân công bất hợp pháp quá lớn nên cơ quan thuế cũng không thèm xem, kiểm tra chi tiết đối với chi phí nhân công mặc dù với đặc điểm ngành nghề công ty là thi công xây dựng nhận thầu giao khoán nhân công là chủ đạo, chi phí nhân công là chủ yếu không có yếu tố Nguyên vật liệu đầu vào do NVL là do chủ đầu tư cấp, công ty chỉ cung cấp nhân công là chủ yếu kèm theo 1 số nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ thi công.
Theo Ngọc Anh
Lưu ý 1: Hóa đơn nguyên vật liệu phục vụ công trình xây dựng
– Khi thi công mà mua sắt thép ở khác địa phương thì nhớ phải có hóa đơn, phương tiện vận chuyển để chứng minh nếu công ty không có xe tải vận chuyển => loại bỏ không được chấp nhận, còn mua cùng nơi địa phương thi công thì ok
– Nếu vận chuyển thì phải có: lịch trình vận chuyển, định mức nhiên liệu cho phương tiện vận chuyển, phương tiện vận chuyển có thể là : xe đi thuê hoặc đi mượn, hoặc thuê đơn vị vận chuyển
– Có yếu tố phương tiện vận chuyển và thủ tục chưa đủ hợp lý phải có hợp đồng thi công trên hợp đồng ghi rõ có hạng mục sử dụng sắt thép, cát đá…. sử dụng cho công trình vì công ty mình chỉ là công ty nhận giao khoán nhân công không bao thầu nguyên vật liệu
Lưu ý 2: Chứng minh nguyên vật liệu phục vụ công trình xây dựng
– Công ty nhận giao thầu nhân công nên vật tư chỉ có vật tư phụ, nếu có hóa đơn sắt thép, cát đá… mua về thì phải chứng minh trên dự toán, hợp đồng, phụ lục hợp đồng, báo giá có hạng mục chủ đầu tư có giao khoán lại hạng mục công trình của nhà máy nào thì phần NVL có sắt thép, cát, đá, sỏi…phải ghi rõ là hạng mục đó có vật tư thì được phép đưa vào, vì hợp đồng giao khoán nhân công nên NVL đã được chủ đầu tư cung cấp
– Phải nhờ đơn vị chủ đầu tư xác nhận và ký lại hợp đồng do trước đó hợp đồng không có hạng mục vật tư, nguyên vật liệu, nhưng có sự thay đổi trong quá trình thi công có hạng mục cung cấp vật tư… khách hàng ký xác nhận nên toàn bộ sắt thép…được chấp nhận là chi phí hợp lý
Lưu ý 3: Hóa đơn xăng xe ô tô phục vụ việc đi lại
– Hóa đơn xăng quá nhiều mua liên tục các ngày trong tháng ko phù hợp định mức nhà nước, xuất toán 1 phần
– Hóa đơn xăng phải có định mức xăng dầu, lịch trình công tác, quyết định công tác phí…riêng khoản này tiền xăng bên mình hơi nhiều nên bị loại 01 phần, lịch trình công tác và định mức nhiên liệu do không làm từ trước nên phải huy động người rất nhiều để lập bảng kê và các thủ tục do các bác thuế yêu cầu
– Do xăng mua nhiều ngày liên tiếp mỗi ngày mấy trăm lít nên không hợp lý vì xe không thể đi 1 ngày mấy trăm lít được 01 ngày dù đi nhiều đi chăng nữa cũng trong vòng bán kính 100km cũng chỉ chấp nhận tối đa 30 lít cho loại xe bán tải, khi làm tại doanh nghiệp thì các bạn căn cứ thông số kỹ thuật của xe để đưa vào sao cho hợp lý
– Chi phí xăng, dầu bi loại sẽ bị xuất toán chi phí khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp và truy lại tiền thuế giá trị gia tăng: đồng nghĩa bị phạt chậm nộp 0.05% + phạt 20%/ tiền thuế chậm nộp
Lưu ý 4: Hóa đơn nhân công của doanh nghiệp bỏ trốn
– Mua phải hóa đơn doanh nghiệp đã bỏ trốn, hóa đơn + hợp đồng + thanh lý + nghiệm thu…. Đầy đủ thủ tục nhưng có 1 yếu tố chết chóc bên bán đã làm thủ tục hủy cắt góc hóa đơn mà vẫn xuất cho mình => loại toàn bộ và truy thu VAT, Thu nhập doanh nghiệp, phạt…
– Hóa mua phải của doanh nghiệp đã ngưng hoạt động: hóa đơn không đủ tính pháp lý do chưa thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn đã hủy cắt góc
– Khi mua bán với đơn vị mà hóa đơn có giá trị lớn có tính chất ảnh hưởng hậu quả nghiêm trọng cho sau này tốt nhất phải tra cứu trên trang : tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra kỹ tính phí lý của hóa đơn
– Hậu quả: truy thu Thuế Thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng, phạt 20% , và 0.05% / ngày số tiền truy thu = số tiền của 02 hóa đơn, và Truy thu 1 lần thuế do sử dụng hoa đơn bất hợp pháp theo TT166
==> Kế toán cần phải hết sức lưu ý nếu hóa đơn > 20 triệu và hóa đơn giá trị lớn thì cần xác thực thông tin hãy bàn đến bước tiếp theo, hóa đơn phải hợp pháp, hợp lệ và hợp lý + chứng từ thanh toán đúng quý định mới được xem là vẹn toàn thiếu 3 yếu tố chủ đạo hóa đơn chỉ được xem là giấy
Lưu ý 5: Chi phí phạt vi phạm hành chính
– Doanh nghiệp phát sinh chi phí phạt vi phạm hành chính chậm nộp thuế GTGT nhưng kế toán vẫn tống vào chi phí 642 là chi phí hợp lý cuối năm khi quyết toán thuế TNDN không loại bỏ vào mục B4 của tờ khai quyết toán năm => Xuất toán điều chỉnh làm tăng thu nhập tính thuế truy lại thuế TNDN, và tiền chậm nộp
* Căn cứ:
+ Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
+Điểm 4 Thông tư 96/2015/ TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điểm 2.31 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định những khoản chi không được trừ
“Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
= > Tất cả các khoản phạt đều sẽ không là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp nên kế toán phải biết mà loại ra (Cụ thể: Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp thì phải nhập vào Chỉ tiêu B4)
Lưu ý 6: Thuế môn bài và các chi phí khác
– Hạch toán thuế môn bài vào TK 6422 mà không thông qua tài khoản 3338 =>> Cán bộ xem không thấy bắt tìm giấy nộp tiền để chứng minh đã nộp thuế.
– Kết chuyển thuế giá trị gia tăng thông qua TK 3388 rồi mới qua tài khoản 1331,33311
– Hạch toán Chi phí NVL, chi phí quản lý ….vào TK 152,642…nhưng không hạch toán bút toán thuế giá trị gia tăng đầu vào TK 1331 => đối chiếu công nợ với khách hàng luôn bị trả dư đúng bằng khoản tiền TK 1331.
– Không có bảng tổng hợp nhập xuất tồn cụ thể chỉ có sổ cái => khi bàn giao số dư vô cùng khó khăn cho người kế toán kế tiếp khi tiếp nhận bàn giao
– Không có bảng phân bổ công cụ dụng cụ rõ ràng, cũng như tài sản cố định, gom cục và chỉ có sổ cái không có bảng phân bổ
– Không theo dõi và không có bảng tính giá thành chi tiết từng công trình, cận ngày thanh kiểm tra thuế mới làm gấp và bốc thuốc gấp
– Trích nhầm Tài khoản kết chuyển thuế giá trị gia tăng Tk 33311 vào Tk 3384 (Bảo hiểm y tế)
==> Hậu quả:
– Truy thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, tiền chậm nộp 0.05%/ngày, và phạt 1 lần thuế cho hóa đơn bất hợp pháp (sau 03 tháng thẩm định hồ sơ của Cục thuế đà nẵng gửi cho Cục thuế Hà Nội để ra kết quả kiểm tra)
==> Chú ý:
– Khi làm kế toán, các bạn tính giá thành phải chi tiết cho từng hợp đồng theo từng công trình, không bốc thuốc
– Hóa đơn có giá trị lớn nhớ phải kiểm tra, kiểm soát: phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và đầy đủ hồ sơ
– Khoản phạt và truy thu đối với hóa đơn nhân công bất hợp pháp quá lớn nên cơ quan thuế cũng không thèm xem, kiểm tra chi tiết đối với chi phí nhân công mặc dù với đặc điểm ngành nghề công ty là thi công xây dựng nhận thầu giao khoán nhân công là chủ đạo, chi phí nhân công là chủ yếu không có yếu tố Nguyên vật liệu đầu vào do NVL là do chủ đầu tư cấp, công ty chỉ cung cấp nhân công là chủ yếu kèm theo 1 số nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ thi công.
Theo Ngọc Anh
