5 điều cần biết khi làm kế toán tại doanh nghiệp xây dựng
Thứ 1: Muốn làm kế toán xây dựng thì đặc thù của nó là bạn phải dựa vào dự toán ví dụ như,giá thành của nó bao gồm 621, 622, 623, 627 ( Theo Thông Tư 200 ) thì khoản chi phí NVL bạn phải căn cứ vào định mức được bóc tách trong dự toán để mà mấy hóa đơn sao cho đúng nhất.
- Nếu bóc tách dự toán được duyệt thì có phần Chênh lệch vật tư, bạn cộng bảng chênh lệch vật tư giữa các hạng mục với nhau.
- Nếu bóc từ dự toán ra chú ý trong phần dự toán chi tiết có mã dự toán là TT ấy, cái ấy là thực tế, ko có trong phần Chênh lệch vật tư đâu
Thứ 2: Bạn nên đọc kỹ các Hợp đồng xem điều khoản thanh toán nếu có khoản tạm ứng % sau khi ký, thì khoản này không phải viết HĐ.
- Nếu thanh toán theo tiến độ thì khi đến phần việc nào đó ghi trong HĐ thì bạn được thanh toán 1 khoản tương ứng lúc đó bạn phải viết HĐ ( Có biên bản xác nhận A - B ).
- Nếu thanh toán theo khối lượng hoàn thành thì khi có biên bản NT khối lượng HT ( A - B ) ký thì bạn phải viết HĐ ( kể cả chưa thu tiền ).
- Chi phí trực tiếp bạn phải cập nhật thực tế thường xuyên cho từng công trình, hạng mục C.trình .. khi viết HĐ bán ra
Ví dụ: Khi xây xong phần thô được thanh toán 2 tỷ ( theo tiến độ ) thì bạn xem chi tiết phần thô hết bao nhiêu sắt, XM, gạch, cát, bao nhiêu công, bao nhiêu ca máy, bạn tạm lấy khối lượng vật tư, công, ca máy đã tập hợp được với giá thực tế để đưa vào giá vốn cho hợp lý.
Thứ 3: Về bóc nhân công và chi phí máy thi công thì bạn cũng bóc trong hồ sơ thầu và dự toán
- Về nhân công thì hợp đồng lao động thời vụ,nếu họ chưa có mã số thuế cá nhân thì phải đăng ký, bảng chấm công, bảng lương. Sau khi bóc được nhân công, làm hợp đồng giao khoán cho 1vài ông đội trưởng, bảo ông ấy lấy hết CMT của công nhân, pho to rồi kèm vào Hợp đồng giao khoán để hàng tháng chấm công.
Ví dụ: Tổng nhân công =900 triệu, thời gian thi công trong hợp đồng kinh tế ký với chủ đầu tư là 3 tháng, bạn chấm công với số tiền trong khoảng 900 triệu/3tháng.
Lưu ý khi chấm công: Những ngày nghỉ lễ tết nên chấm công 1 vài người trông nom công trình thôi. Còn những ngày T7, CN vẫn chấm công bình thường. Trong hợp đồng giao khoán nên nói rõ, 1 tháng bao nhiêu tiền lương, đảm bảo 26 ngày công/tháng chẳng hạn.
Về Chi phí máy thi công, nếu bên bạn có máy móc đưa vào sử dụng thì tiến hành phân bổ, nếu không có thì lấy hóa đơn đầu vào tương ứng với số trong dự toán và riêng 2 khoản NCTT và MTC sẽ có hệ số điều chỉnh, bạn phải để ý khi xem dự toán thì phải nhân chi phí này với hệ số điều chỉnh nhé các khoản 627 gồm lương BPGT, tiền ăn ca của ca CNTT lẫn CNGT, văn phòng phẩm,phô tô, in ấn , đánh máy
Thứ 4: Đối với vật tư chính, thông thường mua của những nhà cung cấp quen rồi nên làm Hợp đồng kinh tế, viết hoá đơn (Giá vật tư trong hoá đơn nên cao hơn trong dự toán - Khối lượng vật tư của nhiều hoá đơn cộng lại >= KL dự toán đã bóc)
- Với nguyên vật liệu thì:hợp đồng cung cấp vật tư, thanh lý hợp đồng,hóa đơn, phiếu nhập kho tại công trường, nếu có được phiếu xuất kho, phiếu thu tiền mặt của bên bán hàng thì càng tốt.nếu thanh toán qua ngân hàng thì đã có chứng từ của ngân hàng. khi xuất hàng thì phiếu xuất kho , để kiểm soát chặt chẽ thì nên làm thêm bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Chú ý: Nếu loại HĐ theo đơn giá thì bạn phải cập nhật đơn giá ở địa phương thường xuyên để so sánh với đơn giá DT, Những hợp đồng này khi thanh toán theo tiến độ hay khối lượng HT thường chủ đầu tư lấy đơn giá dự toán để thanh toán (phần bù giá khi kết thúc công trình mới tính) nếu giá thực tế cao hơn DT thì tính chi phí theo cách này thường lỗ nhưng không sao vì khi được bù giá sẽ bù lại nhưng lúc đó kế toán không phải lo chứng từ cho phần bù này vì đã cập nhật giá thực tế rồi và đơn vị không phải nộp TNDN trước.
Thứ 5: Khi kết thúc công trình đều phải có biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp hoặc đội trưởng. Căn cứ để thanh toán chi phí cho công trình đó, có thể là hồ sơ dự thầu (đã trúng), dự toán công trình, hoặc có thể cả quyết toán công trình nữa (nếu khi thi công xong xuôi mới hoàn chi phí về)
- Trong các cái quyển đấy sẽ có một cái bảng chi phí Nguyên Vật Liệu tập hợp tất cả các đầu mục Nguyên vật liệu cấu thành nên công trình (bạn căn cứ vào bảng này để duyệt chi phí NVL) tương tự cũng có bảng chi phí Nhân công, ca máy....(trong đó có ghi rõ là NVL nào, đơn giá bao nhiêu để bạn dựa vào đó mà xuất tiền cho đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình đi mua và hoàn hóa đơn về, về sau ai hỏi thì cứ giở quyết toán ra rồi đối chiếu với hóa đơn để chỉ cho người ta)
Theo Thái Sơn
Thứ 1: Muốn làm kế toán xây dựng thì đặc thù của nó là bạn phải dựa vào dự toán ví dụ như,giá thành của nó bao gồm 621, 622, 623, 627 ( Theo Thông Tư 200 ) thì khoản chi phí NVL bạn phải căn cứ vào định mức được bóc tách trong dự toán để mà mấy hóa đơn sao cho đúng nhất.
- Nếu bóc tách dự toán được duyệt thì có phần Chênh lệch vật tư, bạn cộng bảng chênh lệch vật tư giữa các hạng mục với nhau.
- Nếu bóc từ dự toán ra chú ý trong phần dự toán chi tiết có mã dự toán là TT ấy, cái ấy là thực tế, ko có trong phần Chênh lệch vật tư đâu
Thứ 2: Bạn nên đọc kỹ các Hợp đồng xem điều khoản thanh toán nếu có khoản tạm ứng % sau khi ký, thì khoản này không phải viết HĐ.
- Nếu thanh toán theo tiến độ thì khi đến phần việc nào đó ghi trong HĐ thì bạn được thanh toán 1 khoản tương ứng lúc đó bạn phải viết HĐ ( Có biên bản xác nhận A - B ).
- Nếu thanh toán theo khối lượng hoàn thành thì khi có biên bản NT khối lượng HT ( A - B ) ký thì bạn phải viết HĐ ( kể cả chưa thu tiền ).
- Chi phí trực tiếp bạn phải cập nhật thực tế thường xuyên cho từng công trình, hạng mục C.trình .. khi viết HĐ bán ra
Ví dụ: Khi xây xong phần thô được thanh toán 2 tỷ ( theo tiến độ ) thì bạn xem chi tiết phần thô hết bao nhiêu sắt, XM, gạch, cát, bao nhiêu công, bao nhiêu ca máy, bạn tạm lấy khối lượng vật tư, công, ca máy đã tập hợp được với giá thực tế để đưa vào giá vốn cho hợp lý.
Thứ 3: Về bóc nhân công và chi phí máy thi công thì bạn cũng bóc trong hồ sơ thầu và dự toán
- Về nhân công thì hợp đồng lao động thời vụ,nếu họ chưa có mã số thuế cá nhân thì phải đăng ký, bảng chấm công, bảng lương. Sau khi bóc được nhân công, làm hợp đồng giao khoán cho 1vài ông đội trưởng, bảo ông ấy lấy hết CMT của công nhân, pho to rồi kèm vào Hợp đồng giao khoán để hàng tháng chấm công.
Ví dụ: Tổng nhân công =900 triệu, thời gian thi công trong hợp đồng kinh tế ký với chủ đầu tư là 3 tháng, bạn chấm công với số tiền trong khoảng 900 triệu/3tháng.
Lưu ý khi chấm công: Những ngày nghỉ lễ tết nên chấm công 1 vài người trông nom công trình thôi. Còn những ngày T7, CN vẫn chấm công bình thường. Trong hợp đồng giao khoán nên nói rõ, 1 tháng bao nhiêu tiền lương, đảm bảo 26 ngày công/tháng chẳng hạn.
Về Chi phí máy thi công, nếu bên bạn có máy móc đưa vào sử dụng thì tiến hành phân bổ, nếu không có thì lấy hóa đơn đầu vào tương ứng với số trong dự toán và riêng 2 khoản NCTT và MTC sẽ có hệ số điều chỉnh, bạn phải để ý khi xem dự toán thì phải nhân chi phí này với hệ số điều chỉnh nhé các khoản 627 gồm lương BPGT, tiền ăn ca của ca CNTT lẫn CNGT, văn phòng phẩm,phô tô, in ấn , đánh máy
Thứ 4: Đối với vật tư chính, thông thường mua của những nhà cung cấp quen rồi nên làm Hợp đồng kinh tế, viết hoá đơn (Giá vật tư trong hoá đơn nên cao hơn trong dự toán - Khối lượng vật tư của nhiều hoá đơn cộng lại >= KL dự toán đã bóc)
- Với nguyên vật liệu thì:hợp đồng cung cấp vật tư, thanh lý hợp đồng,hóa đơn, phiếu nhập kho tại công trường, nếu có được phiếu xuất kho, phiếu thu tiền mặt của bên bán hàng thì càng tốt.nếu thanh toán qua ngân hàng thì đã có chứng từ của ngân hàng. khi xuất hàng thì phiếu xuất kho , để kiểm soát chặt chẽ thì nên làm thêm bảng kê nhập vật tư, bảng kê xuất vật tư, bảng tổng hợp nhập xuất tồn.
Chú ý: Nếu loại HĐ theo đơn giá thì bạn phải cập nhật đơn giá ở địa phương thường xuyên để so sánh với đơn giá DT, Những hợp đồng này khi thanh toán theo tiến độ hay khối lượng HT thường chủ đầu tư lấy đơn giá dự toán để thanh toán (phần bù giá khi kết thúc công trình mới tính) nếu giá thực tế cao hơn DT thì tính chi phí theo cách này thường lỗ nhưng không sao vì khi được bù giá sẽ bù lại nhưng lúc đó kế toán không phải lo chứng từ cho phần bù này vì đã cập nhật giá thực tế rồi và đơn vị không phải nộp TNDN trước.
Thứ 5: Khi kết thúc công trình đều phải có biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp hoặc đội trưởng. Căn cứ để thanh toán chi phí cho công trình đó, có thể là hồ sơ dự thầu (đã trúng), dự toán công trình, hoặc có thể cả quyết toán công trình nữa (nếu khi thi công xong xuôi mới hoàn chi phí về)
- Trong các cái quyển đấy sẽ có một cái bảng chi phí Nguyên Vật Liệu tập hợp tất cả các đầu mục Nguyên vật liệu cấu thành nên công trình (bạn căn cứ vào bảng này để duyệt chi phí NVL) tương tự cũng có bảng chi phí Nhân công, ca máy....(trong đó có ghi rõ là NVL nào, đơn giá bao nhiêu để bạn dựa vào đó mà xuất tiền cho đội trưởng hoặc chủ nhiệm công trình đi mua và hoàn hóa đơn về, về sau ai hỏi thì cứ giở quyết toán ra rồi đối chiếu với hóa đơn để chỉ cho người ta)
Theo Thái Sơn
